Telelavoro: cos'è e perché è diverso dallo smart working

Telelavoro e smart working hanno significati ben diversi. Scopri in questo articolo cos’è il telelavoro e in cosa si distingue dallo smart working.

Telelavoro, telelavoro da casa, smart working, lavoro agile, lavoro da remoto, quante volte abbiamo sentito questi termini negli ultimi anni, alcune volte utilizzati in modo indistinto come sinonimi? 

In realtà non lo sono, hanno significati ben diversi. Ciascuno è una sfumatura diversa di un nuovo modo di concepire il lavoro e le relative modalità di svolgimento.

In questo articolo cercheremo di fare un po’ di chiarezza su questi concetti, di capire cos’è il telelavoro, com’è disciplinato, qual è la differenza tra telelavoro e smart working, ma anche tra telelavoro e lavoro agile, da remoto, e così via, oltre a scoprire inoltre quali sono i vantaggi e gli svantaggi di questa forma di lavoro.

Cos’è il telelavoro

Come si evince dal termine stesso, per telelavoro si intende una forma di lavoro a distanza, ossia una tipologia di lavoro atipica che non viene svolto nei modi e nei luoghi di un lavoro tradizionale.

Ma se a livello intuitivo possiamo attribuire un significato a questo termine, dal punto di vista pratico potremmo avere qualche difficoltà a capirne il funzionamento. 

Per avere una definizione di telelavoro che sia chiara, e che ci permetta di capire in cosa consiste, dobbiamo partire dal 1998, anno in cui si inizia a parlare di telelavoro anche dal punto di vista normativo.

Telelavoro: normativa

Secondo quanto previsto dalla legge n. 191 del 16/06/1998, le amministrazioni pubbliche possono avvalersi di forme di lavoro a distanza, autorizzando i propri dipendenti a svolgere la prestazione lavorativa in un luogo diverso dalla sede di lavoro, a parità di salario e installando le apparecchiature informatiche necessarie.

Lo scopo di questa normativa era quello di “razionalizzare l'organizzazione del lavoro e di realizzare economie di gestione attraverso l'impiego flessibile delle risorse umane”.

Ciò che è stato stabilito con questa normativa viene in seguito regolamentato con il Decreto del Presidente della Repubblica del 08/03/1999 n. 70. 

In questa sede il legislatore, oltre a disciplinare le modalità organizzative di questa nuova forma di lavoro, fornisce anche una serie di definizioni, tra cui anche quella di telelavoro, a cui ci rifacciamo in questo articolo.

Definizione di telelavoro: cos’è?

Per telelavoro si intende la prestazione di lavoro eseguita in qualsiasi luogo, ritenuto idoneo, situato al di fuori della sede lavorativa, e resa possibile attraverso l’utilizzo di tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Se la legge e il DPR fanno riferimento soltanto al settore pubblico, l’accordo interconfederale del 2004 estende questa modalità di lavoro anche al settore privato.

Tale accordo definisce così il telelavoro: “il telelavoro costituisce una forma di organizzazione e/o di svolgimento del lavoro che si avvale delle tecnologie dell’informazione nell’ambito di un contratto o di un rapporto di lavoro in cui l’attività lavorativa, che potrebbe anche essere svolta nei locali dell’impresa, viene regolarmente svolta al di fuori dei locali della stessa”.

Quindi possiamo affermare che il telelavoro, la formula italiana corrispondente dal punto di vista burocratico al lavoro da remoto, è una modalità lavorativa che comporta l’utilizzo di sistemi informatici per lo svolgimento della propria mansione fuori dalla sede lavorativa. 

Al lavoratore è conferita una certa autonomia nell’organizzare il proprio lavoro, rispettando però gli orari di esecuzione dello stesso.

Telelavoro come funziona

Si tratta di una scelta volontaria da parte del lavoratore e del datore di lavoro che, in accordo, procedono all’adozione di questo nuovo sistema di svolgimento delle prestazioni lavorative, attraverso la sottoscrizione di un contratto di telelavoro.

