Com o lançamento do seu pequeno negócio, você precisará gerenciar as tarefas contábeis que vêm junto com a propriedade de uma loja. Embora a contabilidade não seja a parte mais emocionante do crescimento do seu negócio, é crucial começar com o pé direito.
Neste guia, abordaremos tudo que você precisa saber sobre contabilidade para pequenas empresas, além de alguns dos melhores softwares de contabilidade a serem considerados, para que você possa avançar para o próximo passo da sua lista de tarefas financeiras para pequenas empresas.
O que é contabilidade para pequenas empresas?
A contabilidade para pequenas empresas é um conjunto de atividades financeiras para o processamento, medição e comunicação das finanças de um negócio. Essas atividades incluem impostos, gestão, folha de pagamento, aquisição e controle de estoque.
Como fazer a contabilidade da sua pequena empresa
- Abra uma conta bancária para pequenas empresas
- Desenvolva um sistema de contabilidade para pequenas empresas
- Controle suas despesas
- Estabeleça um sistema de folha de pagamento
- Investigue impostos de importação
- Determine como você será pago
- Estabeleça procedimentos de imposto sobre vendas
- Determine suas obrigações fiscais
- Calcule a margem bruta
- Solicite financiamento para pequenas empresas
- Encontre parceiros contábeis de alta qualidade
- Reavalie periodicamente seus métodos
1. Abra uma conta bancária para pequenas empresas
No Brasil, abrir uma conta bancária exclusiva para a sua empresa é um passo essencial para proteger seu patrimônio pessoal em caso de falência, processos ou auditorias. Ter registros financeiros organizados também facilita o acesso a financiamentos ou investimentos no futuro, pois demonstra a saúde financeira da empresa.
Para começar, abra uma conta corrente para o negócio. Depois, avalie a possibilidade de criar contas de poupança que ajudem a planejar o fluxo de caixa e organizar o pagamento de tributos. Uma estratégia comum é reservar uma porcentagem de cada pagamento recebido para cobrir impostos — geralmente, 25% é uma boa regra, mas para rendimentos mais altos, pode ser necessário reservar até um terço da renda.
No caso de empresas como sociedades limitadas (LTDA), sociedades simples e outras estruturas societárias, é legalmente obrigatório ter uma conta bancária separada para o negócio. Já para MEIs (Microempreendedores Individuais), a conta separada não é obrigatória, mas recomendada para simplificar a gestão financeira e evitar a mistura de despesas pessoais e empresariais.
Além disso, considere solicitar um cartão de crédito empresarial. Ter um cartão específico para o negócio ajuda a construir o histórico de crédito da empresa, o que pode facilitar o acesso a empréstimos no futuro e também permite separar as despesas pessoais das empresariais. Dependendo do tipo de compra que você pretende fazer, existem cartões empresariais com diferentes benefícios, como cashback ou milhas, o que pode ser útil se você precisar fazer grandes compras ou viajar frequentemente.
Para abrir uma conta bancária empresarial no Brasil, você precisa de um CNPJ e, dependendo do banco, pode ser necessário estar registrado na Junta Comercial do seu estado. Verifique junto ao banco quais documentos são necessários para concluir o processo de abertura.
2. Desenvolva um sistema de contabilidade para pequenas empresas
A contabilidade é o processo diário de registrar transações, categorizá-las e reconciliar extratos bancários.
A contabilidade é um processo de alto nível que analisa o progresso do negócio e dá sentido aos dados que um contador compila em demonstrações financeiras. Como um novo empreendedor, você precisará determinar como deseja gerenciar seus registros:
- Optar pelo caminho do faça você mesmo e usar softwares como Nibo ou Qipu. Alternativamente, você pode usar uma planilha simples do Excel.
- Utilizar um contador terceirizado ou meio-período, que pode ser local ou baseado em nuvem.
- Se seu negócio for grande o suficiente, contrate um contador e/ou auditor interno.
Com muitas opções de software de contabilidade pagas e gratuitas disponíveis, você certamente encontrará uma solução de contabilidade que atenda às necessidades do seu negócio.
