Emprender un negocio implica asumir muchas responsabilidades: desarrollar nuevos productos, conectar con los clientes, gestionar al personal, estar al día con las últimas tecnologías… No es de extrañar que, con tanto trabajo, muchos emprendedores opten por centrarse en lo más importante del negocio, delegando en otras empresas los aspectos secundarios.
Por ejemplo, si tienes una marca de ropa, te interesará crear una imagen de empresa sólida a través del marketing de influencers y los embajadores de marca, pero también necesitarás la ayuda de la optimización para motores de búsqueda (SEO) si quieres aumentar el tráfico de tu sitio web. Dedicarte a todo podría agotar rápidamente los recursos internos de tu empresa, así que ¿por qué no encargárselo a otros? La externalización u outsourcing te permite centrarte en lo que sabes hacer mejor y aprovechar las capacidades de otros expertos ajenos a tu empresa.
En este artículo profundizaremos en cómo la externalización u outsourcing afecta al funcionamiento de un negocio, sus ventajas y desventajas y los tipos de subcontratación que existen.
¿Qué es la externalización u outsourcing?
La externalización consiste en delegar determinadas tareas o procesos de una empresa a un tercero, por ejemplo, ya sea un profesional independiente o una agencia. Esta fórmula se emplea para subcontratar servicios más allá de las competencias principales de una empresa, aprovechando los conocimientos y la experiencia de otras empresas especializadas. De este modo es posible mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar el rendimiento de tu negocio.
Los servicios de outsourcing son muy variados, desde soporte IT hasta servicios de atención al cliente, producción o marketing digital.
¿Outsourcing onshore vs. outsourcing offshore?
A la hora de externalizar un servicio, existen dos tipos de soluciones:
- Outsourcing onshore: Este tipo de externalización u outsourcing implica la contratación de una empresa externa especializada para que se encargue de gestionar diferentes tipos de tareas. Este proveedor de servicios se encuentra en el mismo país que el de la empresa que lo subcontrata. Es la estrategia por la que optan quienes dan prioridad a la eficiencia, aprovechando al máximo los conocimientos de su proveedor.
- Outsourcing offshore: Quienes tienen un mayor interés por reducir costes suelen recurrir a este otro tipo de externalización. El outsourcing offshore consiste en contratar los servicios de un proveedor que se ubica en un país diferente al de tu empresa, donde las condiciones de contratación resultan más económicas. Esta forma de externalización u outsourcing implica también una deslocalización geográfica de las actividades de la empresa.
Beneficios de la externalización
- Reduce los costes de tu empresa
- Accede a un amplio mercado de profesionales expertos
- Concéntrate en las áreas estratégicas de la empresa
- Aumenta de la eficiencia operativa
- Consigue una mayor flexibilidad organizativa
La externalización u outsourcing se ha convertido en un aspecto clave de las estrategias empresariales actuales, y sus ventajas son evidentes. Recurrir a los servicios de proveedores especializados en determinadas áreas permite a las empresas concentrarse en otros aspectos importantes del negocio. Además, la externalización es un concepto amplio que se extiende tanto a las operaciones empresariales como a los conocimientos adquiridos durante el proceso. Cada aportación es una contribución al crecimiento del negocio y a su eficiencia operativa.
Estas son las principales ventajas del outsourcing:
Reduce los costes de tu empresa
Uno de los principales motivos por los que las empresas recurren a la externalización es la reducción de costes, sobre todo los costes laborales. Trabajar con empresas externas permite reducir los costes fijos y operacionales de la empresa, haciendo que tu modelo de negocio sea más rentable y sostenible desde el punto de vista financiero.
Accede a un amplio mercado de profesionales expertos
La externalización te brinda acceso a un gran número de profesionales especializados fuera de la plantilla de tu empresa. Esto resulta particularmente útil en el ámbito del desarrollo de software, en el que la experiencia es fundamental. Aprovechar los recursos de una empresa externa especializada te permite sacarles más partido a esos conocimientos y habilidades, obteniendo un nuevo punto de vista sobre el desarrollo de tus operaciones empresariales.
Concéntrate en las áreas estratégicas de la empresa
El talento y los recursos más importantes de tu empresa deben orientarse a los puntos clave de su funcionamiento. Para otros aspectos secundarios, como las tareas administrativas o el soporte técnico, puedes recurrir a un proveedor externo. Esta estrategia te permitirá aprovechar mejor tus recursos y tu energía en áreas tan importantes como el desarrollo de producto y mantener así tu ventaja competitiva.
