A medida que tu negocio se desarrolla y adquiere complejidad, es probable que te interese más modificar la forma jurídica con la que trabajas. Registrar una empresa es un proceso relativamente sencillo que te permitirá seguir desarrollando tu actividad con mayor seguridad legal y financiera, así como inspirar más confianza en tus clientes.
¿Todavía estás planificando tu idea empresarial? Consulta esta guía detallada de 13 pasos antes de pensar en la forma jurídica de tu negocio. Una vez que tengas claros los aspectos básicos, será el momento de darle forma legal a tu proyecto.
¿Cómo registrar una empresa en España?
- Decide qué forma jurídica le quieres dar a tu empresa
- Escoge una denominación social
- Firma la escritura pública
- Solicita un NIF para tu empresa
- Inscribe tu empresa en el registro mercantil
En España, el proceso para registrar una empresa se demora alrededor de 15 días para obtener la escritura de constitución y unos 40 días para empezar a operar. Pese a no ser un procedimiento complejo, exige recopilar, cumplimentar y presentar diversos documentos. En este artículo encontrarás toda la información necesaria para no saltarte ningún paso.
1. Decide qué forma jurídica le quieres dar a tu empresa
¿Cuál es la modalidad legal con la que quieres llevar a cabo tu actividad económica? En España existe casi una veintena de formas jurídicas para una empresa. Estas son las cuatro principales:
- Empresario individual: es lo que se conoce como autónomo. En esta modalidad eres responsable único del negocio, desde el punto de vista legal y financiero. Es la forma más común en negocios muy pequeños (1-3 trabajadores) y no existe obligación de inscribirse en el Registro Mercantil.
- Sociedad de responsabilidad limitada (SL): en esta fórmula se requiere de al menos un socio en la empresa y un capital mínimo (actualmente es simbólico y basta con 1 euro). Es la modalidad más adecuada para pymes.
- Sociedad anónima (SA): es una sociedad mercantil para la que se necesita un socio y un capital de 60.000 euros. Su estructura es más compleja, pero ofrece más posibilidades en cuestiones de financiación.
- Comunidad de bienes: se constituye con al menos dos socios y sin una aportación de capital mínimo, puesto que no se aporta dinero sino bienes. Las responsabilidades se reparten entre todos los comuneros y es una modalidad bastante empleada en las empresas familiares.
¿Cómo determinar la forma jurídica que más te conviene? Deberás valorar aspectos como el tipo de actividad, la cantidad de socios, las necesidades económicas de la empresa, las cuestiones legales y fiscales… Un buen punto de partida para tener todo claro antes de decidir es tener redactado un plan de negocio detallado.
2. Escoge una denominación social
Para registrar tu empresa necesitarás un nombre, y para asegurarte de que ese nombre no está registrado con otra empresa, deberás obtener una certificación negativa de empresa. Es un trámite obligatorio que puedes realizar por varias vías:
- Cumplimentando el formulario del Registro Mercantil de manera presencial, por correo ordinario o por vía telemática (formulario web o email).
- Mediante notario.
Si el nombre ya está registrado, deberás buscar otro. Puedes buscar inspiración en el generador de nombres de empresa de Shopify. Gracias a la IA, en apenas un par de clics tendrás un nombre genuino para tu negocio.
A la hora de elegir un nombre para tu empresa, piensa también en:
- Redes sociales: procura escoger un nombre que te identifique de forma singular e inequívoca.
- Nombre de dominio: es recomendable que el nombre de tu negocio coincida con el nombre del dominio de tu sitio online. Asegúrate antes de que está disponible.
Con todo, la denominación social no tiene por qué ser la misma que el nombre comercial de tu empresa. Pero lo habitual es que exista cierta relación.
3. Firma la escritura pública
La escritura de constitución de una empresa tiene que estar firmada por todos los socios ante notario. Es un documento que incluye toda la información relevante del negocio, desde su denominación social (con la garantía de que es exclusiva porque ya dispondrás de tu certificación negativa de empresa), hasta el número de socios y los estatutos sociales de la empresa (operaciones, normas y procedimientos para su gestión).
Para evitar eventuales conflictos de intereses, es importante que todos los aspectos del funcionamiento de la empresa queden bien detallados en sus estatutos. Esto incluye cuestiones como el reparto de beneficios o la votación de decisiones.
4. Solicita un NIF para tu empresa
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, deberás comunicar a Hacienda la constitución de la empresa. Para poder registrar una empresa antes debes darla de alta en el Impuesto de actividades económicas a través del modelo 036.
Antes de empezar a operar con la nueva empresa constituida (prestar/recibir servicios, vender/comprar bienes, contratar personal…) necesitarás un número de identificación fiscal (NIF). Este se debe solicitar en el plazo de un mes a partir de la firma de la escritura pública.
