Die 8 besten Task-Management-Apps für Kleinunternehmer:innen (2025)

Die Gewinnung neuer Kund:innen oder Auftrags kann für viele Kleinunternehmer:innen aufregend sein, sodass sie leicht eine der Herausforderungen übersehen, die damit einhergeht – das Projektmanagement. Hier kommen Task-Management-Softwarelösungen ins Spiel. Mit einer Task-Management-App kannst du Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und den Fortschritt des Projekts überwachen. Hier erfährst du, wie du Task-Management-Apps findest und einsetzt, um sowohl einfache als auch komplexe Projekte zu bewältigen.

Was sind Task-Management-Apps?

Task-Management-Apps sind organisatorische Werkzeuge, die Einzelpersonen und Teams dabei helfen, Ziele und Aufgaben effektiv und zeitgerecht zu erfüllen. Obwohl jede Task-Management-Lösung über ein einzigartiges Set an Funktionen verfügt, ermöglichen sie in der Regel eine höhere Produktivität durch Planungsfunktionen und Synchronisierungsoptionen über alle Geräte hinweg. Einige Apps sind kostenlos, die Kosten variieren jedoch je nach Art des Kontos und der Anzahl der Nutzer:innen.

9 Funktionen von Task-Management-Apps

Aufgaben erstellen und organisieren
Aufgaben an Teammitglieder zuweisen
Aufgaben basierend auf Projektbedürfnissen priorisieren
Aufgaben von der Entstehung bis zur Fertigstellung verwalten
Wiederkehrende Aufgaben planen
Projektstunden verfolgen
Benachrichtigungen über Fristen senden
Aufgabenabhängigkeiten aufzeigen
Kund:innen Zugriff gewähren

Task-Management-Apps sind Arten von Produktivitäts-Tools, die dir helfen können, deine Projekte auf folgende neun Arten besser zu verwalten:

1. Aufgaben erstellen und organisieren

Diese Funktion ermöglicht es dir, die erforderlichen Aufgaben eines Projekts zu bestimmen und sie nach Team oder Abteilung zu organisieren.

2. Aufgaben an Teammitglieder zuweisen

Dies ermöglicht es dir, einzelne Aufgaben den Personen oder Teams zuzuweisen, die am besten geeignet sind, sie zu erledigen.

3. Aufgaben basierend auf Projektbedürfnissen priorisieren

Du kannst wichtige Aufgaben kennzeichnen und sie auf der To-do-Liste einer Person nach oben verschieben.

4. Aufgaben von der Entstehung bis zur Fertigstellung verwalten

Viele Apps verfügen über Funktionen zur Aufgabenverwaltung, mit denen du den Workflow verfolgen kannst. Zum Beispiel kannst du sehen, ob eine Marketingleitung ein Budget für eine Kampagne genehmigt hat und später überprüfen, ob jemand aus dem Marketingteam diese Mittel verwendet hat, um die Kampagne offiziell zu starten.

5. Wiederkehrende Aufgaben planen

Eine Task-Management-Lösung kann automatisch Aufgaben planen, die regelmäßig anfallen.

6. Projektstunden verfolgen

Einige Task-Management-Apps bieten Zeiterfassungs-Tools, die oft zu den erweiterten Funktionen gehören, wie nahtlose Integrationen mit anderen Plattformen und Echtzeitbenachrichtigungen. Diese ermöglichen es Manager:innen und Mitarbeitenden, die auf ein Projekt verwendeten Stunden zu verfolgen.

7. Benachrichtigungen über Fristen senden

Task-Management-Apps können Mitarbeitende zu jedem Zeitpunkt im Prozess an Fälligkeitstermine erinnern.

8. Aufgabenabhängigkeiten aufzeigen

Eine Aufgabenabhängigkeit besteht, wenn die Ausführung einer Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen abhängt (z.B. kann die Beschaffung von Materialien nicht beginnen, bis ein Budget festgelegt ist). Eine Task-Management-App kann dir helfen, abhängige Aufgaben zu verwalten, indem sie verwandte Aufgaben verknüpft, sodass dein gesamtes Team einen Überblick über die Phasen bis zur Fertigstellung hat.

9. Kund:innen Zugriff gewähren

In einigen Fällen möchtest du möglicherweise eine Kundin bzw. einen Kunden in den Task-Management-Prozess einbeziehen. Einige Task-Management-Apps bieten Kund:innen Updates und einen Anzeige-Zugriff, während sie den Projektmanagement-Teams erlauben, die tatsächliche Arbeit zu leiten.

