作为企业主，你需要处理所有行政任务：处理订单、回复客户、营销业务以及日常运营等。
虽然有很多追求创业的理由，但时间不足并不是其中之一。
这就是为什么虚拟助理应该成为在线企业主的首个“雇用”选择，以承担日常任务和流程，从而让企业主有时间专注于业务增长的原因。
虚拟助理（VA）就像是额外帮手，你无需为它支付全职员工的开销。如果你正在经历因增长带来的“棘手问题”（例如压力和繁琐的待办事项），那么现在可能是雇用虚拟助理的好时机，以便为自己重新夺回几小时的时间。
雇用你的第一位虚拟助理时，请考虑以下事项：
- 什么是虚拟助理（VA），它可以如何帮助你？
- 何时应该雇用虚拟助理？
- 虚拟助理的费用是多少？
- 在哪里可以找到顶尖的虚拟助理？
- 如何雇用你的第一位虚拟助理
- 如何与虚拟助理一起高效分配工作日
什么是虚拟助理（VA），它可以如何帮助你？
虚拟助理是一位高效的通才，它能远程执行分配给他们的任务或流程，例如回复电子邮件、安排社交媒体内容和数据录入，通常按固定小时费率或每月固定小时保留费用工作。
虚拟助理可以作为数字游民在世界任何地方工作，管理多个客户，并且通常在内容写作、记账或设计等领域具备能力。
你可以雇用虚拟助理做什么？
虚拟助理不会承担你业务的全部功能，而是负责特定的流程或任务。例如，虚拟助理不会构建你的整个网站，但他们可以帮助你管理在线商店的部分内容。他们可能不会撰写和管理你的所有内容，但可以帮助研究或更新产品页面。以下是虚拟助理可以协助的其他功能：
- 回复客户电子邮件、社交媒体评论和电话
- 执行社区管理任务，例如对你的Facebook广告评论进行审核，或监控Twitter，以寻找互动机会
- 根据特定标准建立博主／网红联系名单
- 为即将发布的内容研究统计数据和示例
- 处理客户订单和退货（你可以找到有Shopify经验的虚拟助理，或者指导他们如何遵循流程）
- 执行记账职责，或将不同来源的数据录入到一个电子表格中
- 根据脚本和如何回答常见问题的指南拨打销售电话
- 为你安排会议或预定约会
- 处理远程友好的个人事务，例如订购鲜花或在线礼物（一些虚拟助理服务允许他们代表你进行购买）
何时应该雇用虚拟助理？
虽然虚拟助理不是全职雇员，但他们提供了一种经济实惠的方式，帮助你持续运营业务，你无需为其支付全职雇员的额外费用（而且作为承包商的服务，通常是可税前扣除的）。
在以下情况下，你可以考虑雇用虚拟助理：
- 你在业务中的工作时间多于在业务上花费的时间，因为你被行政任务压得喘不过气来，你觉得任何有条理且能干的人都可以在电脑前做得一样好。
- 你愿意每月花费100到3000美元（约73到21740元人民币）以上来买回你的时间，具体取决于你需要的小时数、时区和可信赖的专职虚拟助理所需的技能。
- 你已经知道想要外包的特定重复性任务和流程，例如客户服务（例如，你是个内向的人）或记账
- 你最大的弱点是组织和行政管理。虚拟助理通常有条理且高效，是许多独立创业者的“责任伙伴”。
- 你感到业务增长带来的压力，你是一位忙碌的家长，或者你朝九晚五，却在兼职创业。
由于虚拟助理是承包商而非全职员工，你可以自行决定雇用他们的时长。雇用虚拟助理的一个被低估的好处是，你可以将一些非业务事务委派出去。
你可以在工作和个人生活中即将到来的繁忙时期雇用虚拟助理。以下是一些你可以委派的任务：
- 为你的新家比较家具价格
- 创建一份详细的网红联系表，包括Instagram账号、联系方式、受众规模和互动率
- 为个性测验进行研究，并将其整理成一个文档
虚拟助理可以完成你不喜欢的必要工作，从而为你腾出思维空间（和时间）去处理你喜欢的工作（例如，业务策略）。
何时不应该雇用虚拟助理？
雇用虚拟助理并不意味着有人会接管你的业务运营，让你在海滩上享受四小时的工作周。
在雇用虚拟助理之前，你要了解执行你想要外包的任务或流程所需的步骤。你信任虚拟助理代表你的品牌，与客户沟通，甚至可能代表你进行付款，因此你要教会虚拟助理如何做。
虚拟助理的工作不是为你建立系统，而是在你为他们建立的系统内执行工作。
以下情况不建议你雇用虚拟助理：
- 你没有准备清晰的指导方针、限制和逐步说明，虚拟助理可能会花费你更多的时间，而不是为你节省时间，因为你需要对他们的工作进行微观管理。
