Du kennst es sicher: Deine To-do-Liste ist scheinbar endlos, aber trotzdem kannst du dich einfach nicht motivieren und mit der Arbeit anfangen, also schiebst du Aufgaben auf, machst sie nur teilweise und fühlst dich immer gestresster. Das ist nicht nur sehr ineffizient, sondern geht auf die Dauer auch nicht gut.
Doch wie kannst du produktiver werden und lernen, mit Stress umzugehen? In diesem Beitrag zeigen wir dir, was die häufigsten Gründe für Unproduktivität sind, warum es sich lohnt, produktiver zu werden und geben dir 10 Strategien an die Hand, die dir dabei helfen können.
Warum sollte ich an meiner Produktivität arbeiten?
Abgesehen davon, dass du deine Aufgaben so effizienter erledigen kannst, kann sich eine gesteigerte Produktivität auf dein ganzes Leben auswirken. Egal ob bei der Arbeit oder zu Hause, eine gesteigerte Produktivität hilft dir dabei Stressfaktoren zu vermindern und allgemein ausgeglichener und zufriedener zu werden.
Ursachen mangelnder Produktivität
Unproduktivität kann viele Ursachen haben und die Gründe variieren von Mensch zu Mensch selbstverständlich. Trotzdem gibt es einige Ursachen für Unproduktivität, die sich bei zahlreichen Menschen wiederfinden und dabei helfen können, unsere eigene Unproduktivität zu besiegen.
1. Dringende oder komplexe Aufgaben auf später verschieben
Viele Menschen tendieren dazu, die unangenehmsten oder schwierigsten Aufgaben auf später zu verschieben. Auch wenn du die Aufgabe später noch erledigst, kann es sein, dass dich dieses Verhalten trotzdem negativ beeinflusst. Oftmals sind diese Aufgaben nämlich genau die, die am meisten Aufmerksamkeit und Zeit in Anspruch nehmen und von deiner vollen Aufmerksamkeit profitieren. Es kann also gut sein, dass du dein volles Potenzial gar nicht ausschöpfen kannst, wenn du diese wichtigen Aufgaben auf später verschiebst.
2. Internet als Ablenkung nutzen
Das Internet hat viele positive Seiten, jedoch ist es auch eine große Quelle der Ablenkung. Jeder kennt es: eigentlich hat man einiges vor, die Aufgaben häufen sich auf dem Schreibtisch, aber man greift ständig zum Smartphone oder surft im Internet, anstatt seine volle Aufmerksamkeit den zu erledigenden Aufgaben zu widmen. Natürlich ist es kein Weltuntergang, wenn man ab und an einmal eine Pause einlegt, jedoch unterbrechen viele Menschen ihre Arbeit ständig und lassen sich vom Internet ablenken. Das stört nicht nur deinen Workflow, sondern auf lange Sicht deine Aufmerksamkeitsspanne.
3. Du konzentrierst dich nicht auf eine Aufgabe
Multitasking ist eine Fähigkeit, die mit Sicherheit hilfreich sein kann, doch wenn du viele Aufgaben anfängst oder sogar parallel an ihnen arbeitest, kann das nicht nur deine Produktivität stören, sondern dich auch entmutigen. So kannst du dich nie wirklich 100 % auf eine Aufgabe einlassen, verlierst wahrscheinlich öfter den Faden und musst dich jedes Mal aufs Neue in die Aufgabe einarbeiten.
4. Zu viel Perfektionismus
Auch Perfektionismus kann in extremen Fällen deiner Produktivität im Weg stehen. Selbstverständlich ist es gut, wenn du deine Aufgaben so gut wie möglich erledigen musst und dir die benötigte Zeit dazu nimmst, jedoch kann zu viel Perfektionismus dazu führen, dass du dich auf kleine Details fokussierst, die gar nicht so wichtig sind.
5. Nicht genügend Pausen
Wenn du produktiv werden willst, sind Pausen essenziell, denn sie erlauben dir, neue Energie zu tanken und etwas Abstand von deinen Aufgaben zu gewinnen. Es ist nämlich bewiesen, dass unsere Aufnahmefähigkeit nach einer gewissen Zeit abnimmt und Pausen für die Regenerierung benötigt werden.
6. externe Ablenkungen
Je nachdem, ob du im Home-Office oder im Büro mit anderen arbeitest, es kommt wahrscheinlich öfter dazu, dass du Ablenkungen ausgesetzt bist, gegen die du nicht viel tun kannst. So gibt es beispielsweise Tage, an denen zahlreiche Meetings deine Arbeitszeit unterbrechen oder andere ständig nach deiner Meinung fragen.
