Con il lancio della tua piccola impresa, dovrai gestire le attività contabili che implica l’essere titolare di un negozio. Sebbene la contabilità non sia la parte più entusiasmante della crescita della tua attività, è fondamentale partire con il piede giusto.
Con questa guida, scoprirai tutto ciò che devi sapere sulla contabilità per piccole imprese, oltre ad alcuni dei migliori software di contabilità da considerare, così potrai passare allo step successivo della tua lista di cose da fare per le finanze della tua piccola impresa.
Che cos'è la contabilità per piccole imprese?
La contabilità per piccole imprese è un insieme di attività per l'elaborazione, la misurazione e la comunicazione delle finanze di un'azienda. Queste attività sono legate, ad esempio, a tasse, gestione, stipendi, acquisizioni e inventario.
Come gestire la contabilità per la tua piccola impresa
- Apri un conto bancario per piccole imprese
- Sviluppa un sistema di contabilità per piccole imprese
- Monitora le spese della tua piccola impresa
- Imposta un sistema di stipendi per piccole imprese
- Indaga sulle tasse di importazione
- Determina come riceverai i pagamenti
- Stabilisci delle procedure per l’IVA
- Determina i tuoi obblighi fiscali
- Calcola il margine lordo
- Richiedi finanziamenti per piccole imprese
- Trova partner contabili di alta qualità
- Rivaluta periodicamente i tuoi metodi
1. Apri un conto bancario per piccole imprese
Un conto bancario separato per l'attività protegge i tuoi beni personali in caso di fallimento, cause legali o controlli. Se in futuro vorrai dei finanziamenti, da parte di creditori o investitori, un’ottima documentazione finanziaria aziendale può aumentare le probabilità di approvazione.
Inizia aprendo un conto corrente, seguito da eventuali conti di risparmio che ti aiuteranno a organizzare i fondi di flusso di cassa e ad avere tutto pronto per le tasse. Ad esempio, puoi impostare un conto di risparmio e accantonare una percentuale di ogni pagamento come ritenuta di reddito per lavoro autonomo.
Nota che le società di capitali (SRL, SPA, SRLS e SAPA) sono legalmente tenute ad avere un conto bancario separato per l'attività. Le società di persone hanno l’obbligo quando hanno un fatturato superiore a 400.000 €, mentre le ditte individuali non hanno l'obbligo legale di avere un conto separato, ma è sicuramente consigliato.
Successivamente, come titolare di una nuova piccola impresa, dovrai prendere in considerazione una carta di credito aziendale per iniziare a costruire credito. Il credito è importante per ottenere finanziamenti, così come per finanziare potenziali ordini di acquisto di grandi dimensioni, in futuro. Come già detto, le società di capitali devono utilizzare una carta di credito separata per evitare di mescolare beni personali e aziendali.
A seconda del tipo di transazioni commerciali che effettuerai, le diverse carte di credito aziendali offrono vantaggi differenti. Se prevedi di spendere molto in viaggi, ad esempio, una carta di credito aziendale che permette di accumulare miglia potrebbe essere l’ideale. Shopify Credit, ad esempio, offre un cashback sulla categoria in cui spendi di più.
Per aprire un conto bancario aziendale, avrai bisogno di un nome commerciale e potrebbe essere necessario registrarsi presso il tuo stato o la tua provincia. Controlla per ogni banca per scoprire quali documenti sono richiesti.
2. Sviluppa un sistema di contabilità per piccole imprese
La contabilità è il processo quotidiano di registrazione e categorizzazione delle transazioni e di riconciliazione degli estratti conto bancari.
La contabilità è un processo ad alto livello che esamina i progressi aziendali e interpreta i dati che un contabile raccoglie nei bilanci d'esercizio. In qualità di titolare di una nuova piccola impresa, dovrai determinare come desideri gestire i tuoi resoconti:
- Segui la strada del fai-da-te e utilizza software come QuickBooks. In alternativa, potresti utilizzare un semplice foglio di calcolo Excel.
- Affidati a un contabile esterno o part-time, che sia locale o basato su cloud.
- Se la tua attività è abbastanza grande, assumi un contabile interno e/o un commercialista.
Con le molte opzioni di software di contabilità gratuite e a pagamento disponibili, troverai sicuramente una soluzione in grado di soddisfare le esigenze della tua attività.
I proprietari di piccole imprese devono anche determinare se utilizzeranno il principio di contabilità per cassa o per competenza. Esaminiamo la differenza tra i due.