Quando parliamo di telelavoro, quindi, parliamo di un accordo lavorativo a tutti gli effetti che differisce da quello tradizionale soltanto per la modalità, ma garantisce tutti i diritti e gli obblighi per entrambe le parti.

Telelavoro in Italia: diritti e doveri

In particolare, la normativa italiana prevede che:

1. la modalità lavorativa deve essere stabilita a livello contrattuale oppure può essere adottata in seguito, mediante accordo tra le parti;
2. il datore di lavoro deve fornire al telelavoratore le informazioni necessarie per eseguire le sue mansioni. Questi ha diritto, dunque, a ricevere tutte le indicazioni che in genere vengono fornite ai lavoratori, compresi i responsabili cui fare riferimento per qualsiasi genere di comunicazione (professionale o personale);
3. se al momento della sottoscrizione del contratto non era prevista la modalità di telelavoro, il datore di lavoro può proporla in seguito e il lavoratore ha il diritto di accettarla o respingerla;
4. allo stesso modo, se il lavoratore dovesse esprimere il desiderio di lavorare in modalità telelavoro, il datore di lavoro ha il diritto di accettare o respingere la proposta;
5. nel caso in cui il telelavoro non sia compreso nelle modalità di lavoro contrattuali al momento della sottoscrizione del contratto, il lavoratore, che si trova in modalità telelavoro in accordo con l’azienda, ha il diritto di essere reintegrato nella sede di lavoro qualora lo desideri;
6. restano invariati per il lavoratore e il datore di lavoro tutti i diritti e i doveri relativi alla protezione dei dati sensibili;
7. il datore di lavoro deve provvedere all’installazione e manutenzione degli strumenti necessari per consentire al lavoratore di svolgere la sua mansione;
8. il lavoratore dovrà tenere cura di tutti gli strumenti di lavoro;
9. restano invariate per entrambe le parti tutti i diritti e i doveri relativi alla salute e alla sicurezza sul lavoro;
10. è il lavoratore che gestisce l’organizzazione del suo lavoro, rispettando gli orari stabiliti dall’azienda e i tempi di consegna;
11. il datore di lavoro si impegna a garantire anche al telelavoratore l’accesso alle informazioni dell’azienda;
12. il telelavoratore ha diritto alla stessa formazione dei lavoratori interni all’azienda, alla quale va aggiunta quella specifica relativa agli strumenti in dotazione per lavorare da remoto;
13. il lavoro svolto dal telelavoratore può essere controllato per via telematica o attraverso l’accesso al luogo di lavoro prescelto. In caso la sede sia l’abitazione del lavoratore, questo deve autorizzare l’accesso del datore di lavoro;
14. l’applicazione delle misure di sicurezza del lavoratore deve essere assicurata tramite l’accesso sul luogo di lavoro;
15. i telelavoratori hanno gli stessi diritti collettivi dei lavoratori interni.

Diverse modalità di telelavoro 

Adesso che abbiamo visto come funziona il telelavoro, esaminiamo le possibili tipologie di questa modalità lavorativa.

• Telelavoro a domicilio: il classico telelavoro da casa. Il dipendente svolge le proprie mansioni direttamente dal suo domicilio, con tutti i vantaggi e gli svantaggi che un ufficio in casa può comportare.
• Telelavoro da centro satellite (o remotizzato): si tratta del telelavoro svolto in una sede fissa diversa da quella aziendale. Può trattarsi di locali di proprietà dell’azienda adibiti a tale scopo, eventualmente raggiungibili con maggiore facilità dal lavoratore. In alternativa, può trattarsi di locali esterni alla realtà aziendale (spazi di coworking, biblioteche, sale conferenze ecc.) che il telelavoratore può scegliere come propria sede lavorativa.
• Telelavoro mobile: a questa categoria appartengono tutti i telelavoratori che non hanno una sede fissa. Si tratta di una tipologia di telelavoro leggermente diversa perché in genere il telelavoro prevede un luogo fisso di lavoro. In questo caso però parliamo di tecnici, professionisti di un determinato settore, agenti di commercio e così via. Questi svolgono il loro lavoro direttamente nella sede del cliente, comunicando con la propria azienda attraverso strumenti telematici. 
• Telelavoro office to office: è il telelavoro basato anche sulle grandi distanze. I lavoratori sono dislocati in altre sedi aziendali, anche molto lontane a livello geografico da quella centrale. 

