Zarządzanie zapasami to proces organizacji towarów w drodze przez łańcuch dostaw.
Celem zarządzania zapasami jest minimalizacja kosztów przechowywania zapasów przy jednoczesnym utrzymaniu stałych poziomów zapasów oraz szybszym dostarczaniu produktów do klientów.
Nie wiesz, od czego zacząć w zarządzaniu zapasami? Ten przewodnik zawiera porady i techniki od ekspertów w dziedzinie zarządzania zapasami, które pomogą Ci monitorować stany magazynowe i zadowolić klientów.
Co to jest zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami to proces nadzorowania i kontrolowania przepływu towarów w firmie. Obejmuje śledzenie ruchu towarów i materiałów, monitorowanie rotacji zapasów oraz optymalizację uzupełniania zapasów w celu zapewnienia stałej dostępności produktów.
Celem zarządzania zapasami jest minimalizacja kosztów przechowywania zapasów poprzez pomoc w określeniu, kiedy należy uzupełnić produkty lub zakupić więcej materiałów do ich wytworzenia.
Co zalicza się do zapasów?
- Surowce: Materiały lub substancje używane w produkcji towarów. Surowce obejmują drewno, metale, tworzywa sztuczne lub tkaniny używane do tworzenia gotowych produktów. Pochodzą od jednego lub więcej dostawców i producentów.
- Produkty w toku (WIP): Częściowo ukończony produkt oczekujący na zakończenie. WIP reprezentuje koszty produkcji, takie jak koszty pracy i maszyn. Koszty są przenoszone na konto gotowych towarów i przypisywane do kosztów sprzedaży.
- Gotowe towary: Ten typ zapasów odnosi się do liczby produktów dostępnych w magazynie dla klientów. Gdy WIP jest ukończony, staje się częścią zapasów gotowych towarów.
- Materiały do utrzymania, naprawy i operacji (MRO): Materiały i sprzęt używane w procesie produkcji, ale nie będące częścią finalnego produktu. Obejmują one środki ochrony osobistej, materiały do czyszczenia, artykuły biurowe i sprzęt technologiczny.
Jak działa zarządzanie zapasami?
Większość dzisiejszych systemów zarządzania zapasami jest cyfrowa i hostowana w chmurze. Działają one na różnych urządzeniach i dla różnych użytkowników, aby zapewnić, że wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw mają dostęp do tych samych informacji.
Zasadniczo program do zarządzania zapasami monitoruje i organizuje wszystkie elementy zaangażowane w zarządzanie zapasami oraz synchronizuje dane z innymi systemami biznesowymi. Istnieją trzy główne typy systemów do zarządzania zapasami: ciągły, okresowy i ręczny.
System ciągły stale śledzi zapasy w czasie rzeczywistym. Z kolei system okresowy wymaga fizycznych inwentaryzacji na początku i na końcu określonego okresu. Ręczny system do zarządzania zapasami to stara metoda z użyciem papieru i długopisu — jest to realna metoda, jeśli Twoja miesięczna sprzedaż jest na poziomie jednocyfrowym.
Znaczenie zarządzania zapasami
Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy przedsiębiorstwem korzystającym z systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zarządzanie zapasami jest ważne z kilku powodów:
Zapobiega psuciu się produktów
Jeśli sprzedajesz produkty z datami ważności, każda możliwość sprzedaży ma ograniczony czas. Zarządzanie zapasami pomaga unikać niepotrzebnego zepsucia produktów poprzez optymalizację kontroli zapasów.
Zapobiega martwym zapasom
Martwe zapasy nie sprzedają się — nie dlatego, że są przeterminowane, ale dlatego, że mogły wypaść z sezonu, wyjść z mody lub stać się w inny sposób nieistotne. Przyjęcie odpowiedniej strategii pomoże Ci rozwiązać ten kosztowny problem z zapasami.
Z drugiej strony, należy również monitorować poziomy zapasów, aby zredukować ryzyko nadmiernej sprzedaży lub rozliczania zapasów widmowych.