Os proprietários de pequenas empresas no Brasil também precisam escolher entre os métodos de contabilidade de caixa e de competência. Vamos explorar as diferenças entre os dois:
- Método de caixa: As receitas e despesas são registradas no momento em que o dinheiro é efetivamente recebido ou pago.
- Método de competência: As receitas e despesas são registradas quando a transação ocorre, mesmo que o pagamento ainda não tenha sido realizado, o que exige o acompanhamento de contas a receber e a pagar.
No Brasil, empresas que apuram o Lucro Real devem obrigatoriamente utilizar o método de competência para fins de apuração tributária. Já as empresas enquadradas no Simples Nacional e as que optam pelo Lucro Presumido podem utilizar o método de caixa, pois ele simplifica o acompanhamento financeiro. Contudo, o método de competência é recomendado para uma visão financeira mais precisa e para facilitar o crescimento dos negócios no longo prazo.
Esse entendimento ajuda na escolha do método mais adequado para cada modelo de negócio e suas obrigações fiscais.
3. Controle suas despesas
A base de uma contabilidade sólida começa com o rastreamento eficaz e preciso das despesas, um passo essencial para monitorar o crescimento do negócio, elaborar demonstrações financeiras, acompanhar despesas dedutíveis, preparar declarações de impostos e embasar suas declarações. Esse controle detalhado ajuda a empresa a se manter organizada e a cumprir obrigações fiscais, de acordo com a legislação da Receita Federal do Brasil (RFB).
Desde o início, estabeleça um sistema contábil para organizar recibos e outros registros importantes. Esse processo pode ser manual ou digital, utilizando ferramentas de gestão como o Conta Azul ou o Nibo, que facilitam o acompanhamento contábil de pequenas e médias empresas.
Abaixo estão cinco tipos de recibos que exigem atenção especial para empresas brasileiras:
- Refeições e entretenimento: Em reuniões de negócios em restaurantes, é importante documentar quem participou e o propósito. Esse tipo de despesa pode ser parcialmente dedutível para empresas no regime de Lucro Real, segundo a RFB.
- Viagens a trabalho: A RFB exige documentação detalhada para comprovar que as despesas de viagem estão relacionadas a negócios e não a atividades pessoais. Esses recibos ajudam a registrar atividades comerciais enquanto você está fora.
- Despesas com veículos: Para deduzir despesas de veículos, é necessário registrar onde, quando e por que o veículo foi usado para negócios, aplicando a porcentagem de uso comercial. Esse acompanhamento é obrigatório para empresas que registram essas despesas.
- Recibos de presentes: As despesas com presentes de negócios, como ingressos ou brindes, devem ser registradas, incluindo detalhes como o destinatário e o contexto da entrega. Assim, é possível diferenciá-las de despesas com entretenimento.
- Recibos de home office: Despesas de home office são comuns para pequenas empresas, e a porcentagem do espaço usado para negócios deve ser registrada para calcular deduções, incluindo internet e outros serviços residenciais. A RFB permite a dedução desses custos proporcionalmente, especialmente para empresas no Lucro Real.
Despesas com quilometragem também podem ser dedutíveis, desde que você mantenha registros detalhados das viagens de negócios, com a rota e o propósito.
4. Estabeleça um sistema de folha de pagamento para pequenas empresas
Muitas lojas online no Brasil começam como um negócio individual. Mas, ao expandir, pode chegar o momento em que é necessário contratar ajuda externa. Para isso, você deve definir se a pessoa contratada é um empregado ou um prestador de serviços autônomo.
Para empregados, é necessário estabelecer um cronograma de folha de pagamento e garantir o recolhimento adequado de encargos trabalhistas e impostos, como FGTS, INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Existem muitos softwares de contabilidade no Brasil que oferecem sistemas de folha de pagamento para facilitar esse processo.
