Se você está começando um negócio ou já está gerenciando um, provavelmente possui um plano de negócios que articula a missão da sua organização, a proposta de valor, o público-alvo, os objetivos da empresa e as projeções financeiras (o “quem”, “o quê” e “por quê” do seu negócio). No entanto, para ter sucesso de verdade, você precisa entender os detalhes de como implementará a visão da sua empresa e quando.
Embora você possa ter um plano estratégico que delineia a direção da sua empresa ao longo de anos ou até mesmo décadas, o verdadeiro sucesso depende de concentrar todas as operações diárias do seu negócio nesse resultado final. Para isso, você precisará de um plano operacional.
O que é um plano operacional?
Um plano operacional (também conhecido como plano de operações) é um documento que descreve os processos diários, semanais e mensais que equipes e membros individuais devem seguir para atingir os objetivos de negócios. Essencialmente, um plano operacional é um manual de instruções que explica como você cumprirá seu plano estratégico.
Um plano operacional geralmente inclui:
- Uma lista exaustiva de tarefas e processos dentro da sua empresa;
- uma explicação detalhada do papel e das responsabilidades de cada funcionário e departamento (incluindo o seu);
- um cronograma para a conclusão dos seus objetivos estratégicos.
Planos operacionais vs. planos estratégicos
Embora seja fácil confundir planejamento estratégico e planejamento operacional, funcionam em conjunto e oferecem benefícios diferentes.
- Um plano estratégico define os objetivos estratégicos de uma organização enquanto um plano operacional descreve o que precisa ser feito para alcançar esses objetivos. Para criar um plano operacional, você primeiro precisa ter um plano estratégico em vigor.
- Um plano estratégico é abrangente enquanto um plano operacional é departamental. Diferentes departamentos têm funções únicas para alcançar os objetivos organizacionais. Suponha que seu plano estratégico seja aumentar a receita em 10%. Nesse caso, o plano operacional do departamento financeiro pode envolver o cálculo das margens de lucro enquanto o departamento de marketing executa campanhas e cria materiais de marketing para aumentar as vendas.
- O planejamento estratégico abrange um período mais longo, geralmente de cinco a dez anos. Em contraste, o planejamento operacional detalha as ações para executar essa estratégia em cronogramas semanais, mensais, trimestrais ou anuais. Por exemplo, o plano do departamento de marketing pode incluir um cronograma semanal de postagens nas redes sociais e uma revisão mensal das métricas de engajamento.
Os benefícios de um plano operacional
Para o empreendedor orientado à ação, um plano operacional pode parecer uma divagação infrutífera sobre o futuro, criando mais um documento que se perde no Dropbox ou Google Drive. Mas isso é mais um sinal de um plano ruim do que uma crítica ao processo de planejamento como um todo.
Startups podem achar que são pequenas demais para precisar de um plano operacional e algumas justificam o planejamento limitado ou inexistente como “ágil”. No entanto, a falta de planejamento operacional está entre as principais razões pelas quais as startups falham, segundo University Lab Partners, um projeto de pesquisa independente formado em parceria com a Universidade da Califórnia, Irvine.
Os benefícios do planejamento operacional incluem…
- menos esforço desperdiçado: sem um plano operacional, os proprietários de negócios têm dificuldade em manter as partes interessadas alinhadas e precisam reconsiderar e priorizar os esforços da empresa diariamente. Na melhor das hipóteses, esse processo é demorado; muitas vezes, leva a esforços inconsistentes e até conflitantes, desperdiçando recursos valiosos e transformando um caminho reto em uma linha tortuosa e cheia de voltas.
- um melhor trabalho em equipe: os planos operacionais também podem melhorar o trabalho em equipe ao delinear claramente as responsabilidades e, como resultado, a responsabilidade. Cada membro da equipe entende melhor cada papel e o que se espera dele. Todos podem fazer sua parte e cada um trabalha em direção aos objetivos estratégicos.