- Principio di cassa: i ricavi e le spese sono riconosciuti nel momento in cui vengono effettivamente ricevuti o pagati.
- Principio di competenza: i ricavi e le spese sono riconosciuti quando si verifica la transazione (anche se il denaro non è ancora entrato o uscito dalla banca). Questo richiede di tenere traccia dei crediti e dei debiti.
In linea di principio, le società di persone e di capitali italiane sono tenute a utilizzare il principio di competenza, mentre i liberi professionisti e le ditte individuali che adottano la contabilità semplificata non sono obbligati e possono optare per il principio di cassa.
3. Monitora le spese della tua piccola impresa
La base di un’ottima gestione della contabilità aziendale è il monitoraggio efficace e accurato delle spese. È un passo cruciale che ti consente di monitorare la crescita della tua attività, di creare bilanci finanziari, di tenere traccia delle spese deducibili, di preparare le dichiarazioni fiscali e di legittimare le tue registrazioni.
Dall'inizio, stabilisci un sistema di gestione della contabilità per organizzare ricevute e altri documenti importanti. Questo processo può essere semplice e tradizionale, oppure puoi utilizzare un servizio come Revolut.
Ci sono cinque tipi di ricevute a cui prestare particolare attenzione:
- Pasti e intrattenimento. Condurre un incontro di lavoro in un bar o ristorante è una grande idea: basta assicurarsi di documentarlo. Sul retro della ricevuta, annota chi ha partecipato e lo scopo del pasto o dell'uscita.
- Viaggi fuori città. Le autorità fiscali controllano che le persone non dichiarino attività personali come spese aziendali. Fortunatamente, le tue ricevute forniscono una traccia cartacea delle tue attività commerciali mentre sei in viaggio.
- Spese relative ai veicoli. Registra dove, quando e perché hai utilizzato un veicolo per motivi di lavoro, e poi applica la percentuale di utilizzo alle spese relative al veicolo.
- Ricevute per regali. Per regali come biglietti per un concerto, è importante se il soggetto che acquista il regalo partecipa all'evento con il destinatario o meno. Se lo fa, la spesa sarà categorizzata come intrattenimento piuttosto che come regalo. Annota questi dettagli sulla ricevuta.
- Ricevute per l’ufficio in casa. Come per le spese per veicoli, devi calcolare quale percentuale della tua casa è usata per l'attività della tua piccola impresa e poi applicare quella percentuale alle spese relative alla casa.
Avviare la tua attività da casa è un ottimo modo per mantenere basse le spese generali. Inoltre, potrai beneficiare di agevolazioni fiscali esclusive: puoi dedurre la parte della tua casa utilizzata per l'attività, così come le spese per la connessione internet domestica, il cellulare e i trasporti da e per il lavoro e per le commissioni aziendali.
Qualsiasi spesa destinata in parte all’uso personale e in parte all'attività deve riflettere tale uso misto. Ad esempio, se hai un telefono, puoi dedurre la percentuale di utilizzo del dispositivo per motivi aziendali. Anche il Wi-Fi può spesso rientrare in questa categoria. I costi del chilometraggio sono deducibili al 100%, ma devi assicurarti di conservare tutti i documenti e di tenere un registro dei tuoi chilometri aziendali (dove vai e lo scopo del viaggio).
4. Imposta un sistema di stipendi per piccole imprese
Molti negozi online iniziano come attività di una sola persona. Ma, come titolare di una piccola impresa, arriverà un momento in cui avrai bisogno di assumere un aiuto esterno. Per farlo, devi stabilire se quella persona è tua dipendente o un lavoratore autonomo.
Per i dipendenti, dovrai determinare un programma di stipendi e assicurarti di trattenere le tasse corrette. Ci sono molti servizi che possono aiutarti in ciò, e molti software di contabilità offrono la gestione degli stipendi come funzionalità.
Per i lavoratori autonomi, assicurati di tenere traccia di quanto paghi ciascuna persona e di eventuali altri dati necessari.
5. Indaga sulle tasse di importazione
A seconda del tuo modello di business, potresti pianificare di acquistare e importare beni da altri paesi per venderli nel tuo negozio. Quando importi dei prodotti, probabilmente incorrerai in tasse e dazi, ed è importante che tu ne tenga conto se gestisci un'attività di dropshipping.
