7 Produktivitätstipps für Kleinunternehmer:innen

Die Produktivität ist das Verhältnis zwischen Input und Output. Um deine Produktivität zu steigern, musst du entweder deinen Input reduzieren oder deinen Output erhöhen.

Führende Unternehmer:innen sind bekannt dafür, kreativ mit ihren Produktivitätsstrategien umzugehen. Der CEO von Block und ehemalige Twitter-CEO Jack Dorsey soll zu diesem Zweck angeblich Eisbäder nehmen und nur sieben Mahlzeiten pro Woche essen. Tala-CEO Shivani Siroya macht Kopfstand, um sich nach einem langen Flug neu zu fokussieren.

Die Lektion hier ist jedoch nicht unbedingt, sofort dein belegtes Brötchen fallen zu lassen oder dich auf den Kopf zu stellen. Es geht vielmehr darum, dass erfolgreiche Menschen Produktivität schätzen und Strategien finden, um sie zu maximieren.

Für Unternehmer:innen, die oft mit Zeit- und Budgetbeschränkungen konfrontiert sind, können Strategien zur Steigerung der Produktivität besonders wertvoll sein. Wenn du die richtigen Produktivitätstipps für dich (und dein Team) findest, kannst du im besten Fall deine Gewinne steigern, die Arbeitszeiten reduzieren und dein Unternehmen für langfristiges Wachstum positionieren.

Was ist Produktivität?

Produktivität ist die Bemessungsgrundlage dafür, ob ein Prozess effizient ist oder nicht. Mathematisch ist es ein Verhältnis von Input zu Output. Input stellt dabei die Ressourcen dar, die in einen Prozess einfließen. Der Output repräsentiert das Endprodukt. Die Formel lautet: Produktivität = Output / Input.

Um deine Produktivität zu verbessern, musst du entweder die Effizienz eines Prozesses steigern (deinen Input senken) oder den Wert des Produkts erhöhen (deinen Output steigern).

Wie misst du die Produktivität deines Unternehmens?

Um Produktivität zu messen, musst du Inputs und Outputs in derselben Einheit definieren. Du kannst beispielsweise keine Euro durch Stunden teilen oder Geburtstagskuchen durch Frustration. Unternehmensleiter:innen verwalten dies typischerweise, indem sie der aufgewendeten Zeit für Geschäftstätigkeiten einen Geldwert zuweisen.

Angenommen, du willst wissen, wie hoch die Produktivität ist, um eines deiner Produkte zu erstellen und zu verteilen. Du bewertest diese Produktivität mit einem Preis von 1.000 Euro. Du schätzt die Zeit deines Teams auf 200 Euro pro Stunde. Dein Team braucht insgesamt drei Stunden, um das Produkt zu erstellen und auszuliefern. Zusätzlich gibst du weitere 50 Euro für Versand und Materialien aus.

Mit der Formel Produktivität = Output / Input sieht deine Produktivitätsberechnung so aus:

Produktivität = 1.000 / (200 x 3) + 50 = 1,54

Ein Produktivitätswert größer als eins bedeutet, dass du Geld verdienst. Ein Wert unter eins bedeutet, dass du Geld verlierst.

Diese Methode kannst du verwenden, um die Produktivität eines bestimmten Prozesses, die Gesamtproduktivität deines Unternehmens oder die Produktivitätsniveaus einzelner Mitarbeiter:innen zu messen.

7 Tipps zur Steigerung der Produktivität

In den entscheidenden Anfangstagen beim Aufbau eines Unternehmens zählt jede Minute (und jeder Cent). Diese sieben Produktivitätstipps können deinem Team helfen, ihre Effizienz zu steigern und deine Investitionen zu maximieren.

1. Erstelle eine To-do-Liste und priorisiere Aufgaben
2. Dokumentiere Prozesse
3. Mach Pausen
4. Höre auf dein Team
5. Nutze die Strategie von Ulysses, um Prokrastination zu überwinden
6. Blocke deine Zeit
7. Nutze Produktivitäts-Tools

1. Erstelle eine To-do-Liste und priorisiere Aufgaben

Ein Unternehmen zu führen, ist viel Arbeit – an einem typischen Tag führst du möglicherweise 60 Aufgaben in 12 Geschäftsbereichen aus. Verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis, um deine Verantwortlichkeiten im Auge zu behalten. Erstelle stattdessen eine To-do-Liste und priorisiere die Aufgaben, indem du die wichtigsten Aufgaben an die Spitze setzt.