Redukuje koszty przechowywania
Magazynowanie często stanowi koszt zmienny, który waha się w zależności od potrzeb przechowywania. Gdy przechowujesz zbyt wiele produktów jednocześnie lub masz produkt, który trudno sprzedać, Twoje koszty przechowywania wzrastają. Unikanie takich sytuacji pozwala zaoszczędzić pieniądze.
Poprawia przepływ gotówki
Zarządzanie zapasami bezpośrednio wpływa na sprzedaż (określając, ile możesz sprzedać) i wydatki (określając, co musisz kupić). Oba te elementy mają duży wpływ na aktywa bieżące Twojej firmy — ile gotówki masz w ręku. Lepsze zarządzanie zapasami prowadzi do lepszego zarządzania przepływem gotówki.
Optymalizuje realizację zamówień
Dobre zarządzanie zapasami może pomóc poprawić realizację zamówień. Możesz zastosować taktyki, takie jak dystrybucja zapasów, polegająca na przechowywaniu zapasów w różnych centrach realizacji, aby zapewnić, że Twoje produkty znajdują się blisko lokalizacji klientów. To przyspiesza czas dostawy, a jednocześnie obniża koszty wysyłki — oba te czynniki pomagają zadbać o zadowolenie klientów.
Właściwe zarządzanie zapasami oznacza również oferowanie kupującym płynnej obsługi zwrotów przy jednoczesnym zapewnieniu, że nadające się do użytku zapasy są ponownie wprowadzane do obiegu.
14 technik zarządzania zapasami
1. Planowanie popytu
Duża część dobrego zarządzania zapasami sprowadza się do dokładnego przewidywania popytu. Choć w prognozowaniu przyszłej sprzedaży bierze udział wiele zmiennych, zwróć szczególną uwagę na sprzedaż z ubiegłego roku w tym samym okresie, gwarantowaną sprzedaż z umów i subskrypcji, sezonowość oraz nadchodzące promocje.
2. Inwentaryzacje
Regularna inwentaryzacja jest kluczowa. W większości przypadków będziesz polegać na oprogramowaniu do zarządzania zapasami i raportach z systemu zarządzania magazynem, aby wiedzieć, ile produktów masz w magazynie. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że fakty się zgadzają. Nie ma lepszego sposobu na zyskanie spokoju ducha niż fizyczna inwentaryzacja lub kontrola stanu zapasów.
Aktualizuj stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Dostęp do aktualnych, poprawnych danych o zapasach jest kluczowy dla szybkiego i efektywnego przepływu produktów.
3. LIFO vs FIFO
Metoda ostatniego nabytego, pierwszego sprzedanego (LIFO) zakłada, że towar, który został nabyty jako ostatni, został sprzedany jako pierwszy. Jeśli ceny rosną w czasie, to najnowsze nabyte zapasy będą również najdroższe. To oznacza, że wyższe koszty zapasów przyniosą niższe zyski, a tym samym niższy dochód do opodatkowania.
Metoda pierwszego nabytego, pierwszego sprzedanego (FIFO) określa koszt sprzedanych towarów (COGS). Oznacza to, że najstarszy zapas jest sprzedawany jako pierwszy — co jest szczególnie ważne, aby uniknąć zepsucia.
4. Technologia RFID
Technologia identyfikacji radiowej (RFID) z pewnością ma swoje miejsce w przyszłości zarządzania zapasami. Wiele firm już teraz wykorzystuje tagi RFID do wyszukiwania zapasów, zwalczania zapasów widmowych oraz zmniejszania nadwyżek zapasów.
5. Kody kreskowe
Niektóre sklepy detaliczne używają systemu skanowania kodów kreskowych, aby śledzić poziomy zapasów produktów. Polega to na skanowaniu kodu kreskowego, który identyfikuje każdy produkt, przesyłając te informacje do systemu zarządzania zapasami, dzięki czemu można śledzić każdy element.
Systemy zarządzania zapasami oparte na kodach kreskowych automatyzują śledzenie produktów od momentu ich wejścia do sklepu do momentu sprzedaży. Zapewnia to dokładne, rzeczywiste informacje o zapasach, co pozwala podejmować mądrzejsze decyzje i dbać o zadowolenie klientów.
