Cómo dejar de perder el tiempo e invertirlo en acciones para mejorar

Para los emprendedores especialmente, postergar y dejar todo a último minuto puede convertirse en un problema regular al momento de realizar la planeación de trabajo, haciendo necesario tomar ciertas medidas para asegurar que esto no se interponga en su camino y no dejar una idea perdida.

Como yo, probablemente seas de esas personas que de repente pierde demasiado tiempo y no hacer nada productivo.

En la escuela era de las personas que no comenzaba un proyecto hasta un día antes de entregarlo. En casa, lavaba los platos hasta que no entrara uno más en el lavaplatos. Dejar a un lado tareas importantes fue un problema bastante serio en mi vida y sé que no estoy solo en esto.

He hablado con otras personas iguales a mi –procrastinadores en pocas palabras– que van desde estudiantes hasta emprendedores y creativos que se rehúsan a comenzar un proyecto hasta que tienen la fecha de entrega en su cara. La única cosa que he aprendido de postergar tareas es que en realidad nunca aprendemos.

Para los emprendedores especialmente, postergar y dejar todo a último minuto puede convertirse en un problema regular al momento de realizar la planeación de trabajo, haciendo necesario tomar ciertas medidas para asegurar que esto no se interponga en su camino y no dejar una idea perdida.

Pero el primer paso en este camino es entender por qué ponemos las cosas importantes a un lado.

¿Por qué procrastinar?

Contrario a las creencias populares, no es necesario que seas flojo para postergar tareas.

De acuerdo a Joseph Ferrari, profesor de psicología en la Universidad DePaul, existen tres tipos de procrastinadores:

• Aquel al que le emociona la experiencia de dejar todo a último minuto. Quiere sentir esa adrenalina, similar al sentimiento de haber desactivado una bomba de último minuto.
• El que posterga todo porque tiene miedo de ser juzgado, de las consecuencias al fracaso y aunque sea difícil de creer, al éxito.
• El indeciso, que posterga todo como producto de un nivel de perfeccionamiento, sintiendo la necesidad de aprovechar cada segundo para hacer el mejor trabajo posible.

La mayoría de nosotros probablemente hemos caído en cualquiera de estas tres categorías en diferentes situaciones.

Y de vez en cuando lo resolvemos y nos organizamos, adelantamos tareas;  pero solo es cuestión de tiempo para volver a recaer. La única manera de superar la procrastinación es estar consciente de que está en nuestras vidas y desarrollar maneras de trabajar con ella.

Si tienes tendencia a poner las tareas importantes a un lado y quieres cambiar, a continuación te proporcionamos algunas estrategias de mejora probadas que puedes adoptar.

Crea el sentimiento de “pánico de último minuto”

Una de las razones por las que postergamos tareas es experimentar la emoción de ir contra reloj. De alguna manera nos condicionamos a pensar que trabajamos mejor bajo presión.

Estas “experiencias de último minuto” nos forzan a tomar decisiones que quizá de otra manera hubiéramos pensado y con las que hubiéramos trabajado con tiempo y eficiencia.

Una manera de inducir el pánico de último minuto es tener fechas límite anticipadas a la fecha límite real de entrega. Con esto nos obligamos a terminar las tareas con anticipación.

Es falso que las fechas límite no funcionen; de hecho puedes realizar la planeación de tu trabajo y dividirlo en pequeñas tareas que manejar a través de un reloj que mida cuanto pasas en cada actividad. La sensación de apuro que impulsa el reloj es una excelente manera de crear presión cuando no existe alguna.

1. Click Timer es una extensión de Chrome que te puede ayudar a ir en contra del reloj y así cumplir metas a tiempo.

Cualquier cronometro funciona, pero el punto aquí es que utilices uno para que puedas enfocarte en cumplir una tarea, simulando la presión de entregarla. Si algo “debería tomarte una hora”, es la mejor manera de asegurarte de respetar esta idea.

Escribe tus planes (de preferencia a lápiz)

Muchos de nosotros ponemos en pausa tareas debido a que nos gusta mantener nuestras opciones de trabajo abiertas y permitir que la vida (o el tiempo) nos forcé a tomar decisiones y así terminarlas.

Para los procrastinadores, tener un calendario no es opción porque no los mantienen actualizados y las listas de “tareas por hacer” se convierten en “Tareas que cumplir mañana”. Es importante para procrastinadores crónicos organizarse de una manera que incluya acciones flexibles, un poco de improvisación y el inevitable caos de la vida. Para eso existen herramientas de gestión de proyectos.

Es por eso que recomendamos Trello –que te proporciona control total a la hora de manejar tareas propias, de tu equipo, proyectos o un negocio completo. Lo mejor, ¡es gratis!

Por si no sabes cómo comenzar, prueba este template de Trello, basado en un sistema de actualmente utilizo en mi vida cotidiana.