Vantaggi e svantaggi del telelavoro

Per introdurre la modalità di telelavoro all’interno di un’azienda è necessaria un’apertura mentale a nuove modalità lavorative e una profonda trasformazione organizzativa. 

È necessario quindi un cambiamento di mentalità già ai vertici aziendali che poi può essere trasmessa ai lavoratori.

Anche se l’idea di realizzare per i propri dipendenti una nuova modalità di lavoro direttamente da casa (o in qualsiasi altro luogo) potrebbe spaventare, c’è da dire che questo nuovo sistema presenta numerosi vantaggi.

Lo stesso dicasi dal punto di vista del lavoratore che potrebbe trovarsi in difficoltà ad accettare un’opportunità del genere se non ne conosce i vantaggi effettivi che potrebbe trarne.

Chiaramente, come in tutte le cose, non esistono soltanto aspetti positivi, ma anche delle difficoltà cui si può andare incontro se si sceglie il telelavoro come modalità lavorativa.

Vediamo quindi quali sono i vantaggi e gli svantaggi per una scelta più consapevole.

Telelavoro: vantaggi per il lavoratore

1.  Il telelavoro aumenta il tempo libero

Grazie alla riduzione degli spostamenti e alla possibilità di lavorare anche direttamente da casa, il lavoratore riesce a trovare più tempo per svolgere attività extra lavorative.

2. Il telelavoro riduce gli spostamenti

Gli spostamenti necessari per raggiungere il luogo di lavoro e rientrare a casa sono in pratica annullati. Con un conseguente duplice vantaggio: 

• Risparmio di tempo (che il lavoratore può sfruttare in modo diverso)
• Risparmio economico (carburante e manutenzione del proprio veicolo)

Inoltre il telelavoro rappresenta anche un’ottima opportunità per i disabili che hanno difficoltà a raggiungere il luogo di lavoro, nonché un vantaggio dal punto di vista ecologico non indifferente.

3. Telelavoro come gestione autonoma del lavoro

In accordo con l’azienda, il lavoratore può avere una maggiore libertà nella gestione del lavoro che lo responsabilizza e lo rende più indipendente.

4. Libera scelta del luogo di residenza con il telelavoro

Grazie alla tecnologia messa a disposizione dalla propria azienda, il telelavoratore può scegliere in tutta libertà la città dove vivere.

Telelavoro: vantaggi per il datore di lavoro

1. Il telelavoro riduce i costi aziendali

La riduzione del personale all’interno dell’azienda porta anche a una diminuzione dei costi aziendali: non è più necessario provvedere a uffici, suppellettili, al rispetto delle normative sulla sicurezza e tutto quello che prevede la realizzazione di spazi per i propri dipendenti. Inoltre, la riduzione delle presenze in sede, consente alle aziende di tagliare i costi energetici, essendo ridotta la necessità di alimentare uffici, computer e così via.

2. Maggiore produttività con il telelavoro

L’indipendenza del lavoratore può portare a una maggiore produttività di quest’ultimo che si sente responsabilizzato e più autonomo nel gestire il proprio lavoro.

3. Il telelavoro aumenta la flessibilità organizzativa aziendale

Anche dal punto di vista aziendale, la flessibilità del lavoro dei propri dipendenti può essere un vantaggio se ben strutturata: un dipendente più responsabilizzato diventa autonomo, integrandosi così alla perfezione nella struttura aziendale.

