Como propietario de un negocio, realizas todas las tareas administrativas: gestionar pedidos, responder a los clientes, hacer marketing y llevar las operaciones diarias.
Aunque hay muchas razones para emprender, la falta de tiempo no debería ser una de ellas.
Por eso, un asistente virtual debería ser la primera "contratación" que realicen los propietarios de negocios en línea para encargarse de las tareas diarias y los procesos involucrados en la gestión de su negocio, permitiéndoles enfocarse en hacerlo crecer.
Un asistente virtual (AV) es como tener un par de manos adicionales sin los gastos generales de contratar a un empleado a tiempo completo. Si te enfrentas a los “buenos problemas” que trae el crecimiento (como estrés y más tareas tediosas en tu lista de pendientes), puede ser el momento de contratar a un asistente virtual para recuperar algunas horas en tu día.
¿Qué es un asistente virtual y cómo puede ayudarte en tu negocio?
Un asistente virtual es un generalista eficiente que trabaja de forma remota para ejecutar tareas o procesos que se le delegan, como responder correos electrónicos, programar contenido en redes sociales y realizar entradas de datos, a menudo por una tarifa horaria fija o un retainer con un número determinado de horas al mes.
Un AV puede operar como un nómada digital en cualquier parte del mundo, gestionar múltiples clientes y, a menudo, es competente en áreas como redacción de contenido, contabilidad o diseño.
¿Qué tareas puedes delegar en un asistente virtual?
Los asistentes virtuales no asumirán todas las funciones de tu negocio, solo se encargarán de procesos o tareas específicas. Por ejemplo, un asistente virtual no construirá todo tu sitio web, pero puede ayudarte a gestionar partes de tu tienda en línea. Probablemente, no escribirán y gestionarán todo tu contenido, pero pueden ayudarte con la investigación o las actualizaciones de las páginas de productos. Aquí hay otras funciones en las que los asistentes virtuales pueden ayudarte:
- Responder correos electrónicos de clientes, comentarios en redes sociales y llamadas telefónicas
- Realizar tareas de gestión de comunidades, como moderar comentarios en tus anuncios de Facebook o monitorear Twitter en busca de oportunidades de interacción
- Crear listas de contactos de bloggers/influencers basadas en criterios específicos
- Investigar estadísticas y ejemplos para contenido futuro
- Procesar pedidos y devoluciones de clientes (puedes encontrar AVs con experiencia específica en Shopify o entrenarlos sobre cómo seguir un proceso)
- Realizar tareas de contabilidad o entrada de datos desde diferentes fuentes a una única hoja de cálculo
- Hacer llamadas de ventas cuando se les proporciona un guion y pautas sobre cómo responder a preguntas comunes
- Programar reuniones o reservar citas para ti
- Realizar diligencias personales a distancia, como ordenar flores o regalos en línea (algunos servicios de asistentes virtuales les permiten hacer compras en tu nombre)
¿Cuándo deberías contratar a un asistente virtual?
Aunque los AVs no son empleados permanentes, ofrecen una forma asequible de obtener ayuda continua para gestionar tu negocio sin los gastos adicionales de una contratación a tiempo completo (además, sus servicios como contratista son a menudo deducibles de impuestos).
Podrías considerar contratar a un asistente virtual si:
- Estás trabajando en tu negocio más que en tu negocio porque estás abrumado con tareas administrativas y sientes que cualquier persona organizada y capaz podría hacerlo igual de bien desde una computadora.
- Estás dispuesto a gastar entre 100 € y 3.000 € al mes para recuperar tu tiempo, dependiendo de las horas, la zona horaria y las habilidades que necesites para un AV confiable y dedicado.
- Ya conoces las tareas y procesos recurrentes específicos que deseas externalizar, como atención al cliente (por ejemplo, si eres introvertido) o contabilidad.
- Tus mayores debilidades son la organización y la administración. Los AVs son, por oficio, organizados y eficientes, actuando como un “socio de responsabilidad” para muchos emprendedores solitarios cuyas fortalezas están en otros lugares.
- Te sientes abrumado por el crecimiento de tu negocio, eres un padre ocupado o trabajas de 9 a 5 y estás construyendo tu negocio como un proyecto secundario.