- 你需要专业的主动支持。 单个虚拟助理可能接触到不同的背景，但不一定在你的领域有深厚的经验。如果你需要这样的支持，考虑雇用一位专业的自由职业者。（例如，Shopify专家是对Shopify生态系统非常了解的自由职业者和代理商。）
- 你没有时间投入培训和反馈。 优秀的虚拟助理最终会需要更少的监督。但无论他们有多少经验，他们都是在开启一份新工作，需要进行入职培训。
- 你在考虑外包之前没有考虑自动化。 一般来说，如果你想通过外包流程，来执行“如果发生特定事件，则执行特定操作”，那么通过Shopify应用、 Zapier或其他内置软件自动化和集成来实现自动化可能更具成本效益。
在你使用Shopify Flow外包之前，先进行自动化
你可以使用Shopify Flow，自动化Shopify商店内的特定流程，来消除重复任务。你可以在Shopify或兼容的应用中选择一个触发器，选择要检查的变量（如特定数字或标签），然后在条件满足时执行操作。
Shopify Flow在Shopify高级和Shopify计划中可用，它能够：
- 当库存低时，通知你的供应商或特定员工
- 向下单第二次的客户发送手写感谢信
- 将订单信息添加到谷歌表格或Asana看板
- 创建分支逻辑，根据场景执行不同的工作流程
虚拟助理的价格是多少？
虚拟助理的价格可能从每小时5美元到50美元（约36元到362元人民币）以上不等，美国本土和专业的虚拟助理费用高于海外和以行政为主的助理。许多人按小时收费。有些则收取每月500元到4000元（约3623元到28987元人民币）或更多的保留费，以换取一定的小时数。还有一些虚拟助理服务按任务或项目收费——这些服务每月可能低至20美元（约145元人民币）。
大多数情况下，通常一开始按小时收费，尤其是对于日常任务，这样你可以监控发票，以确保有一致的小时产出。
如果你是一位忙碌且成熟的企业家，愿意支付更高费用，则你还可以雇用一位执行助理，他们可以作为你的得力助理，支持你的业务，同时处理各种业务和个人事务。
你在哪个平台雇用虚拟助理，也会影响你管理该关系所需的时间，这也是你在考虑价格时应考虑的因素。
一些平台提供：
- 内置合同和保密协议（NDA）
- 让你的虚拟助理能够代你进行购买的门户
- 安全的登录信息和文件共享
- 时间跟踪和报告功能
- 帮助你将虚拟助理整合到业务中的委派策略会议
在哪里可以找到顶尖的虚拟助理
虽然你可以通过传统的招聘网站招聘虚拟助理，但你也可以选择虚拟助理市场、代理机构、技术驱动的服务和独立承包商，它们能够根据你的价格和需求帮助你找到合适的虚拟助理。
以下是一些寻找虚拟助理的地方。
1. 自由职业市场
当你有特定需求，并且不介意花额外时间对他们进行入职培训时，自由职业市场是寻找专职虚拟助理的良好起点。
Upwork、Guru和Fiverr是雇用虚拟助理的热门自由职业市场。如果你选择这种方式，在你可以参考行业优先考虑，或在搜索中指定必要技能。
许多自由职业市场提供：
- 确保质量和透明度的评价系统
- 用于共享文件和反馈的聊天功能
- 便捷的开票和全球支付
- 内置于其服务条款中的保密协议
- 通过托管服务进行支付，因此你只需为已完成的工作付款
定价：每小时3美元到90美元（约22元到652元人民币）（或更多）。
涵盖的任务：无论你需要完成什么，你都可以在市场中搜索独立的、专注于你的细分市场和需求的虚拟助理。
最佳适用对象：有特定价格或技能要求，有时间面试、审查和手动培训虚拟助理的企业家。
2. Time etc
Time etc将企业与经验丰富的美国本土虚拟助理连接起来，帮助你处理许多业务运营方面的事务。
该公司提供免费试用和退款保证，因此这是一个低风险的选择，可以测试虚拟助理是否能帮助到你的业务。
价格：每月起价310美元（约2246元人民币），包含10小时。
涵盖的任务：Time etc的虚拟助理可以处理电子邮件管理、网站更新、数据录入、社交媒体管理、安排会议、撰写内容、发送发票和费用以及个人事务。
最佳适用对象：寻找实惠的、在工作周内可用的美国本土虚拟助理，并希望获得管理服务和可预测定价服务的企业家。
3. Wing
