Ya sea porque estés empezando un negocio o gestionando uno existente, probablemente tengas un plan de negocio que articule la misión de tu organización, su propuesta de valor, el público objetivo, los objetivos de la empresa y las proyecciones financieras; en esencia, el “quién”, “qué” y “por qué” de tu negocio.
Sin embargo, para tener éxito realmente, necesitas entender los detalles de cómo implementar la visión de tu empresa y cuándo hacerlo.
Si bien puedes tener un plan estratégico que trace la dirección de tu empresa a lo largo de años o incluso décadas, el verdadero éxito depende de enfocar todas las operaciones diarias de tu negocio hacia ese resultado final. Para lograrlo, necesitarás un plan operativo.
¿Qué es un plan operativo?
Un plan operativo (también conocido como plan de operaciones) es un documento que describe los procesos diarios, semanales y mensuales que los equipos y los miembros individuales deben seguir para alcanzar sus objetivos comerciales.
Esencialmente, un plan operativo es un manual de instrucciones que detalla cómo lograrás tu plan estratégico.
Un plan operativo generalmente incluye:
- Una lista exhaustiva de tareas y procesos dentro de tu empresa
- Una explicación detallada del rol y las responsabilidades de cada empleado y departamento (incluyendo el tuyo)
- Un cronograma para completar tus objetivos estratégicos
Planes operativos vs. planes estratégicos
Aunque es fácil confundir la planificación estratégica con la planificación operativa, ambas trabajan en conjunto y ofrecen diferentes beneficios.
- Un plan estratégico define los objetivos estratégicos de una organización, mientras que un plan operativo describe lo que se necesita hacer para alcanzar esos objetivos. Esto significa que, para crear un plan operativo, primero debes tener un plan estratégico.
- Un plan estratégico es de alcance organizacional, mientras que un plan operativo es departamental. Diferentes departamentos tienen funciones únicas para lograr los objetivos organizacionales. Supongamos que tu plan estratégico es aumentar los ingresos en un 10 %. En este caso, el plan operativo del departamento de finanzas puede involucrar el cálculo de márgenes de beneficio, mientras que el departamento de marketing ejecuta campañas y crea materiales para aumentar las ventas.
- La planificación estratégica abarca un período más largo, generalmente de cinco a diez años. En contraste, la planificación operativa detalla las acciones para ejecutar esa estrategia en cronogramas semanales, mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, el plan operativo del departamento de marketing podría incluir un calendario de publicaciones semanales para redes sociales y una revisión mensual de métricas de engagement.
Beneficios de un plan operativo
Para el emprendedor orientado a la acción, un plan operativo puede parecer una distracción inútil sobre el futuro o un documento más que se pierde en Dropbox o Google Drive. Pero eso es más un signo de un mal plan que una crítica al proceso de planificación en general.
Las startups pueden pensar que son demasiado pequeñas para necesitar un plan operativo, y algunas justifican una planificación limitada o nula como una forma de ser “ágiles”. Sin embargo, la falta de planificación (incluyendo un plan operativo) se encuentra entre las principales razones por las que una empresa emergente fracasa.
Los beneficios de la planificación operativa incluyen:
- Menos esfuerzo desperdiciado. Sin un plan operativo, los propietarios de las empresas luchan por mantener a las partes interesadas clave en sintonía, y deben replantear y reajustar las prioridades de los esfuerzos de la empresa a diario. En el mejor de los casos, este proceso consume mucho tiempo y a menudo da lugar a esfuerzos incoherentes e incluso enfrentados, desperdiciando valiosos recursos y convirtiendo un camino rectilíneo en una línea retorcida y errática.
- Mejor trabajo en equipo. Los planes operativos también pueden mejorar el trabajo en equipo al definir claramente las responsabilidades y, por tanto, la forma de rendir cuentas. Cada miembro del equipo comprende mejor su papel y lo que se espera de él. Cada uno puede hacer su parte, y cada parte trabaja para alcanzar los objetivos estratégicos comunes.