Dado que un asistente virtual es un contratista y no un empleado a tiempo completo, depende de ti cuánto tiempo deseas emplearlo. Un beneficio subestimado de emplear a un AV es la capacidad de delegar algunas diligencias no relacionadas con el negocio también.
Puedes contratar a un AV cuando haya un período especialmente ocupado en tu trabajo y vida personal. Aquí hay algunas tareas que puedes delegar:
- Comparar precios para muebles para amueblar tu nuevo lugar
- Crear una hoja de cálculo detallada para la búsqueda de influencers, incluyendo identificadores de Instagram, información de contacto, tamaño de audiencia y tasas de interacción
- Realizar investigaciones para un cuestionario de personalidad y organizarlo en un solo documento
Un asistente virtual puede hacer el trabajo necesario que no disfrutas y liberar el espacio mental (y tiempo) para que puedas abordar el trabajo que sí disfrutas (es decir, la estrategia del negocio).
¿Cuándo no contratar a un asistente virtual?
Contratar a un asistente virtual no significa que alguien vendrá y tomará el control de tu negocio para que puedas disfrutar de semanas laborales de cuatro horas en una playa.
Antes de contratar a un AV, comprende los pasos necesarios para realizar la tarea o proceso que deseas externalizar. Estás confiando en ellos para que representen tu marca, hablen con los clientes, y tal vez incluso realicen pagos en tu nombre, así que necesitarás ser capaz de enseñarles cómo hacerlo.
El trabajo de un asistente virtual no es configurar los sistemas para ti, sino ejecutar dentro de los sistemas que has establecido para ellos.
No deberías contratar a un asistente virtual si:
- No has preparado pautas claras, límites e instrucciones paso a paso. De lo contrario, un asistente virtual puede terminar costándote más tiempo del que te ahorra, porque necesitarás microgestionar su trabajo.
- Necesitas apoyo proactivo especializado. Un solo AV puede tener exposición a diferentes contextos, pero no necesariamente experiencia profunda en el tuyo. Si eso es lo que buscas, considera contratar a un freelancer especializado en su lugar. (Shopify Experts, por ejemplo, son freelancers y agencias que conocen el ecosistema de Shopify al dedillo.)
- No tienes tiempo para invertir en capacitación y retroalimentación. Los grandes AVs terminarán requiriendo menos supervisión con el tiempo. Pero no importa cuánta experiencia tengan, están comenzando un nuevo trabajo y necesitarán capacitación.
- Te lanzaste a la externalización sin considerar la automatización primero. Como regla general, si el proceso que deseas externalizar puede expresarse con “Si ocurre este evento específico, entonces realiza esa acción específica”, probablemente sea más rentable automatizarlo con Apps de Shopify, Zapier u otras automatizaciones e integraciones de software incorporadas.
Automatiza antes de externalizar con Shopify Flow
Shopify Flow te permite eliminar tareas repetitivas automatizando procesos específicos dentro de tu tienda Shopify. Puedes seleccionar un desencadenante dentro de Shopify o una aplicación compatible, elegir una variable a verificar (como un número específico o etiqueta) y luego ejecutar una acción cada vez que se cumplan las condiciones.
Shopify Flow está disponible en los planes Shopify Advanced y Shopify y puede:
- Notificar a tu proveedor o miembro específico del personal cuando el inventario esté bajo
- Enviar una nota de agradecimiento escrita a mano a los clientes que realicen su segundo pedido
- Agregar información de pedidos a una hoja de Google o un tablero de Asana
- Crear lógica ramificada para ejecutar diferentes flujos de trabajo según el escenario
¿Cuánto cuesta contratar un asistente virtual?
Los precios de los asistentes virtuales pueden variar desde $5 hasta más de $50 por hora, siendo los asistentes virtuales con sede en EE. UU. y especializados más caros que los que están en el extranjero y se enfocan en tareas administrativas. Muchos cobran por hora. Algunos cobran un depósito mensual de $500 a $4.000 o más por un número determinado de horas. También existen servicios de asistentes virtuales que cobran por tarea o proyecto; estos servicios pueden ser tan bajos como $20 al mes.
