Dicas para escolher o melhor sistema de PDV

Por mais que seja importante conquistar e fidelizar novos clientes (e manter interessados os clientes já fidelizados), os empreendedores e lojistas do varejo não devem negligenciar os sistemas e processos que possibilitam as vendas. É justamente neste ponto que o sistema de PDV, ou ponto de venda, entra na discussão. Afinal, ele não só realiza transações monetárias como também gerencia diversas outras atividades e processos inerentes a um varejo, como o controle do estoque, a troca e o reembolso de produtos e o monitoramento de clientes. O problema, então, é como escolher o melhor sistema PDV para a sua loja. Dada a importância das tarefas que ficarão a cargo do PDV, é essencial que você saiba identificar os pontos positivos e os pontos negativos das opções que encontrar por aí.

Uma das maiores preocupações de um empreendedor é a necessidade de gerar mais vendas.

Tal preocupação é compreensível: afinal, um número maior de vendas significa também rendimentos mais avantajados. E um rendimento mais avantajado, por sua vez, significa novas oportunidades de crescimento para uma loja.

A coisa parece bem simples na teoria, mas... Como aumentar, de fato, o número de vendas? E como receber todos os pagamentos de clientes de uma maneira que seja não só eficiente, mas também lucrativa?

Por mais que seja importante conquistar e fidelizar novos clientes (e manter interessados os clientes já fidelizados), os empreendedores e lojistas do varejo não devem negligenciar os sistemas e processos que possibilitam as vendas.

É justamente neste ponto que o sistema de PDV, ou ponto de venda, entra na discussão. Afinal, ele não só realiza transações monetárias como também gerencia diversas outras atividades e processos inerentes a um varejo, como o controle do estoque, a troca e o reembolso de produtos e o monitoramento de clientes.

O problema, então, é como escolher o melhor sistema PDV para a sua loja. Dada a importância das tarefas que ficarão a cargo do PDV, é essencial que você saiba identificar os pontos positivos e os pontos negativos das opções que encontrar por aí.

Foi pensando nisso que criamos este pequeno guia, no qual vamos discutir todas as etapas do processo de escolha de um bom sistema de ponto de venda, desde a busca até o momento de testes.

Antes de começarmos, um pequeno conselho que vem lá dos gregos: conhece a ti mesmo. Ou, neste caso, conhece a tua loja.

Entenda, primeiro, as suas próprias vontades e necessidades

É claro que existe mais de um sistema de PDV disponível para lojistas e empreendedores; por isso mesmo, a tarefa de compará-los pode ser particularmente árdua se você não souber, primeiro, quais são as suas próprias vontades e necessidades.

A grande maioria dos sistemas de PDV vem acompanhada de recursos, benefícios e outras exclusividades que podem parecer extremamente lucrativas à primeira vista. Contudo, é importante lembrar que, se você se deixar levar pela conversa de um fornecedor, provavelmente acabará com um PDV que pode até ser bonito por fora – mas que dificilmente terá todos os recursos que você estava procurando.

Para evitar uma compra desnecessária, é importante que você saiba exatamente o que está procurando. A primeira coisa a fazer, então, é dar uma olhadinha nas funções que estão listadas abaixo e avaliar quais delas são compatíveis com a sua loja.

Gerenciamento de estoque

Se você vende produtos, precisa estar sempre atento ao volume do seu estoque para garantir que as prateleiras estejam cheias (sejam elas as de madeira ou as do mundo virtual). O sistema de PDV ideal para a sua loja, portanto, precisa ser capaz de monitorar e gerenciar os dados internos do estoque e atualizá-los de acordo com as vendas realizadas.

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Gerenciamento de clientes

Por mais que seja importante gerenciar o estoque da loja, um varejo também precisa gerenciar os seus clientes. É aqui que entram os sistemas de PDV que possuem recursos para monitorar a atividade dos clientes e os programas de fidelidade da loja.

É importante observar ainda que, dependendo dos dados coletados, os sistemas de PDV podem atém mesmo gerar bons insights sobre alguns comportamentos específicos dos clientes, o que significa um excelente material para criar novos descontos e novas estratégias de publicidade.

