Vamos imaginar que você é um fotógrafo que fez algumas fotos de casamento, deixando um casal de clientes satisfeito. Embora a gratificação imediata de um pedido de pagamento via aplicativo pareça o caminho mais fácil, criar um recibo de vendas é uma escolha financeira mais inteligente. Os recibos de venda ajudam a ilustrar o fluxo de caixa do seu negócio, comprovam que você forneceu os serviços prometidos e auxiliam na previsão de futuros negócios.
O que é um recibo de vendas?
O recibo de vendas é um documento enviado ao seu cliente ou comprador que identifica o cliente, os bens ou serviços que você forneceu e a data em que esses itens foram entregues. O recibo de vendas pode incluir uma parte detalhada da taxa final, mencionando o imposto sobre vendas, taxas de envio ou quaisquer outros custos adicionais. As informações em um recibo de vendas incluem:
- Informações de contato. Os nomes, números de telefone, endereços e e-mails tanto seus quanto do cliente estão no recibo.
- Data do recibo. Esta é a data em que você cria e envia o recibo ao cliente.
- Serviços prestados. O recibo de vendas deve detalhar os produtos ou serviços entregues ao cliente, incluindo o valor de cada item e o total a pagar.
- Data de vencimento. Esta é a data em que o valor total do recibo deve ser pago. Antes de fornecer bens ou serviços a um cliente, esclareça seu cronograma de pagamento preferido e discuta um cronograma que funcione para ambos. Isso ajuda a evitar pagamentos atrasados que podem prejudicar seu fluxo de caixa.
- Condições de pagamento. Dependendo do tipo de empresa, seu recibo também é o local para incluir quaisquer termos e condições de pagamento, como formas de pagamento aceitas ou sua política de multas por atraso. As condições de pagamento podem ser acordadas enviando um contrato formal ao seu cliente, detalhando os bens ou serviços que você concordou em fornecer, o prazo para entrega e as políticas financeiras da sua empresa.
- Número do recibo. Cada recibo enviado a um cliente deve ter um número. Isso diferencia múltiplos recibos enviados ao mesmo cliente e ajuda a rastrear pagamentos.
Qual é o propósito de um recibo de vendas?
O recibo de venda serve para informar o comprador ou cliente sobre os bens ou serviços adquiridos e o total que ele deve. Para você, os recibos de venda ajudam na contabilidade – são documentos oficiais que rastreiam o fluxo de caixa que entra no seu negócio. Outros benefícios dos recibos de venda incluem:
- Documentação. Se você prestou serviços a um cliente e ele não pagou, o que você pode fazer? É aí que um recibo de vendas – com suas datas de vencimento e emissão – pode fornecer um recurso legal. A data do recibo comprova que você enviou um documento ao cliente para pagamento pelos serviços prestados, com aviso apropriado. A data de vencimento indica quando a conta do cliente deve ser paga. Recibos, juntamente com contratos e outras comunicações com um cliente, comprovam legalmente, se necessário, que você tem direito a um pagamento pendente.
- Marketing e orçamento. Revisar seus recibos de venda permite que você preveja seu trabalho no último trimestre e projete para o próximo, planejando meses mais movimentados ou mais lentos. Além disso, seus recibos mostram onde está a demanda por seus bens ou serviços. Você pode usar esse conhecimento para se promover com base no que as pessoas desejam.
Como escrever um recibo de vendas?
Criar um recibo de vendas profissional é fácil quando você utiliza software de faturamento ou contabilidade, que permite preencher modelos de recibo e enviá-los em minutos. Outros modelos gratuitos ou de baixo custo estão disponíveis em aplicativos como Google Docs e Microsoft Word. Para preencher um recibo, reúna as informações relevantes e prepare-se para incluir:
- Informações de contato. Inclua suas informações de contato (nome, endereço, e-mail, número de telefone) e também as do cliente.
- Datas. Anote tanto a data do recibo (a data em que você está criando e enviando o recibo) quanto a data de vencimento do pagamento.
- Número do recibo. Crie um novo número de recibo para diferenciar o projeto e o pagamento de outros já existentes.
- Descrição. Na parte de descrição do seu recibo, você pode detalhar os valores que está cobrando pelos serviços. Certifique-se de incluir detalhes como horários, datas, quantidade de bens ou horas de serviços prestados.
Perguntas frequentes sobre recibo de vendas
Qual é a diferença entre um recibo de vendas e uma nota fiscal?
O recibo de vendas é um comprovante de que um pagamento foi feito por bens ou serviços prestados, enquanto a nota fiscal é um documento fiscal obrigatório em muitas situações e registra a transação perante o governo.
Quando devo usar um recibo de vendas?
Você deve emitir um recibo de vendas em situações mais informais, como quando atua como autônomo ou em plataformas de marketplace e não está obrigado a emitir uma nota fiscal.
Preciso guardar os recibos de vendas?
Sim, guardar os recibos é importante para fins de organização financeira e como prova em caso de disputas ou dúvidas por parte do cliente.
Como diferenciar recibos de vendas e notas fiscais?
A nota fiscal é regulamentada e emitida por meio de sistemas fiscais, enquanto o recibo é um documento informal, usado especialmente por prestadores que não têm obrigação de emitir notas fiscais, como MEIs em algumas situações específicas.