Telelavoro: svantaggi per il lavoratore

1. Il telelavoro può creare dipendenza

Anche se il telelavoro prevede una quantità di ore ben definita dagli accordi aziendali, non sono rari i casi in cui i dipendenti lavorino oltre l’orario stabilito, sacrificando così la vita privata. In questo modo, ciò che doveva essere un vantaggio per il lavoratore per conciliare in modo più semplice la sua vita privata con quella lavorativa, può trasformarsi in una dipendenza dal lavoro, che gli impedisce di staccare completamente la mente dal lavoro e gestire così lo stress.

2. Il telelavoro può aumentare le spese domestiche

In linea generale, è il datore di lavoro che dovrebbe provvedere alle spese legate all’attività di telelavoro, anche con una cifra forfettaria. Nei casi in cui questo non sia stato stabilito nel contratto di telelavoro, è il dipendente a farsi carico inevitabilmente di queste spese (energia elettrica, connessione a internet, climatizzazione dell’ambiente lavorativo, ecc.).

3. Il telelavoro riduce le relazioni

La riduzione del contatto con i propri colleghi porta inevitabilmente a una diminuzione delle occasioni sociali. Per quanto questa situazione potrebbe essere ridotta attraverso l’utilizzo di sistemi informatici durante le riunioni o le conferenze, si traduce pur sempre in una diminuzione dei contatti umani e questo può influire in modo negativo sulla salute del lavoratore.

Telelavoro: svantaggi per il datore di lavoro

1. Telelavoro e gestione dei lavoratori

Il datore di lavoro può trovarsi in difficoltà nella gestione del personale a distanza se questo non è ancora entrato nella mentalità del telelavoro o se non viene utilizzata in modo corretto tutta la strumentazione in dotazione. 

2. Il telelavoro aumenta i costi di formazione

Ogni dipendente dovrà ricevere adeguata formazione per lo svolgimento del lavoro da remoto e questo può comportare un aumento dei costi per l’azienda, oltre che una crescita del tempo necessario per la formazione tradizionale.

3. Il telelavoro aumenta le spese per le apparecchiature

Tra gli obblighi del datore di lavoro è prevista la fornitura ai propri dipendenti di tutti gli strumenti informatici necessari allo svolgimento del lavoro. Questo può comportare un aumento dei costi, in quanto tale fornitura dovrà essere prevista per ciascun telelavoratore.

Telelavoro: vantaggi per il pianeta

Infine, c’è da considerare un vantaggio che include tutti noi: quello ambientale. Con una diminuzione massiva degli spostamenti tra casa e lavoro, è notevole la riduzione di emissioni di CO2. 

Secondo quanto emerso da uno studio condotto da ENEA in quattro diverse città italiane, il lavoro da remoto consente nel nostro Paese di evitare l’emissione di 600 chilogrammi di anidride carbonica all’anno per lavoratore, con una notevole riduzione dei mezzi in circolazione sulle strade, responsabili in Italia di circa il 25% delle emissioni di CO2 a livello nazionale.

Shopify ad esempio da maggio 2020 è diventata un’azienda digital by default e ha lanciato diverse iniziative in ambito ambientale, come il Fondo per la sostenibilità di Shopify.

Differenza tra telelavoro e smart working

In inglese “smart” significa intelligente, inteso come sveglio, svelto. Ecco perché smart working spesso in italiano viene tradotto come lavoro agile. In linea teorica quest’ultimo sarebbe un’evoluzione ulteriore dello smart working, che si focalizza appunto sull’agilità lavorativa e decisionale attraverso team multidisciplinari e fluidi, ma in concreto in Italia sono stati interpretati a livello legislativo come la stessa cosa.

Al contrario, per quanto spesso vengano utilizzati come sinonimi anche loro, lavoro agile e telelavoro sono due concetti distinti.

Ancora una volta, viene in soccorso il legislatore per aiutarci a capire le differenze tra queste due modalità lavorative.

La normativa che si è occupata dello smart working risale al 2017, relativamente più giovane, quindi, di quella del telelavoro che risale al 1999. 