- mais colaboração: um plano operacional também ajuda a identificar informações isoladas de outras áreas do negócio, resultando em equipes multifuncionais diversas que trabalham juntas de forma mais eficaz. Por exemplo, um objetivo estratégico de aumentar as margens de lucro pode, no plano operacional, solicitar que a equipe de marketing aumente a conscientização sobre os produtos mais lucrativos. Esse pedido convida à colaboração com as equipes de vendas ou de dados, que possuem as informações sobre as margens do estoque de produtos.
- Maior produtividade: um plano operacional funcional pode melhorar a produtividade. Os funcionários podem trabalhar mais rápido porque sabem exatamente o que fazer. Tarefas diárias que não se alinham aos objetivos operacionais e estratégicos podem ser deixadas de lado.
- Expectativas claras: um estudo da Gallup descobriu que a clareza das expectativas é uma das necessidades mais básicas dos funcionários e é fundamental para o desempenho. No entanto, como outro levantamento da Gallup revelou, apenas cerca de metade dos funcionários sabe o que se espera deles no trabalho. Um plano operacional bem redigido traduz objetivos alcançáveis e expectativas realistas em um documento.
Para criar um plano operacional, você primeiro precisa de um plano estratégico que identifique os objetivos e cronogramas da sua organização. Cada projeto e tarefa no plano operacional está ligado ao “porquê” do seu plano estratégico.
Por exemplo, se o objetivo estratégico é aumentar a receita anual em 40% em dois anos, há muitos projetos (elementos do plano operacional) que poderiam levar você até lá. Como decidir quais projetos seguir?
- Analise seus dados: onde estão as maiores oportunidades?
- Converse com sua equipe: quais razões geram mais negativas nas vendas ou causam mais dores de cabeça para o suporte ao cliente?
- Informe-se sobre sua indústria: onde estudos do setor sugerem que as empresas deixam mais dinheiro em jogo? Por exemplo, quase 70% dos carrinhos de compras em e-commerce são abandonados, e os e-mails de carrinho abandonado têm taxas de abertura e cliques impressionantes.
Você pode identificar um conjunto diversificado de projetos potenciais para alcançar os objetivos da empresa, como:
- realizar uma campanha de marketing em redes sociais;
- publicar um ativo para download para incentivar inscrições por e-mail;
- implementar um programa de indicação para clientes existentes;
- participar de uma feira do setor.
Priorize os projetos com base no provável impacto no seu objetivo estratégico e atribua responsabilidades aos membros da equipe, dividindo o planejamento do projeto em tarefas diárias acionáveis.
Nesta etapa, identifique os recursos necessários e pergunte aos funcionários o que precisam para realizar o trabalho. Por exemplo, a pessoa que executa a campanha social precisará de uma plataforma de automação para agendar postagens com antecedência ou visualizar estatísticas consolidadas sobre o engajamento das postagens?
Divida os resultados desejados em tarefas individuais e atribua prazos. Por exemplo, para criar uma campanha de mídia social, a divisão pode ser a seguinte:
- o diretor de vendas identifica produtos ou serviços a serem promovidos;
- o contador fornece um orçamento operacional para a campanha;
- o diretor de marketing escreve um briefing criativo para estabelecer diretrizes de mensagem e atribui membros da equipe para executar os ativos criativos;
- o redator prepara três versões de texto para testar o engajamento;
- o designer gráfico cria ativos gráficos para a campanha.
Se você é um pequeno empresário, pode assumir todos esses papéis e responsabilidades. Se tiver apenas alguns funcionários, uma pessoa pode acumular várias funções. O importante é dividir e atribuir as tarefas.
Ao definir prazos realistas, é útil obter a opinião dos funcionários, principalmente se uma pessoa estiver trabalhando em vários projetos ou várias partes do mesmo projeto. Mas tenha cuidado para não dar tempo demais aos funcionários. As pessoas tendem a procrastinar quando têm prazos longos, e a lei de Parkinson sugere que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para a conclusão”.
Prazos serão perdidos. Mas ter um prazo significa que você saberá assim que uma tarefa não for concluída a tempo para que você possa resolver o problema e colocar o projeto maior de volta nos trilhos. Um projeto dividido em tarefas com prazos é um bom sinal de que você tem um plano operacional sólido.