Unternehmer:innen verwenden manchmal die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben zu priorisieren. Dieses System kategorisiert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit:

• Dringende, wichtige Aufgaben stehen ganz oben auf der Liste. Diese solltest du zuerst erledigen.
• Dringende, unwichtige Aufgaben müssen bald erledigt werden, aber nicht unbedingt von dir. Delegiere diese Aufgaben, wenn möglich.
• Nicht dringende, wichtige Aufgaben stehen weiter unten auf deiner Liste. Plane sie zwar ein, aber lass dich durch sie nicht von dringenderen Themen ablenken.
• Nicht dringende, unwichtige Aufgaben kannst du zeitlich planen, delegieren oder ganz von deiner Liste streichen.

2. Dokumentiere Prozesse

Viele Geschäftsaktivitäten können standardisiert werden. Jedes Mal, wenn du beispielsweise Kunden:innen onboardest, musst du ähnliche Aufgaben in ähnlicher Reihenfolge wiederholen. Nimm dir Zeit, um diesen Prozess zu identifizieren und zu dokumentieren. Dabei hältst du sowohl fest, was du tun musst, als auch in welcher Reihenfolge.

Sobald du deinen Prozess standardisiert hast, kannst du einzelne Aufgaben (oder sogar einen gesamten Prozess) an ein Teammitglied delegieren. Diese Dokumentation kann dir auch helfen, Prozesse zu analysieren und Ineffizienzen oder Redundanzen zu beseitigen.

3. Mach Pausen

Du bist eine begrenzte Ressource – und deine Teammitglieder:innen sind es auch. Obwohl du vielleicht ein paar Tage lang 14 Stunden am Tag arbeiten kannst, verringern lange Arbeitszeiten langfristig deine Produktivität. Setze Grenzen, um deine körperliche und geistige Gesundheit zu schützen, und ermutige deine Mitarbeiter:innen, dasselbe zu tun.

Auch regelmäßige Pausen können hilfreich sein. Forschung zeigt, dass selbst kurze Pausen die Produktivität steigern können. Wechsle deshalb produktive Zeiten mit anderen Aktivitäten ab. Schon ein kurzer Spaziergang um den Block kann hilfreich sein: Körperliche Bewegung und Tageslicht können die kognitiven Fähigkeiten erhöhen und deine Stimmung verbessern.

4. Höre auf dein Team

Coache dein Team in Produktivitätstipps und -praktiken. Vergiss jedoch nicht, auch um Feedback zu bitten. Frage deine Mitarbeiter:innen, welche Änderungen an den Arbeitsumgebungen oder Geschäftsprozessen ihre Produktivitätsniveaus verbessern könnten.

5. Nutze die Strategie von Ulysses, um Prokrastination zu überwinden

Der Held von Die Odyssee bat seine Crew, ihn am Mast seines Schiffes festzubinden, damit er den Sirenen lauschen konnte, ohne verrückt zu werden und das Schiff auf die Felsen zu steuern – das typische Ergebnis von Sirenengesang. Im Grunde hat Ulysses seinen eigenen schlimmsten Impuls besiegt. Er hat seine Versuchung nicht überwunden; er hat nur verhindert, dass er darauf reagieren kann. Du kannst eine ähnliche Strategie nutzen, um Prokrastination zu besiegen. Wenn du geneigt bist, eine wichtige Aufgabe aufzuschieben, verpflichte dich öffentlich zu einer Frist. Wenn dein:e Produktmanager:in auf ein wichtiges Briefing bis Mittwoch angewiesen ist, bist du gezwungen, es in Angriff zu nehmen.

6. Blocke deine Zeit

Nutze das sogenannte Time Blocking, um fokussiert an einer einzigen Aufgabe zu arbeiten. Plane dir einen entsprechenden Zeitblock ein und lehne in dieser Zeit Meetings ab, schließe deine E-Mails und informiere deine Teammitglieder, dass du nicht verfügbar sein wirst. Das kann besonders hilfreich sein, um die Produktivität bei kreativen Projekten und anderen Aufgaben, die intensive Konzentration erfordern, zu steigern. Du kannst auch Zeitblöcke nutzen, um deine produktivsten Stunden auszunutzen: Wenn deine Produktivität vor Mittag am höchsten ist, reserviere die Morgenstunden für deine anspruchsvollsten Aufgaben.

7. Nutze Produktivitäts-Tools

Produktivitäts-Tools können dir helfen, Zeit zu sparen und deine Arbeitsproduktivität zu messen. Ziehe folgende Arten von Werkzeugen in Betracht:

