Man mano che la tua attività cresce, gli strumenti che utilizzi per soddisfare le esigenze dei tuoi clienti cambiano. Potresti passare dallo scrivere a mano gli indirizzi sui pacchi da spedire all'utilizzare una macchina per la stampa delle etichette, oppure dal lavorare nel tuo seminterrato all'affittare un piccolo ufficio.
Lo stesso vale per la gestione delle relazioni con i clienti. Anche se fogli di calcolo, registri e persino post-it possono funzionare inizialmente per tenere traccia dei tuoi clienti, un'attività in crescita ha bisogno di strumenti più sofisticati. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono una soluzione molto diffusa: nel 2020 il 91% delle aziende statunitensi con 10 o più dipendenti aveva dichiarato di utilizzare software CRM per gestire i propri dati sui clienti e supportare le proprie operazioni.
Ecco quali sono le caratteristiche di un buon software CRM e i migliori sistemi gratuiti per iniziare.
Cos'è un CRM?
Un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è un'applicazione software progettata per aiutare le aziende a gestire e migliorare le relazioni con i clienti attuali e potenziali.
Le piattaforme CRM raccolgono e memorizzano informazioni sui clienti e sull'azienda in un database centralizzato. I team operativi, quelli di assistenza clienti, vendite e marketing possono quindi utilizzare questi dati per pianificare le comunicazioni, analizzare le performance e ottimizzare i processi aziendali fondamentali. I CRM semplificano la fornitura di un servizio personalizzato a ciascun cliente, contribuendo ad aumentare la soddisfazione e la fedeltà.
Il lato negativo è che i CRM possono essere costosi. I sistemi aziendali possono costare oltre 60.000 euro all'anno, e i costi aumentano man mano che aumentano i clienti, gli utenti e le funzionalità. Fortunatamente, molti fornitori di CRM offrono versioni gratuite per le piccole imprese.
Anche se i sistemi CRM gratuiti non sono esattamente la soluzione più completa (la maggior parte delle aziende limita il numero di utenti, liste di clienti e altre funzionalità), essi possono permettere ai proprietari di piccole imprese di provare il software CRM senza impegnarsi in un acquisto. Finché la tua attività rimane all'interno dei limiti della versione gratuita, puoi utilizzarla senza problemi. Quando superi questi limiti, puoi acquistare un piano a pagamento avendo già la certezza che lo strumento soddisfa le tue esigenze.
Quali sono le caratteristiche di un buon software CRM?
Un buon CRM è affidabile, facile da usare e aiuta a fornire un'assistenza clienti di qualità. A parte questo, la risposta si fa più individuale: il miglior CRM per te è quello facile da usare, che si adatta al tuo budget e soddisfa le tue specifiche esigenze aziendali.
Esistono diversi tipi di CRM, ognuno con vari strumenti e funzioni. Ad esempio, un CRM focalizzato sul marketing potrebbe includere diversi strumenti di marketing e alcune funzionalità critiche di organizzazione e vendite.
Gli strumenti CRM tendono a rientrare in quattro categorie: strumenti di organizzazione, strumenti di marketing, strumenti di vendita e strumenti di assistenza clienti. Quando scegli un CRM, decidi quali di queste funzionalità sono più importanti per la tua attività:
- Strumenti di organizzazione: la gestione dei contatti è una funzionalità fondamentale di molti CRM. Gli strumenti di gestione dei contatti raccolgono e organizzano i dati dei clienti e le comunicazioni, eliminando la necessità di inserimenti manuali. Alcuni CRM offrono anche strumenti organizzativi che supportano il management, la gestione dell'inventario e le automazioni dei flussi di lavoro.
- Strumenti di marketing: gli strumenti di marketing dei CRM includono spesso funzionalità di gestione e generazione dei lead. Comprendono anche strumenti di email marketing come l'invio di email di massa e il tracciamento delle email, oltre a strumenti di analisi di marketing, come il tracciamento delle landing page e dei visitatori del sito web (molti consentono anche automazioni di marketing).