Se stai importando beni, un calcolatore dei dazi doganali può aiutarti a stimare le spese per la tua attività e a pianificare i costi. Per ulteriori informazioni sulle tasse di importazione, visita il sito dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.
6. Determina come riceverai i pagamenti
Quando le vendite iniziano a portare entrate, avrai bisogno di un modo per accettare pagamenti. Se sei titolare di un negozio Shopify, puoi utilizzare Shopify Payments per accettare ordini con carta di debito o credito. Questo ti risparmia il fastidio di configurare un account aziendale o un canale di pagamento di terze parti.
Se utilizzi un gestore dei pagamenti di terze parti, le commissioni variano. Alcuni gestori addebitano una commissione di interscambio più un tasso sulla transazione, mentre altri addebitano commissioni fisse per ogni transazione, e altri ancora offrono un modello di abbonamento mensile per transazioni finanziarie illimitate. Puoi consultare questo elenco per cercare un gestore o canale di pagamento che sia adatto alla tua posizione geografica.
7. Stabilisci delle procedure per l’IVA
Il mondo dell'ecommerce ha semplificato più che mai la vendita a clienti al di fuori del tuo paese. Anche se questa è una grande opportunità per i marchi con obiettivi di espansione, implica dei regolamenti complessi sull’IVA.
Quando un cliente entra in un negozio al dettaglio, paga l’imposta sulle vendite del paese in cui effettua l'acquisto, indipendentemente dal fatto che viva lì o provenga dall’estero. Tuttavia, quando vendi online, i clienti possono trovarsi in diverse città, province e persino paesi o continenti.
Per le imprese italiane, per l’IVA bisogna tenere conto di molteplici fattori, ad esempio se il cliente estero si trova nell’Unione Europea (scambio intracomunitario) o meno e se si tratta di un privato o di una società.
Tutto questo può diventare un po' complicato, quindi consulta il tuo commercialista per delle informazioni dettagliate sulle normative per l’imposta sulle vendite internazionali.
8. Determina i tuoi obblighi fiscali
Gli obblighi fiscali variano a seconda della forma giuridica della tua impresa. Se sei un lavoratore autonomo (ditta individuale, SRL, società di persone), dovrai dichiarare il reddito aziendale nella tua dichiarazione dei redditi personale. Le società per azioni, d'altra parte, sono entità fiscali separate e vengono tassate indipendentemente dai proprietari. Il tuo reddito dalla società per azioni viene tassato come se fossi un dipendente.
Se hai dubbi riguardo ai potenziali obblighi fiscali, è saggio parlare con un professionista fiscale. Nonostante il costo, può farti risparmiare molto tempo e denaro in seguito.
9. Calcola il margine lordo
Migliorare il margine lordo del tuo negozio è il primo passo per guadagnare di più nel complesso. Per calcolare il margine lordo, devi conoscere i costi sostenuti per produrre il tuo prodotto. Per comprendere meglio, diamo rapidamente una definizione sia del costo delle merci vendute (COGS) che del margine lordo.
- Il costo delle merci vendute (COGS) corrisponde alle spese dirette sostenute per produrre i prodotti venduti da un'azienda, quindi sia quelle per l’acquisto dei materiali che i costi diretti della manodopera.
- Il margine lordo rappresenta il totale delle entrate dalle vendite rimanente dopo che l'azienda ha sostenuto tutti i costi diretti per produrre il prodotto o servizio.
Ecco come puoi calcolare il margine lordo:
Margine lordo (%) = (entrate - COGS) / entrate
Puoi anche utilizzare la nostra calcolatrice gratuita per i margini di profitto e inserire i tuoi numeri per un calcolo rapido.
La differenza tra il prezzo al quale vendi un prodotto e il denaro che l'azienda incassa effettivamente è ciò che determina veramente la tua capacità di mantenere aperta la tua attività.
10. Richiedi finanziamenti per piccole imprese
Potresti avere un'improvvisa flessione delle vendite a causa di circostanze esterne incontrollabili, oppure potresti aver bisogno di un aiuto finanziario durante i periodi lenti di un'attività stagionale. I marchi con grandi obiettivi di crescita spesso necessitano di ottenere finanziamenti per investire in nuovi sviluppi del prodotto, inventario, negozi al dettaglio, assunzioni e altro ancora.
Ricorda: per ottenere un prestito per piccole imprese, è probabile che tu debba fornire dei bilanci, almeno un foglio di bilancio e un conto economico, e possibilmente anche un rendiconto finanziario.