6. Raportowanie ABC
Kategoryzuj swoje zapasy za pomocą analizy ABC. Możesz użyć raportu ABC, aby ocenić wartość swojego stanu magazynowego na podstawie procentu Twojego przychodu:
- A = % zapasów, które reprezentują 80% Twojego przychodu
- B = % zapasów, które reprezentują 15% Twojego przychodu
- C = % zapasów, które reprezentują 5% Twojego przychodu
Twoje zapasy A reprezentują Twoje najbardziej rentowne i wartościowe produkty. Musisz upewnić się, że zawsze masz te produkty na stanie, aby nie stracić szansy na przyszłą sprzedaż. Z kolei zapasy C to produkty wolno rotujące lub martwe. Obniż cenę tych przedmiotów, aby uwolnić gotówkę i miejsce na półkach.
7. Wyceny zapasów
Wycena zapasów to koszt niesprzedanych zapasów na koniec okresu sprawozdawczego. Jako że zapasy są często Twoim największym aktywem, ważne jest, aby regularnie mierzyć ich wartość. Sposób, w jaki wyceniasz zapasy, wpływa na koszt sprzedanych towarów, dochód netto i końcowe zapasy — wszystkie te czynniki mają bezpośredni wpływ na rentowność. Istnieją również implikacje podatkowe związane z Twoją metodą wyceny zapasów.
8. Minimalne ilości zamówienia
Minimalna ilość zamówienia (MOQ) to najmniejsza liczba produktów, które musisz zakupić w jednym zamówieniu od dostawcy. Dostawcy ustalają MOQ, aby uniknąć marnowania zasobów na zamówienia, które przynoszą im mały lub zerowy zysk.
Poprzez strategiczne zarządzanie tym wskaźnikiem możesz optymalizować poziomy zapasów, redukować koszty i utrzymywać płynny łańcuch dostaw, co ostatecznie przyczynia się do sukcesu i rentowności Twojego biznesu detalicznego.
9. Alerty dotyczące zapasów bezpieczeństwa
Zapasy bezpieczeństwa to minimalna ilość produktu wymagana w każdym momencie. Wiesz, że nadszedł czas na złożenie zamówienia, gdy Twoje zapasy spadną poniżej tych ustalonych poziomów.
Minimalne poziomy zapasów powinny różnić się w zależności od produktu, popytu klientów i czasu potrzebnego na dostarczenie nowych zapasów (Twój system zarządzania zapasami będzie śledzić te informacje w raporcie sprzedaży detalicznej).
10. Audyty zapasów
Ważne jest, aby regularnie audytować zapasy. Przeprowadzaj miesięczne i roczne audyty, aby zapewnić dokładność między ilością zapasów a dokumentacją finansową. Badaj rozbieżności, aż znajdziesz i usuniesz ich przyczynę.
11. Six Sigma
Six Sigma to metoda optymalizacji stosowana w zarządzaniu łańcuchem dostaw w celu redukcji nadmiarowych i przestarzałych odpisów — zapasów często sprzedawanych poniżej kosztów lub przekazywanych jako darowizny.
12. Relacje z dostawcami
Silne relacje z dostawcami dają Ci większą swobodę, gdy pojawiają się nieoczekiwane problemy. Kiedy masz istniejącą relację z dostawcą, minimalne ilości zamówienia są często negocjowalne.
Aby utrzymać swoje relacje jako sprzedawca detaliczny, informuj dostawcę, gdy spodziewasz się wzrostu sprzedaży lub dużej liczby zamówień, aby mogli dostosować produkcję i czasy realizacji.
Ważne jest również, aby ocenić wydajność dostawcy. Zidentyfikuj, w których obszarach dostawcy mogą się poprawić lub kiedy warto zakończyć z nimi współpracę.
13. Outsourcing zarządzania zapasami
Shopify dystrybuuje Twoje zapasy w sieci magazynów w Polsce w Twoim imieniu. W rezultacie możesz zaoferować swoim klientom dwudniową dostawę w przystępnej cenie.
Jako Twój partner w zakresie realizacji zamówień, Shopify będzie przyjmować zamówienia klientów, odbierze zwroty i ponownie wprowadzi użyteczne zapasy do obiegu.