La legge n. 81 del 22/05/2017, cosiddetta Legge sul Lavoro Agile, all’articolo 18, fornisce una definizione di lavoro agile e disciplina i diritti e i doveri del lavoratore agile e del datore di lavoro. 

Il lavoro agile, quindi, è una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa”.

Una definizione molto diversa, quindi, da quella di telelavoro, che comporta maggiori vincoli dal punto di vista del rispetto degli orari aziendali.

Il lavoratore agile, invece, gode di una completa libertà organizzativa di tempo e di esecuzione del lavoro, potendo lavorare per obiettivi.

In sintesi, il lavoro agile è un rapporto di lavoro che prevede un accordo tra le parti che conferisce al lavoratore libertà organizzative e di tempistiche maggiori, utilizzando strumenti informatici e mantenendo comunque tutti i diritti e il trattamento economico degli altri dipendenti. 

Lavoro agile e telelavoro: punti in comune e differenze

Negli ultimi anni, si è parlato molto di queste nuove modalità lavorative, specie in tema di riduzione dell’impatto ambientale di aziende e lavoratori. Forse anche per questo si è creata molta confusione sui significati. 

Per fare maggiore chiarezza, vediamo quindi quali sono le differenze e i punti in comune tra lavoro agile e telelavoro.

Punti in comune tra lavoro agile e telelavoro

1. Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza del lavoratore. 
2. Parità di trattamento economico e normativo con i dipendenti che svolgono la loro mansione all’interno della sede aziendale. 
3. Utilizzo di tecnologie dell’informazione e della comunicazione per lo svolgimento del lavoro. 
4. Svolgimento del lavoro fuori dalla sede aziendale.
5. Il datore di lavoro ha potere di controllo sulla prestazione lavorativa del dipendente.
6. È necessaria la volontarietà delle parti per la sottoscrizione del contratto di telelavoro o di smart working.

Differenze tra lavoro agile e telelavoro 

1. Il telelavoratore ha una postazione fissa ma fuori dalla sede aziendale, mentre il lavoratore agile può scegliere una postazione qualsiasi.
2. Gli orari del telelavoratore sono più rigidi e assimilabili a quelli dei dipendenti che svolgono il lavoro all’interno della sede, mentre quelli del lavoratore agile sono molto più flessibili.
3. L’organizzazione del lavoro per lo smart worker è del tutto autonoma, mentre il telelavoratore, pur godendo di una certa autonomia, non lavora per obiettivi o progetti e deve sempre rispondere alle direttive aziendali.

In conclusione si potrebbe dire che lo smart working è un’evoluzione, più che una nuova modalità di lavoro, rispetto a quella del telelavoro finora utilizzata. 

Come afferma la direttrice dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, Fiorella Crespi, “Lo smart working è un modo diverso di interpretare un lavoro a fronte di una maggiore responsabilità sui risultati. Non vuol dire semplicemente traslare il lavoro dall'ufficio all'abitazione ma imparare a ragionare per obiettivi e scegliere il luogo dove lavorare. Perché è possibile lavorare in modo smart anche in ufficio.” 

Esempi di lavoro agile e telelavoro concreti

Le sfumature tra smart working, telelavoro, lavoro agile e nomadismo digitale sono sottili, fluide e in continuo divenire, oltre a cambiare a seconda di chi le descrive. 

È una conseguenza inevitabile dell’avanzamento tecnologico e del cambio culturale che stiamo vivendo, che ci rende sempre più consapevoli dell’impatto ambientale delle nostre attività, ivi compreso il lavoro. Per questo non è facile fare qualche esempio concreto di smart worker o di telelavoratore per avere ancora un quadro più chiaro di queste due forme di lavoro. 

Ad esempio i nomadi digitali, che organizzano il lavoro secondo i propri orari e soprattutto in qualunque luogo della Terra, potrebbero essere assimilabili per caratteristiche ai lavoratori agili, o smart worker, se sono dipendenti di un’azienda remota che accorda loro la massima libertà di modi, orari e luoghi. Viceversa, se fossero dei freelancer, oppure degli imprenditori digitali, come i fondatori di un ecommerce, rientrerebbero in una categoria del tutto diversa.

