4 formas de perfeccionar la gestión de proyectos creativos

Nada hará que pierdas la confianza de un cliente más rápido que un proyecto mal administrado. Independientemente de tu experiencia, si quieres tener éxito es indispensable que te conviertas en un gestor de proyectos eficaz, especialmente cuando estás ejecutando por primera vez tu desarrollo o diseño de web. Para ayudarte a llegar allí, en este post vamos a explorar cuatro tácticas que debes añadir a tu flujo de trabajo diario para convertirte en un director de proyectos confiable.

Puedes diseñar el sitio web más hermoso del mundo, pero nada hará que pierdas la confianza de un cliente más rápido que un proyecto mal administrado.

Los proyectos descontrolados, llenos de corrupción del alcance, con exceso de costos y falta de comunicación harán que el cliente pase un mal momento. Esta experiencia negativa no sólo disminuirá la probabilidad de ganar un trabajo adicional, también puede tener un impacto en tu marca personal como consultor de diseño o desarrollador. La mayoría de los consultores creativos se ganan el trabajo a través de referencias y los clientes quieren trabajar con personas en las que pueden confiar.

Para aquellos diseñadores que están empezando como freelance, la gestión de proyectos puede ser territorio desconocido y hasta aterrador. Independientemente de tu experiencia, si quieres tener éxito es indispensable que te conviertas en un gestor de proyectos eficaz, especialmente cuando estás ejecutando por primera vez tu desarrollo o diseño de web.

Para ayudarte a llegar allí, en este post vamos a explorar cuatro tácticas que debes añadir a tu flujo de trabajo diario para convertirte en un director de proyectos confiable.

1. Obtener aportes del equipo desde el principio

La participación de tu equipo durante el proceso de planificación puede hacer la diferencia entre un proyecto que va por buen camino y uno que se derrumba.

Tus colegas son parte importante de tus esfuerzos. Son los expertos a los que se les confía la mayor parte práctica del diseño, desarrollo y calidad de tu proyecto.

Sus habilidades y conocimientos ayudan a entender el alcance de tu proyecto, así como anticipar el nivel de esfuerzo necesario para completar las tareas individuales. Esta visión te ayudará a identificar la realidad con respecto a los requisitos y plazos, e incluso podrá guiarte mejor sobre las características u oportunidades que puedes perder.

Si lo haces bien con tu equipo, también serás capaz de confirmar que realmente tienen la capacidad para trabajar en el proyecto dentro de los plazos propuestos. Con frecuencia, los problemas con las cargas de trabajo se deben a una mala comunicación interna, lo cual es más común con equipos grandes que tienen múltiples proyectos en marcha al mismo tiempo. Si este entorno de trabajo te suena familiar (o sientes que estás en un punto cercano), puede que sea momento de considerar la contratación de un gerente para controlar el flujo de trabajo que entra y sale de tu departamento creativo.

Todo esto suena bien, pero ¿cómo logras que tu equipo entre en el plan del proyecto? En lugar de invitar a tus compañeros a formar parte de la agenda, trata de anticipar el proceso de creación desde el comienzo. Habla con ellos acerca de las características propuestas, líneas del tiempo y el uso de los recursos para solicitar comentarios. Esta colaboración interna puede ayudarte a identificar conflictos potenciales con el plan propuesto y, al mismo tiempo, dará lugar a una programación más realista para tu equipo y que satisfaga las necesidades de tu cliente.

Una vez que tu equipo apruebe el plan, te sentirás confiado de presentarlo a tu cliente sabiendo que tus datos son más realistas. Esto te ahorrará tiempo en reuniones más adelante.

2. Monitorea el progreso regularmente

Los planes del proyecto no están destinados a crearse y olvidarse. Son herramientas de pronóstico y organización, que permiten predecir el flujo del proyecto, en lugar de describir exactamente cómo se vería.

Al monitorear de cerca el progreso de tu proyecto, serás capaz de reducir los riesgos en la entrega debido a que puedes anticipar fácilmente las posibles desviaciones en el cronograma o costos extra. Esto también, te posicionará para cumplir con las promesas, incluso si esto significa modificar los plazos para adaptarse a los desafíos.

Con el fin de supervisar el plan del proyecto, primero necesitas crearlo. Sugiero, al menos, crear algún cronograma que pueda ser revisado. Asegúrate de establecer etapas para hacer más sencillo el proceso de seguimiento. Las fechas clave serán la piedra angular de un plan efectivo y te darán un punto de referencia para evaluar el progreso de tu proyecto.

Aunque crear un cronograma de tareas es lo más natural, se volverá un documento valioso si se utiliza para realizar los entregables y definir los procesos. Los entregables son fáciles de verificar completos o incompletos, pero generalmente se basan en la realización de una actividad anterior. Este enfoque secuencial hace que el proceso de seguimiento sea más sencillo, así como permite predecir fácilmente los obstáculos.

