Immagina di essere un fotografo che ha scattato le foto di un matrimonio, offrendo un servizio che i clienti hanno ritenuto soddisfacente. Sebbene richiedere un pagamento immediato tramite un'app come Venmo possa sembrare la soluzione più semplice, creare una fattura di vendita è una scelta finanziaria più vantaggiosa. Le fatture di vendita ti consentono di avere una visione chiara del flusso di cassa della tua impresa, sono una prova evidente che hai fornito i servizi promessi e ti aiutano a fare previsioni riguardo le tue attività future.
Cos'è una fattura di vendita?
Una fattura di vendita è un documento da inviare ai clienti che riporta i loro dati, i beni o i servizi forniti e la data di consegna. La fattura può includere anche una sezione dettagliata del costo finale, mettendo in rilievo l'IVA, le spese di spedizione o altri costi accessori. Una fattura di vendita può contenere le seguenti informazioni:
- Informazioni di contatto: nomi, numeri di telefono, indirizzi di domicilio e indirizzi email sia tuoi che del cliente.
- Data della fattura: la data in cui crei e invii la fattura al cliente.
- Servizi forniti: una fattura di vendita deve elencare i prodotti o servizi forniti al cliente, includendo il costo di ciascun articolo e l'importo totale dovuto.
- Data di scadenza: la data entro cui l'importo totale della fattura deve essere pagato. I termini di pagamento più comuni sono di 30, 60 o 90 giorni. Prima di fornire beni o servizi a un cliente, chiarisci quale termine di pagamento preferisci e discuti un piano che vada bene a entrambi. Questo aiuterà a evitare ritardi nei pagamenti, che possono avere un impatto negativo sul tuo flusso di cassa.
- Condizioni di pagamento: a seconda della tua attività, la fattura è anche il documento in cui includere eventuali condizioni di pagamento, ad esempio i metodi di pagamento accettati o la tua politica sui pagamenti in ritardo. Le condizioni di pagamento possono essere concordate inviando un contratto formale al cliente che definisce i beni o i servizi che hai concordato di fornire, il termine di consegna e la policy della tua azienda in merito ai pagamenti.
- Numero di fattura: ogni fattura inviata a un cliente deve avere un numero di fattura. In questo modo si differenziano più fatture per lo stesso cliente e si tiene traccia dei pagamenti.
Qual è lo scopo di una fattura di vendita?
Una fattura di vendita serve a informare l'acquirente o il cliente riguardo i beni o i servizi acquistati e l'importo totale dovuto. Inoltre le fatture di vendita aiutano nella contabilità: sono documenti ufficiali che permettono di tenere traccia del flusso di cassa totale della tua impresa. Ci sono ulteriori vantaggi a emettere fatture di vendita:
- Documentazione fiscale: se la tua attività viene sottoposta a verifica, le fatture di vendita documentano il tuo flusso di cassa. Attraverso le tue fatture puoi inoltre calcolare i tuoi crediti.
- Questioni legali: se hai fornito servizi a un cliente e non ti ha pagato, cosa puoi fare? Qui entra in gioco la fattura di vendita. Con le sue date di scadenza e di emissione fornisce una documentazione valida per un ricorso legale. La data della fattura attesta che hai inviato un documento al cliente per il pagamento dei servizi forniti con un preavviso adeguato. La data di scadenza indica quando la fattura del cliente deve essere pagata. Le fatture, insieme a contratti e altre comunicazioni con un cliente, possono legalmente dimostrare, se necessario, che hai diritto a un pagamento.
- Marketing e pianificazione del budget: esaminare le tue fatture di vendita ti consente di valutare il lavoro effettuato nell’ultimo trimestre e di conseguenza pianificare i mesi seguenti in base a carichi di lavoro maggiori o minori. Inoltre, le tue fatture indicano la domanda per i tuoi beni o servizi. Puoi utilizzare queste informazioni per promuoverti in base a ciò che la gente desidera.
Come scrivere una fattura di vendita?
Creare una fattura di vendita professionale è semplice se utilizzi software di fatturazione o contabilità, che ti consente di compilare i modelli di fattura e inviarli via email in pochi minuti. App come Google Doc Microsoft Word mettono a disposizione modelli gratuiti o a prezzi vantaggiosi. Per compilare una fattura, raccogli le informazioni pertinenti e inserisci i seguenti dati:
- Informazioni di contatto: sia le tue informazioni di contatto (nome, indirizzo, email, numero di telefono) sia quelle del cliente.
- Date: specifica sia la data della fattura (la data in cui crei e invii la fattura) sia la data di scadenza del pagamento.
- Numero di fattura: crea un nuovo numero di fattura per distinguere il progetto e il pagamento da quelli precedenti.
- Dettagli: nella sezione descrittiva della tua fattura puoi dettagliare gli importi che stai addebitando per i servizi forniti. Assicurati di annotare eventuali dettagli come orari, date, quantità di beni o ore di lavoro.
Fattura di vendita: domande frequenti
Qual è la differenza tra una fattura di vendita e una ricevuta?
Una fattura di vendita viene inviata a un cliente per richiedere il pagamento di beni o servizi forniti. Una ricevuta di pagamento è emessa dopo che il cliente ha pagato quella fattura.
Qual è la differenza tra una fattura di vendita e una parcella?
A costituire la differenza tra una fattura e una parcella è la persona da cui sono state emesse: la parcella può essere emessa soltanto da un professionista iscritto all’albo (ad esempio un avvocato). Le fatture di vendita vengono inviate dal proprietario di un’azienda a un cliente per richiedere il pagamento di prodotti o servizi.
Qual è la differenza tra una fattura di vendita e un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto viene inviato da un cliente a un'azienda per ordinare una quantità specifica di beni o servizi, ma non richiede né fornisce un pagamento. Le fatture d'acquisto informano i proprietari di aziende in merito alla richiesta di un cliente di ricevere beni o servizi, quanto il cliente pagherà per quei beni o servizi e, se l’ordine viene evaso, quando l'azienda può aspettarsi il pagamento.
Quali informazioni contiene una fattura di vendita?
Una fattura di vendita contiene le informazioni di contatto sia tue che del cliente, nonché un numero di fattura, la data della fattura, la data di scadenza, l'importo dovuto, i termini di pagamento e una descrizione dei servizi o beni forniti.