Task-Management-Apps helfen Unternehmen jeder Größe – von internationalen Konzernen bis zu Einzelunternehmer:innen, die ihre eigenen E-Commerce-Shops betreiben. Unternehmer:innen profitieren von diesen Task-Management-Tools in vielerlei Hinsicht:

1. Steigerung der Produktivität

Die besten Task-Management-Apps ermöglichen es dir, Aufgaben zu planen und sind an die spezifischen Bedürfnisse deines Teams anpassbar. Erinnerungen für Nachverfolgungen sind ebenfalls automatisiert, was Projektmanager:innen die Möglichkeit gibt, sich auf andere Tagesordnungspunkte zu konzentrieren.

2. Zusammenarbeit

Task-Management-Apps können mehrere Mitarbeitende an demselben Projekt zusammenbringen. Sie können bestätigen, wann einzelne Aufgaben in Bearbeitung sind oder abgeschlossen wurden, sodass niemand redundante Arbeit leistet.

3. Transparenz

Task-Management-Apps ermöglichen es allen Beteiligten, den Status einer bestimmten Aufgabe oder eines gesamten Projekts zu sehen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wann es möglicherweise abgeschlossen sein könnte.

4. Bequemlichkeit

Viele Task-Management-Tools bieten Projektvorlagen, die das Erstellen, Zuweisen und Planen von Aufgaben erleichtern. Da diese Apps ihre Daten in der Cloud speichern, können Nutzer:innen von überall aus – sowohl von Desktop- als auch von Mobilgeräten – auf den Status einer Aufgabe zugreifen oder ihn aktualisieren.

Die 8 besten Task-Management-Apps

Trello
Todoist
Airtable
Asana
Basecamp
ClickUp
Google Tasks
TickTick

Die beste Task-Management-App für dein Unternehmen hängt von der Art deiner Arbeit, der Größe deines Teams und deinem Budget ab. Hier sind acht der besten Task-Management-Tools, die für verschiedene Anwendungsfälle geeignet sind.

1. Trello

Trello eignet sich hervorragend für Start-ups mit einem begrenzten Budget und relativ einfachen Aufgabenportfolios. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein intuitiver Workflow zur Erstellung von Aufgaben, Drag-and-Drop-Projektkarten und die Möglichkeit, Kommentare zu jeder Aufgabe zu hinterlassen.

Vorteile: Trello spezialisiert sich auf leicht verständliche Projektvisualisierungen, dank seines Kanban-Board-Designs (auf Englisch), das Karten, Spalten, Swimlanes und Limits für den Arbeitsfortschritt nutzt.
Nachteile: Die einfache Benutzeroberfläche von Trello erschwert es, mehrere Projekte gleichzeitig zu verfolgen.
Kosten: Abonnements beginnen bei rund 5 € pro Nutzer:in und Monat. Trello bietet auch eine kostenlose Stufe mit eingeschränkten Funktionen, die unbegrenzte Teammitglieder zulässt.

2. Todoist

Todoist eignet sich gut für Einzelpersonen oder kleine Teams, die kostengünstige Lösungen für das Aufgabenmanagement benötigen. Zu den verschiedenen Ansichtsoptionen gehören Listen, Kalender und Kanban-Boards. Ein Smart-Schedule-Tool schlägt die besten Zeiten in deinem Tag vor, um Aufgaben zu erledigen, während Gantt-Diagramme die Abhängigkeiten von Aufgaben grafisch darstellen.

Vorteile: Todoist zeichnet sich durch seine visuell aufgeräumte Benutzeroberfläche, Zusammenarbeitstools und eine funktionsreiche kostenlose Stufe aus.
Nachteile: Die App bietet keine Zeiterfassung und könnte für ein umfassendes Projektmanagement, das Budgetierung und Kundenzugang umfasst, funktional eingeschränkt sein.
Kosten: Abonnements beginnen bei 4 € pro Nutzer:in und Monat, oder du kannst die kostenlose Stufe wählen.

3. Airtable

Airtable könnte für gut finanzierte Projektteams attraktiv sein, die das Aussehen und Gefühl von gemeinsamen Tabellenkalkulationen schätzen. Die Benutzeroberfläche erinnert an Microsoft Excel und Google Sheets. Airtable bietet jedoch mehrere Möglichkeiten, Daten anzuzeigen, wie z.B. einen Kalender oder ein Kanban-Board, sowie die Möglichkeit, „Interfaces“ zu erstellen, die es dir ermöglichen, die Workflows für einzelne Nutzer:innen anzupassen.