Políticas de trocas e devoluções

As trocas e devoluções também são importantes para o funcionamento de qualquer loja, mas podem ser amplamente gerenciadas por um sistema de PDV.

Requisitos técnicos e outras necessidades de hardware

Todo e qualquer sistema de PDV é um software por excelência. Mas como encontrar um hardware compatível?

Varejistas de pequeno porte que operam em espaços compartilhados, em bazares ou em feiras normalmente precisam de apenas um tablet ou de um pequeno leitor de cartões para integrar ao sistema de PDV os pagamentos ali recebidos. As lojas de porte maior, por outro lado, costumam trabalhar com balcões tradicionais de checkout – o que implica também o uso de terminais de pagamento, impressoras, máquinas para cartões e muito mais.

Antes de escolher o seu sistema de PDV, analise com cuidado o tipo de hardware instalado na sua loja e faça uma pequena projeção para os próximos anos: você pretende continuar com uma loja de porte médio ou quer expandir as operações da marca?

Durante os cálculos dessa projeção, é importante que você avalie também se pretende (ou não) continuar no mesmo nicho, pois é importante procurar um sistema de PDV que possa trabalhar com as particularidades dos seus produtos. Afinal, não faz sentido usar um sistema de PDV criado para lojas que vendem ingressos se você simplesmente não trabalha com isso.

O que um bom sistema de PDV é capaz de fazer

Vamos insistir no fato de que, para escolher um sistema de PDV, você precisa compreender as suas próprias necessidades e também as necessidades específicas da sua loja. O motivo para isso é simples: cada loja possui operações e processos diferentes, e cada empreendedor possui projetos diferentes.

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No entanto, existem algumas funcionalidades que são comuns a todos, especialmente aquelas que estão relacionadas ao processo de pagamento. Por isso mesmo, é importante que o sistema de PDV seja capaz de receber e enviar pagamentos de maneira eficiente.

Lembre-se: os recursos adicionais são apenas um bônus. O fator realmente essencial e decisivo está no processamento de pagamentos. Na hora de escolher o sistema de PDV da sua loja, portanto, faça as perguntas abaixo. Se o sistema (ou o responsável por vendas) não souber respondê-las, continue a sua busca por opções viáveis.

É fácil de usar?

Por mais importante que o sistema de PDV seja para o funcionamento da sua loja, não podemos esquecer que existem diversas outras áreas que requerem ajustes e cuidados constantes. Por isso, a última coisa que você precisa é de um PDV que seja complicado de usar.

Possui integração com outros recursos da loja?

Um dos recursos mais importantes de um bom sistema de PDV é a integração: idealmente, ele deve conseguir acessar os dados internos da loja para atualizar as informações do pedido e gerenciar o estoque. Se você encontrou um PDV sem este recurso, talvez seja melhor desistir da compra.

Procure por sistemas de PDV que possam automatizar o maior número possível de tarefas. Dessa forma, você não precisará importar dados de outras plataformas, reduzirá a margem de erros e ainda por cima conseguirá economizar o seu recurso mais precioso: o tempo.

O preço é transparente e está de acordo com o que é oferecido?

Se o PDV que você encontrou não possui um valor estipulado ou então não deixa claro o valor total do sistema, fique atento! Não condene a sua loja a utilizar um sistema de PDV com taxas ocultas e custos altíssimos.

Pode ser utilizado em qualquer lugar?

Esta pergunta vale até mesmo para lojistas que possuem uma loja física e os sistemas de caixa que mencionamos lá em cima. Afinal, o que acontece se você criar uma pop-up da sua marca em outro bairro ou em outra cidade? O seu sistema de PDV conseguirá processar os pagamentos dos novos clientes mesmo fora da loja?

Procure por um PDV compatível com o cenário acima, capaz de se adequar a novos espaços e novas demandas.

Ele analisa métricas e dados relevantes?

Uma das tarefas mais importantes de um empreendedor do varejo é a de monitorar as informações e os dados das transações ocorridas na loja.

