9 herramientas que te ayudarán a colaborar efectivamente como freelancer

A pesar de que la eficiencia es muy valorada en freelancers, no es un rasgo que todos comparten. En este artículo trataremos tres aspectos del trabajo como freelancer que debes cuidar para el éxito y un conjunto de herramientas para cada uno que te ayudarán a optimizar tu flujo de trabajo y evitar que tus clientes tengan una razón para odiarte.

El mundo de un freelancer desorganizado es complicado. Cuando todo el sustento depende de los clientes y su confianza, se necesita ser capaz de organizarse, colaborar y planificar de forma efectiva.

Muchos freelancers aprenden de la forma más dura las consecuencias de perder un correo electrónico y que ser desorganizado puede costarles su trabajo. La falta de una gestión de proyectos correcta, puede ser vista como una señal de que su trabajo es terrible, por eso, si eres freelancer es vital que te mantengas en  la cima de tu trabajo y le muestres al cliente de qué eres capaz.

A pesar de que la eficiencia es muy valorada en freelancers, no es un rasgo que todos comparten. En este artículo trataremos tres aspectos del trabajo como freelancer que debes cuidar para el éxito (gestión de proyectos, comunicación y seguimiento del tiempo) y un conjunto de herramientas para cada uno que te ayudarán a optimizar tu flujo de trabajo y evitar que tus clientes tengan una razón para odiarte.

1. Herramientas de gestión de proyectos para freelancers

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a organizar plazos, archivos y cualquier conversación relacionada con el proyecto. Desde el punto de vista de un freelancer, estas herramientas pueden ayudar a mantener todo lo relacionado con un proyecto específico en un solo lugar. Las herramientas de gestión de proyectos también permitirán realizar un seguimiento de tu lista de tareas, plazos y almacenar toda la información importante.

Opción: Trello

Trello es una herramienta de estilo kanban,  que está divide en tableros, listas y tarjetas. La gestión de proyectos kanban tiene diferentes tableros con temas generales, listas con tarjetas dentro de esos tableros. Una tarea se mueve desde el principio para completar los pasos, los movimientos de tarjetas se realizan a través de las listas para mostrar la etapa en la que se encuentran.

Es un favorito de WP Curve, utilizan Trello para la gestión de proyectos. Su plan gratuito es de gran alcance y fácil de usar, lo que permite arrastrar y soltar las tarjetas en diferentes listas para ver en qué etapa del proceso se encuentra.

Usa Trello para organizar tareas y entender en qué proceso se encuentra cada post, por ejemplo, uno de mis clientes tiene diferentes listas para cada artículo: ideas de posts, artículos que se están escribiendo y para revisión. Estas tarjetas cambian y las ideas de  artículos se convierten en posts publicados, es sencillo arrastrar y soltar. No estaba familiarizada con el estilo Kanban antes de usar Trello, pero es fácil de aprender y se convirtió en algo fundamental en mi negocio.

Precios/planes

• Gratis
• Business Class: $9.99.
• Enterprise: $20.83.
• Los planes son por usuario, mes y anualidad.

Características

• Adjuntar archivos.
• Listas de verificación.
• Fechas de vencimiento.
• Asignar tarjetas a miembros específicos.
• Comentarios dentro de las tarjetas.
• Descripciones de proyectos.

Alternativa: Basecamp

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos minimalista que se centra en la simplicidad y facilidad de uso. Sus características son cuidadosas y no añaden cosas innecesarias. Basecamp hace que sea fácil organizar todos tus proyectos y clientes, por lo que es ideal para freelancers y pequeñas empresas. Conoce cómo una pequeña agencia creció rápidamente con Basecamp.

Basecamp también es compatible con accesos limitados de proyectos. Esto significa que puedes invitar a un cliente a unirse y subir archivos al proyecto, pero limitar la visualización de listas de verificación, calendario y otra información interna.

Solía usar Basecamp cuando estaba trabajando con una agencia de marketing local en Oregon y me encantaba. Fuimos capaces de separar todos nuestros clientes en diferentes organizaciones y dentro de ellas, etiquetar cada proyecto.