Una tarifa por hora suele ser la mejor opción para comenzar en la mayoría de los casos, especialmente para tareas diarias, así puedes monitorear tus facturas para asegurarte de que haya una salida horaria consistente.
Si eres un emprendedor ocupado y establecido que está dispuesto a pagar una tarifa más alta, también puedes contratar a un asistente ejecutivo, quien puede actuar como tu mano derecha y apoyar tu negocio mientras también se encarga de una amplia gama de tareas empresariales y personales en tu nombre.
La plataforma que utilices para contratar a un asistente virtual también influirá en la cantidad de tiempo que dediques a gestionar esa relación, lo cual también debes considerar junto con el precio.
Algunas plataformas ofrecen:
- Contratos y acuerdos de no divulgación (NDA) integrados
- Portales que permiten a tu AV realizar compras por ti
- Información de inicio de sesión segura y compartición de archivos
- Funciones de seguimiento de tiempo e informes
- Sesiones de estrategia de delegación para ayudarte a integrar un asistente virtual en tu negocio
¿Dónde contratar a un asistente virtual de calidad?
Si bien podrías reclutar a un asistente virtual de la manera tradicional a través de bolsas de trabajo, no hay escasez de mercados de asistentes virtuales, agencias, servicios habilitados por tecnología y contratistas independientes que te ayudarán a encontrar a alguien según tu precio y necesidades.
Aquí hay algunos lugares para comenzar tu búsqueda de un asistente virtual.
1. Mercados de freelancers
Los mercados de freelancers son un buen punto de partida para encontrar un asistente virtual dedicado cuando tienes necesidades específicas en mente y no te importa dedicar algo de tiempo extra para capacitarlos.
Upwork, Guru, y Fiverr son mercados de freelancers populares para contratar a un asistente virtual, y si sigues este camino, puedes priorizar tu industria o especificar habilidades esenciales como parte de tu búsqueda.
Muchos mercados de freelancers incluyen:
- Un sistema de reseñas para asegurar calidad y transparencia
- Una función de chat para compartir archivos y comentarios
- Facturación fácil y pagos globales
- Un acuerdo de no divulgación incorporado en sus términos de servicio
- Pagos a través de un servicio de depósito en garantía, así que solo pagas por el trabajo que se realiza
Precios: $3 a $90 (o más) por hora.
Tareas cubiertas: Lo que necesites hacer, puedes buscar en el mercado para encontrar asistentes virtuales independientes que se especialicen en tu nicho y necesidades.
Mejor para: Emprendedores con precios o habilidades específicas en mente, que tienen tiempo para entrevistar, evaluar y capacitar manualmente a un asistente virtual.
2. Time etc
Time etc conecta a empresas y profesionales ocupados con un asistente virtual dedicado con sede en EE. UU. con experiencia en muchos aspectos de la gestión de un negocio.
La empresa ofrece una prueba gratuita y una garantía de devolución de dinero, por lo que es una opción de bajo riesgo para probar lo que puede hacer un asistente virtual por tu negocio.
Precio: A partir de $310 al mes por 10 horas al mes.
Tareas cubiertas: Los asistentes virtuales de Time etc pueden hacerse cargo de la gestión de correos electrónicos, actualizaciones de sitios web, entrada de datos, gestión de redes sociales, programación de reuniones, redacción de contenido, envío de facturas y gastos, y tareas personales.
Mejor para: Emprendedores que desean un servicio gestionado y precios predecibles para un asistente virtual asequible con sede en EE. UU. que esté disponible durante la semana laboral.
3. Wing
Wing es un servicio de asistente virtual “productizado”. El servicio utiliza tecnología para mejorar la experiencia para ti como usuario con funcionalidades como un generador de flujos de trabajo, compartición de inicio de sesión y un tablero de gestión de proyectos.
Puedes agregar tareas a una cola o construir flujos de trabajo que deseas delegar, y puedes comunicarte con tu AV a través de su plataforma, teléfono, Slack o mensaje de texto.
Precio: A partir de $600 al mes por 80 horas al mes.
Tareas cubiertas: Un asistente virtual de Wing gestionará correos electrónicos, actualizaciones de sitios web, entrada de datos y gestión de redes sociales, y enviará facturas y gastos.