Para prestadores de serviços autônomos, é fundamental registrar os pagamentos efetuados, pois o proprietário da empresa pode precisar de relatórios para fins fiscais, como a Declaração de Imposto de Renda. Certifique-se de manter o nome, CPF e endereço de cada contratado registrado para uma gestão organizada.
5. Investigue impostos de importação
Dependendo do modelo de negócio, você pode planejar a importação de produtos de outros países para revenda no Brasil. Nesse caso, sua empresa estará sujeita a impostos e taxas alfandegárias, como o Imposto de Importação, ICMS, PIS e Cofins. Essas taxas são importantes, especialmente em negócios de dropshipping.
Uma calculadora de impostos pode ajudar a estimar esses custos, auxiliando no planejamento financeiro. Para mais informações sobre regulamentação e impostos de importação, consulte a Receita Federal e o Portal Único do Comércio Exterior.
6. Defina como você será pago
Quando as vendas começarem a ocorrer, será necessário escolher uma forma de aceitar pagamentos. Proprietários de lojas no Brasil podem usar plataformas como Mercado Pago, PagSeguro e outros gateways de pagamento que aceitam cartões de débito e crédito.
Ao utilizar processadores de pagamento, as taxas podem variar. Alguns cobram uma taxa de transação variável, normalmente em torno de 2,9%, além de uma tarifa fixa por transação, que pode ser de cerca de R$ 0,30. Outros sistemas operam por meio de assinatura mensal, permitindo transações financeiras ilimitadas. Avalie diferentes gateways de pagamento para escolher o mais adequado para sua região e modelo de negócios.
Comece a aceitar pagamentos de forma rápida com soluções integradas de pagamento e facilite a gestão financeira da sua loja virtual.
7. Estabeleça procedimentos de imposto sobre vendas
O comércio eletrônico facilita a venda para clientes em diferentes estados e até em outros países, mas isso traz consigo regulamentações de impostos que podem ser complexas. Quando um cliente faz uma compra em uma loja física no Brasil, paga o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) do estado onde está realizando a compra. Contudo, nas vendas online, os clientes podem estar localizados em estados diferentes, o que impacta a tributação.
Para lojas online brasileiras, o ICMS pode ser exigido tanto no estado de origem da mercadoria quanto no estado de destino. Isso requer a aplicação do DIFAL (Diferencial de Alíquota de ICMS), que distribui o imposto entre o estado de origem e o de destino. Empresas devem estar atentas à legislação para calcular corretamente o imposto em transações interestaduais.
Além disso, no caso de vendas internacionais, o ICMS não é aplicado para clientes fora do Brasil, o que pode simplificar transações com clientes estrangeiros. Para garantir que todos os impostos estejam corretos, é recomendável consultar um contador especializado.
8. Determine suas obrigações fiscais
As obrigações fiscais variam conforme o tipo de estrutura jurídica da sua empresa. Empresas individuais (MEI, por exemplo) têm suas obrigações fiscais simplificadas e podem recolher o Simples Nacional, enquanto sociedades limitadas (Ltda) ou empresas de porte maior precisam cumprir com declarações e impostos específicos, como o IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS e Cofins.
Se houver dúvidas sobre os impostos aplicáveis ao seu negócio, é essencial consultar um contador. Investir em uma orientação profissional pode reduzir riscos e, no longo prazo, economizar tempo e recursos.
9. Calcule a margem bruta
Melhorar a margem bruta é fundamental para aumentar o faturamento total da sua loja. Para calcular a margem bruta, é necessário entender os custos associados à produção do seu produto. Vamos definir o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) e a margem bruta:
- Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) inclui todos os custos diretos, como materiais e mão de obra, necessários para a produção dos produtos vendidos pela empresa.
- Margem Bruta representa a receita líquida de vendas que a empresa retém após cobrir os custos diretos de produção.
Para calcular a margem bruta, utilize a fórmula:
Margem bruta (%) = (receita - CMV) / receita
Essa métrica ajuda a entender a diferença entre o valor pelo qual um produto é vendido e quanto a empresa realmente retém após os custos diretos. Manter uma margem bruta saudável é essencial para a sustentabilidade do negócio.