Il telelavoratore, invece, è un normale impiegato di un’azienda che ha optato per questa tipologia di lavoro, come ad esempio un dipendente di un’azienda di telemarketing (vendite telefoniche), che può lavorare da casa propria o da altro ambiente ma è tenuto a rispettare strettamente orari e modalità lavorative indicate dal datore di lavoro.

Telelavoro: un’ultima considerazione e conclusioni

In questo articolo abbiamo cercato di dare una definizione di telelavoro facendo ricorso alle normative esistenti, abbiamo approfondito il discorso per scoprire i vantaggi e gli svantaggi di questa modalità lavorativa e per capire la differenza tra telelavoro e smart working.

Abbiamo inoltre discusso degli effetti positivi sull’ambiente del lavoro a distanza. La riduzione del pendolarismo, infatti, ha già prodotto notevoli benefici in diverse città del nostro Paese, con una forte riduzione delle emissioni di CO2. Inoltre, il lavoro da remoto consente agli imprenditori di risparmiare sulle sedi fisiche, il che si traduce anche in aziende meno energivore e, dunque, a impatto ambientale ridotto.

Con il numero di lavoratori in proprio in crescita negli ultimi anni e con la maggiore enfasi sull’equilibrio vita privata-lavoro emersa di recente, le forme di lavoro agile, frutto dell’evoluzione del concetto di telelavoro, troveranno sempre più spazio nella realtà lavorativa non solo italiana, ma di tutto il mondo. Infine, con l’incontrastabile ascesa della Gig Economy, il lavoro da casa sembra essere sempre di più il paradigma lavorativo che si andrà ad affermare nei prossimi anni.

Cosa ne pensi del telelavoro? Vorresti lavorare in questo modo ma la tua azienda non lo permette? Prova a leggere questo articolo su come cambiare lavoro.

Telelavoro: domande frequenti

Il telelavoro è svolto solo da casa?

Quindi il telelavoro è svolto necessariamente da casa?

No, la caratteristica principale del telelavoro è appunto la possibilità di svolgere la propria mansione in qualunque luogo ritenuto idoneo al di fuori della sede aziendale.

Che differenza c'è tra smart working e telelavoro?

Lo smart working consente di organizzare il proprio lavoro secondo i propri ritmi e orari perché in genere si lavora per obiettivi, mentre il telelavoro rispetta sommariamente gli orari aziendali. Inoltre, mentre la sede lavorativa per lo smart worker può sempre cambiare, nel caso del telelavoro viene di solito selezionata una singola sede esterna all’azienda.

Quali sono i vantaggi del telelavoro?

1. Il telelavoro aumenta il tempo libero.
2. Riduce gli spostamenti.
3. Consente di gestire il lavoro in maniera più autonoma.
4. Il lavoratore è libero di scegliere il luogo di residenza.

Quali sono gli svantaggi del telelavoro?

1. Il telelavoro può creare dipendenza e malessere nel lavoratore.
2. Potrebbe aumentare le spese domestiche (elettricità, climatizzazione dei locali, suppellettili) se il datore di lavoro non vi provvede.
3. Il telelavoro può ridurre le relazioni.
4. Con il telelavoro la gestione dei lavoratori può essere più difficile per il datore di lavoro.
5. Il telelavoro aumenta i costi di formazione per il datore di lavoro.
6. Il telelavoro aumenta le spese per le apparecchiature per il datore di lavoro che deve provvedere, per ogni lavoratore, anche agli strumenti necessari per svolgere l’attività a distanza.

Quando è nato il telelavoro?

Il primo a introdurre il concetto di telelavoro fu Jack Nilles, direttore della ricerca all’Università della California del Sud. Nel 1973 coniò il termine “teleworking” per definire la sostituzione degli spostamenti di lavoro con la tecnologia delle telecomunicazioni. In Italia dobbiamo aspettare il 1998 per avere una normativa che disciplini in materia (legge 191/98).