Todo lo que necesitábamos saber para una tarea estaba en Basecamp, a partir de los archivos y discusiones, lista y plazos de tareas pendientes. Incluso teníamos un calendario de equipo en Basecamp, así que podíamos ver cuándo se programaban vacaciones y asignar fechas de vencimiento.

Precios/planes

• $29 al mes por equipos internos.
• $79 al mes si usas Basecamp con clientes.

Características

• Listas de tareas por hacer.
• Fechas de vencimiento e intervalos.
• Asignación de tareas a diferentes miembros.
• Descripciones de proyectos.
• Adjuntar archivos.
• Calendario interno.
• Comentarios.

Alternativa: Redbooth

Redbooth es una aplicación de gestión de proyectos que ofrece casi todo lo que un equipo remoto necesita para operar. Un propietario de una startup, que con el tiempo se convirtió en diseñador UX de Redbooth, la usaba para centralizar toda la colaboración de su equipo.

Los usuarios pueden mantener llamadas de video HD, compartir pantalla y ver informes de productividad desde la plataforma. También cuenta con plantillas de flujo de trabajo para que pueda organizar sus proyectos en un diagrama de Gantt, tableros Kanban  o en listas.

El software de Redbooth de video llamada es increíble y es de las características que muchas otras herramientas de gestión de proyectos carecen. Aunque personalmente no me gustaría poner mi cámara mientras trabajo, es muy bueno para los freelancers que quieren trabajar desde casa con videollamadas con los clientes, otros freelancers o con el equipo de sus clientes. Desde luego, puedes utilizar la función para reuniones rápidas. Un consejo: mantén las reuniones virtuales cortas, pueden consumir mucho tiempo.

Precios/planes

• Equipos pequeños: $5.
• Negocios: $15.
• Nube privada: $30.
• Todos los precios son por usuario, mensual o anualmente.

Características

• Almacenamiento de archivos.
• Diagramas de Gantt.
• Tableros Kanban.
• Chat interno.
• Videoconferencia HD.
• Listas de verificación.
• Asignar fechas de vencimiento y los propietarios a las tareas.
• Informes de flujo de trabajo.
• Archivo automático.
• Disponible en Android y iOS.

2. Herramientas de comunicación para freelancers

A veces, un foro de discusión como herramienta de gestión de proyectos simplemente no va, especialmente cuando se desea charlar con un cliente en tiempo real. Otras veces puedes estar trabajando con un cliente que está en un país diferente y necesitar llamarlos sin tener que pagar altas tarifas internacionales. Estas herramientas en línea hacen que la comunicación sea fácil, ya sea que quieras hablar con el equipo de un cliente o tus compañeros freelancers.

Opción: Skype

Skype permite a sus usuarios llamar y enviar mensajes a otros usuarios de Skype, independientemente de su ubicación geográfica. Todo lo que necesitas es una buena conexión a Internet. Puedes realizar video llamadas, compartir pantallas e incluso obtener tu propio número de Skype personalizado para que los usuarios que no tienen Skype puedan llamarte. Los chats de grupo son una buena opción para equipos remotos y pueden modificarse para adaptarse a tus necesidades.

Yo uso Skype para colaborar con amigos y clientes en todo el mundo. Tengo dos cuentas diferentes; un número de Skype personal y el profesional. El beneficio es que puedo iniciar sesión en cuenta personal en su app para Android (para estar disponible para la familia y amigos) y mantener mi Skype profesional en mi computadora, así puedo estar activo solamente cuando estoy trabajando. Es muy bueno para mensajería, videoconferencias y para responder preguntar rápidas.

Precios/Planes

• Libre entre usuarios con cuentas de Skype. Puede aplicar tarifas para llamadas internacionales, videoconferencias y otras funciones de calidad.

Características

• Mensajería.
• Llamadas en línea.
• Videollamadas o videoconferencias.
• Versión web.
• Gran en grupo.
• Aplicaciones móviles.
• Asignación de números.

Alternativa:  Slack

Slack es una aplicación de mensajería en grupo que permite crear espacios únicos para la comunicación con los clientes o equipos separados. Es fácil de usar y conveniente para la comunicación rápida. Si estás trabajando en colaboración con otros freelancers o un equipo remoto de tus clientes, la comunicación mediante Slack puede fortalecer tu negocio.