Prima di firmare il debito, è importante calcolare il ritorno sull'investimento (ROI) del prestito. Somma tutte le spese che hai bisogno che il prestito copra, il nuovo reddito previsto che otterrai dal prestito e il costo totale degli interessi. Per scoprire il costo totale, puoi utilizzare la nostra calcolatrice della rata di prestito.
11. Trova partner contabili di alta qualità
In qualità di titolare di una piccola impresa, vorrai conoscere le basi dei principi contabili internazionali (IAS/IFRS) per essere in grado di misurare e comprendere meglio le finanze della tua azienda.
Se hai bisogno di un po' di aiuto o di una guida extra per la pianificazione finanziaria, molti contabili e professionisti finanziari per piccole imprese possono aiutarti a ottenere un maggiore controllo sulle tue finanze. Ci sono alcuni tipi di professionisti che potresti prendere in considerazione:
- Commercialista: un commercialista può legalmente effettuare la revisione dei bilanci, la valutazione di aziende e firmare le dichiarazioni dei redditi.
- Esperto contabile: l’esperto contabile tiene la contabilità di un’attività e redigere il bilancio, riconciliando regolarmente i conti e categorizzando le spese.
12. Rivaluta periodicamente i tuoi metodi
Agli inizi, potresti optare per l’uso di un semplice foglio di calcolo per gestire i tuoi registri contabili, ma man mano che cresci, potresti voler considerare metodi più avanzati come QuickBooks. I bilanci finanziari aziendali diventano naturalmente più complessi man mano che l’attività cresce.
È importante valutare di continuo il tempo che dedichi ai tuoi libri contabili e quanto quel tempo costa alla tua attività. Questo è il motivo per cui è così importante imparare le basi della contabilità, anche se non intendi sempre occupartene in prima persona.
Se trovi la giusta soluzione di gestione della contabilità, puoi investire più tempo nell'attività e, potenzialmente, risparmiare denaro.
Migliori software di contabilità per piccole imprese
Ogni titolare di un'attività ha bisogno di un buon software di contabilità per registrare le transazioni finanziarie e risparmiare tempo. I software di contabilità per piccole imprese sono qualcosa che utilizzi per accedere rapidamente e facilmente alle informazioni finanziarie. Ti consentono di controllare i saldi bancari, avere più consapevolezza delle entrate e delle spese, stimare la redditività, prevedere le passività fiscali e altro ancora.
Una volta che colleghi i tuoi conti bancari e le carte di credito aziendali a un software, le transazioni finanziarie dell'azienda appariranno in ordine e saranno raggruppate in categorie. Puoi trovare tutte queste informazioni nel grafico dei tuoi conti.
Una volta che approvi le categorie, le transazioni si sistemano automaticamente nei tuoi bilanci finanziari. Alcune funzionalità da cercare nel tuo software di contabilità includono:
- Integrazioni con le piattaforme. Sicuramente vorrai che il tuo software di contabilità si integri con la tua piattaforma ecommerce, oltre a supportare integrazioni di app di terze parti con strumenti per la gestione dei contratti e altro.
- Reportistica estesa. La maggior parte dei software di contabilità fornisce report di base. Ne vorrai uno che fornisca report avanzati, come quelli su inventario e spese, in modo da poter monitorare rapidamente la salute finanziaria della tua attività.
- Configurazione delle imposte sulle vendite. Sapere quali imposte sulle vendite devi pagare e quanto riscuotere può essere confusionario. I migliori software di contabilità semplificano la contabilizzazione delle imposte sulle vendite.
- Assistenza eccellente. Controlla le recensioni e le valutazioni sull’assistenza per vedere come è il servizio clienti di un'azienda di software. Punta a un supporto 24/7 e ai centri di autoassistenza.
Ci sono molti software di contabilità per piccole imprese intuitivi tra cui puoi scegliere, che vanno dai modelli gratuiti a quelli a pagamento. Puoi anche esplorare lo Shopify app store per trovare un software di contabilità che si integri senza problemi con il tuo negozio ecommerce.
Dai un’occhiata ai seguenti software di contabilità, che rappresentano delle ottime opzioni che potresti utilizzare per gestire i tuoi registri.
QuickBooks Online
QuickBooks Online è un software di contabilità per piccole imprese gestito da Intuit. Puoi usarlo per creare e memorizzare ricevute per le spese, monitorare il tuo reddito e le tue spese e altro ancora.
