你的在线小企业专注于销售精品咖啡，业绩蒸蒸日上，咖啡俱乐部会员的销售额在过去一年中翻了一番。虽然成功让你感到兴奋，但你却在文书工作上落后了。桌面上堆满了销售发票和费用收据，你已经三个月没有审查过公司的账目或银行对账单。现在是时候认真对待会计和记账了。以下是一些实用的建议。
什么是会计？
会计是汇总和呈现企业财务数据的过程。它用于分析公司的财务健康状况、跟踪运营情况，并为扩展、招聘、再投资利润、借贷或寻求投资者提供决策依据。
记账提供了会计所需的大部分材料。它是收集发票、收据、工资和税款支付信息的过程，并将这些文件中的财务数据记录下来。准确和及时的记账与会计，可以提高小企业成功的几率。
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小企业的10个会计技巧
关于电商会计的建议可以写成一本书；以下小企业会计技巧是一个良好的起点。
1. 分列企业和个人开支
开设一个单独的企业银行账户，以避免个人资金与企业交易混淆。这有助于收集和验证企业开支，以进行税务扣除，同时将个人和企业资金分开，有助于限制企业主因企业债务而可能面临的法律责任。个体经营者可以使用他们的社会保障号码开设企业账户，而有员工的企业主则可以使用雇主识别号码（EIN）来开设账户。
避免在企业开支上使用个人信用卡，建议申请一张企业信用卡。这可以帮助应对临时现金短缺，并建立企业信用评分，同时确保你的个人信用评分不受企业财务的影响。
2. 使用记账软件
妥善跟踪收入和支出对于良好的会计至关重要。记账和会计软件可以自动化许多耗时且繁琐的手动操作，例如发送和跟踪客户发票、分类费用和支付员工工资。这些软件还可以减少错误。
3. 制定预算
小企业主应制定一份关于预计收入和支出的预算，并定期与实际结果进行对比。预算有助于小企业分析运营情况，以提高成本效率，并寻找扩展的可能机会。
根据政府和美联储的各种研究，制定预算是非常重要的，通常来说，制定预算的企业会获得更好的财务结果。而没有制定预算的企业，可能在现金流紧张时才意识到问题。
4. 保持详细记录
准确的记录可以提高小企业的成功几率。记录在报税时至关重要，因为企业必须记录任何可税前扣除的支出。根据美国税务局的规定，美国企业必须至少保存三年的记录；会计师建议保存七年。
作为第一步，小企业可以根据费用类型、交易类型或供应商，创建纸质收据的文件夹。一些企业软件服务允许用户使用移动设备对收据进行电子扫描，然后在企业的在线记账系统中对其进行分类和整理。
5. 了解销售税法
企业主必须了解他们经营或销售所在州的销售税法律。销售税适用于美国的45个州和华盛顿特区；此外，38个州还征收地方销售税。
一般来说，如果企业在某州有实体存在——如商店、办公室或仓库，则必须收取销售税。在多个州经营的在线卖家可能需要或不需要收取销售税，这取决于他们是直接销售，还是通过如亚马逊等履行服务进行销售，后者可能需要收取销售税。
小企业主，特别是那些在多个州运营的电商企业，可能需要咨询会计师或税务律师，制定符合州法律的方案。
6. 管理现金流
企业的现金流表示流动性——即可以立即用于支付费用的资金量。许多小企业因现金流不足而失败。
小企业可以创建现金流量表，以评估资金流入与流出之间的时间差。一些改善现金流的方法包括：
- 时机。缩短客户的付款期限，例如从60天缩短到30天，同时将供应商的付款时间延长，从30天延长到60天。
- 余地。在现金流预测中，留出一定的误差范围。
- 应急资金。建立现金储备，以应对现金流波动的时期。
- 信用额度。获取企业信用额度或信用卡，以备急需时使用。
7. 保持条理，清理账目
有序的会计和记账，意味着花更少的时间寻找记录，而不是专注于发展业务。这也意味着在考虑扩展或招聘时，企业的分析和决策会更加容易。
8. 选择会计方法
小企业必须选择两种会计方法之一：现金法或应计法。
- 现金法通常对初创企业或年轻企业来说更简单：收入和开支仅在付款时记录。
- 应计法更为复杂。收入和开支在发生时记录，即使付款可能要在几周或几个月后才完成。应计法涵盖了跨多个期间的企业长期视角，是大型公司和金融机构的标准方法。
会计标准也很重要。美国和加拿大的上市公司必须遵循一套称为公认会计原则（GAAP）的标准。尽管私营公司不必遵循这些规则，但它们在与会计师和记账员沟通时可能会很有用。这些规则由政府监管机构进行监控和执行。大多数的发达国家使用国际财务报告准则（IFRS）。与公认会计原则不同，国际财务报告准则是建议性的指导方针，不强制执行。中国和印度等国不遵循国际财务报告准则。
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9. 自动化发票处理
自动发送发票可以简化账单处理，节省时间和资源。例如，你可以设置一个程序，使用发票软件在销售后48小时内自动发送发票，并在需要时发送定时付款提醒和逾期通知。
10. 提前规划税务，遵守截止日期
小企业应根据业务的增长情况和预计的税前收入，在年度内估算其所得税。如果小企业（包括在线企业在内），预计年应纳税额超过1000元，通常需要进行季度预估联邦税付款。延迟支付或少支付预估税款，可能会导致罚款和逾期税款的利息。
小企业会计常见问题
如何遵守销售税法？
应确保了解你所在州以及你销售的每个州的销售税法，可以从州税务部门或收入部门获取税收规则的副本。你还可以使用专门为小企业，特别是那些在多个州销售的电商企业设计的销售税收税软件。
如何管理现金流？
管理和改善现金流的一些方法包括：
- 保持更新。每周审查和分析开支情况。
- 同步。将费用支付情况与客户付款情况同步。
- 激励措施。给提前付款的客户提供折扣，或在订阅销售中实施首月免费。
应该多久对银行账户进行一次对账？
对账是将你企业的记录与企业银行账户进行核对。每月至少进行一次对账是合理的，因为每月的银行对账单有助于对账过程。对账可以让你验证现金流，发现存在差异或缺失的资金，并防止欺诈。
小企业主常见的税收扣除有哪些？
根据企业的情况，许多费用可以全额或部分扣除联邦所得税。常见的扣除项目包括办公室租金和水电费、计算机和软件、办公用品、机器折旧、企业电话和互联网账单、与企业相关的汽车费用和油耗、商务旅行、地方财产税以及商业和健康保险费用。
小企业有必要雇佣专业会计吗？
通常情况下，小企业主可以根据企业的复杂性和规模，自行管理会计和记账工作。然而，规模较大、复杂性更高的企业，几乎总是会雇佣专业会计。