- Strumenti di vendita: il software CRM include spesso funzionalità di gestione delle vendite e gestione della pipeline. Tra queste possono esservi automazioni di vendita, tracciamento delle vendite e funzionalità di gestione delle trattative progettate per aiutare il tuo team di vendita a risparmiare tempo e ottimizzare i processi di vendita.
- Strumenti di assistenza clienti: i CRM offrono diversi strumenti di supporto clienti, che possono aiutare i tuoi team di assistenza a monitorare e migliorare le relazioni con i clienti. Alcuni offrono anche strumenti analitici e automazioni di assistenza clienti.
Una volta che hai determinato quali funzioni sono più importanti per te, cerca un sistema CRM che disponga degli strumenti di cui hai bisogno nella sua versione gratuita.
I migliori software CRM gratuito
Molti fornitori di software CRM offrono sia piani gratuiti che a pagamento. Le versioni gratuite limitano tipicamente il numero di contatti e utenti e riducono alcune funzionalità come le integrazioni CRM, ma ti permettono di provare un sistema CRM senza doverlo acquistare.
Se un sistema CRM gratuito può soddisfare le tue esigenze a lungo termine dipende dalle dimensioni della tua attività e da come intendi utilizzare la piattaforma. Se la tua attività è troppo sviluppata per la versione gratuita, puoi sempre passare a un piano a pagamento con funzionalità e limiti più ampi per gestire utenti e contatti.
Ecco cinque aziende (elencate in ordine casuale) che offrono software CRM gratuiti ed eventualmente piani a pagamento. La valutazione delle funzionalità e dei pro e contro si basa sulla versione gratuita di ciascun strumento:
1. HubSpot
HubSpot, con sede a Cambridge (Massachusetts) si concentra su applicazioni di vendita, marketing e assistenza clienti per aziende di tutte le dimensioni e in ogni fase di sviluppo. HubSpot gestisce anche HubSpot Academy, una risorsa educativa gratuita per aiutare i professionisti del marketing e delle vendite a sviluppare le proprie competenze e sfruttare al meglio il proprio CRM.
Pro
- Limite di un milione di contatti
- Utenti illimitati
- Strumenti di marketing, vendite, assistenza, operazioni e CMS
- Interfaccia intuitiva
- Integrazioni con terze parti, tra cui Google Workspace e Microsoft Office
Contro
- Opzioni di personalizzazione limitate
- Assistenza clienti non disponibile
- Account limitato a una sola pipeline di vendita
- Nessuna automazione di vendita
2. Freshsales
Freshsales è il CRM focalizzato sulle vendite di Freshworks, un fornitore di software per le vendite, l’assistenza clienti, operations e marketing con sede in California. Il CRM Freshsales offre gestione dei contatti e degli account ed è utilizzato principalmente da piccole imprese con meno di 10 dipendenti.
Pro
- Utenti illimitati
- Email, chat e telefono integrati
- Assistenza clienti via email attiva dal lunedì al venerdì, 24 ore su 24
- Limite di 10.000 contatti
- Strumenti di gestione dei contatti
Contro
- Non offre strumenti di assistenza clienti o funzionalità di marketing
- Report di vendita non inclusi
- Minori integrazioni con terze parti rispetto ad alcuni concorrenti
3. Zoho Corporation
Zoho Corporation è un fornitore di software come servizio (SaaS) con sede a Chennai, in India, che si rivolge a piccole e medie imprese. Il CRM gratuito dell'azienda consente automazioni di marketing e vendite e gestione di account, trattative e lead. A differenza di Freshsales, la versione gratuita di Zoho CRM include anche la reportistica. I contatti degli utenti possono essere modificati o rimossi per aiutarti a rimanere al di sotto del limite massimo consentito.