Warum Unproduktivität schaden kann
In allererster Linie hat Unproduktivität natürlich zur Folge, dass du deine Aufgaben nicht oder nicht gut erledigen kannst. Jedoch kann Unproduktivität dich auch unzufrieden machen und zunehmend frustrieren.
Wenn du nicht weißt, wie du deine Zeit effizient nutzt und dich ständig ablenken lässt, kann das Auswirkungen auf deinen Schlaf, dein Privatleben und deine allgemeine Stimmung haben. Das heißt nicht, dass du dich nie ausruhen darfst oder dass man keine schlechten Tage haben darf, jedoch kannst du, indem du produktiver wirst, dein allgemeines Wohlbefinden oftmals steigern und Stressfaktoren in deinem Leben minimieren.
10 Strategien, um produktiver zu werden
1. Minimiere Ablenkungen so gut wie möglich
Es gibt bestimmte Ablenkungen, wie Kolleg:innen oder das gelegentliche Meeting, auf die du wahrscheinlich wenig bis gar keinen Einfluss hast. Jedoch solltest du versuchen, Ablenkungen an deinem Arbeitsplatz, ob zu Hause oder im Büro, zu minimieren, um so produktiver werden zu können.
In einem ersten Schritt kannst du dir deinen Arbeitsplatz genauer ansehen und überlegen, ob es Dinge in deiner Umgebung gibt, die dich öfter ablenken oder ablenken könnten. Ein sauberer und organisierter Arbeitsplatz kann wahre Wunder wirken. Wenn du beispielsweise im Home-Office arbeitest und mit deinem Setup noch nicht ganz zufrieden bist, lohnt es sich in jedem Fall etwas Zeit und Geld zu investieren, um deinen Arbeitsplatz zu optimieren und zu organisieren.
Wenn du in einem Büro arbeitest und dir möglicherweise einen Raum mit anderen teilen musst, kann es helfen, in qualitative Kopfhörer zu investieren. Du musst keine Musik hören, aber du kannst andere beruhigende Geräusche, wie beispielsweise Regen, anhören, um effizienter arbeiten zu können. Hier musst du selbst ausprobieren, was für dich am besten funktioniert.
Lesetipp: Mit diesen 7 Tipps kannst du effizient von zu Hause aus arbeiten.
2. Versuch ausgeruht zu sein
Viele Menschen fokussieren sich zu stark auf ihre Arbeit und den Wunsch produktiver zu werden, dass sie Erholungsphasen vernachlässigen. Zu solchen Erholungsphasen zählt nicht nur genügend Schlaf, sondern auch Bewegung und eine gute Ernährung. All diese Punkte tragen dazu bei, dass du konzentriert arbeiten kannst.
Wenn du den ganzen Tag vor einem Computerbildschirm sitzt, ist es verständlich, dass du nach der Arbeit müde bist und nichts lieber tun willst, als dich auf die Couch zu legen und einfach nichts zu tun. Jedoch kann es sehr hilfreich sein, etwas Sport in deine Routine einzubauen und dich für 30 Minuten nach (oder vor) der Arbeit zu bewegen.
Jeder isst wohl gerne mal eine Pizza oder einen Burger und trinkt dazu eine Cola, jedoch spielt die Ernährung eine ebenso große Rolle, wenn es um dein Wohlbefinden und deine Erholung geht. Es kann zum Beispiel helfen, Mahlzeiten vorzukochen, sodass du für die Arbeitswoche gesunde Optionen hast und nicht jeden Tag zur Tiefkühlpizza greifst.
3. Versuche dein Zeitmanagement zu verbessern
Eine der Angewohnheiten, die dich daran hindern, produktiver zu werden, ist wahrscheinlich die Aufschiebung von Aufgaben. Wir kennen es alle: Es gibt viel zu tun, aber wir finden immer etwas anderes, um die lästigen Aufgaben weiter aufzuschieben. Das hilft uns scheinbar im Moment, da wir uns besser fühlen, aber auf die Dauer wird diese Angewohnheit ein echtes Problem.
Was dir dabei effizient helfen kann, ist ein gutes Zeitmanagement. Ein guter Zeitplan kann dir beispielsweise dabei helfen, deine Aufgaben vorab zu planen und dich auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten. Selbstverständlich musst du trotzdem noch lernen, diesen Zeitplan auch einzuhalten, er kann aber als guter Anhaltspunkt und als erster Schritt dienen.