Como saber se seu plano operacional está funcionando?
Quando seu plano operacional estiver em vigor, você precisa medir o impacto de seus esforços em um nível mais granular. Duas maneiras de fazer isso são usando:
- indicadores-chave de desempenho;
- objetivos e resultados-chave.
Indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Também conhecidos como métricas de desempenho chave, KPIs são valores mensuráveis que demonstram quão efetivamente uma empresa está alcançando os objetivos de curto e longo prazo identificados no processo de planejamento estratégico e operacional.
Por exemplo, se seu objetivo estratégico é aumentar sua base de clientes e seu plano operacional inclui a execução de uma campanha de marketing por e-mail semanal, alguns indicadores principais que podem ajudar a medir o sucesso incluem:
- taxa de abertura de e-mails, que reflete principalmente a força do assunto;
- taxa de cliques, que avalia a eficácia do texto e da oferta;
- taxa de conversão da página de destino, que mede a relevância da página de destino.
Objetivos e resultados-chave (OKRs)
O modelo de objetivos e resultados-chave adota uma visão um pouco mais ampla de medir o desempenho dos seus planos operacionais. Em vez de apenas identificar as medições que você usará para avaliar seu planejamento operacional, a estrutura OKR inclui tanto um objetivo quanto um marco que determinará se esse objetivo foi alcançado.
Por exemplo, um departamento de vendas pode estabelecer um OKR de reduzir a rotatividade de clientes para 10%. Neste exemplo, reduzir a rotatividade de clientes é o objetivo, enquanto 10% é o resultado-chave. Note que os OKRs realmente incluem KPIs. Neste caso, a rotatividade de clientes, uma porcentagem mensurável da porção de clientes que cancelam assinaturas em um determinado período.
Você pode ter OKRs em nível de empresa, departamental e individual (todos aninhados uns dentro dos outros), o que ajuda a conectar o trabalho dos funcionários aos objetivos de longo prazo.
Aperfeiçoando seu plano operacional
Finalmente, quando você tiver concluído um projeto ou chegado ao final do mês, agende uma reunião para revisar seu plano operacional. Durante a reunião, recapitule o projeto, revise os resultados e determine o que funcionou e o que não funcionou.
Documente esse exercício para que você possa identificar as melhores práticas para alcançar os objetivos da sua empresa, bem como áreas para melhoria. Você assumiu trabalho demais? As tarefas diárias não foram articuladas de forma clara o suficiente? Houve uma grande necessidade de um recurso que faltava? Os padrões de qualidade estavam muito altos ou muito baixos?
Essas informações podem ajudar você a construir um plano operacional melhor na próxima vez. Isso pode simplesmente tornar o processo de planejamento operacional mais eficiente. O que pode ter levado dias pode levar apenas horas quando as pessoas estiverem familiarizadas com o processo.
Um plano operacional orientado aos detalhes levará a um processo que ninguém teme, um plano que mantém todos sincronizados e a melhor chance possível de alcançar os objetivos da empresa.
Ilustração de Sjoerd van Leeuwen
Perguntas frequentes sobre o plano operacional
Qual é o propósito de um plano operacional?
Um plano operacional identifica os processos e ações específicos que cada colaborador ou departamento deve seguir diária, semanal ou mensalmente para alcançar os objetivos de um negócio.
O que é um bom plano operacional?
Os melhores planos operacionais incluem explicações concretas e detalhadas das atividades diárias necessárias para alcançar os objetivos organizacionais, bem como métricas claramente definidas para medir o sucesso dessas atividades.
Como você estrutura um plano operacional?
- Identifique os objetivos da empresa.
- Articule as principais atividades diárias necessárias para alcançar esses objetivos.
- Defina claramente as responsabilidades de cada membro da equipe.
- Liste as principais suposições sobre os desafios que sua equipe enfrenta.
- Decida como você medirá o sucesso diária, semanal e mensalmente.