O sistema de PDV da sua loja, portanto, deve não só realizar esta tarefa de monitoramento, mas também identificar outras métricas relevantes para o crescimento da loja, como por exemplo:

• Quantidade de vendas realizadas ao longo de um determinado período de tempo (dia, semana, mês...);
• Número de vendas realizadas por funcionário;
• Número de atividades realizadas por funcionário;
• Relatórios de produtos (para avaliar o que está vendendo bem e o que pode ser substituído);
• Número de pedidos (de acordo com a etapa de processamento de cada compra).

Se o sistema de PDV que você escolheu não é capaz de acessar esses dados, é melhor procurar uma outra opção.

O provedor de PDV possui um bom serviço de atendimento ao cliente?

Se, por um lado, você precisa de um sistema de PDV capaz de aceitar pagamentos em qualquer lugar, você também precisa que o provedor desse sistema esteja disponível para sanar qualquer dúvida ou problema que você possa vir a ter.

Procure por provedores que não só possuam um excelente serviço de atendimento ao cliente, mas que estejam disponíveis nos finais de semana ou mesmo em horários alternativos, pois a sua loja pode não seguir o horário padrão de funcionamento. Dessa forma, você poderá resolver imediatamente qualquer problema que venha a surgir.

Elimine tudo aquilo que não é essencial

Uma boa limpeza nos processos internos da loja ajuda não só na otimização do seu funcionamento, mas também na escolha do sistema de PDV. Lembre-se: se você estiver com apenas aquilo que é absolutamente essencial, será mais fácil encontrar possíveis problemas e implementar soluções.

Se você souber o motivo pelo qual precisa de um sistema de PDV, fica mais fácil eliminar opções que simplesmente não funcionam.

O processo de eliminação, por sua vez, está baseado nas perguntas que discutimos ali em cima. Não tenha medo de descartar opções que simplesmente não resolvem os problemas da sua loja ou que não conseguem otimizar os processos de pagamento.

Existem ainda outras perguntas que podem ser feitas ao longo da sua procura por um bom sistema de PDV, como por exemplo:

• O provedor de PDV é confiável? Ele pode oferecer atendimento e suporte por um bom tempo, ou há indícios de que ele encerrará suas atividades?
• O provedor de PDV já trabalhou com lojas como a sua (ou com nichos similares)? Ele entende as singularidades da sua marca e do seu produto?
• O provedor de PDV já recebeu avaliações de clientes, sejam elas negativas ou positivas? Há alguma reclamação oficial registrada contra a empresa? Converse com outros empreendedores e busque respostas.

Mais do que um excelente PDV, você deve encontrar também um provedor de confiança, pois a parceria será longa.

A verdade é que, se o provedor escolhido não possuir boas recomendações ou então apresentar tarifas extremamente confusas e serviços escassos de atendimento, é melhor desistir daquele sistema e recomeçar a pesquisa. Uma coisa, afinal, é certa: com um PDV de baixa qualidade, a sua loja certamente será prejudicada.

Avalie os finalistas

Se você já encontrou ao menos três provedores de PDV que parecem ser confiáveis e possuem um bom diálogo com o nicho da sua loja, está na hora de passar para a próxima etapa: avaliá-los individualmente e determinar qual é a melhor opção para a sua marca.

A primeira coisa a fazer, portanto, é entrar em contato com os provedores de PDV para coletar algumas informações relevantes. Converse com os representantes de vendas (ou com os atendentes virtuais) e aproveite para tirar todas as suas dúvidas sobre os recursos e funcionalidades do sistema.

Não tenha vergonha! Esta é a hora de fazer as perguntas que podem influenciar o futuro da sua loja.

Além de prestar atenção no que está sendo dito e anotar as informações que julgar mais relevantes, você também deve avaliar a própria interação que está vivendo. A empresa foi receptiva? Eles o enxergam como um cliente potencial e se mostraram dispostos a ajudar? O representante de vendas mostrou alguma dificuldade na hora de responder as suas dúvidas ou apresentar o produto?