Uso Slack con uno de mis clientes y soy parte de un grupo de Slack de redes para discutir sobre estrategias y los eventos de la industria con un consultor. También soy parte de un grupo freelancers, pero no soy tan activo en él.

Slack tiene algunas cualidades, básicamente las salas de chat se crean para diferentes temas y grupos de persona. Es bueno para crear equipos y lograr que las preguntas sean contestadas (puedo realizar una pregunta al canal de freelancers y obtener respuesta inmediata).

Precios/planes

• Gratis.
• Estándar: $8.
• Plus: $15.
• Los precios son por usuario activo o por mes.

Características

• Búsqueda de archivos y mensajes.
• Aplicación para escritorio y móviles.
• Llamadas entre dos personas.
• Envío de archivos y almacenamiento.
• Crear grupos.

Alternativa: Google Hangouts

Google Hangouts permite enviar mensajes a compañeros y clientes desde una cuenta de Gmail. También se puede convertir cualquier charla en una video llamada gratuita que soporta hasta 10 personas. También es posible sincronizar los datos entre dispositivos para encontrar mensajes antiguos y chats fácilmente. Hangouts de Google tiene todas las funcionalidades de un teléfono móvil básico y puede hacer que la colaboración entre diferentes países sea sencilla y sin problemas.

Lo que más me gusta de Google Hangouts es la forma en que todo está integrado y automatizado. He asistido a algunas reuniones virtuales donde todo lo que hice fue aceptar la invitación a la reunión y se añadió a mi calendario de Google. Después, solo hizo falta hacer clic en el enlace en la invitación para ir directamente a la videollamada. La reunión se programó, recordatorios y el espacio de encuentro virtual se encargó de todo con un par de clics. También tengo algunos amigos que les encanta el chat, ya que con las integraciones es posible acceder a ella directamente desde la cuenta de Gmail.

Precios/planes                                    

• Gratis

Características

• Compatible con Android, iOS y Chrome.
• Llamadas de voz.
• Videollamadas.
• Mensajería instantánea.

3. Seguimiento de tiempo para freelancers

El seguimiento del tiempo es la última pieza del rompecabezas. Ayudan a optimizar el tiempo, evaluar clientes y medir qué tan productivo has sido. Incluso si no cuentas con una tarifa por hora, gestionar el tiempo es importante para decidir cómo invertirlo mejor.

Por ejemplo, si uno de tus clientes paga $10,000 al mes, pero eso toma 30 horas a la semana de tu tiempo, es menos valioso que un cliente que paga $5,000 al mes, sólo toma 10 horas a la semana.

Los datos de tiempo también ayudan a mostrar dónde estás invirtiendo demasiado tiempo, te alertan de corrupción del alcance y sirven como indicador para ganar la confianza de los clientes.

Opción: Hubstaff

Hubstaff hace que sea más fácil llevar el seguimiento de tu tiempo, con temporizadores que puedes utilizar en tus equipos o en tus dispositivos móviles. Puedes controlar el tiempo de las tareas y proyectos individuales, dividir tu tiempo entre los clientes y descargar los informes de tiempo personalizables. Además de la característica de seguimiento de tiempo, Hubstaff también es compatible con datos de nómina, permite capturas de pantalla y los registros de niveles de actividad.

Uso Hubstaff con casi todos mis clientes. Calculo mi tarifa por hora y veo qué clientes están tomando demasiado o muy poco de mi tiempo en proporción con mis retornos.

Comencé a trabajar con el software cuando trabajé con el equipo de Hubstaff. Todo lo que tenía que hacer era seleccionar mi actividad (integrado con tableros de Trello), dar inicio y seguir con mi negocio. Cuando terminaba o quería un descanso, detenía mi temporizador. Cada semana, el software calcula mi tarifa por hora, el tiempo que registró y envía los cálculos a la cuenta de PayPal. Conoce cómo funciona PayPal y lo qué puede hacer por ti.

Es fácil, intuitiva y funciona como un reloj. Desde entonces introduje la herramienta para tres de mis clientes. No les envío capturas de pantalla o los niveles de actividad (los uso para mis evaluaciones internar), sino que envío cálculos junto con las facturas.