QuickBooks ti permette di visualizzare tutti i tuoi costi, come quelli per l'inventario e la manutenzione, e ogni vendita che la tua attività effettua nel tempo. Offre anche automazione dell'inventario con il monitoraggio dell'inventario perpetuo, quindi i tuoi costi di vendita e inventario vengono aggiornati ogni volta che effettui una vendita. Puoi anche integrare QuickBooks con Shopify per avere sempre tutto sotto controllo e aggiornato.
Vantaggi:
- App mobile
- Basato su cloud
- Gestione dei contabili
- Monitoraggio dell'inventario
- Separazione delle spese aziendali e personali
SAP Business One
Sap Business One offre un software di gestione finanziaria e un più esteso software di Enterprise Resource Planning, entrambi intuitivi. Tutte le soluzioni e funzionalità a disposizione ti permettono di controllare e pianificare ogni aspetto della tua attività: vendite, risorse, fatturazione, ricavi e molto altro. Hai un’elevata possibilità di personalizzazione della tua soluzione in base alle tue esigenze ed è disponibile un’app mobile.
Vantaggi:
- App mobile
- Numerose funzionalità
- Soluzione altamente personalizzabile
- Possibilità di controllare più aspetti
Zucchetti
Zucchetti è un software di contabilità e gestione delle fatture per piccole e medie imprese. Offre la gestione delle spese, della contabilità, del magazzino, degli ordini e altro ancora. Le soluzioni Zucchetti si possono integrare anche con altri software della tua azienda ed è disponibile una versione cloud utilizzabile da qualunque dispositivo.
Vantaggi:
- Eccellente assistenza clienti
- Numerose funzionalità e soluzioni
- Algoritmi che garantiscono la precisione
- Fatture personalizzabili
Pur non mancando gli strumenti di contabilità e fiscali tra cui scegliere, dovrai optare per lo strumento con cui ti senti a tuo agio e che potrai usare a lungo termine. Puoi sempre cambiare strumento nel futuro, ovviamente, ma questo può essere un processo lungo, evitabile quando possibile.
Conosci i tuoi numeri per far crescere la tua attività
Avviare un'attività può essere un processo faticoso. Facendo tutto il necessario riguardo a banche, gestione delle transazioni, raccolta fondi e altre questioni di contabilità, avrai le finanze del tuo nuovo negozio in perfetto ordine fin dall'inizio. Dall'apertura del giusto tipo di carta di credito aziendale alla determinazione di quanto reddito otterrai per prodotto, le attività di contabilità contribuiranno tutte al successo della tua piccola impresa, ora e man mano che cresce.
Contabilità per piccole imprese: domande frequenti
Come mi occupo della contabilità per la mia piccola impresa?
Puoi creare registri contabili di base in un foglio di calcolo, anche se questa è una modalità più noiosa, soggetta a errori manuali e che richiede più tempo rispetto a un software di contabilità completo per piccole imprese. Molto probabilmente deciderai di tenere traccia delle spese e del reddito in una piattaforma sicura basata su cloud.
Quanto dovrei pagare un commercialista per la mia piccola impresa?
I commercialisti per piccole imprese possono comportare prezzi differenti, a seconda di diversi fattori. Soprattutto, i costi varieranno se decidi di assumere un commercialista interno, a cui pagare lo stipendio, o di esternalizzare a un libero professionista.
Cosa fa un commercialista per i proprietari di piccole imprese?
Un commercialista per piccole imprese può gestire ogni aspetto della contabilità della tua attività e può fare molte cose, tra cui:
- Firma gli atti costitutivi della tua attività
- Firma la tua dichiarazione dei redditi
- Scrive lo statuto delle società
- Effettua la revisione dei bilanci
- Effettua la valutazione di aziende
- Esegue le revisioni dei conti
- Redige il bilancio
- Fornisce consulenze fiscali
- Tiene la contabilità della tua attività
- Compila i modelli FP24 per il pagamento di tasse e contributi
Cosa fa un contabile per una piccola impresa?
Un esperto contabile può gestire diversi aspetti della contabilità delle piccole imprese (meno di un commercialista),ad esempio:
- Esegue la valutazione aziendale
- Esegue le revisioni dei conti
- Redige il bilancio
- Fornisce consulenze fiscali
- Tiene la contabilità della tua attività
- Compila i modelli FP24 per il pagamento di tasse e contributi
- Si aggiorna sempre sulle nuove leggi e sui nuovi regolamenti