Mejor para: Emprendedores que desean un servicio gestionado y precios predecibles para asistentes virtuales asequibles con sede en EE. UU.
4. Fancy Hands
Fancy Hands es un servicio de menor costo para delegar tareas a asistentes virtuales con sede en EE. UU. Con los planes básicos, no obtienes un asistente virtual dedicado y en su lugar obtienes un número determinado de “solicitudes” que equivalen a 20 minutos de trabajo, cada una con la capacidad de acumular solicitudes no utilizadas. También puedes solicitar un AV dedicado por una tarifa más alta.
Fancy Hands es uno de los servicios de asistentes virtuales de menor costo que viene con funcionalidades como la capacidad de que los AVs realicen pagos o llamadas telefónicas en tu nombre.
Precio: Comienza en $17,99 al mes por cinco solicitudes (que se acumulan de mes a mes).
Tareas cubiertas: Un asistente de Fancy Hands puede programar reuniones, negociar una factura telefónica, investigar temas, realizar entrada de datos y hacer otras tareas puntuales (se requiere un AV dedicado para delegar procesos).
Mejor para: Delegar tareas personales y realizar diligencias.
Cómo contratar a tu primer asistente virtual
No todos los AVs son iguales. Al igual que cualquier otro empleado, necesitarás evaluarlos y eso comienza con describir tus necesidades en una descripción de trabajo.
Pero antes de escribir eso, asegúrate de haber preparado los recursos de incorporación adecuados.
1. Documenta tu proceso antes de externalizarlo
Trabajar con un AV no es tan simple como explicar lo que quieres por teléfono y esperar que lo hagan bien. Puedes asegurar menos errores y que el trabajo se realice de la manera que deseas, si documentas todo el proceso y creas pautas para que sigan.
Si involucra una rutina básica, como gestionar aspectos de tu tienda, hay muchos métodos eficientes para documentar el proceso:
- Usa Loom para grabar tu pantalla y cada clic que haces mientras lo haces tú mismo.
- Visualiza tu flujo de trabajo en Miro, incluyendo qué hacer o decir en diferentes escenarios ramificados.
- Crea un pequeño centro de recursos o lista de verificación en Notion o Google Drive.
No solo facilita la incorporación de alguien a tus procesos, sino que también te obliga a pensar en cada paso que necesitarás comunicar a tu asistente virtual.
Para atención al cliente, gestión de redes sociales y otras tareas donde tu AV tratará directamente con clientes, socios o proveedores, revisa tus respuestas pasadas y crea guiones o “respuestas predefinidas” para cada escenario. Considera casos como cuando un cliente pregunta sobre el estado de un pedido o desea un reembolso.
Recuerda: Tu objetivo con la externalización es crear menos trabajo para ti, no más.
Nicole Martins Ferreira, una emprendedora en serie que ha gestionado varias tiendas Shopify y trabaja con asistentes virtuales, dice: “La capacitación debe ir más allá de un simple documento que creas con pautas a seguir. Más a menudo de lo que piensas, los asistentes virtuales necesitan todo el contexto que puedas darles para tener éxito con poca supervisión, para que puedan ofrecer un servicio a tus clientes que conduzca a una experiencia positiva con tu marca”.
2. Escribe una descripción de trabajo para atraer al asistente virtual adecuado
Para encontrar al asistente virtual adecuado, necesitarás escribir una descripción de trabajo que pueda atraer a alguien con las habilidades y cualidades que necesitas. Este es un filtro para encontrar a la persona adecuada y es un ejercicio útil para plasmar tus necesidades en papel.
Asegúrate de incluir:
- La escala de tu negocio (por ejemplo, cuántas ventas/tickets de soporte recibes típicamente)
- Experiencias pasadas que los harán exitosos
- Requisitos de idioma (por ejemplo, “Excelente inglés hablado/escrito” si se comunicarán con clientes en EE. UU.)
- Una lista específica de las tareas que realizarán para ti
- Habilidades requeridas y deseables
- Recursos que proporcionarás (por ejemplo, guiones de atención al cliente)
- Palabras clave relevantes que los posibles candidatos podrían estar buscando, como “gestión de redes sociales”
Es importante considerar las herramientas y plataformas que utilizas a lo largo del proceso, ya que es mucho más fácil encontrar un AV con experiencia en ciertas aplicaciones (por ejemplo, Zendesk, Hootsuite, Facebook) que enseñarle a alguien desde cero.