Aumenta tu eficiencia operativa
La externalización u outsourcing favorece a la eficiencia y a la productividad de las operaciones empresariales. Por ejemplo, puedes delegar la gestión de tu departamento de IT a una empresa externa y asegurarte el mantenimiento y la actualización de tus equipos y sistemas. Con sus medidas de ciberseguridad, la resolución rápida de problemas y las actualizaciones regulares, obtendrás una mayor fluidez y fiabilidad en tus operaciones.
Consigue una mayor flexibilidad organizativa
El outsourcing es sinónimo de adaptabilidad y escalabilidad. Gracias a los diferentes modelos de externalización existentes puedes ajustar las operaciones de tu negocio con agilidad y eficiencia. Esto te permite adaptarte con facilidad a los cambios en la demanda del mercado.
Por ejemplo, las empresas del sector retail aprovechan el potencial del outsourcing para ampliar rápidamente su equipo de atención al cliente en la temporada alta de ventas. De este modo pueden garantizar una respuesta rápida a las dudas de los compradores sin las complicaciones que supone contratar más personal fijo en la empresa. Tanto en las estrategias de externalización offshore como en las onshore, esta flexibilidad te permite ampliar tu capacidad operativa siempre que lo necesites.
Retos, riesgos y desventajas del outsourcing
- Supera las barreras comunicativas
- Garantiza el control de calidad
- Gestiona la seguridad y la privacidad de la información
- Fomenta las relaciones de externalización
- Evita el daño reputacional
La externalización u outsourcing tiene muchas ventajas, pero también implica afrontar ciertos retos. Este tipo de prácticas empresariales, especialmente en el outsourcing offshore, exigen estar atentos a todos los detalles para que su implementación sea un éxito. Estos son algunos de los riesgos y desventajas que no deberías pasar por alto:
Supera las barreras comunicativas
Una buena comunicación con la empresa externa es fundamental, sobre todo en el outsourcing offshore. Las barreras culturales e idiomáticas, así como los diferentes husos horarios, pueden complicar la interacción entre tu empresa y tu proveedor de servicios externos.
Establece canales y protocolos de comunicación eficientes que garanticen que todas las partes implicadas en el proceso trabajan de forma coordinada. Para ello también te resultarán de utilidad las reuniones y actualizaciones de estado recurrentes, con las que evitarás malentendidos y promoverás una colaboración más fluida.
Garantiza el control de calidad
Aunque no realices el trabajo de forma directa, es muy importante que supervises el proceso. Pero asegurar que la empresa de outsourcing cumple con los estándares de calidad de tu negocio puede convertirse en todo un reto.
¿Cómo afrontar este desafío? Establece pautas de calidad claras y monitorízalas para garantizar el nivel de calidad que exige tu proyecto. Trabajar estrechamente con la empresa proveedora de servicios te permitirá asegurar que esta se alinea perfectamente con tus objetivos.
Gestiona la seguridad y la privacidad de la información
La externalización u outsourcing implica compartir con terceros cierta información sensible de tu negocio. Para evitar riesgos con el uso de estos datos, aplica los protocolos de seguridad necesarios y asegúrate de que tu proveedor de servicios cumple con las leyes de protección de datos. Si subcontratas a una empresa para la gestión remota de tus sistemas y tu infraestructura IT, verifica que esta dispone de todas las herramientas para ofrecer un servicio seguro y proteger tu información.
Fomenta las relaciones de externalización
La relación sólida entre tu empresa y tu subcontrata es esencial para garantizar el éxito a largo plazo. Esto va más allá de las condiciones contractuales: exige respeto, entendimiento y cooperación.
La fluidez en la comunicación, las expectativas claras y el enfoque colaborativo te ayudarán a fomentar una buena relación. Piensa en tu proveedor de servicios como en una extensión de tu propio negocio, y trabaja estrechamente con él para alcanzar objetivos comunes.
Evita el daño reputacional
Existe cierta controversia en torno a la externalización u outsourcing, sobre todo en lo que respecta al outsourcing offshore. En ocasiones se percibe como una amenaza para el empleo local o como explotación laboral en el país de contratación de estos servicios. Asegúrate de que tus contratos de outsourcing garantizan unas condiciones laborales dignas para los trabajadores de la empresa proveedora.
En sectores como el de la fabricación, en el que las decisiones de externalización están muy reguladas, la transparencia con el cliente y con todas las partes implicadas es fundamental para mantener la reputación de tu negocio. Evalúa el impacto que la externalización tiene en tu imagen pública, y asegúrate de cumplir con unas las condiciones laborales óptimas, tu responsabilidad medioambiental y la ética empresarial en general.