14. Just-in-time
Zarządzanie zapasami Just-in-time (JIT) polega na utrzymywaniu jak najniższych poziomów zapasów, aby zaspokoić popyt, uzupełniając je tuż przed wyczerpaniem zapasu.
JIT wymaga starannego planowania i prognozowania, ale dobrze sprawdza się w szybko rozwijających się markach z zaplanowanymi premierami i rozszerzeniami linii produktów.
Zarządzanie zapasami w wielu kanałach
Sprzedaż w wielu kanałach nie jest już kwestią wyboru, to raczej obowiązek, jeśli chcesz konkurować z innymi sprzedawcami internetowymi. To sprawia, że zarządzanie zapasami staje się jeszcze ważniejsze i bardziej złożone — Twoi klienci nie dbają o to, gdzie znajdują się produkty, chcą tylko wiedzieć, czy są dostępne i czy mogą je zdobyć.
Dlatego zintegrowane podejście wielokanałowe jest tak ważne w zarządzaniu zapasami. Shopify POS pozwala synchronizować dane ze sklepu stacjonarnego z danymi online, dzięki czemu zawsze możesz optymalizować poziomy zapasów i wiedzieć, które produkty masz w poszczególnych lokalizacjach.
Kiedy Allbirds przyjęło Shopify POS i Shopify, było w stanie wykorzystać wszystkie narzędzia biznesowe, które były w zestawie, w tym zarządzania zapasami. Pozwoliło to sprzedawcy zoptymalizować poziomy zapasów w sklepach, zmniejszając ilość zapasów w sklepie i redukując zapotrzebowanie na powierzchnię handlową.
„Dzięki Shopify mamy nasze systemy sprzedaży i e-commerce pod jednym dachem, co służy naszemu ostatecznemu celowi, jakim jest bycie sprzedawcą wielokanałowym i postrzegania klienta jako jednego klienta — niezależnie od tego, gdzie robi u nas zakupy” — mówi Travis Boyce, szef globalnych operacji detalicznych.
Systemy zarządzania zapasami
Każda firma powinna dążyć do eliminacji jak największej ilości błędów ludzkich z procesów zarządzania zapasami, co oznacza korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami
Oprogramowanie do zarządzania zapasami występuje jako samodzielny program lub jest wbudowane w platformę e-commerce, taką jak Shopify. Dzięki niemu możesz monitorować i dostosowywać harmonogram uzupełniania zapasów oraz śledzić zamówienia od sprzedaży do dostawy.
Aplikacje do zarządzania zapasami
Aplikacje do zarządzania zapasami pozwalają monitorować bieżący status Twojego magazynu. Te aplikacje są przydatne dla pracowników aktywnie zaangażowanych w prowadzenie biznesu, umożliwiając im dostęp do informacji z telefonu lub tabletu.
Większość aplikacji do zarządzania zapasami oferuje śledzenie ilości i lokalizacji zapasów, alerty o poziomie zapasów oraz monitorowanie zamówień.
Jeśli jesteś sprzedawcą Shopify, wypróbuj te popularne aplikacje do zarządzania zapasami w swoim sklepie:
- Stocky: Potężne i szczegółowe śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym.
- Thrive by Shopventory: Połączenie wielu kont Shopify i automatyzacja zamówień zakupu.
- ShipHero: Prognozowanie popytu, automatyzacja zakupów i inne.
- Zoho: Integracja z Zoho CRM i Zoho Books.
Zarządzanie zapasami z Shopify
Jeśli prowadzisz swój biznes na Shopify, zarządzanie zapasami jest już wbudowane.
Możesz ustawić śledzenie zapasów, przeglądać swoje zapasy i dostosowywać poziomy zapasów w obszarze Zapasy w swoim panelu administracyjnym Shopify. Możesz również przeglądać historię korekt i transferów zapasów dla wariantów śledzonych przez Shopify.
Shopify oferuje również raporty zapasów, które pokazują miesięczny przegląd Twoich zapasów. Możesz uzyskać dostęp do różnych raportów, takich jak:
- Średnia ilość zapasów sprzedanych dziennie
- Procent sprzedanych zapasów
- Analiza ABC według produktu
- Wskaźnik sprzedaży produktów
- Dni pozostałe do wyczerpania zapasów
Aby znaleźć te raporty:
- W panelu administracyjnym Shopify przejdź do Analizy > Raporty.