- Más colaboración. Un plan operativo también ayuda a identificar información aislada de otras áreas del negocio, dando como resultado equipos multifuncionales diversos que trabajan juntos de manera más efectiva. Por ejemplo, un objetivo estratégico para aumentar los márgenes de beneficio podría, en el plan operativo, pedir al equipo de marketing que aumente la conciencia sobre los productos más rentables. Esa solicitud invita a la colaboración con equipos de ventas o de datos, quienes poseen la información sobre los márgenes del inventario de productos.
- Mayor productividad. Por último, un plan operativo funcional puede mejorar la productividad. Los empleados pueden trabajar más rápido porque saben exactamente lo que tienen que hacer. Las tareas diarias que no se correspondan con los objetivos operativos y estratégicos pueden pasar a un segundo plano en sus agendas.
- Expectativas claras. La falta de claridad de las expectativas y objetivos es una de las claves por las que una empresa no funciona. Un plan operativo bien diseñado tiene el poder de traducir objetivos alcanzables y expectativas claras por escrito, lo que facilita la alineación de todo el equipo hacia las metas organizacionales y resulta esencial para que tus empleados comprendan su papel en el éxito de la empresa.
Para crear un plan operativo, primero necesitas un plan estratégico que identifique los objetivos y cronogramas de tu organización. Cada proyecto y tarea en el plan operativo se relaciona con el “por qué” de tu plan estratégico.
Por ejemplo, si el objetivo estratégico es aumentar los ingresos anuales en un 40 % en dos años, hay muchos proyectos, o elementos del plan operativo, que podrían ayudarte a alcanzarlo. ¿Cómo decides qué proyectos perseguir?
- Mira tus datos. ¿Dónde están las mayores oportunidades?
- Habla con tu equipo. ¿Cuáles son las razones que generan más negativas en ventas o causan más dolores de cabeza para el departamento de atención al cliente?
- Infórmate sobre tu industria. ¿Dónde sugieren los estudios de la industria que las empresas dejan más dinero sobre la mesa? Por ejemplo, alrededor del 70 % de los carritos de compra en ecommerce se abandonan, pero los correos electrónicos de recuperación de carritos abandonados pueden ayudarte a recuperar una parte de esos clientes, ya que tienen unas tasas de alrededor del 50 % de apertura, un 6 % de clics y un 3 % de conversión.
Puedes identificar un conjunto diverso de proyectos potenciales para alcanzar los objetivos de la empresa, tales como:
- Ejecutar una campaña de marketing en redes sociales
- Publicar un recurso descargable para fomentar las suscripciones por correo electrónico
- Implementar un programa de referidos para clientes existentes
- Participar en una feria comercial de la industria
Prioriza los proyectos según su impacto potencial en tu objetivo estratégico, luego asigna responsabilidades a los miembros del equipo, desglosando la planificación del proyecto en tareas diarias ejecutables.
En esta etapa, identifica los recursos necesarios y pregunta a los empleados qué necesitan para completar el trabajo. Por ejemplo, ¿necesitará la persona encargada de ejecutar la campaña social una plataforma de automatización para programar publicaciones con antelación? ¿Necesitará ver estadísticas consolidadas sobre el engagement en las publicaciones?
Divide los resultados deseados en tareas individuales y asigna plazos. Por ejemplo, para crear una campaña en redes sociales, el desglose será algo así:
- El director de ventas identifica productos o servicios a promocionar.
- El contable proporciona un presupuesto operativo para la campaña.
- El director de marketing redacta un informe creativo para establecer el tono de voz y las directrices de comunicación y asigna a los miembros del equipo para ejecutar los activos creativos.
- El redactor prepara tres versiones de texto para probar su engagement.
- El diseñador gráfico crea activos gráficos para la campaña.
Si eres propietario de un pequeño negocio, es posible que manejes todos estos roles y responsabilidades tú mismo. Puede también que, si tienes solo unos pocos empleados, una persona tenga que asumir múltiples funciones. Lo importante es desglosar y asignar las tareas.
Al establecer plazos realistas, es útil obtener la opinión de los empleados, especialmente si una persona está trabajando en múltiples proyectos o en varias partes del mismo proyecto. Pero ten cuidado de no dar a los empleados demasiado tiempo. Las personas tienden a procrastinar cuando tienen plazos largos, y la ley de Parkinson sugiere que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”.
