¿Deberías estar cobrando impuestos en tu tienda virtual?

Este es un guest post de Mark Faggiano de TaxJar.

Nota: Este post aplica solo para tiendas establecidas en Estados Unidos.

Casi cada vendedor ubicado en Estados Unidos sabe que enero es el mes cuando debe presentar su declaración de impuestos. Algunos tienen que presentar este tipo de declaraciones de manera constante y tener todos los papeles sobre las ventas que generan en orden, y son pocos los que deben presentarla una vez al año. Para estos últimos, enero es el mes límite para pagar impuestos y puede ser un frío despertar después de la diversión y una temporada de vacaciones muy rentable.

No tengas miedo, el proceso de pago de impuestos sobre las ventas puede dividirse en cinco pasos bastante sencillos. Comienza aquí y verás que tendrás tu declaración de impuestos en poco tiempo.

Determina en dónde tienes nexos

Cuarenta y cinco estados y el distrito de Columbia requieren que los comerciantes cobren un impuesto sobre las ventas de sus compradores. La buena noticia es que sólo tienes que cobrar el impuesto en estos estados si tienes ventas con nexos. Los nexos se establecen cuando tienes una presencia de negocio significativa, la cual puede incluir cosas como:

Tener una oficina
Tener empleados
Tener almacenes
Contar con afiliados
Manejar inventario
Realizar dropshipping a través de un proveedor
De manera temporal hacer negocios físicos en un estado, tales como ferias o convenciones.

Si sospechas que quizá tengas presencia física en tu estado, puedes revisar con tu oficina de impuestos estatal para determinar si tienes o no que cobrar impuestos.

Puedes hacer clic en el siguiente mapa para más información sobre declaraciones de impuestos de manera individual por estado:

El primer paso para tener tu declaración de impuestos lista siempre radica en determinar en donde tienes ventas con impuestos y determinar en tu tienda en línea esta cantidad para que sea más fácil recolectarlos y generar tu declaración.

Una vez que hayas determinado en donde tienes nexos, el siguiente paso es:

Registra tus permisos de cobro de impuestos

Los estados donde tengas nexos requieren que obtengas un permiso de impuesto sobre las ventas antes de cobrarlos. Para poder tener un permiso de cobro de impuestos, debes acudir al departamento de ingresos de tu estado.

Todos los estados utilizan fondos de los impuestos para pagar gastos de escuelas, carreteras y seguridad pública, por lo que las inversiones de cualquier comerciante con nexos en sus fronteras estatales están basadas en la recaudación de impuestos.

Algunos de los permisos en varios estados son gratis, mientras que en otros cuestan pequeñas cantidades.

Una vez dado de alta, el estado dirá cuándo y con qué frecuencia quiere que pagues. Esto es generalmente de manera mensual, trimestral o anual. La mayoría de las fechas de vencimiento anuales caen en enero, por lo que casi todos los vendedores de comercio electrónico deben estar luchando por declarar impuestos y pagarlos este mes.

¡No te saltes este paso! Algunos estados consideran que es ilegal cobrar impuestos y no tener permiso para hacerlo.

Este es un ejemplo de una solicitud de permiso de impuesto sobre ventas que proporciona el estado de Wisconsin:

Recolección de impuestos

Una vez que ya estés registrado en cualquier estado, es momento de recolectar los impuestos. Para realizar esto en tu tienda virtual Shopify, únicamente debes ir a Setting > Taxes. El Manual de Shopify (en inglés) te ayudará rápidamente a entender todo sobre este tema.

Los vendedores multicanal deben tener en cuenta que este tipo de recolecciones se deben dar en todos los canales de venta activos. Una vez más, esto es usualmente fácil si solo tienes nexos en un estado. Si tienes ventas en múltiples estados, revisa cada plataforma en la que vendes y asegúrate de tener de manera automática y correcta la recolección de impuestos.

Calcula qué cantidad de impuestos recolectaste

A medida de que se acerque el final del plazo para hacer tu declaración de impuestos, también se acerca el momento de calcular la cantidad de impuestos sobre las ventas que has recogido por parte de los compradores en cada estado en donde tienes nexos.

Si solo vendes a través de Shopify y tienes un plan profesional o limitado, esto puede ser bastante simple. Determínalo mediante la ejecución de un informe de impuestos sobre las ventas en la pestaña Reports tab de tu tienda. Si vendes en varios canales o aceptas pagos a través de múltiples plataformas, esto se vuelve complejo. Software como TaxJar va a hacer esto por ti pero si eliges hacerlo tú mismo, debes hacer un reporte de cómo han funcionado los impuestos recolectados de compradores en cada estado desde cada canal en el que vendes.

Pocos estados hacen esto de manera simple – solo quieren saber cómo son utilizados muchos de los impuestos que recolectas –. Pero la mayoría de los estados son complicados. No solo quieren saber la cantidad total de impuestos sobre las ventas que se han recopilado, también necesitan tener esa cantidad por cuidad, condado y distrito fiscal especial. Esto puede determinar en qué ciudad se remontan más ventas para determinar en dónde viven los compradores. Aquí es donde el cumplimiento tributario de ventas puede convertirse rápidamente en una pesadilla.

Una vez que hayas calculado la cantidad de impuestos sobre las ventas que has recogido, el siguiente paso es…

Presenta tu declaración(es) de impuesto a las ventas

Ahora viene la parte en donde utilizas los impuestos de tus ventas que hayas recolectado por parte de los compradores.

La mayoría de los estados lo hacen bastante fácil ya que todo se encuentra en línea. De hecho, algunos estados requieren que todo lo hagas en línea o de lo contrario, paguas una multa.

No creas que no estás obligado a presentar declaración si no recolectas impuestos en este periodo. Muchos estados todavía requieren que presentes el conocido “retorno cero” incluso si no tienes ventas que remitirles. Un retorno cero es una declaración de impuestos de ventas que sólo le dice al estado que no recaudaste impuestos sobre las ventas durante este periodo. Básicamente quieren que registres y asegures que todavía estas en el negocio. Si olvidas presentar una declaración en cero puedes recibir una pena, así como si olvidas declarar y pagar.

Hablando de pagar, si haces tú declaración a tiempo, recibes una recompensa. Muchos estados determinaron que el pago de impuestos permite a los comerciantes tener un descuento si lo hacen en tiempo. No dejes el dinero en la mesa.

Tranquilo – tienes todo cubierto en relación a tu declaración de impuestos

En cuanto pongas en marcha estos pasos, te darás cuenta que has terminado con tu declaración de impuestos… por ahora. ¿El siguiente paso? Poner en tu calendario una fecha límite y preparar para que no te gane el tiempo.

Acerca del autor

Mark Faggiano es fundador y CEO de TaxJar, app que ayuda a recolectar los impuestos en todos los canales de venta que manejes, recopilando datos y volviéndolos reportes, guardándolo de manera automática para que tengas tú declaración lista en 26 estados (y contando). Date de alta en TaxJar por 30 días gratuitos y comienza a manejar tus impuestos.