Tipos de externalización u outsourcing
- Externalización de procesos de ingeniería
- Externalización de procesos legales
- Externalización de la tecnología de la información
- Externalización de la gestión de Recursos Humanos
- Externalización de la producción
- Externalización del proceso de negocio
Dependiendo del sector en el que te muevas y de las necesidades particulares de tu negocio, existen diferentes tipos de externalización u outsourcing. Es habitual la subcontratación de servicios relacionados con la gestión de Recursos Humanos de una empresa, los temas legales o de IT y la fabricación. Cada tipo de outsourcing ofrece sus ventajas:
Externalización de procesos de ingeniería
Subcontratar a una empresa que se encargue de los procesos de ingeniería te permitirá aprovechar su experiencia en el sector y reducir el coste de mantener un equipo propio. Este tipo de outsourcing implica la contratación de expertos o agencias externas para que se encarguen de diferentes tipos de tareas de ingeniería, desde el diseño hasta la implementación.
Externalización de procesos legales
La externalización de procesos legales (LPO, por sus siglas en inglés) se emplea para que te resulte más sencillo cumplir con las normativas vigentes. Entre los servicios ofrecidos por los proveedores externos están la revisión de documentación, la investigación y el análisis de temas legales. Esta estrategia de outsourcing supone un gran ahorro y te brinda acceso a empresas y bufetes de abogados especializados en la materia.
Externalización de la tecnología de la información
El outsourcing de la tecnología de la información (IT, por sus siglas en inglés) consiste en delegar en terceros funciones como la gestión de datos, el desarrollo de software específico o la ciberseguridad. El outsourcing de IT te permite ahorrarte los costes que supone la contratación y la formación de trabajadores en esta área. Es un modo más sencillo de acceder a las tecnologías más actuales y a profesionales especializados.
Externalización de la gestión de Recursos Humanos
Los proveedores de servicios de RR. HH. realizan tareas administrativas como el pago de nóminas, la contratación de empleados y otras gestiones relacionadas con temas laborales. La externalización de estos servicios suele traducirse en una mejora en la eficiencia del área de RR. HH. de la empresa: fomenta el cumplimiento de la normativa laboral y facilita la gestión de las prestaciones para los empleados.
Externalización de la producción
La fabricación de productos es un proceso complicado. La estrategia de externalización de la producción suele ser el modo más económico y efectivo de afrontar los procesos de producción con ayuda de expertos especializados.
Este tipo de outsourcing se puede emplear tanto para la fabricación de piezas individuales como para la obtención del producto completo. El coste de estos servicios varía en función de cuáles sean tus necesidades y de dónde se lleve a cabo el proceso de fabricación. En cualquier caso, te permitirá centrarte en otros aspectos esenciales de tu negocio como el diseño o el marketing, potenciando tu ventaja competitiva.
Externalización del proceso de negocio
El outsourcing del proceso de negocio (BOP, por sus siglas en inglés) consiste en delegar una parte específica de la actividad de tu empresa a una empresa externa. La introducción de datos en el sistema, la contabilidad o la atención al cliente son algunos de los servicios más contratados. Para que esta colaboración sea un éxito, es importante establecer unas condiciones de servicio claras y bien definidas.
Preguntas frecuentes sobre el outsourcing
¿La externalización es lo mismo que la deslocalización?
La externalización consiste en delegar ciertas tareas a un proveedor externo, dentro o fuera del país de la empresa que contrata estos servicios. La deslocalización implica trasladar una parte concreta del funcionamiento del negocio a otro país, generalmente con el objetivo de ahorrar costes. A menudo estos dos tipos de estrategia se solapan en los procesos de externalización, pero difieren en lo que respecta a su enfoque geográfico.
¿Por qué el outsourcing genera controversia?
Existe cierta tendencia a relacionar la externalización de servicios con la pérdida de empleo local, la explotación laboral y la precariedad. En ocasiones, la externalización genera dudas en cuanto al control de calidad que se realiza, sobre todo en subcontratas con países en los que no existe una regulación firme al respecto.
¿Cuáles son algunos ejemplos comunes de externalización u outsourcing?
Entre los tipos de outsourcing más habituales están los servicios de atención al cliente. Muchas empresas externalizan estas tareas para garantizar una mejor atención a las dudas y necesidades de sus clientes.
