Como estabelecer prioridades para tomar melhores decisões

No cenário atual, as nuances presentes no varejo oferecem muitas novas oportunidades de vendas e, como consequência, uma quantidade muitas vezes esmagadora de informações. As ferramentas e as tecnologias inteligentes vêm fornecendo uma quantidade de dados jamais vista; o comportamento do consumidor está evoluindo rapidamente; e o caminho para o sucesso das vendas deixou de ser linear. No entanto, quando você se depara com milhares de direções diferentes, como saber qual deve seguir? Estabelecer prioridades e encontrar o equilíbrio entre sua vida pessoal e seu negócio é uma luta constante, mas essencial para um sucesso duradouro. Você tem tido dificuldade para priorizar sua própria vida e seus negócios? Neste artigo, vamos abordar o processo de priorização e ajudar você a determinar o que precisa ser feito já, o que pode esperar e o que pode ser terceirizado.

No cenário atual, as nuances presentes no varejo oferecem centenas de novas oportunidades de vendas e, como consequência, uma quantidade muitas vezes esmagadora de informações. As ferramentas e as tecnologias inteligentes vêm fornecendo uma quantidade de dados jamais vista; o comportamento do consumidor está evoluindo rapidamente; e o caminho para o sucesso das vendas deixou de ser linear.

No entanto, quando você se depara com milhares de direções diferentes, como saber qual deve seguir? Estabelecer prioridades e encontrar o equilíbrio entre sua vida pessoal e seu negócio é uma luta constante, mas essencial para um sucesso duradouro.

Você tem tido dificuldade para priorizar sua própria vida e seus negócios? Neste artigo, vamos abordar o processo de priorização e ajudar você a determinar o que precisa ser feito já, o que pode esperar e o que pode ser terceirizado.

A fórmula do sucesso

Normalmente, o primeiro passo para estabelecer prioridades consiste em fazer uma lista das tarefas que precisam ser feitas e organizá-las em ordem de importância ou em função dos prazos de que você dispõe para concluí-las. Se você costuma abordar a priorização a partir de uma perspectiva matemática, pode fazer uso de uma fórmula ou uma equação, por exemplo, para enumerar as tarefas. Mas se você for mais visual, experimente criar uma tabela ou um gráfico para categorizar o que você precisa fazer. Além disso, você pode alocar pontos para cada categoria e usar as somas desses pontos para conseguir definir o que é mais prioritário.

Aqui estão alguns aspectos que precisam ser levados em consideração:

• Prazo (atribua mais pontos às tarefas que tenham prazos emergenciais)
• Custo para terceirizar a tarefa ou para contratar alguém para fazê-la (novamente, quanto maior a despesa, mais pontos podem ser atribuídos)
• Tempo necessário para completar a tarefa (um tempo maior implica em mais pontos)
• Impacto comercial (atribua mais pontos às tarefas impactantes)
• Valor para o cliente (se houver um grande impacto positivo na experiência do cliente - ou negativo, se você agir com negligência - aloque mais pontos para a tarefa)

A abordagem baseada em pontos pode ajudar você a ver as coisas de forma objetiva, bem como identificar quais tarefas talvez não sejam tão importantes. Saber quais são as tarefas de alto esforço e de baixa recompensa pode realmente ajudar seu bem-estar geral, pois você pode começar a diminuir a frequência dessas tarefas.

Quando se trata de realmente fazer as coisas acontecerem, existem algumas maneiras de se proceder. Alguns empreendedores relatam que preferem fazer a tarefa principal pela manhã porque se sentem preparados para lidar melhor com o restante do dia; além disso, eles conseguem se concentrar na tarefa principal com a mente mais arejada. Outros fazem tarefas semelhantes; por exemplo, responder aos e-mails de clientes antes de passar para todas as tarefas de atendimento, e assim por diante.

Vai aqui uma dica: use seus relatórios de vendas para determinar os períodos que são mais e menos movimentados. Os períodos com menos movimento são ideais para tarefas difíceis, enquanto os períodos mais movimentados podem ser alocados para tarefas menores e mais simples.

Precisando de tempo? Estas 10 dicas de produtividade vão ajudar você a concluir suas tarefas rapidamente.