Você também pode usar nossa calculadora de margem de lucro gratuita para inserir seus números e fazer um cálculo rápido.
A diferença entre quanto você vende um produto e quanto a empresa realmente leva para casa no final do dia é o que realmente determina sua capacidade de manter as portas abertas.
10. Solicite financiamento para pequenas empresas
É comum que empresas enfrentem períodos de vendas baixas devido a fatores externos ou precisem de apoio financeiro em fases sazonais. Marcas com metas de crescimento muitas vezes precisam de financiamento para investir em desenvolvimento de novos produtos, compra de estoque, ampliação de pontos de venda, contratação de funcionários e muito mais.
Para solicitar um empréstimo empresarial, é necessário apresentar demonstrações financeiras, incluindo balanço patrimonial e demonstração de resultados, além de, em alguns casos, o fluxo de caixa. Bancos públicos, como o Banco do Brasil e a Caixa Econômica Federal, e instituições privadas oferecem linhas de crédito específicas para pequenas e médias empresas, com condições que variam conforme o perfil do negócio.
Antes de assumir uma dívida, é essencial calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) do financiamento. Considere todas as despesas que o empréstimo cobrirá, a receita adicional esperada e o custo total dos juros. Algumas plataformas de contabilidade oferecem calculadoras de empréstimos que podem ajudar a entender melhor o custo total do crédito e seu impacto nas finanças da empresa.
11. Encontre parceiros contábeis de alta qualidade
Como proprietário de uma pequena empresa, é recomendável ter um bom entendimento dos princípios contábeis e tributários do Brasil. Isso ajuda a monitorar e analisar a saúde financeira do negócio.
Se precisar de suporte para planejar as finanças, é possível buscar ajuda de contadores e outros profissionais financeiros. Algumas opções de profissionais incluem:
- Contador certificado: Fundamental para empresas que precisam de suporte em auditorias ou elaboração de balanços patrimoniais. Um contador registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) pode ajudar na preparação de documentos exigidos pela Receita Federal e em demonstrações auditadas.
- Auxiliar contábil: Um auxiliar pode gerenciar registros diários, conciliar contas regularmente, categorizar despesas e cuidar das contas a receber e a pagar.
- Preparador de impostos: Auxilia no preenchimento e envio das obrigações fiscais, como o Imposto de Renda e as contribuições sociais. Alguns também ajudam na organização dos pagamentos mensais ou trimestrais de tributos.
- Consultor tributário: Profissional que orienta estratégias para otimizar os impostos, reduzindo a carga tributária de maneira legal e eficiente.
12. Reavalie periodicamente seus métodos
Inicialmente, uma planilha simples pode ser suficiente para gerenciar os registros financeiros, mas conforme o negócio cresce, ferramentas mais robustas como Conta Azul, OMIE ou QuickBooks podem ser úteis. À medida que a empresa se expande, as demonstrações financeiras se tornam mais complexas, exigindo métodos mais avançados para manter uma visão clara das finanças.
É essencial revisar periodicamente o tempo e os recursos que você dedica à contabilidade e como isso impacta o negócio. Com a escolha de uma solução contábil eficaz, você consegue dedicar mais tempo ao crescimento da empresa e potencialmente reduzir custos operacionais.
Aprender os conceitos básicos de contabilidade é importante, mesmo que não planeje executar toda a contabilidade sozinho.
Melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
Todo proprietário de negócio precisa de um bom software de contabilidade para registrar transações financeiras e economizar tempo. O software de contabilidade para pequenas empresas é algo que você usa para acessar informações financeiras de forma rápida e fácil. Ele permite que você verifique saldos bancários, entenda receitas e custos, estime a lucratividade, preveja obrigações fiscais e muito mais.
Uma vez que você conecta suas contas bancárias empresariais e cartões de crédito a um software, as transações financeiras da empresa aparecem em uma fila e são agrupadas em categorias. Você pode encontrar todas essas informações no seu plano de contas.