• Aufgabenmanagement. Apps wie Todoist helfen dir, eine organisierte To-Do-Liste zu führen und diese auf all deinen Geräten zu synchronisieren. Funktionen für wiederkehrende Aufgaben können auch automatisch vierteljährliche, monatliche oder wöchentliche Aufgaben planen.
• Projektmanagement. Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello helfen Unternehmer:innen und Teamleitenden, Projekte von der Idee bis zur Auslieferung zu führen, die Kommunikation zu optimieren und den Überblick über wichtige Punkte oder Schritte nicht zu verlieren.
• Kommunikation. Kommunikationstools wie Slack ermöglichen es dir, dich schnell und asynchron mit deinem Team auszutauschen. Einige Tools unterstützen auch fortlaufende Gesprächskanäle für spezifische Projekte oder Themen.
• Zeiterfassung. Tools wie RescueTime und Harvest können dir helfen, deine Produktivität zu messen und dein Zeitmanagement zu verbessern, indem sie Zeitfresser identifizieren.
• Kalender. Eine Kalender-App wie Google Kalender hilft dir, den Zeitplan deines Teams zu visualisieren. Du kannst Meetings planen, Zeitblöcke erstellen und Planungszeit einsparen, indem du siehst, wann deine Teammitglieder:innen verfügbar sind.
• Marketingautomatisierung. Viele Marketingaufgaben können automatisiert werden. Nutze dafür zum Beispiel ein Social-Media-Planungstool wie Sprout Social oder ein E-Mail-Automatisierungstool wie Hubspot. Deine E-Commerce-Plattform bietet möglicherweise auch integrierte Funktionen zur Marketingautomatisierung. Shopify bietet Automatisierungen für E-Mail-Marketing, Customer Relationship Management (CRM) und Facebook-Werbung.
• Rechtschreibprüfung. Apps wie LanguageTool und Duden Mentor können ein Dokument schnell scannen, Fehler identifizieren und Änderungen empfehlen. Obwohl du dennoch die Expertise deines Teams benötigst, um Vorschläge zu bewerten und die Konsistenz mit deinem internen Stilhandbuch sicherzustellen, sparen diese Apps während des Korrekturprozesses Zeit.
• Fokusoptimierung. Tools wie Kanban Flow und Focus To-Do nutzen die Pomodoro-Technik. Das ist ein Produktivitätssystem, das deinen Arbeitstag in Phasen von intensivem Fokus unterteilt, die von kurzen Pausen unterbrochen werden. Wenn du dich leicht von E-Mail-Benachrichtigungen ablenken lässt oder in Versuchung gerätst, Zeit auf Social Media zu verschwenden, kannst du auch einen Website-Blocker wie Freedom oder Cold Turkey verwenden, um bestimmte Seiten oder sogar das gesamte Internet zu blockieren.
• Speicher und Organisation. Cloud-basierte Speicher- und Organisationswerkzeuge wie Dropbox und Google Drive können deinem Team helfen, an Projekten zusammenzuarbeiten und die Notwendigkeit zu beseitigen, Dokumente per E-Mail hin und her zu senden. Einige ermöglichen auch die gemeinsame Bearbeitung eines Live-Dokuments und zeigen die Versionshistorie an – du kannst die aktuellste Version einer Datei leicht einsehen und bei Bedarf zu vorherigen Versionen zurückkehren.

Häufige Fragen zu Produktivitätstipps

Wie kann ich Prokrastination überwinden, um meine Produktivität zu steigern?

Probiere diese Produktivitätstipps aus, um Prokrastination zu bekämpfen:

• Folge der Zwei-Minuten-Regel. Die Zwei-Minuten-Regel ermutigt dich, kleine Aufgaben sofort zu erledigen. Laut der Regel solltest du eine Aufgabe, die du in zwei Minuten oder weniger erledigen kannst, sofort angehen.
• Folge der Fünf-Minuten-Regel. Wenn du geneigt bist, eine Aufgabe aufzuschieben, verpflichte dich, nur fünf Minuten daran zu arbeiten. Du wirst zumindest einen Fortschritt erzielen und möglicherweise motiviert sein, über diese Zeit hinaus weiterzuarbeiten.
• Belohne dich selbst. Gib dir eine kleine Belohnung für den Abschluss einer Aufgabe. Hast du zwei Stunden am Stück an deinem E-Commerce-Shop-Design gearbeitet? Herzlichen Glückwunsch: Du bekommst ein Snickers. Hast du die monatliche Gehaltsabrechnung abgeschlossen? Klingt nach einer Zeit für etwas Netflix.

Erhöhen Pausen die Produktivität?

Ja. Forschung zeigt, dass selbst eine kurze Pause deine Produktivität steigern kann. Die Vorteile sind noch größer, wenn deine Pausen körperliche Bewegung oder eine Runde Tageslicht beinhalten.

Welche Rolle spielt Technologie bei der Produktivitätssteigerung?

Digitale Produktivitäts-Tools können Prozesse automatisieren, die Kommunikation optimieren und deinem Team helfen, organisiert zu bleiben. Sie können auch dein Zeitmanagement verbessern und dir helfen, die Gesamtproduktivität deines Unternehmens zu messen.

Wie setze ich klare Ziele und Prioritäten, um meine Produktivität zu erhöhen?

Versuche, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Erledige zuerst dringende, wichtige Aufgaben und delegiere weniger wichtige Aufgaben an dein Team.