Es sencillo crear un board, añadir tareas como tarjetas a diferentes listas, asignar fechas de entrega si es necesario y hasta ver como tus cards van desapareciendo si sigues ignorando esa tarea. Trello se convierte también en un calendario para que puedas visualizar las fechas de entrega que tienes pendiente.

Consejo: Comienza una card la lista de tareas por cumplir incluyendo un solo verbo relacionado y una imagen que represente que debes hacer.  Recuerda que debes cumplir acciones (“Escribe la descripción del producto”) en lugar de pendientes (“descripción de producto”).

Elige maneras productivas de procrastinar

Es típico que al postergar sientas que debes obtener cierta remuneración al realiza una acción.  Todo lo que no cumpla esta expectativa se convierte en un problema más que algún día se tiene que resolver.

Naturalmente, una manera de lidiar con este problema –especialmente cuando se trata de tareas sencillas como publicaciones en redes sociales– es encontrar una manera de cumplir con lo que tienes al relacionarlo con alguna tarea con la que te sientes a gusto.

Escucha música o un podcast, ve tu película favorita en Netflix, haz algo que no requiera tu atención completa y en donde tengas un espacio para cumplir con tus pendientes.

Puedes averiguar 12 cosas que hacer para mejorar tu negocio mientras ves Netflix.

Otra estrategia de mejora es practicar la procrastinación estructurada: entiende que tienes un problema y acéptalo, para así buscar alternativas productivas para cumplir con tus pendientes.

No solo porque “se supone que deberías estar haciendo algo” signifique que no eres productivo –por ejemplo, si en lugar de leer un blog para aprender nuevas habilidades estás lavando platos o en lugar de construir tú tienda online estás terminando un reporte para tu jefe. Siempre que puedas limita tus tareas, relaciona aquellas que contribuyan a lograr la misma meta y cúmplelo.

En lugar de tener una hoja en blanco y tratar de obtener un nombre o lema para tu negocio, ¿Por qué no utilizas ese tiempo para hacer otra cosa que te ayude a cumplir tu objetivo? Puedes comprar el template perfecto para tu tienda online y así tener una tarea más completada, la cual no requiere de mucho trabajo.

Aguanta el impulso de “Iniciar”

“Iniciar” es casi siempre la kriptonita de un procrastinador: es una palabra que debilita inmediatamente. Pero una vez que se supere y se logre llegar a la zona correcta, detener tus acciones es igual de difícil que comenzar.

Cada persona tiene rituales especiales para llegar a su zona de tranquilidad, aunque esto signifique salir de casa y trasladarse a un lugar específico de trabajo o despertarse a las 5 de la mañana para trabajar un poco.

Un truco bastante útil para muchas personas (incluyéndome) es escuchar la misma canción las veces que quieras; esto impulsa un estado de intensa concentración. Solo trata de conocer la letra.

Ryan Holiday, junto con otros emprendedores, se enfoca en esta estrategia:

“La música en repetición te pone en un estado emocional –mientras que simultáneamente estás consciente de tu alrededor”

Adopta una mentalidad de “transportar”

Procrastinar es casi siempre un término relacionado con flojera. Pero aun los trabajadores más aferrados suelen postergar tareas, aunque por diferentes razones.

Muchos emprendedores se han puesto como meta el lograr ser “perfectos”, lo que puede llegar a ser una pérdida de tiempo.

Acostúmbrate a vivir sin tener todo funcionando a la perfección, especialmente si es algo que puedes fácilmente puedes cumplir posterior a solicitar algún tipo de retroalimentación y así hacer mejoras más informado.

Priorizar tareas y realiza la planeación de trabajo basado en lo que debes terminar lo más pronto posible, lo que tenga que esperar un poco y lo que necesites hacer antes de que puedas avanzar.

Enviar correos es un ejemplo de tarea que requiere poco esfuerzo, pero casi siempre es una tarea que dejamos a un lado. Esperar una respuesta tiene el potencial de convertirse en un cuello de botella. Mantén eso en mente y pelea contra el deseo de dejar a un lado esta tarea.

Conquista la procrastinación (preferible ahora que después)

Las personas que postergan tareas casi siempre son de carácter flexible, que trabajan bien bajo presión y saben cómo improvisar ante situación de caos. Después de todo, su rutina diaria se basa en situaciones difíciles.

Pero también tiene su lado feo. La calidad del trabajo puede sufrir y el efecto de estrés puede formar situaciones innecesarias que afecten a la salud. Así que es un problema importante que abordar.

El deseo de postergar tareas es algo difícil, pero la siguiente vez que aparezca mantente firme y di “Hoy no”. La mejor manera de cambiar tu futuro es siempre actuando en el presente.

Si tienes otros consejos, me gustaría leerlos en la sección de comentarios.

Acerca del autor

Braveen Kumar es Content Marketer en Shopify, en donde escribe acerca de temas de ecommerce y emprendimiento. Síguelo en Twitter.