Vorteile: Airtable bietet eine funktionsreiche, visuell flexible Lösung, die das vertraute Aussehen von Excel erfasst. Zu den verschiedenen Projektansichten gehören Gantt-Diagramme und Projektzeitpläne. Die umfangreiche Grafikfähigkeit präsentiert Teamdaten in einem visuell verständlichen Format.
Nachteile: Airtable ist etwas teurer als viele Konkurrenten, obwohl Teams mit fünf oder weniger Mitgliedern möglicherweise nur die kostenlose Stufe benötigen.
Kosten: Preise beginnen bei etwa 10 € pro Nutzer:in und Monat. Eine kostenlose Stufe könnte für Einzelpersonen oder kleine Teams ausreichend sein.

4. Asana

Asana bietet Werkzeuge für Rollenverteilungen (wie Manager:in, Programmierer:in oder Kundenkontakt), Budgetierung und Planung, und ihre verschiedenen Projektansichten werden eine Vielzahl von Nutzer:innen ansprechen.

Vorteile: Die Asana-Plattform kann Teams jeder Größe aufnehmen, von einer Einzelunternehmer:in bis hin zu allen in einem großen Unternehmen. Zu den verschiedenen Ansichtsoptionen gehören Gantt-Diagramme und Zeitpläne. Die Software lässt sich problemlos mit Slack, Google Drive und Microsoft Teams integrieren.
Nachteile: Asana ist im Vergleich zu vielen Wettbewerbern teuer. Ihre auf Aufgaben ausgerichtete Benutzeroberfläche ist möglicherweise nicht für alle Projekte oder Teams geeignet.
Kosten: Abos beginnen bei 10,99 € pro Nutzer:in und Monat. Asana bietet auch eine kostenlose Stufe für kleinere Teams an.

5. Basecamp

Basecamp ist für Teams geeignet, die an Projekten mit hohen Aufgabenabhängigkeiten arbeiten (wie Webdesign, das von Lieferungen eines Grafikteams abhängt), sowie für Teams mit aktiv beteiligten Kund:innen, die Zugang zum Fortschritt eines Projekts wünschen.

Vorteile: Basecamp bietet einige der teamorientiertesten Aufgabenmanagement-Tools der Branche. Die teamzentrierte Benutzeroberfläche umfasst Basecamps proprietäre Hill Charts, automatische Check-ins, Rollenverteilungen, Budgetierungstools und mehrere Projektansichten. Es bietet auch Kundenansichten für die Projekttransparenz.
Nachteile: Basecamp könnte zu teuer sein, und die umfangreichen Funktionen könnten für Einzelbetreiber:innen oder kleine Teams unnötig sein.
Kosten: Die Pläne beginnen bei 89 € pro Monat für 10-Personen-Teams. Es gibt auch einen kostenlosen Plan für Bildungseinrichtungen und Studierende, jedoch nicht für Geschäftsnutzer:innen. Basecamp bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an.

6. ClickUp

ClickUp ist eine starke Wahl für mittelgroße bis große Teams, die Wert auf Leistung und Vielseitigkeit in ihrer Aufgabenmanagement-Lösung legen.

Vorteile: ClickUp bietet eine Vielzahl von Optionen. Zu den Funktionen gehören anpassbare Aufgaben, eine Ordnerstruktur, über 50 Automatisierungsoptionen für alles von der Planung bis zur Rollenverteilung, über 1.000 Software-Integrationen, Echtzeit-Projektberichte, Zeitmanagement und Budgettools.
Nachteile: Mit so vielen Funktionen kann ClickUp überwältigend für Einzelunternehmer:innen oder kleine Teams sein, die nicht viel Zeit für die Programmierung einer Aufgabenmanagement-App aufwenden können.
Kosten: Preise beginnen bei 5 € pro Nutzer:in und Monat. ClickUp bietet auch einen kostenlosen Plan an, der jedoch im Vergleich zur Konkurrenz recht eingeschränkt ist.

7. Google Tasks

Die kostenlose, aber eingeschränkte Google Tasks-App könnte für Einzelunternehmer:innen mit einem knappen Budget oder Google-Nutzer:innen, die Aufgaben Erinnerungen in den Tools, die sie bereits verwenden, haben möchten, ansprechend sein.

Vorteile: Die App bietet eine vollständige Integration mit bestehenden Google Workspace-Produkten (einschließlich Gmail, Google Kalender und Google Drive), eine sehr intuitive Planung und wiederkehrende Erinnerungen für laufende Aufgaben. Sie funktioniert auch als eigenständige App für Mobilgeräte.
Nachteile: Das Tool ist funktional eingeschränkt und kann nur von einer/m einzelnen Nutzer:in verwendet werden. Google Tasks ist keine Lösung für Projektteams mit mehreren Personen.
Kosten: Kostenlos.