Métodos comprovados para priorizar

Existem vários modelos e abordagens que você pode usar como inspiração para criar seu próprio processo de priorização:

Método "Getting Things Done" ou GTD (em português, "A arte de fazer acontecer"), de David Allen

Allen dividiu a priorização em cinco etapas:

1. Capturar: Colete todas as informações que chamam sua atenção
2. Esclarecer: Entenda o que elas significam
3. Organizar: Coloque cada coisa em seu devido lugar
4. Refletir: Revise com frequência
5. Engajar: Simplesmente execute

Veja um exemplo de como aplicar o método GDT:

Hierarquia de propósito, de Antonio Nieto-Rodriguez

O especialista em gerenciamento de projetos Antonio Nieto-Rodriguez cunhou o termo "Hierarquia de propósito" em um artigo que escreveu para a revista Harvard Business Review, no qual ele descreve a estrutura da abordagem:

1. Propósito: Qual é o propósito da organização e qual é a melhor maneira de cumprir este propósito? Qual é a visão estratégica que apoia este propósito?
2. Prioridades: Após a definição do propósito e da visão, o que mais interessa à organização no presente e no futuro? Quais são as prioridades atuais e no período que abrange os próximos dois a cinco anos?
3. Projetos: Com base nas respostas aos dois primeiros itens, quais projetos são os mais estratégicos e quais deveriam receber o máximo possível de recursos? Quais projetos estão alinhados com o propósito, a visão e as prioridades, e quais devem ser interrompidos ou extintos?
4. Pessoas: Uma vez que as prioridades estratégicas e os projetos mais importantes estão claros, quais são as pessoas mais adequadas para executar esses projetos?
5. Desempenho: Tradicionalmente, os indicadores de desempenho do projeto estão ligados a dados de entrada (por exemplo, escopo, custo e tempo). São muito mais fáceis de rastrear do que os resultados (como benefícios, impacto e metas). No entanto, apesar da dificuldade que as empresas enfrentam ao rastrear os resultados, são os resultados que realmente importam. Quais são as metas precisas, relativas aos resultados, que servirão para medir o desempenho e a criação de valor de fato? Dedique menos atenção aos dados de entrada e concentrar-se nessas questões.

O Método RICE

Usado por muitos gerentes de projeto, o método RICE (acrônimo formado pelas palavras Reach, Impact, Confidence e Effort, respectivamente, Alcance, Impacto, Confiança e Esforço, em português) usa uma abordagem de pontuação para fins de priorização, concebida por Sean McBride, gerente de produto da Intercom: 

1. Alcance: Quantas pessoas serão impactadas?
2. Impacto: Em que nível cada pessoa será impactada?
3. Confiança: O quanto você confia em suas estimativas?
4. Esforço: Quantas "pessoas-mês" serão necessárias?

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é bastante simples; é mais uma filosofia de produtividade do que uma abordagem de priorização: 

1. Escolha uma tarefa que deseja concluir
2. Programe 25 minutos em um cronômetro
3. Trabalhe sem interrupções na referida tarefa
4. Quando o tempo acabar, escreva um sinal de confirmação em um pedaço de papel
5. Faça uma pequena pausa (cerca de 5 minutos)
6. Repita o processo

Depois de completar quatro rodadas de trabalho ininterrupto, você merece fazer uma pausa mais longa. A Técnica Pomodoro recomenda descansar por 20-30 minutos. Continue seguindo esse esquema até o fim do dia útil terminar ou até que suas tarefas estejam concluídas.

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O modelo de Kano

Imagem: Venki

Este modelo de priorização aplica-se, especificamente, ao desenvolvimento de produtos em relação à satisfação do cliente. Para essas áreas da sua empresa, o modelo de Kano as categoriza em cinco grupos:

1. Requisitos obrigatórios ou necessários: em resumo, estes são os requisitos que os clientes esperam e são considerados como básicos. Quando cumpridos com eficiência, os clientes se mostram apenas neutros, mas quando negligenciados, os clientes ficam muito insatisfeitos. Kano originalmente denominou esses requisitos “obrigatórios” porque são os aqueles que devem obrigatoriamente ser incluídos e são o preço de entrada em um mercado.
2. Requisitos unidimensionais ou de desempenho: estes atributos resultam em satisfação quando cumpridos e insatisfação quando não cumpridos. Há atributos que são falados e aqueles em que as empresas competem. Por exemplo: se uma caixa de leite diz ter 10% a mais do produto pelo mesmo preço, os clientes ficarão satisfeitos; mas se contém apenas seis por cento, então o cliente se sentirá enganado e acabará ficando insatisfeito.
3. Requisitos atrativos: estes atributos fornecem satisfação quando alcançados completamente, mas não causam insatisfação quando não cumpridos. São atributos que normalmente não são esperados, por exemplo, um termômetro em uma embalagem de leite que mostre a temperatura do produto. Como esses tipos de atributos de qualidade surpreendem os clientes de maneira inesperada, muitas vezes não são falados.
4. Requisitos indiferentes: estes atributos referem-se a aspectos que não são nem bons nem ruins, e não resultam em satisfação nem insatisfação do cliente. Por exemplo, a espessura do revestimento de uma caixa de leite. Isso pode ser fundamental para a concepção e fabricação da embalagem, mas os consumidores nem sequer estão conscientes da distinção. É interessante identificar esses atributos no produto para suprimi-los e, portanto, diminuir os custos de produção.
5. Requisitos reversos: estes atributos referem-se a um alto grau de êxito que resulta em insatisfação e ao fato de que nem todos os clientes são iguais. Por exemplo, alguns clientes preferem produtos de alta tecnologia, enquanto outros preferem o modelo básico de um produto e ficarão insatisfeitos se um produto tiver muitos recursos extras.