Außerdem gibt es einige Techniken, die dir dabei helfen können, deine Zeit effektiv zu nutzen:
- Pomodoro-Technik: Bei der Pomodoro Technik unterteilst du deine Zeit in Arbeitsphasen und Pausen. Du kannst deine Intervalle dabei selbst wählen. So kannst du beispielsweise 30 Minuten arbeiten und dann eine 5-minütige Pause einlegen. Während der Pause hilft es zudem, wenn du kurz aufstehst, dir die Beine vertrittst oder dir ein Getränk holst. Auch auf YouTube gibt es Videos für die Pomodoro Technik, die dir dabei helfen können, die Technik einzuhalten.
- Getting things done (GTD): Diese Methode hilft dir dabei, dir deine Aufgaben vor Augen zu führen und sie dann in kleinere Bereiche zu unterteilen. Nimm dir also ein Notizbuch und schreib vorab all deine Aufgaben auf. Unterteile sie jetzt in kleinere Abschnitte, sodass sie weniger beängstigend wirken. Diese Maßnahme beschreibt eigentlich nichts anderes als ein gutes Aufgabenmanagement in einem Planner. Auch wenn sie eventuell sehr simpel erscheint, kann es sehr hilfreich sein, die Aufgaben aufzuschreiben und in kleinere Teilaufgaben aufzubrechen.
- Eat the Frog: Dieses Prinzip basiert auf der Idee, dass man zuerst die Aufgaben erledigen sollte, die am unangenehmsten sind. Denn wenn du die schwierigsten Aufgaben hinter dir hast, wirken andere Aufgaben gleich viel einfacher und angenehmer, was dir effektiv dabei helfen kann, produktiver zu werden.
- 80/20- Regel: Bei dieser Methode sollst du dich zunächst auf Aufgaben fokussieren, die nur 20 % deiner Zeit in Anspruch nehmen. Das Prinzip besagt, dass so 80 % deiner Aufgaben effizient mit geringem Zeitaufwand erledigt werden können. Die Idee ist, dass du dich produktiver und zufriedener fühlst, wenn du zunächst die weniger zeitaufwendigen Aufgaben erledigt hast. Die Umsetzung dieses Prinzips gestaltet sich jedoch teilweise etwas schwierig, da man ein gutes Gleichgewicht finden muss.
Lesetipp: Wir haben 100 Motivationssprüche für dich zusammengestellt, die dich sicher inspirieren werden.
4. Entscheide, was wirklich wichtig ist
Du kennst es bestimmt: Es gibt scheinbar tausend Dinge zu erledigen und man kommt einfach nicht voran. Es ist sehr wahrscheinlich, dass du deine Arbeit produktiver gestalten kannst, indem du dir wirklich überlegst, welche Aufgaben wichtig sind und was eigentlich nur eine unnötige Ablenkung ist. Dazu gehört es auch, deine Arbeitsprozesse zu evaluieren und zu entscheiden, wo du noch effektiver arbeiten könntest.
5. Finde heraus, wann du am produktivsten bist
Jeder hat wohl seine Tageszeit, zu der er am produktivsten ist. Einige Menschen bevorzugen es, früh am Morgen mit der Arbeit zu beginnen und sind nachmittags und am Abend eher träge und können sich nur schlecht konzentrieren. Dann gibt es andere Menschen, die das genaue Gegenteil darstellen und morgens etwas mehr Zeit benötigen um wirklich produktiv arbeiten zu können.
Vorausgesetzt du hast die nötige Freiheit, um dir deine Arbeit ein Stück weit selbst einzuteilen, solltest du für dich herausfinden, wann du am produktivsten arbeitest. Bist du Frühaufsteher bzw. Frühaufsteherin und fühlst dich am Morgen am besten oder zählst du eher zu den Morgenmuffeln, die morgens am liebsten gar nicht angesprochen werden? Wenn du herausgefunden hast, wann du am besten arbeiten kannst, kannst du diese Information effizient nutzen, um deine Aufgaben zu planen.
Auch wenn deine Arbeitszeiten nicht flexibel gestaltbar sind, kannst du beispielsweise die dringendsten Aufgaben zu der Zeit einplanen, an der du am produktivsten arbeiten kannst.