É verdade que essa experiência não definirá o processo de compra. No entanto, é importante ressaltar que um produto daquela empresa possivelmente fará parte da sua loja; por isso, uma boa convivência com os funcionários e com a própria marca é um fator essencial. Além disso, em uma etapa como a que estamos discutindo, na qual você precisa eliminar opções da lista, uma experiência ruim com o provedor pode ser decisiva.

O seu objetivo, portanto, deve ser o de coletar mais informações sobre os três sistemas de PDV que selecionou – e avaliar qual deles é o mais compatível com a sua loja.

Agende um período de teste

Depois de conversar com os três provedores de PDV e tirar todas as dúvidas sobre o sistema, está na hora de testar as suas opções e ver como elas realmente funcionam.

Para fazer isso, você pode se cadastrar no site do provedor e realizar um período de teste gratuito, ou então agendar uma demonstração guiada do sistema. Se for possível realizar os dois testes com cada provedor, melhor ainda.

O grande ponto positivo dos testes é a possibilidade de colocar à prova todos os recursos e benefícios que foram anunciados e avaliar como o sistema desempenhará as tarefas internas da sua loja. Se você encontrar um problema ou um erro durante esta etapa, lembre-se de anotá-lo para reportar ao provedor. Os atendentes provavelmente conseguirão resolver o problema pelo canal de atendimento ao ciente.

É importante ressaltar que, assim como qualquer outra tecnologia ou aplicativo, os sistemas de PDV também apresentam uma curva de aprendizagem. Por isso, é essencial que você saiba distinguir os problemas que foram causados por falta de conhecimento daqueles que realmente foram gerados pelo sistema.

Tome a sua decisão

Os períodos de teste podem e devem ser entendidos como pequenas auditorias dos sistemas de PDV. Anote os prós e contras de cada um, esteja atento a etapas que podem causar problemas lá na frente e avalie os recursos que foram anunciados pelo provedor.

Encerrado o período de teste e/ou a demonstração, entre em contato com o provedor do sistema de PDV para tentar resolver os problemas identificados e sanar quaisquer dúvidas que possam ter aparecido ao longo do processo.

Lembre-se: quanto maior for a quantidade de dados relevantes que você coletar, mais informada será a sua tomada de decisões. Em outras palavras, quanto mais você souber sobre os sistemas de PDV, maiores são as chances de escolher o sistema ideal para a sua loja.

Já ressaltamos antes que o PDV é uma parte importante da sua loja; por isso mesmo, use este último contato com o provedor para estabelecer uma conversa sincera e eliminar toda e qualquer dúvida remanescente.

Também pode ser uma boa ideia conversar com outros clientes do provedor ou buscar avaliações feitas pela internet, para ver o que andam dizendo sobre a marca. Se você preferir, pode procurar publicações de fontes conhecidas, como o E-commerce Brasil.

Pronto: você pesquisou, escolheu, testou. Agora está na hora de decidir qual será o sistema de PDV da sua loja.

Vale lembrar, então, que o sistema de PDV da sua loja deve:

• Ser fácil de usar;
• Possuir integração com outros sistemas (e conexão com a nuvem);
• Automatizar processos e reduzir a inserção manual de dados;
• Apresentar um valor transparente;
• Ser móvel (para que possa ser usado em qualquer lugar);
• Proporcionar um serviço de atendimento ao cliente que seja eficiente e de alta qualidade;

Além disso, o sistema de PDV também precisa ser capaz de lidar com processos como:

• Gerenciamento de estoques;
• Gerenciamento de clientes;
• Políticas de trocas e devoluções;
• Compatibilidade com o hardware e com os componentes técnicos de um sistema de vendas.

A verdade é que só você pode decidir o futuro da sua loja. Por isso mesmo, a escolha do sistema de PDV deve estar de acordo com os seus planos e com as suas projeções de crescimento. O PDV, afinal, estará lá para ajudar a aumentar o número de vendas.

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Kali Hawlk

Tradução e localização: Marcela Lanius

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