Wenn du Produkte oder Dienstleistungen vertreibst, musst du deiner Kundschaft immer eine Rechnung schreiben. Mit steigender Anzahl an Verkäufen kann daraus ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand entstehen. Um dir die Arbeit so gut es geht zu vereinfachen, solltest du deshalb eine Rechnungsvorlage verwenden. Genau die findest du hier! Darüber hinaus erklären wir dir, wie du bei der Rechnungserstellung am besten vorgehst und welche Angaben auf keinen Fall fehlen sollten.
Inhaltsverzeichnis
Warum du unbedingt eine Rechnungsvorlage verwenden solltest
Jede Rechnung, und sei die Rechnungssumme auch noch so klein, ist ein rechtlich-relevantes Dokument. Es gibt klare Vorgaben, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss. Um Fehler zu vermeiden und den Prozess der Rechnungserstellung zu vereinfachen, solltest du deshalb auf eine Rechnungsvorlage zurückgreifen.
Rechnungserstellung leicht gemacht: Die Rechnungsvorlage von Shopify
Um dir den Sprung in die Selbstständigkeit so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine einfache Muster-Rechnung für dich zusammengestellt. Du kannst dir das folgende Bild ganz einfach herunterladen und deine Rechnung nach demselben Schema aufbauen.
Rechnung schreiben mit Rechnungsvorlage: So gehst du vor
#1: Dokumenterstellung
Lade dir unsere Rechnungsvorlage herunter und erstelle ein Dokument, das zu deinem Branding passt. Welche Tools du dazu nutzen kannst, erklären wir dir weiter unten im Beitrag.
#2: Adressdaten
Trage die Adresse deines Unternehmens und die deines Kunden bzw. deiner Kundin ein. Im Normalfall dient dazu der Bereich im oberen Drittel deiner Rechnung. Ob du die Adressdaten lieber links- oder rechtsbündig darstellst, ist nicht vorgeschrieben.
#3: Kundennummer, Liefer- und Rechnungsdatum
Damit dich deine Kundschaft im Falle von Fragen zur Rechnung oder dem Produkt kontaktieren kann, sollte deine Rechnung die Nummer der Kundin bzw. des Kunden enthalten.
Neben der Kundennummer muss deine Rechnung auch ein Rechnungs- und Lieferdatum enthalten. Bedenke, dass das nicht zwingend dasselbe sein muss. Das Rechnungsdatum bezieht sich auf den Tag der Rechnungserstellung, während mit dem Lieferdatum der Tag gemeint ist, an dem du die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht hast. Dies kann auch vor dem Tag der Rechnungserstellung liegen.
#4: Rechnungsnummer / Betreff
Deine Rechnung muss eine einzigartige Rechnungsnummer enthalten. Typischerweise handelt es sich hierbei gleichzeitig um den Betreff der Rechnung. Dopplungen sind untersagt. Idealerweise folgen deine Rechnungen einem klaren System. Neben Zahlen kannst du dafür auch auf Buchstaben und Sonderzeichnen wie Bindestriche oder Slashes zurückgreifen. Du kannst zum Beispiel Jahr und Monat der Rechnungserstellung in dein System integrieren, etwa so: 03/2024-12345.
Tipp: Damit sich nicht zurückverfolgen lässt, wie viele Rechnungen du pro Monat ausstellst, sollte deine Rechnungsnummer nicht bei Null beginnen.
Schritt #5: Kopftext
Unter der Betreffzeile befindet sich der Kopftext, den du für zusätzliche Informationen nutzen kannst. Üblicherweise bedankst du dich an dieser Stelle für die gute Zusammenarbeit und das Vertrauen in dein Unternehmen. Mit einem Satz kannst du dann zu den Leistungen hinleiten, die du in Rechnung stellst.
#6: Artikel und Dienstleistungen
Die in Rechnung gestellten Artikel und Dienstleistungen werden tabellarisch aufgeführt. Dafür braucht es eine eindeutige Bezeichnung jeder Leistung bzw. jedes Artikels, die erbrachte Menge und deren Einheit (z.B. Stück oder Stunden), den Einzel- und den Gesamtpreis.
#7: Netto- und Bruttosumme
Jede Rechnung muss sowohl Netto- als auch Bruttosumme der erbrachten Leistungen enthalten. Beachte, dass nicht immer der in unserer Rechnungsvorlage verwendete Mehrwertsteuersatz von 19,00 Prozent anfällt. Für eine Reihe von Produktgruppen gilt ein verminderter Mehrwertsteuersatz.
Lesetipp: Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, fällt keine Mehrwertsteuer an. Deine Rechnung muss aber eine entsprechende Information enthalten. Mehr dazu in diesem Artikel.