6. Verabschiede dich vom Multitasking
Du denkst vielleicht, dass Multitasking eine effiziente Möglichkeit ist, um mehr Arbeit erledigen zu können. Leider ist das nur selten der Fall. Multitasking ist eine sehr häufige Ursache dafür, warum Menschen unproduktiv sind oder mit ihren Aufgaben nicht vorankommen. Wenn du kurz darüber nachdenkst, macht das durchaus Sinn: stell dir vor, du fängst 5 unterschiedliche Aufgaben an und arbeitest immer nur eine kurze Zeit an jeder Aufgabe. Was passiert? Du kommst nie so wirklich in einen Workflow rein, verlierst den Faden, musst dich neu auf die Aufgabe einlassen und dich einarbeiten. Du wirst also unproduktiver, da du deine Aufgaben nicht effizient planst.
7. Unterteile deine Aufgaben nach Priorität
Oftmals scheitern wir bereits, bevor wir überhaupt mit unseren Aufgaben begonnen haben, weil wir diese nicht gut organisiert haben. Du solltest dir also jeden Tag oder zum Beginn jeder Woche einen Plan erstellen und deine Aufgaben nach Priorität organisieren. So kannst du abwägen, welche Aufgaben ganz oben auf deiner To-do-Liste stehen sollten und welche du beispielsweise in einem ruhigen Moment oder gegen Ende der Woche erledigen kannst. Das erscheint dir wahrscheinlich als eine sehr offensichtliche und denkbar einfache Methode, jedoch kann sie eine große Hilfe dabei sein, produktiver zu werden.
8. Plane regelmäßige Pausen ein
Wenn du wirklich produktiver werden möchtest, musst du auch deine Pausen priorisieren und bewusst einplanen. Du hast ein wichtiges Projekt, das du unbedingt fertigstellen musst oder musst für eine Prüfung lernen und nimmst dir jetzt vor, pausenlos daran zu arbeiten, weil du denkst, dass du dann produktiver bist? Mit großer Wahrscheinlichkeit schadet diese Herangehensweise deiner Produktivität eher, als dass sie hilft. Wie oben bereits erwähnt, brauchen Menschen Pausen, da unsere Aufnahmefähigkeit begrenzt ist. Es lohnt sich also auch, kleinere 5-minütige Pausen in deinen Arbeitsalltag einzubauen.
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9. Priorisiere deine allgemeine Erholung
Dieser Tipp ist wahrscheinlich nicht ganz offensichtlich, ist aber trotzdem sehr wichtig und sollte nicht vernachlässigt werden. Denn wie du deine Freizeit gestaltest, hat einen direkten Einfluss auf deine Produktivität. Wenn du wenig schläfst, bist du bei der Arbeit eher gestresst und kannst dich nicht konzentrieren. Du solltest also sichergehen, dass du genügend Schlaf bekommst, Sport treibst und dich in deiner Freizeit wirklich um dich selbst kümmerst und auch erholst.
10. Schalte dein Smartphone aus
Diese Strategie wird dir eventuell nicht ganz leicht fallen, aber es kann wirklich dabei helfen, Ablenkungen zu minimieren und produktiver zu werden. Unsere Smartphones begleiten uns bei jedem Schritt und machen uns zu jeder Tageszeit erreichbar. Das kann seine klaren Vorteile haben, es kann aber auch eine große Ablenkung und sogar Belastung darstellen. Versuche daher, dein Smartphone ganz auszuschalten oder Benachrichtigungen einzustellen, sodass du effizienter an deinen Aufgaben arbeiten kannst. Das kann vor allem am Anfang sehr schwierig sein, jedoch lohnt es sich wirklich und wird dir guttun.
Lesetipp: Wir zeigen dir, wie du den Instagram-Algorithmus effizient nutzen kannst, wenn du das Smartphone doch einmal nicht weglegen kannst.
Kenn deine Grenzen
Es ist verständlich, dass du produktiver werden und deine Arbeitsabläufe effizienter gestalten möchtest, jedoch solltest du auch deine Grenzen kennen und es nicht übertreiben. Produktiv sein ist das eine, aber es muss auch genügend Zeit für Erholung und Pausen eingeplant werden. Nicht jeder Tag wird dein produktivster Tag sein und es ist normal, dass man ab und an in alte Verhaltensmuster fällt. Die Methoden, die wir dir vorgestellt haben, sollen als Inspiration dienen und nicht jede genannte Möglichkeit wird auch für dich funktionieren. Es kommt also darauf an, dass du unterschiedliche Methoden ausprobierst und die für dich besten Optionen auswählst.