- Kliknij Kategorie.
- Kliknij opcję Zapasy, aby filtrować raporty i pokazać tylko raporty zapasów.
Przyszłość zarządzania zapasami
Technologia nadal rozwija się w niesamowitym tempie, a wiele z tych nowych i rozwijających się technologii ma zastosowanie w zarządzaniu zapasami:
Analiza predykcyjna
Analiza predykcyjna wykorzystuje kombinację automatyzacji, danych i uczenia maszynowego do dostarczania dokładnych prognoz i analiz. Na podstawie algorytmów te modele analityczne mogą dostarczać detalistom dane wspierające decyzje, które mogą poprawić zarządzanie zapasami. Technologia ta z biegiem czasu staje się coraz lepsza. A im więcej danych jej dostarczysz, tym lepiej pozna Twój biznes.
Sztuczna inteligencja
Sztuczna inteligencja (AI) stale się rozwija i zyskuje nowe zastosowania w rozwiązaniach do zarządzania zapasami. Samokorygujące się rozwiązania AI mogą umożliwić firmom automatyzację decyzji dotyczących zapasów i reagowanie na potrzeby klientów w czasie rzeczywistym.
IoT
Urządzenia Internetu rzeczy (IoT) mogą skrócić czas potrzebny pracownikom na znalezienie zapasów, dostarczając dane o lokalizacji w czasie rzeczywistym. Te dane mogą również pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych i efektywnych decyzji dotyczących zarządzania zapasami, wiedząc dokładnie, ile masz zapasów i gdzie się znajdują.
Przejmij kontrolę nad swoimi zapasami dzięki skutecznemu zarządzaniu zapasami w Shopify
System zarządzania zapasami zmniejszy Twoje koszty magazynowania, pomoże analizować wzorce sprzedaży, przewidywać przyszłą sprzedaż i przygotować się na niespodziewane sytuacje. Dzięki właściwemu zarządzaniu zapasami firmy mają większe szanse na rentowność i przetrwanie.
FAQ: Zarządzanie zapasami
Na czym polega zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami pomaga sprzedawcom detalicznym śledzić i kontrolować przepływ towarów w firmie. Obejmuje to śledzenie ruchu towarów i materiałów, monitorowanie rotacji zapasów oraz optymalizację uzupełniania, aby zapewnić, że produkty są zawsze dostępne.
Jakie są 4 główne kroki w zarządzaniu zapasami?
- Skonfiguruj swoje oprogramowanie do zarządzania zapasami
- Wybierz technikę zarządzania zapasami
- Wprowadź swoje istniejące dane
- Analizuj wyniki
Co jest kluczem do zarządzania zapasami?
Kluczem do zarządzania zapasami jest użycie zestawu narzędzi i systemów, które płynnie się integrują. To zapewni Ci najbardziej kompleksowy i dokładny obraz Twojego biznesu.
Jaki jest główny cel zarządzania zapasami?
Głównym celem zarządzania zapasami jest optymalizacja poziomów zapasów. Pomaga to sprzedawcom detalicznym unikać braków w zapasach, minimalizować nadmiar zapasów i maksymalizować efektywność operacji biznesowych.
Co obejmuje 5 etapów procesu zarządzania zapasami?
Pięć etapów zarządzania zapasami to:
- Prognozowanie popytu, które przewiduje przyszły popyt w celu optymalizacji poziomów zapasów.
- Uzupełnianie, które zapewnia terminowe dostarczanie produktów.
- Przetwarzanie zamówień, które usprawnia realizację zamówień.
- Przechowywanie i organizacja, które utrzymują wydajny magazyn.
- Raportowanie i analiza, które informują o decyzjach dotyczących zapasów opartych na danych.
Jaki jest przykład zarządzania zapasami?
Przykładem zarządzania zapasami jest sklep detaliczny korzystający z systemu skanowania kodów kreskowych do śledzenia poziomów zapasów produktów. Prognozuje popyt i trendy sprzedaży, aby określić optymalne ilości zapasów. Zautomatyzowany system uzupełniania zamawia produkty, gdy zapasy osiągną ustalony próg.