#8: Zahlungsziel und Signatur
Jetzt hast du noch einmal die Möglichkeit, auf das Zahlungsziel hinzuweisen, bis wann die Rechnung beglichen sein soll. Im E-Commerce ist ein Zeitraum von 14 Tagen üblich.
Schließe die Rechnung mit einer Grußformel und deiner Signatur ab.
#9 Fußzeile
Die Fußzeile bleibt bei der Erstellung einer Rechnung ebenfalls nicht ungenutzt. Ganz im Gegenteil: Kund:innen finden hier alle relevanten Angaben zu deinem Unternehmen. Neben der vollständigen Anschrift gehört dazu eine Telefon- und Faxnummer (sofern vorhanden), deine Homepage und eine Mail-Adresse. Zudem musst du deine Umsatzsteuer-ID und deine vollständigen Bankdaten (IBAN, BLC, Name der Bank und Kontoinhaber:in) angeben.
Rechnungsvorlage Checkliste
Hier noch einmal alle Punkte, die deine Rechnungsvorlage enthalten muss:
- Deine Adresse
- Die Adresse deines Kunden bzw. deiner Kundin
- Rechnungsnummer
- Kundennummer
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum
- Artikel und Dienstleistungen
- Nettosumme
- Bruttosumme
- Optional: Verweis auf §19 UStG (Kleinunternehmerreglung)
- Zahlungsziel
- Umsatzsteuer-ID
- Telefon
- Optional: Fax
- Deine Homepage
- E-Mail-Adresse
- Bankdaten
Die besten Tools, um eine Rechnungsvorlage zu verarbeiten
Du brauchst keine hochprofessionelle Software, um eine Rechnungsvorlage zu verarbeiten. Das Standardrepertoire an Office-Anwendungen reicht hier vollkommen aus. Daneben gibt es ein paar nützliche Online-Tools, die du verwenden kannst.
Microsoft Office (OpenOffice, LibreOffice)
Textverarbeitungsprogramme wie Mircosoft Word sind bestens für die Erstellung einer Rechnung geeignet. Neben der Rechnungsvorlage von Shopify finden sich im Web auch zahlreiche Word-Dokumentvorlagen, die du für die Erstellung deiner Rechnung verwenden kannst. Grundsätzlich wären auch Programme zur Tabellenkalkulation wie Excel geeignet. Da das Layout hier aber etwas komplexer ist, raten wir dir zur Textverarbeitung.
Wenn du kein Microsoft Office zur Hand hast oder die Kosten der Office-Suite scheust, bietet LibreOffice eine kostenlose und funktionale Alternative, die sich auf jedem Windows- oder Linux-Betriebssystem installieren lässt. Mac-Nutzer:innen können auf OpenOffice zurückgreifen, das auf den allermeisten Geräten vorinstalliert ist.
Google Suite
Google ist längst mehr als „nur“ die meistgenutzte Suchmaschine im World Wide Web. Mit der Google Suite steht dir eine Reihe kostenloser Online-Dienste zur Verfügung, mit der sich eine Rechnungsvorlage im Handumdrehen verarbeiten lässt. Das Pendant zu Microsoft Word, Google Docs, ist hierfür am besten geeignet. Analog zu Microsoft Excel kannst du aber auch Google Sheets nutzen.
Canva
Canva wird als Onlinedienst eigentlich für die Erstellung von Grafiken und zur Bildbearbeitung genutzt. Das Tool bietet aber auch eine ganze Reihe von Rechnungsvorlagen, die du für die Erstellung verwenden kannst.
Lesetipp: Ab einem gewissen Bestellvolumen solltest du deine Rechnungslegung automatisieren. Das geht am besten mit einer professionellen Buchhaltungssoftware. Einige Anbieter:innen stellen wir dir in unserer Liste der wichtigsten Apps für deutschsprachige Shopify-Onlineshops vor.
Fazit
Jede Rechnung unterliegt klaren Vorgaben, was sie alles enthalten muss. Zum Glück existieren zahlreiche Rechnungsvorlagen im Web, die du für deinen Anwendungsfall anpassen kannst – eine davon haben wir dir in diesem Beitrag zur Verfügung gestellt. Mit diesem Muster kannst du Stolpersteine minimieren, ohne zu viel Zeit mit der Erstellung deiner Rechnung zu verbringen. Trotzdem solltest du den notwendigen Zeitaufwand nicht unterschätzen! Ab einem gewissen Bestellaufkommen empfiehlt es sich immer, auf professionelle Buchhaltungssoftware umzusteigen. Wenn du Shopify verwendest, kannst du zahlreiche Anbieter:innen direkt und ohne viel Aufwand an deinen Onlineshop anbinden und deine Rechnungslegung automatisieren.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.