Se perderán plazos. Pero tener un plazo significa que sabrás exactamente cuándo una tarea no se completa a tiempo. De esta manera podrás resolver el problema y volver a encaminar el proyecto. Un proyecto desglosado en tareas con plazos es una buena señal de que tienes un plan operativo sólido.
¿Cómo saber si tu plan operativo está funcionando?
Una vez que tu plan operativo esté en marcha, necesitas medir el impacto de tus esfuerzos a un nivel más concreto. Dos métodos para hacerlo son:
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
También conocidos como métricas clave de rendimiento, los KPI son valores medibles que demuestran la eficacia de una empresa a la hora de alcanzar los objetivos a corto y largo plazo identificados en el proceso de planificación estratégica y operativa.
Por ejemplo, si tu objetivo estratégico es aumentar tu base de clientes, y tu plan operativo incluye ejecutar una campaña de marketing por correo electrónico semanal, algunos indicadores clave que pueden ayudar a medir el éxito incluyen:
- Tasa de apertura de correos electrónicos, que refleje principalmente el potencial del asunto elegido. (Puedes utilizar estas herramientas de email marketing para mejorar tus campañas).
- Tasa de clics, que evalúa la efectividad del texto y la oferta.
- Tasa de conversión de la página de destino, que mide la relevancia de tu página.
Objetivos y resultados clave (OKR)
El modelo de objetivos y resultados clave se basa en una visión ligeramente más amplia de la medición del rendimiento de tus planes operativos. Es decir, en lugar de simplemente identificar las métricas que usarás para evaluar tu planificación operativa, el marco de OKR incluye tanto un objetivo concreto como un hito que determinará si se ha cumplido ese objetivo.
Por ejemplo, un departamento de ventas puede establecer el OKR de reducir la pérdida de clientes al 10 %. En este ejemplo, reducir la pérdida de clientes es el objetivo, mientras que el 10 % es el resultado clave. Ten en cuenta que los OKR incluyen en realidad KPI.
En este caso sería la pérdida de clientes, que es un porcentaje medible de la cuota de clientes que cancelan sus suscripciones durante un período determinado.
Puedes tener OKR centrados en la empresa, departamentales e individuales, todos relacionados entre sí, para que ayuden a conectar el trabajo de los empleados con los objetivos generales.
Perfeccionando tu plan operativo
Finalmente, una vez que completes un proyecto o llegues al final del mes, programa lo que se conoce como una reunión post mortem para revisar tu plan operativo. Durante la reunión, recapitula el proyecto, revisa los resultados y determina qué funcionó y qué no.
Documenta este ejercicio para que puedas identificar las mejores prácticas para alcanzar los objetivos de tu empresa, así como áreas de mejora. ¿Te encargaste de demasiado? ¿Las tareas diarias no fueron articuladas lo suficientemente bien? ¿Hubo una necesidad aguda de un recurso faltante? ¿Los estándares de calidad fueron demasiado altos o demasiado bajos?
Esta información puede ayudarte a construir un mejor plan operativo la próxima vez y puede lograr que el proceso de planificación operativa sea más eficiente. Lo que antes podía llevar días, puede necesitar solo unas horas una vez que tu equipo esté familiarizado con el proceso.
En última instancia, un plan operativo centrado en los detalles conducirá a un proceso que nadie teme, un plan que mantiene a todos en sintonía, y la mejor oportunidad posible para alcanzar los objetivos de la empresa.
Preguntas frecuentes sobre el plan operativo
¿Cuál es el propósito de un plan operativo?
Un plan operativo identifica los procesos y acciones específicos que cada colaborador o departamento debe seguir a diario, semanal o mensualmente para alcanzar tus objetivos comerciales.
¿Qué hace que un plan operativo sea bueno?
Los mejores planes operativos incluyen explicaciones concretas y detalladas de las actividades diarias necesarias para alcanzar los objetivos organizacionales, así como métricas claramente definidas para medir el éxito de esas actividades.
¿Cómo estructurar un plan operativo?
- Identifica los objetivos de la empresa.
- Articula las actividades clave diarias necesarias para alcanzar esos objetivos.
- Define claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Enumera tus suposiciones clave sobre los desafíos a los que se enfrenta tu equipo.
- Decide cómo medirás el éxito a diario, semanal y mensualmente.