Il lato negativo è che il CRM gratuito di Zoho ha un limite di utenti inferiore rispetto ad alcuni concorrenti, le personalizzazioni sono limitate e l'invio di email di massa non è incluso.
Pro
- Supporta la gestione di account, vendite e lead
- Limite di 5.000 contatti, account e trattative
- Oltre 60 report standard
- Fino a 2.500 codici di flusso di lavoro
- Tre indirizzi email aziendali
Contro
- Limite di tre utenti
- Nessun invio di email di massa
- Personalizzazioni limitate
- Assistenza clienti non disponibile (solo assistenza clienti in modalità self-service)
4. Capsule
Capsule è un fornitore di CRM focalizzato sulle vendite con sede nel Regno Unito, progettato specificamente per piccole e medie imprese. Il CRM di Capsule include analisi, reportistica, email e strumenti di gestione progetti più estesi rispetto a molti altri CRM focalizzati sulle vendite. È anche noto per la sua pipeline di vendita visiva e per l'integrazione con strumenti molto diffusi tra cui Google Workspace.
Tuttavia, la versione gratuita di Capsule ha un limite di soli 250 contatti e il piano non mette a disposizione report di vendita.
Pro
- Strumenti di gestione progetti
- App per dispositivo mobile
- Interfaccia intuitiva
- Integrazioni con terze parti, tra cui Google Workspace
Contro
- Limite di due utenti
- Limite di 250 contatti
- Nessuna reportistica di vendita
- Account limitato a un solo pipeline di vendita
- Assistenza clienti non disponibile
5. Bitrix24
Bitrix24 si presenta come uno spazio di lavoro online costruito attorno all'offerta principale dell'azienda, il CRM Bitrix24. Bitrix24 supporta i processi di generazione di lead, marketing e vendita, la gestione di progetti e dell'inventario.
Il CRM gratuito di Bitrix24 offre versioni ridotte delle funzioni dei piani a pagamento, come la gestione delle pipeline e dei lead, la reportistica, l'automazione e il monitoraggio delle vendite. A differenza della maggior parte dei CRM gratuiti, Bitrix24 non pone limiti ai contatti in nessuno dei suoi piani. Limita invece lo spazio di archiviazione totale nel cloud: per la versione gratuita il limite è di 5 gigabyte. I limiti dei piani a pagamento vanno da 24 gigabyte a 3 terabyte. Il piano gratuito di Bitrix ha inoltre un limite di 12 utenti, il che non lo rende ideale per le aziende con team di vendita e marketing più numerosi.
Pro
- Numerose funzioni CRM
- Contatti illimitati
- Interfaccia intuitiva
- Funzioni di email, voce, video e chat
Contro
- Personalizzazioni limitate
- Curva di apprendimento più ripida rispetto ad alcuni concorrenti
- Limite di 12 utenti
- Assistenza clienti non disponibile
CRM gratuito: domande frequenti
Quali CRM sono veramente gratuiti?
Molte piattaforme CRM offrono versioni completamente gratuite, tra cui:
- HubSpot
- Freshsales
- Zoho CRM
- Capsule
- Bitrix24
- Airtable
- InFlo solutions
- Agile CRM
Questi CRM sono gratuiti a tempo indeterminato, anche se molti limitano il numero di utenti o contatti, o prevedono alcune funzionalità premium solo per i piani a pagamento.
Zoho CRM è davvero gratuito?
Zoho offre un CRM gratuito che permette l’utilizzo fino a tre utenti e 5.000 registrazioni (contatti, trattative e account). Il CRM gratuito di Zoho offre più di 60 report standard. Gli utenti che necessitano di funzioni di invio di email di massa o personalizzazioni avanzate dovranno tuttavia passare a un piano a pagamento.
Google ha un CRM gratuito?
Google non offre un CRM gratuito, ma molti CRM come Capsule, Freshsales, HubSpot e Agile CRM offrono versioni gratuite che si integrano con Google Workspace e GSuite.