Utilize ferramentas para priorizar e aumentar a produtividade

Existe um aplicativo para quase tudo, e as tarefas de priorização não são uma exceção:

• Wunderlist: Os aplicativos complementares para a web e para dispositivos móveis do Wunderlist permitem que você crie listas de tarefas, atribua prazos e reordene a priorização em tempo real.
• Asana: Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em tarefas, o Asana é excelente para priorizar tarefas durante projetos colaborativos. Adicione prazos, crie projetos e defina titulares de projetos/tarefas.
• 1Focus: Funciona com produtos da Apple e vai manter seu dispositivo livre de distrações pelo tempo que você determinar.
• Momentum: Você não apenas recebe lembretes de tarefas, define metas semanais e faz anotações, mas também recebe relatórios sobre onde seu tempo foi mais utilizado, o que é útil para que você avalie suas prioridades.
• Pocket: Em vez de ficar horas consumindo uma quantidade enorme de conteúdo digital sem sentido, você pode salvar links para acessar mais tarde, quando você não estiver tentando concluir as tarefas presentes em sua lista.
• Ferramentas de redes sociais: Existem algumas ótimas opções, incluindo o Buffer, o MeetEdgar e o Hootsuite, que podem ajudar você a agrupar e agendar publicações para as contas de redes sociais da sua empresa.
• Toggl: A ferramenta de monitoramento de tempo livre é ótima para gerenciar equipes e ver quanto tempo todo mundo (inclusive você) está usando em tarefas específicas.

Considere as outras pessoas que podem ser impactadas

Mesmo as ações dos empreendedores que trabalham sozinhos podem afetar as outras pessoas, sejam elas seus clientes, fornecedores ou mesmo familiares. Ao determinar quem são as outras pessoas atingidas por suas ações, você consegue priorizar melhor suas tarefas.

Tenha um diálogo honesto e aberto com esses indivíduos. Explique o que está acontecendo em sua vida / empresa. Você ficaria surpreso com a quantidade de prioridades que se tornam menos urgentes, e essas pessoas podem inclusive oferecer ajuda. Pode ser uma ótima maneira de aprender quais tarefas você pode delegar para os outros a fim de desafogar sua agenda e manter as coisas funcionando bem.

Quando possível, documente seus acordos e conversas por escrito (principalmente em relação aos seus contatos comerciais). Isso não apenas responsabilizará todas as partes, mas também ajudará a eliminar qualquer falta de comunicação. Se você tiver uma conversa por telefone ou pessoalmente, serão suficientes os e-mails de acompanhamento que resumem a conversa e os próximos passos com os respectivos prazos (e quem é responsável por cada passo).

Terceirize de forma estratégica

Para os empreendedores, a terceirização pode oferecer vantagens: uma delas é disponibilizar mais tempo livre para que você possa fazer outras tarefas, além de permitir a contratação de especialistas que podem causar maior impacto em tarefas específicas.

No varejo, a terceirização permite que você administre seu negócio de forma mais eficiente. Aqui estão alguns exemplos de funções que você pode terceirizar:

• Gestor de projeto
• Assistente virtual
• Contador
• Vendedor
• Analista de dados
• Fotógrafo de produto
• Desenvolvedor web

Lembre-se do mais importante

Basicamente, as pessoas que estão nos bastidores de sua empresa são as mais importantes. Isso inclui funcionários, clientes, amigos e familiares e você mesmo (o mais importante). A sobrecarga pode estimular a produtividade ou prejudicá-la; por isso, o gerenciamento do tempo e as estratégias de priorização irão ajudar você a determinar a melhor maneira de realizar suas tarefas.

 Também é fundamental alcançar o equilíbrio entre vida profissional e profissional. Procure conciliar seu negócio e sua vida pessoal para alcançar um sucesso duradouro. 

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Alexandra Sheehan

Tradução e localização: Armando Silveiro

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