Wing是一项“产品化”的虚拟助理服务。该服务利用技术改善用户体验，提供工作流程构建器、登录共享和项目管理板等功能。
你可以将任务添加到队列中，或构建你想要交接的工作流程，并可以通过他们的平台、电话、Slack或短信与你的虚拟助理沟通。
价格：每月起价600美元（约4348元人民币），包含80小时。
涵盖的任务：Wing虚拟助理将管理电子邮件、网站更新、数据录入和社交媒体管理，并发送发票和费用。
最佳适用对象：寻找实惠的的美国本土虚拟助理，并希望获得管理服务和可预测定价服务的企业家。
4. Fancy Hands
Fancy Hands是一项低成本的产品化服务，用于将任务委托给美国本土虚拟助理。在基础款中，你不会获得专职虚拟助理，而是获得一定数量的“请求”，相当于20分钟的工作，每个请求都可以滚存未使用的请求。你也可以支付更高的费用，请求使用专职虚拟助理。
Fancy Hands是最低成本的虚拟助理服务之一，提供虚拟助理代你完成付款或拨打电话。
价格：每月起价17.99美元（约130元人民币），包含五个请求（可滚存到下一个月）。
涵盖的任务：Fancy Hands助理可以安排会议、谈判电话账单、研究主题、执行数据录入和其他一次性任务（需要专职虚拟助理来处理流程）。
最佳适用对象：委派个人任务和跑腿事务。
如何雇用你的第一位虚拟助理
并非所有的虚拟助理都是一样的。像其他员工一样，你需要对他们进行筛选，这从描述你的需求开始。
但在你撰写需求之前，请确保你准备了正确的培训资源。
1. 在外包之前记录你的流程
与虚拟助理合作并不简单，你不能只是通过电话解释你想要的内容，然后希望他们做对。你可以记录整个流程，并创建指导方针，以确保减少错误，从而让其按照你希望的方式完成工作。
如果涉及基本的例行工作，例如管理你商店的某些方面，你可以使用诸多有效方法来记录该流程：
- 使用Loom录制你的屏幕和你在执行过程中的每一次点击。
- 使用Miro可视化你的工作流程，包括可视化不同分支场景中要做或要说的内容。
- 使用Notion或Google Drive创建一个小型资源中心或检查清单。
这不仅让培训变得更容易，也促使你思考需要与虚拟助理沟通的每个步骤。
对于客户服务、社交媒体管理和其他任务，你的虚拟助理将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道，回顾你过去的回复，并为每种场景创建脚本或“模板回复”。你还应考虑客户询问订单状态或请求退款等情况。
请记住：你外包的目的是为自己减少工作量，而不是增加工作量。
Nicole Martins Ferreira，一位多次创业的企业家，经营过多个Shopify商店并与虚拟助理合作，她表示：“在培训虚拟助理时，你不仅要创建简单的指导文件，你还要为虚拟助理提供所有上下文，以便在较少监督的情况下取得成功——这样他们才能为你的客户提供服务，带来积极的品牌体验。”
2. 撰写职位描述，以吸引合适的虚拟助理
为了找到合适的虚拟助理，你需要撰写一个职位描述，以吸引具备所需技能和素质的虚拟助理。这是寻找合适虚拟助理的筛选途径，也是将你的需求写下来的有用练习。
确保职位描述中包括：
- 你业务的规模（例如，你通常收到多少销售／支持请求）
- 能成功应用虚拟助理的过往经验
- 语言要求（例如，“优秀的口头／书面英语”，如果他们需要与美国客户沟通）
- 他们将为你执行的具体任务列表
- 所需和可有可无的技能
- 你将提供的资源（例如，客户服务脚本）
- 潜在雇员可能查找的相关关键词，例如“社交媒体管理”
在整个过程中考虑你使用的工具和平台非常重要，因为找到使用过某些应用（例如，Zendesk、Hootsuite、Facebook）经验的虚拟助理，要比从头开始教容易得多。
你可以使用以下虚拟助理职位描述模板，并根据你的需求进行调整。
3. 雇用并培训虚拟助理
虽然你可以在传统的招聘网站、论坛或社交网络上发布虚拟助理职位，但你可以考虑使用专为雇用此类承包商而设计的平台。
你可以从上文自由职业市场和虚拟助理服务提供商处进行搜索。
通过Zoom或Google Hangouts面试任何潜在雇员，尤其是如果你是通过市场找到他们的。寻找过往客户的推荐和其他证明虚拟助理表现的迹象。