8. TickTick

TickTick ist für Einzelunternehmer:innen oder einzelne Teammitglieder gedacht, die robuste Werkzeuge für das persönliche Aufgabenmanagement schätzen. Dies ist auf die zahlreichen Zeitmanagement-Tools, intelligenten Listen und Filter, mehrere Kalenderansichten und Pomodoro-Timer zurückzuführen.

Vorteile: TickTick kombiniert die Funktionen einer Aufgabenmanagement-App mit einer Produktivitäts-App. Es wird wahrscheinlich Menschen ansprechen, die gut mit der Pomodoro-Technik arbeiten, die Arbeit in Intervalle (traditionell 25 Minuten lang) unterteilt, oder mit der Getting Things Done (GTD)-Methode, bei der jede Aufgabe extern aufgezeichnet und in Arbeitsgegenstände mit definierten Zeitlimits umgewandelt wird.
Nachteile: TickTick ist für individuelles Aufgabenmanagement konzipiert, nicht für teamorientierte Arbeiten. Betrachte es als eine leistungsstarke Version von Google Tasks.
Kosten: Kostenlos oder Upgrade auf eine Premium-Version für rund 30 € pro Jahr.

So wählst du die beste Task-Management-App für dein Unternehmen

Die Auswahl des richtigen Task-Management-Tools für dein Unternehmen hängt von fünf wichtigen Überlegungen ab:

1. Teamgröße

Ein:e Einzelunternehmer:in benötigt möglicherweise ein Task-Management-Tool, das sich auf die persönliche Produktivität konzentriert. Integrierte Teams benötigen möglicherweise Werkzeuge, die für die Zusammenarbeit ausgelegt sind.

2. Budget

Im Allgemeinen kommen die leistungsstärksten Task-Management-Softwarelösungen zu einem höheren Preis. Die meisten berechnen basierend auf der Anzahl der Nutzer:innen, sodass die Teamgröße auch das Budget beeinflusst.

3. Aufgabenabhängigkeiten

Deine Geschäftstasks können stark voneinander abhängig sein, was bedeutet, dass eine Aufgabe nicht ausgeführt werden kann, bis eine vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. In diesem Fall solltest du nach einer Task-Management-Lösung suchen, die für abhängige Aufgaben konzipiert ist.

4. Kundenbeteiligung

Wenn deine Kundin bzw. dein Kunde den Fortschritt des Teams in eigener Zeit verfolgen möchte, wähle eine Task-Management-App mit einem Kundenansichtsmodus.

5. Gewünschte Beziehung zu deiner Task-Management-App

Suchst du eine Task-Management-Lösung, die super einfach einzurichten und zu verwalten ist? Oder möchtest du eine mit enormer Funktionalität, die möglicherweise mehr Programmierung und Pflege erfordert? In vielen Fällen musst du zwischen der Einfachheit eines Tools und seiner Gesamtleistung wählen.

Häufig gestellte Fragen zu Task-Management-Apps

Wie verbessern Task-Management-Apps die Produktivität?

Task-Management-Apps verbessern die Produktivität, indem sie Erinnerungen senden, Teams die Kommunikation über den Status von Aufgaben ermöglichen, grafische Darstellungen des Teamfortschritts anzeigen, sich in andere Arbeitsplatzsoftware wie Google Drive und Slack integrieren und Zeiterfassungswerkzeuge bereitstellen.

Kannst du eine Task-Management-App sowohl für persönliche als auch für berufliche Zwecke nutzen?

Ja, du kannst dieselbe Task-Management-App sowohl für deine persönlichen Aufgaben als auch für deine berufliche Arbeit verwenden. Du kannst auch eine relativ einfache Task-Management-App wie Google Tasks oder TickTick für deine persönliche To-do-Liste und ein funktionsreiches Tool wie ClickUp oder Asana für die berufliche Arbeit wählen.

Ist Task-Management-Software die Kosten wert?

Mittelgroße bis große Teams mit miteinander verbundenen Aufgaben stellen möglicherweise fest, dass sich Task-Management-Software durch die Verbesserung der Kommunikation und des Zeitmanagements selbst amortisiert. Einzelunternehmer:innen und kleine Teams finden möglicherweise ausreichende Funktionalität in den kostenlosen Plänen, die von Unternehmen wie Trello und Todoist angeboten werden.

Was ist die beste Task-Management-App für die Zusammenarbeit mit Teams?

Einige Task-Management-Apps sind speziell für die Teamzusammenarbeit konzipiert. Dazu gehören Basecamp, Asana, Airtable, monday.com, ClickUp und Jira von Atlassian.