La maggior parte delle persone si assenta dal lavoro, soprattutto durante le vacanze. Ma cosa fare quando si è l'unico dipendente o quando allontanarsi dalla propria attività sembra impossibile?
Non preoccuparti, puoi prenderti le ferie anche se sei un imprenditore. Le ferie sono sacrosante.
Sappiamo che ami la tua attività; non ti impegneresti così tanto se non fosse così. Ma allontanarsi ogni tanto dal lavoro è un aspetto fondamentale per la creazione di un'azienda sostenibile. E con un po' di pianificazione, la tua attività sarà ancora lì quando tornerai (è una promessa).
Vedila in questo modo: se non ti concedi mai del tempo libero, come ti approccerai al tuo lavoro tra tre mesi? Un anno? Tre anni?
Non c'è niente di peggio che investire tutto il tempo e l'energia necessari per creare un'attività da zero, per poi andare in burn-out perché non si è riusciti a ritagliarsi uno spazio per il riposo. Certo, la tua attività dipende dal tempo che le dedichi, ma il tuo entusiasmo per essa dipende dal tempo libero che ti concedi.
Abbiamo raccolto alcune strategie che puoi utilizzare per allontanarti dalla tua attività e concederti il tempo libero di cui hai bisogno (e che ti meriti!) in questo periodo di vacanza.
Prima di pianificare una vacanza, bisogna decidere cosa si intende per tempo libero.
Forse vuoi staccare completamente la spina per una o due settimane, o forse hai solo bisogno di un fine settimana lontano dalla tua attività per ricaricarti. Forse per vacanza si intende solo una pausa dalla maggior parte delle attività, ma sei disposto a dedicare una o due ore al giorno alla gestione delle spedizioni e alle risposte alle e-mail.
La durata e la tipologia delle ferie sono di tua esclusiva competenza e, in base a queste due scelte, saprai quanto devi prepararti.
Per preparare il tuo periodo di ferie, dovrai trovare un equilibrio tra i due modi principali per ritagliarti del tempo lontano dalla tua attività: assumere qualcuno che ti aiuto a breve termine e automatizzare il più possibile.
Assumi (o trova) qualcuno che ti aiuti temporaneamente
Che sia la prima volta che assumi qualcuno che ti aiuti o che tu abbia già dei collaboratori fidati a disposizione, ci sono alcuni passaggi che possono rendere più semplice l'onboarding di qualcuno nella tua attività.
Definisci e documenta i tuoi processi
A seconda di ciò che desideri che il tuo nuovo collaboratore gestisca, dovrai insegnarli tutto quello che sai su quelle attività.
Prendi in considerazione ogni compito che intendi delegare e mappa ciò che deve essere documentato in anticipo. Questo potrebbe includere:
- Servizio clienti: hai pensato a delle politiche specifiche, come offrire sempre un reso senza problemi ai nuovi clienti, a prescindere da tutto?
- Social media: hai delle linee guida standard per capire se un contenuto da condividere è in linea con il tuo brand? Usi un linguaggio informale sui social media? Gestisci le problematiche dei clienti lì o li inviti a contattarti via email?
- Spedizioni: cosa è incluso in ogni ordine? Quanto tempo impiegano gli ordini a essere spediti? Ci sono problemi particolari a cui la persona che ti aiuterà dovrà prestare attenzione?
Dedica del tempo alla formazione
Documentare i processi è molto utile, ma se stai assumendo un nuovo collaboratore che si occupi del tuo lavoro in tua assenza, nulla sostituisce il tempo trascorso a tu per tu con chi ne sa di più (cioè tu).
Prima di partire, dedica qualche ora al nuovo assunto per esaminare tutto di persona. Non c'è bisogno di un corso intensivo per renderlo un esperto. Al contrario, puoi rubare una frase semplice e veloce che è stata usata comunemente nell'insegnamento chirurgico per molto tempo: “vedi uno, fai uno, insegna uno”.
Scorciatoia per la formazione: vedi uno, fai uno, insegna uno.
Per ogni compito chiave, mostra all'apprendista come lo faresti tu, fallo fare a lui stesso e poi fallo “insegnare” a te in modo che sia lui a spiegarti il processo. Numerosi studi hanno dimostrato che le persone imparano meglio quando sono coinvolte attivamente e questo schema ti aiuta a coinvolgerle nelle attività che devono conoscere.