让你的虚拟助理逐步融入你的业务，以便你了解他们的优势，他们也可以理解你的业务。如果你过早地给予虚拟助理过多的信任，事情可能会出错。
费雷拉（Ferreira）表示：“我在与虚拟助理合作提供客户支持时，犯的最大错误是，信任他们在无需事先批准的情况下，在我们的社交媒体帐户上发布内容”。
“例如，有一次，他们发布了一张冒犯性的表情包，如果我继续监督他们的所有工作，这张表情包会立即被撤销。虽然你可能希望给人们自主权，以便你可以专注于其他优先事项，但你应该充当最终审批者，或者确保你提供的上下文超越任务本身，涵盖细微差别，例如你应考虑到你的受众的思维方式，以及对你细分市场的包容性。”
4. 保护你的信息和账户
一旦你雇用了虚拟助理，建立了沟通渠道，并为他们的成功提供了培训和支持；你需要确保限制他们访问你的商店、社交账户或他们将用于执行工作内容的其他内容。
如果你没有使用专为安全登录共享而设计的虚拟助理服务，请使用像Last Pass这样的密码管理器；其中的免费服务允许你与另一个用户（即你的虚拟助理）共享每个密码。
在你的Shopify商店中，你还可以将虚拟助理添加为拥有特定权限的员工账户，具体取决于他们需要执行的任务。
你正在使用的大多数工具可能都提供有限权限访问，以便与他人协作：
- Facebook的页面管理器允许你分配特定角色，以便虚拟助理可以策划和发布内容。
- 客户服务工具允许你添加新用户，授权他们回复支持工单。
- PayPal商业账户允许你指定用户权限，以便虚拟助理可以在不提供信用卡的情况下进行付款。
- Gmail具有电子邮件委派功能，以便你的虚拟助理可以代你查看和回复电子邮件，或以你的电子邮件地址进行回复。
由于虚拟助理与多个客户合作，有时与同一细分市场的竞争对手合作，因此明智做法是让他们签署保密协议。
毕竟，你不希望他们泄露你的秘密。许多自由职业市场和虚拟助理服务已经为你处理了这些，但在向你的虚拟助理提供任何敏感信息之前，请务必仔细检查。
5. 监控虚拟助理的表现，并随时调整他们的角色
很难评估你的虚拟助理应该以何种速度工作，或每小时应该完成多少工作。这时，时间跟踪就显得很重要。
许多虚拟助理都有帮助他们跟踪时间并在发票上报告的系统，但你也可以尝试像Toggl这样的时间跟踪工具。
虽然你希望你的虚拟助理在没有太多监督的情况下运作，但请定期与他们沟通，了解是否有办法简化流程或改善他们的工作流程。
你甚至可能发现你的虚拟助理找到了一种比你规定的方式更好的执行任务的方法，或者他们对你的业务变得如此熟悉，以至于开始提出建议，就像全职员工一样。
一旦你的虚拟助理对他们的任务感到舒适，你可能会考虑扩展他们的角色，将更多流程外包给他们，或者雇用另一位虚拟助理来管理你业务的其他方面。
如何与虚拟助理高效分配工作日
仔细想想，创业的目标并不是拥有一家公司，而是将其部分工作交给能够胜任的人，以便你的业务能够在不需要你全程关注的情况下运行。
对于渴望控制的企业家来说，外包可能会感觉不自然。但这是实现工作与生活平衡的关键。当你独自处理所有事务时，这一点更是困难。
雇用虚拟助理让你能够专注于最重要的事情——发展业务、与家人共度时光，或只是给自己一些喘息的时刻。
雇用虚拟助理——常见问题
虚拟助理值得雇用吗？
如果你感到工作压力过大，觉得某些工作可以交由其他人完成，那么雇佣虚拟助理是值得的，尤其是当你的时间价值（你赚多少钱除以所需时间）超过雇用虚拟助理的费用时。
你应该支付虚拟助理多少钱？
你应该根据虚拟助理的技能、经验和他们所在地区的生活成本支付公平的工资。你可能会为一位专注于提供客户支持的菲律宾虚拟助理支付每小时8美元（约58元人民币），而为一位拥有10年经验的美国执行助理支付每小时70美元（约507元人民币）。
虚拟助理可以做什么任务？
理论上，虚拟助理可以完成几乎任何一位称职且有条理的人可以在电脑或手机上完成的任务，而不需要高度的技术专长，比如管理电子邮件、撰写内容等。最终取决于个人需求及其价格如何。
我如何为我的电商商店找到虚拟助理？
你可以访问自由职业市场，如Upwork或Guru，并在搜索虚拟助理时添加“电子商务”或“Shopify”作为关键词，来找到适合你电商商店的虚拟助理。虚拟助理通常会在其个人资料中指明他们的技能和经验。