Puedes usar la plantilla de descripción de trabajo para asistentes virtuales a continuación y adaptarla a tus propósitos.
Descripción del trabajo de asistente virtual [plantilla]
Contratando un asistente virtual de Shopify para gestión de tienda y soporte al cliente.
Gestionamos un negocio de ropa que maneja más de 200 pedidos y 20 solicitudes de soporte al cliente por semana.
Queremos contratar a un asistente virtual con fuertes habilidades de atención al cliente para ayudar a responder tickets en Zendesk y mensajes en Facebook. Proporcionaremos guiones y respuestas a las preguntas más comunes que recibimos. También se te puede pedir que inicies sesión en nuestra tienda Shopify y buscar pedidos, hacer cambios en pedidos o proporcionar reembolsos.
En el mejor caso, tendrás experiencia en comercio electrónico, Zendesk y Shopify. La experiencia en gestión de redes sociales también es un activo.
Las funciones incluyen:
- Monitorear mensajes en Facebook, respondiendo preguntas
- Responder y resolver tickets de soporte en Zendesk
- Resolver problemas de clientes como un cambio en su pedido
- Resolver consultas de clientes como el estado de su pedido, cuánto tiempo falta para que llegue su envío, etc.
- Buscar y editar pedidos en Shopify cuando sea necesario
- Moderando comentarios en publicaciones de Facebook
Las cualidades que te harán exitoso:
- Excelente inglés hablado/escrito
- Atención al cliente cortés y compasiva
- Capacidad para resolver problemas
- Experiencia en comercio electrónico
- Interés en la industria de la ropa es un activo
Otras habilidades: Shopify, Zendesk, Facebook, soporte telefónico, soporte por correo electrónico
3. Contrata e incorpora a tu asistente virtual
Si bien podrías publicar tu vacante de asistente virtual en una bolsa de trabajo tradicional, foro o red social, considera las ventajas que obtienes al utilizar una plataforma diseñada específicamente para contratar a este tipo de contratistas.
En su lugar, comienza tu búsqueda en los mercados de freelancers y proveedores de servicios de asistentes virtuales mencionados anteriormente.
Entrevista a cualquier candidato potencial a través de Zoom o Google Hangouts, especialmente si los encontraste a través de un mercado. Busca referencias de clientes anteriores y otras señales que atestigüen su desempeño pasado como asistente virtual.
Facilita la integración de tu AV en tu negocio para que puedas aprender dónde sobresalen y ellos puedan entender tu negocio. Las cosas pueden salir mal si confías en los asistentes virtuales con demasiado demasiado pronto.
“El mayor error que cometí al trabajar con un asistente virtual para atención al cliente fue confiar en ellos para publicar contenido en nuestras cuentas de redes sociales sin aprobación”, dice Ferreira.
“En una ocasión, publicaron un meme ofensivo que habría sido rechazado de inmediato si hubiera seguido supervisando todo su trabajo. Aunque podrías querer darles autonomía para que puedas enfocarte en otras prioridades, deberías actuar como el aprobador final o asegurarte de que el contexto que das vaya más allá de la tarea y aborde matices, como cómo piensa tu audiencia y la inclusividad para tu nicho.”
4. Protege tu información y cuentas
Una vez que hayas contratado a tu asistente virtual, establecido canales de comunicación y capacitado y preparado para el éxito; necesitarás asegurarte de dar acceso limitado a tu tienda, cuentas sociales o lo que sea que utilizarán para realizar su trabajo.
Si no estás utilizando un servicio de asistente virtual diseñado para compartir inicios de sesión seguros, utiliza un administrador de contraseñas como Last Pass; el plan gratuito te permite compartir cada contraseña con un usuario adicional (es decir, tu AV).
En tu tienda Shopify, también puedes agregar a tu asistente virtual como una cuenta de personal con permisos específicos según las tareas que necesitarán ejecutar.