Ciò potrebbe fare la differenza tra le telefonate in preda al panico su come gestire i problemi del servizio clienti e il trascorrere il tuo tempo libero senza scocciature.
Completa i compiti principali in anticipo
Quando si è alle prime armi, non ci si può aspettare che qualcuno si occupi di tutto. Cerca di occuparti delle questioni più importanti prima di andare in ferie e fai tutto il possibile per assicurarti che il tuo periodo di pausa si svolga come di consueto. Riassortisci gli articoli più richiesti, assicurati che le forniture per la spedizione siano pronte e non pianificare annunci, campagne o eventi importanti prima della tua partenza.
Non puoi assumere qualcuno che ti aiuti? Prova con uno scambio.
Non hai fondi per assumere qualcuno che ti aiuti? Questo non significa automaticamente che non possiate trovare un aiuto (eccezionalmente qualificato) per gestire le cose mentre sei in ferie.
Rivolgiti alla comunità di imprenditori di cui fai parte e scopri se qualcuno è disposto a fare uno scambio. Se loro sono in grado di gestire le spedizioni e il servizio clienti durante la tua assenza, tu farai lo stesso quando loro avranno bisogno di una pausa nel corso del mese.
Non è proprio lo stesso, ma è così che i commercianti della via principale di Almonte gestiscono gli imprevisti, ad esempio quando determinati eventi impediscono loro di aprire il negozio in tempo.
L’aiuto tra commercianti si estende ai favori di buon vicinato. Ad Almonte, una cittadina dell’Ontario, i negozi comunicano frequentemente tramite Facebook per aiutarsi tra loro.“Abbiamo costituito un gruppo per tutti noi negozianti di Mill Street”, afferma Emily, una commerciante locale. “Qui può capitare che ci sia una tempesta di neve. O magari nel fine settimana di Pasqua qualcuno chiede chi terrà aperto il negozio e con quali orari. D’altronde quando si va nei centri commerciali, tutti i negozi sono aperti. E noi siamo un po’ come un centro commerciale. Quindi decidiamo come comunità di stare tutti aperti con lo stesso orario”.
LETTURE CONSIGLIATE: Ecco quattro altri modi in cui i piccoli imprenditori hanno collaborato per costruire insieme le loro attività.
Ottimizza i tuoi processi per ritagliarti del tempo libero
Anche nel caso in cui non riuscissi a ricevere aiuto, nè assumendolo nè scambiandolo con altri commercianti, questo non significa che devi lavorare incessantemente senza mai concederti una pausa, neppure durante le festività.
Automatizza le tue attività di routine
L'automazione può occuparsi delle attività di routine o eliminarle completamente per un determinato periodo di tempo. Ogni compito automatizzato è una cosa in più che non è necessario gestire mentre si cerca di ritagliarsi del tempo libero in questo periodo di vacanze. E anche se dovrai comunque occuparti di alcune attività (non esiste ancora un robot che si occupi interamente delle spedizioni), potrai ridurre le ore di lavoro per prenderti una pausa.
LETTURE CONSIGLIATE: Cerchi altri modi per automatizzare la tua attività? Ecco alcuni ottimi strumenti che puoi utilizzare, e modi per implementare l'automazione nella tua attività prima delle festività.
Aggiorna le informazioni riservate ai clienti
I tuoi clienti capiscono senz’altro che tutti hanno bisogno di una vacanza. È importante però informarli con anticipo e chiarezza che prenderai delle ferie.
Una volta che hai deciso come sarà la tua vacanza e come influenzerà i tuoi clienti, puoi impostare le aspettative corrette prima di partire per un po' di riposo e relax.
Assicurati che in tutte le tue comunicazioni sia specificato:
- per quanto tempo sarai in ferie
- come ciò inciderà sugli ordini e sulle altre richieste
- come comportarsi in tua assenza
Ad esempio, ipotizza di stare in ferie per due settimane e che tutti gli ordini verranno spediti il giorno successivo al tuo rientro. Potresti comunicarlo ai tuoi clienti in queste modalità:
- banner fisso sul tuo negozio, per avvisare che tutte le spedizioni verranno effettuate al tuo rientro;
- email alla tua mailing list o lista dei clienti, con i tuoi aggiornamenti;
- breve avviso in fase di checkout;
- aggiornamento sui tuoi profili social.