Al mismo tiempo, te recomiendo realizar sesiones de retroalimentación del trabajo de forma periódica con tu equipo, y con el cliente en procesos clave. Esta comprobación te dará la oportunidad de comunicarte con ellos si surge algún problema que pueda afectar el progreso del proyecto.

3. Establece una comunicación transparente

La clave del éxito de la gestión de proyectos, y en la relación sana con el cliente, es la capacidad de establecer una comunicación transparente entre los colaboradores del proyecto y las partes interesadas.

Transparente significa dispuesto a compartir todas las actualizaciones del progreso con tu equipo y cliente, incluso cuando esos cambios no sean positivos. Tu equipo estará más coordinado si se mantiene al pendiente de los cambios en la dirección del proyecto o cuando se pierden procesos. Este enfoque de transparencia ayuda a reducir el riesgo de procesos ineficientes, reduce la posibilidad de duplicar esfuerzos, y gestionar las expectativas del cliente.

Uno de las situaciones más obvias en donde la transparencia se vuelve valiosa es en las reuniones sobre el estado del proyecto. Estas reuniones tienen varios formatos, en persona, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc. El mejor formato para tu situación dependerá de tu acercamiento con el cliente y el nivel de avance del proyecto. Esto te dará una plataforma consistente para la comunicación con tu cliente, donde pueden mantenerse informados sobre el avance del proyecto y recordarles los próximos plazos. Cuando entregues actualizaciones, asegúrate de mantener la comunicación clara y concisa para que el mensaje principal no se pierda.

Además, las actualizaciones constantes son necesarias, debes informar a tus clientes cuando algo va mal, cuando algo se sale de sus solicitudes o simplemente para el mantenimiento general.

También puedes realizar reuniones para revisar el estado de proyecto y comunicarte con tu equipo. Programa revisiones periódicas o stand-ups con todos los involucrados en el proyecto. Estas sesiones de retroalimentación darán a cada uno la oportunidad de compartir conocimientos que ayuden a identificar los riesgos, anticipar los cambios en el cronograma y realizar el seguimiento de los próximos pasos para que todo siga avanzando sin problemas.

4. Abraza (y espera) el cambio

En un mundo perfecto, todos los proyectos web progresan tal cual se proponen desde el inicio. Pero en la realidad, la incertidumbre y el cambio son parte de cada proyecto. Los entregables pueden atrasarse, las prioridades pueden ser ajustadas y los clientes pueden cambiar de opinión.

Incluso si estás trabajando con algo similar o has hecho algo parecido, esto no significa que tu plan deba ser copiado de ese proyecto anterior. Hay muchas variables que pueden cambiar en cada trabajo y nunca un cliente, marca o proyecto web serán iguales.

Es por eso que siempre debes dirigirte a un nuevo proyecto con anticipación y listo para abrazar las desviaciones del plan original. En lugar de asumir ciegamente que tus entregables permanecerán como se predijo, debes planear de forma proactiva los cambios mediante la adopción de una estrategia de planificación interactiva.

Con una planificación interactiva, tu horario incluirá etapas más frecuentes que reflejen la entrega regular de algunos componentes del proyecto (por ejemplo, diseño de páginas individuales, estructuras, etc.), en lugar de esperar la finalización de las tareas grandes (como el sitio web completo). El éxito se puede medir a través de los avances de estos elementos individuales hacia sus etapas y, a su vez, este progreso se puede utilizar para modificar o alterar la programación según sea necesario.

Este estilo de planificación proporciona a las partes interesadas (clientes y miembros del equipo por igual) una mejor idea de la situación del proyecto, pues les da más oportunidades de detectar señales de alerta en el progreso. Además, obtienes el beneficio añadido de mostrarle al cliente que el trabajo en realidad se está terminando.

El éxito radica en una gestión eficaz

La gestión de proyectos no es el área de especialización de muchos. Independientemente de si disfrutas o no tener que llevarla a cabo, es parte vital de la gestión de una empresa de diseño exitosa.

Cuando se aplican adecuadamente las tácticas de gestión mencionadas, puedes utilizarlas para mantener al equipo motivado, a los clientes informados y a los proyectos en marcha.

¿Cuáles son tus sugerencias para ejecutar proyectos web exitosos? Háznoslo saber en los comentarios.

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Sobre el autor

Simon es un amante del café, fundador de una agencia de estrategias digitales y estratega de contenido en Shopify Partners. Cuando no está ocupado en la sede de Shopify, probablemente podrás encontrarlo cenando en restaurantes o revisando las últimas tendencias de diseño.