La mayoría de las herramientas que ya estás utilizando probablemente ofrezcan acceso de permisos limitados para colaborar con otros:
- El Administrador de Páginas de Facebook te permite asignar roles específicos para que los asistentes virtuales puedan curar y publicar contenido.
- Las herramientas de atención al cliente te permiten agregar nuevos usuarios con permiso para responder a tickets de soporte.
- Una cuenta de PayPal para negocios te permite especificar permisos de usuario para que los asistentes virtuales puedan realizar pagos sin proporcionar una tarjeta de crédito.
- Gmail tiene una función de delegación de correo electrónico para que tu AV pueda ver y responder correos electrónicos en tu nombre o bajo tu dirección de correo electrónico.
Dado que los asistentes virtuales trabajan con múltiples clientes, a veces con competidores en el mismo nicho, es prudente hacer que firmen un acuerdo de no divulgación.
No quieres que revelen tus secretos, después de todo. Muchos mercados de freelancers y servicios de asistentes virtuales tienen esto cubierto por ti, pero verifica antes de entregar a tu AV cualquier información sensible.
5. Monitorea su desempeño y evoluciona su rol con el tiempo
Es difícil medir el ritmo al que debe trabajar tu asistente virtual, o cuánto trabajo debe realizar por hora. Ahí es donde entra el seguimiento del tiempo.
Muchos AVs tienen sistemas que les ayudan a rastrear el tiempo y reportarlo en tus facturas, pero también hay herramientas de seguimiento de tiempo como Toggl que podrías explorar.
Si bien deseas que tu AV funcione sin mucha supervisión, verifica regularmente con ellos si hay formas en las que puedas optimizar el proceso o mejorar sus flujos de trabajo.
Incluso podrías descubrir que tu asistente virtual encuentra una mejor manera de realizar la tarea que la forma que prescribiste, o que se han familiarizado tanto con tu negocio que comienzan a ofrecer sugerencias como lo haría un empleado a tiempo completo.
Una vez que tu asistente virtual esté cómodo con sus tareas, podrías considerar expandir su rol y externalizar más procesos, o contratar a un AV adicional para gestionar otros aspectos de tu negocio.
Divide y conquista tu jornada laboral con un asistente virtual
Cuando lo piensas, el objetivo del emprendimiento no es poseer un negocio, sino dejar partes de él en manos capaces, para que tu negocio pueda funcionar sin tu atención completa.
Externalizar puede sentirse antinatural para los emprendedores que disfrutan del control. Pero es clave para lograr un equilibrio entre trabajo y vida. Hacer eso es aún más difícil cuando estás haciendo todo por tu cuenta.
Contratar a un asistente virtual te permite enfocarte en las cosas que más importan: hacer crecer tu negocio, pasar tiempo con tu familia o simplemente darte momentos para recuperar el aliento.
Preguntas frecuentes sobre cómo contratar un asistente virtual
¿Vale la pena contratar un asistente virtual?
Un asistente virtual puede valer la pena si te sientes abrumado por ciertos trabajos que podría hacer un asistente, especialmente si el valor de tu tiempo (cuánto dinero ganas dividido por el tiempo que toma ganarlo) excede el costo de contratar a un asistente virtual.
¿Cuánto deberías pagar a un asistente virtual?
Deberías pagar a un asistente virtual salarios justos basados en sus habilidades, experiencia y costo de vida de donde están ubicados. Podrías pagar $8 por hora a un AV en Filipinas enfocado en atención al cliente, mientras que podrías pagar $70 por hora a un asistente ejecutivo en EE. UU. con 10 años de experiencia.
¿Qué tareas puede hacer un asistente virtual?
En teoría, un asistente virtual puede realizar casi cualquier tarea que una persona competente y organizada pueda hacer desde una computadora o teléfono que no requiera experiencia altamente técnica, desde gestionar tus correos electrónicos hasta redactar contenido. En última instancia, depende de la persona y su tarifa.
¿Cómo encuentro un asistente virtual para mi tienda de comercio electrónico?
Puedes encontrar un asistente virtual para tu tienda de comercio electrónico visitando un mercado de freelancers como Upwork o Guru y agregando “comercio electrónico” o “Shopify” como palabras clave a tu búsqueda de un asistente virtual. Los AVs a menudo especifican sus habilidades y experiencia en su perfil.