Non è necessario inserire informazioni dettagliate in ogni comunicazione diretta ai clienti; tuttavia, può essere opportuno pubblicare un articolo nel tuo blog o un avviso nelle FAQ. Potresti inserire il link alla pagina in cui informi di essere in ferie nella tua bio di Instagram o nel banner del tuo negozio.
Offri incentivi per gli ordini effettuati nel periodo delle vacanze
Non poter preparare e spedire subito gli ordini è una delle preoccupazioni maggiori degli imprenditori quando vanno in vacanza. Dopotutto, “acquista ora, te lo spediremo più avanti” non è una call to action particolarmente accattivante.
Detto questo, è possibile fare in modo che gli ordini continuino ad arrivare mentre sei in ferie, anche se le spedizioni non avverranno prima di una settimana o due. A questo servono le promozioni, gli sconti e le offerte.
Quando comunichi ai clienti che andrai in vacanza, informali che gli ordini verranno evasi dalla data del tuo rientro, ma che in compenso è previsto uno sconto o un omaggio per chi ordina durante il periodo di chiusura. Assicurati di comunicare in modo chiaro qual è il periodo di validità dell’offerta e quale vantaggio è previsto. Se si tratta di uno sconto, puoi impostare anticipatamente un codice condivisibile, che si applica automaticamente al carrello.
Pianifica le implicazioni finanziarie
Che tu stia assumendo aiuto, pianificando una diminuzione degli ordini o offrendo sconti per mantenere gli ordini in arrivo mentre sei assente, c'è una costante: tutto ciò influirà sulle tue finanze aziendali.
E questo non è un motivo per non andare in ferie! Ma così come calcoli l’impatto delle vacanze sul tuo budget personale, allo stesso modo dovrai pensare a come le tue ferie influiranno sul budget aziendale.
Se decidi di assumere un assistente a breve termine, chiedi prima un preventivo. Un collaboratore può applicare una tariffa oraria o un prezzo forfettario per l’intero periodo della tua assenza. Entrambe le soluzioni possono funzionare, ma in caso di tariffa oraria accordati anche per l’ipotesi in cui il lavoro richieda più tempo di quanto preventivato.
Ad esempio, se il tempo preventivato per gestire le tue spedizioni è di 10 ore, dovresti assicurarti di avere un po’ di margine sul budget, in caso si riveli necessario un tempo maggiore. Stabilisci anche un tetto massimo di ore da non superare, ad esempio 15 ore. Superato questo limite, preferisci che ti lasciasse il resto del lavoro fino al tuo ritorno.
E se pensi di offrire uno sconto, un bonus o un omaggio per incoraggiare gli ordini durante la chiusura, assicurati di aver calcolato bene i tuoi margini di guadagno e di non rischiare perdite.
Hai bisogno (e ti meriti) una vacanza
Sia che tu ti stia preparando per qualche giorno di ferie, sia che tu stia programmando un viaggio di due settimane, con un po' di pianificazione la tua attività sarà ancora lì al tuo ritorno.
Inoltre, tornerai a lavoro con uno spirito migliore così da far fare alla tua attività un salto di qualità. Inoltre, sarai sulla buona strada per creare un'azienda sostenibile che possa offrire vantaggi, come le ferie, al suo primo dipendente: te stesso.
Ferie per imprenditori: domande frequenti
Esistono le ferie per imprenditori?
Sì, gli imprenditori possono e devono prendersi delle ferie. È importante, tuttavia, pianificare e gestirle in modo adeguato, per far sì che l'azienda continui a funzionare senza problemi anche quando l'imprenditore non c'è.
Un imprenditore può viaggiare?
Sì, gli imprenditori possono fare viaggi. Molti imprenditori utilizzano i viaggi per partecipare a conferenze, incontrare potenziali partner ed esplorare nuovi mercati. Inoltre, i viaggi d'affari possono essere un'ottima occasione per gli imprenditori per riflettere sulle loro strategie aziendali.
Con quale frequenza viaggiano gli imprenditori?
La frequenza dei viaggi dipende dal tipo di attività e dal singolo imprenditore. Alcuni imprenditori possono viaggiare frequentemente, mentre altri possono fare dei viaggi molto di rado.