Uma vez que você aprove as categorias, as transações se estabelecem automaticamente em suas demonstrações financeiras. Algumas características a serem observadas em seu software de contabilidade incluem:
- Integrações de plataforma. Você quer que seu software de contabilidade se integre à sua plataforma de comércio eletrônico, além de suportar integrações de aplicativos de terceiros com ferramentas para gerenciamento de contratos e mais.
- Relatórios abrangentes. A maioria dos softwares de contabilidade fornece relatórios básicos. Você vai querer um que forneça relatórios avançados, como inventário e despesas, para que você possa monitorar rapidamente a saúde financeira do seu negócio.
- Configuração de imposto sobre vendas. Saber qual imposto sobre vendas você precisa pagar e quanto cobrar é confuso. O melhor software de contabilidade facilita a contabilização do imposto sobre vendas.
- Excelente suporte. Verifique avaliações e classificações de suporte para ver como é o atendimento ao cliente de uma empresa de software. Busque suporte 24/7 e centros de autoatendimento.
Existem muitas opções de software de contabilidade amigáveis para pequenas empresas, variando de modelos gratuitos a pagos. Você também pode navegar pela loja de aplicativos do Shopify para encontrar um software de contabilidade que se integre perfeitamente à sua loja de comércio eletrônico.
Confira os seguintes softwares de contabilidade que você pode usar para gerenciar seus registros.
Conta Azul
Conta Azul é um sistema de contabilidade em nuvem desenvolvido para pequenas e médias empresas brasileiras, oferecendo controle financeiro completo com emissão de notas fiscais e integração bancária. Ideal para quem quer visibilidade em tempo real do fluxo de caixa e controle de estoque.
Benefícios:
- Emissão de notas fiscais
- Gerenciamento de inventário
- Aplicativo móvel
- Conexão com bancos
- Relatórios customizáveis
- Segmentação de contatos
- Controle de fluxo de caixa e pagamentos
Nibo
Nibo é um software contábil com foco em pequenas e médias empresas que facilita a conexão com contadores para organizar melhor o financeiro, incluindo notas fiscais e controle de receitas e despesas.
Benefícios:
- Emissão de notas fiscais
- Integração com contadores
- Controle de fluxo de caixa
- Relatórios detalhados
- Interface fácil de usar
- Integração com bancos
Embora não faltem ferramentas de contabilidade e impostos para escolher, você quer usar uma ferramenta com a qual se sinta confortável e que pretenda usar por um longo tempo. Você sempre pode mudar de ferramenta, é claro, mas isso pode ser um processo demorado que você deseja evitar sempre que possível.
Conheça seus números para crescer seu negócio
Começar um negócio pode ser um processo desafiador. Ao fazer sua lição de casa sobre bancos, gerenciamento de transações, captação de recursos e outros tópicos contábeis, você terá as finanças da sua nova loja em ordem desde o início. Desde adquirir o tipo certo de cartão de crédito empresarial até determinar quanto de receita você trará por produto, essas tarefas contribuirão para o sucesso do seu negócio, agora e à medida que cresce.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para pequenas empresas
Como faço a contabilidade da minha pequena empresa?
A contabilidade pode ser feita com planilhas, embora o uso de software contábil em nuvem facilite o processo, reduz erros e permite monitorar despesas e receitas de forma segura e prática.
O que um contador faz por proprietários de pequenas empresas?
Os contadores ajudam em diversos aspectos, como abertura de empresa, auditoria do fluxo de caixa, busca de oportunidades de redução de custos e gestão de dívidas. Eles auxiliam em decisões estratégicas, planejamento financeiro e regulatório, e também podem colaborar no envio de solicitações de empréstimo, folha de pagamento e gestão de estoque.
O que um contador faz por uma pequena empresa?
Além da contabilidade, realizam funções como reconciliação de contas, gestão de contas a receber e a pagar, lançamentos contábeis, geração de relatórios financeiros, e a supervisão de ferramentas e tecnologia de contabilidade, além de manter-se atualizado com as normas fiscais brasileiras.