Precios/planes

• Gratis para los usuarios individuales.
• Básico: $5.
• Premium: $9.
• Los precios son por usuario al mes. Dos meses gratis con un plan anual.

Características

• Capturas de pantalla.
• Niveles de actividad.
• Nómina automática.
• Integraciones con programas de gestión de proyectos.
• Tabla de tiempos, descargas automáticas.
• Informes en tiempo personalizables.
• Mac, Windows, Linux y apps para móviles.
• Seguimiento del tiempo en línea.
• Establecer presupuestos.

Alternativa: Toggl

Toggl es otro gestor de tiempo para freelancers, con un temporizador sencillo construido y de fácil uso. Cuenta con un solo clic para registrar el tiempo lo que significa que tienes que ponerlo en marcha una vez para que comience a correr. Puedes exportar tablas de tiempo, fijar tasas facturables y se integra con otras herramientas de gestión de proyectos.

No he usado Toggl personalmente, pero sé que es una de las herramientas de seguimiento del tiempo más populares. Su plan gratuito es suficiente para cualquier freelancer y es muy fácil de usar. Su único clic de seguimiento hace que sea fácil trabajar con él y escribir exactamente en qué estás trabajando cuando inicia el temporizador.

Precios/planes

• Gratis
• Pro: $9.
• Pro Plus: $18.
• Business: $49.
• Precios por usuario, mes, cuando se factura anualidad.

Características

• Seguimiento de tiempo offline.
• Fijar tasas facturables.
• Utilizar redondeos y decimales.
• Proyectos con código de color.
• Dividir a los usuarios en equipos.
• Descargar informes de tiempo.

Alternativa: RescueTime

RescueTime proporciona una manera fácil de ver exactamente qué tan productivo eres. Se ejecuta en segundo plano y analiza el tiempo que pasas en diferentes sitios web y aplicaciones, después, da un informe de productividad en función de donde utilizaste tu tiempo. Por ejemplo, puede detectar el tiempo que pasas en redes sociales y marcarlo como tiempo de ocio. También puede ver cuánto tiempo dedicas en el correo electrónico y otras tareas que requiere más tiempo por su importancia para llevar un seguimiento y no te salgas de control.

RescueTime es único porque es un temporizador automático que funciona en segundo plano. Es capaz de detectar si estás trabajando o perdiendo el tiempo, puede configurar alertas o bloquear sitios que distraen. Es interesante por sus puntos de productividad, pero me pregunto qué sucede cuando estás obligado a pasar tiempo en ciertos sitios. Por ejemplo, trabajo con redes sociales estaré ahí la mayor parte del día. Y es posible que RecueTime registre esto como pérdida de tiempo y mis puntos de productividad caigan a pesar de haber trabajado en el día.

Precios/planes

• Shopify Starter: Free.
• Premium: $9/month.
• 4 meses gratis al pagar anualidad.

Características

• Establecer metas diarias.
• Putos de productividad.
• Email de resumen semanal.
• Reportes de tiempo.
• Bloquear sitios web de distracción (premium).
• Desconectar seguimiento de tiempo (premium).
• Resúmenes diarios (premium).

Mi caja de herramientas

Después de probar diferentes herramientas, he encontrado que la mejor combinación para mí como marketer y creador de contenido remoto son Trello, Skype y Hubstaff. Uso Trello como mi base, almaceno todas las ideas y tareas en los diferentes tableros kanban. Uso Skype para realizar todas las llamadas con clientes, reuniones de equipo y mensajes rápidos. Por último, uso Hubstaff junto con la integración de Trello controlar mi tiempo, productividad y pagos de forma automática, así no tengo que preocuparme de facturas vencidas.

¿Cuáles son tus herramientas de colaboración favoritas? Comparte tu flujo de trabajo para trabajar con clientes y equipos remotos en los comentarios.

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Sobre el autor

Rachel gestiona las redes sociales de Hubstaff y disfruta de escribir posts en el blog. Le gusta trabajar a distancia, la productividad y la cultura del trabajo. Trabaja de forma remota por Asia y está aprendiendo sobre estrategias de contenido, SEO y Wordpress. Síguela en Twitter.