El trámite para la solicitud del NIF se puede realizar telemáticamente a través de la Sede de la Agencia Tributaria, con la copia de la escritura y de los estatutos. Inicialmente obtendrás un NIF provisional y, en 6 meses, el NIF definitivo.
5. Inscribe tu empresa en el registro mercantil
La competencia jurídica plena solo se obtiene al registrar la empresa en el Registro Mercantil Provincial que corresponda al domicilio social de la empresa constituida. La inscripción se puede solicitar un mes después de suscribir la escritura pública y será necesaria la presentación de dicha escritura y del NIF (como ves, todos los pasos van encadenados).
Dependiendo del tipo de forma jurídica que haya adoptado tu empresa, es posible que debas presentar otra documentación, como el modelo 600 (liquidación del Impuesto de transmisiones patrimoniales).
Consejos para registrar una empresa
La burocracia suele ser lenta e implica la presentación de una considerable cantidad de información. Estos tres consejos te ayudarán a sobrellevar mejor la espera y acabar con éxito el proceso de registrar una empresa.
Organízate
Antes de empezar a rellenar formularios, haz una lista con toda la documentación que necesitas: información básica del negocio, licencias, tasas, modelos… Tenlo todo a mano antes de iniciar el proceso para que todo sea más fluido.
Contrata ayuda
Registrar una empresa puede ser más complicado en el caso de negocios relacionados con la industria pesada, la alimentación o los productos de parafarmacia. En estos casos, lo más recomendable es ponerse en manos de un abogado o asesor experto en la materia que pueda orientarte mejor sobre las condiciones particulares de este tipo de registro. Existen plataformas especializadas como Legify que pueden ponerte en contacto con los perfiles más adecuados para tu caso particular.
Mantente al día
Consulta las fuentes oficiales (p. ej., el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa) para estar al tanto de la información más reciente relativa a tu sector. También es importante que revises cuáles son los requisitos para registrar una empresa, ya que ciertos aspectos pueden variar de un año a otro. Y no olvides diseñar un calendario con alertas para cumplir con tus obligaciones fiscales y tributarias en tiempo y forma.
Pon en marcha tu empresa con Shopify
Ahora que ya sabes cómo registrar una empresa llega la parte más divertida: ¡gestionarla! En Shopify encontrarás herramientas e integraciones que te permiten tener bajo control los aspectos clave de tu negocio. Escoge entre miles de aplicaciones de terceros y diseña un centro de gestión virtual de tu empresa totalmente personalizado.
Descargo de responsabilidad: esta guía tiene carácter meramente informativo y no constituye un asesoramiento legal o fiscal profesional. Consulta con un gestor o un abogado cuáles son los requisitos específicos de tu país para registrar una empresa. Shopify no se hace responsable del uso particular que hagas de esta guía.
Preguntas frecuentes sobre cómo registrar una empresa
¿Puedes poner en marcha un negocio sin registrarlo?
Si gestionas tu negocio como autónomo, no es necesario que constituyas una empresa. No obstante, deberás formalizar tu condición de trabajador autónomo dándote de alta en la Seguridad Social y en Hacienda (modelos 036 o 037). Además, deberás pagar tus cuotas mensuales como trabajador por cuenta propia. Con posterioridad, si tu negocio prospera y tu estructura de trabajo se amplía, podrías plantearte la posibilidad de constituir una empresa.
¿Me conviene registrar mi empresa?
Si trabajas como autónomo (por cuenta propia) y tienes en orden toda tu documentación, no es obligatorio. Sin embargo, registrar tu empresa puede ser beneficioso en algunos casos. Al constituir una empresa no solo podrás acogerte a otro tipo de ventajas fiscales y tener más facilidad de financiación, sino que generarás una imagen de mayor credibilidad ante tus clientes.
¿Debo dar de alta mi negocio en Hacienda?
Con independencia de la forma jurídica que adoptes para poner en marcha tu negocio, deberás comunicar a Hacienda la actividad empresarial o profesional que realizas. De esta comunicación se derivan ciertas obligaciones fiscales y tributarias que deberás cumplir de forma periódica y para las que siempre viene bien el respaldo de una gestoría.
¿Cuánto cuesta registrar una empresa en España?
Para registrar una empresa en España deberás hacer frente a dos tipos de gastos. Por un lado, la escritura pública ante notario, cuyo coste ronda los 300-500 euros. Por otro lado, las tasas de inscripción en el Registro Mercantil, que están en torno a los 60 euros (dependiendo de la provincia). Los costes se pueden incrementar en función de la complejidad de la estructura de la empresa (que aumenta/disminuye los honorarios del notario) y de si contratas asesoramiento profesional (abogado o gestoría).
