재고를 미리 주문하고 싶어지곤 합니다. 재고가 다 떨어질지 걱정되기 때문입니다. 하지만 기업들은 매출 1달러당 1.40달러의 재고를 보유하고 있습니다. 이는 여러 가지 이유로 발생하는 과잉 재고입니다. 그중 하나는 공급업체에 주문한 내용을 잊어버려서 발생합니다. 이로 인해 재고가 많아지고 저장 비용이 발생할 수 있습니다.
구매 주문을 생성하고 추적하는 것은 이러한 문제를 줄이는 한 가지 방법입니다.
효율적인 구매 주문 시스템은 수요 예측을 쉽게 하고, 미래 재고를 채울 수 있으며, 주문 과정에서 발생할 수 있는 오류를 방지하는 데 도움을 줍니다. 구매 주문이 무엇인지, 어떻게 생성하는지, 구매 주문을 관리하는 방법과 무료 PO 템플릿을 다운로드하는 방법에 대해 알아보세요.
구매 주문이란?
구매 주문(PO)은 소매점이 공급업체나 판매자로부터 상품을 구매하겠다는 공식 문서입니다. 구매자(여러분의 매장)와 판매자의 이름, 회사 정보, 구매할 제품의 수량이 포함됩니다.
예를 들어, 의류 매장을 위해 500개의 티셔츠를 조달하고자 한다면, 해당 제조업체에 PO를 보내 그 수량의 재고를 구매하겠다는 의사를 전달하는 것입니다.
또 다른 불필요한 단계처럼 들릴 수 있지만, 주문 과정에서 구매할 상품에 대한 구매 주문을 작성하는 것은 들어오는 재고를 추적하는 데 도움을 줍니다. 각 공급업체로부터 주문한 SKU 수량을 알 수 있을 뿐만 아니라, PO 정보를 사용하여 현금 흐름을 이해하는 데도 유용합니다. 미결제 구매 주문의 총합은 향후 몇 개월간 공급업체에 결제해야 할 금액입니다.
판매자는 또한 PO를 사용하여 구매자가 요청한 품질과 수량의 상품을 특정 날짜에 배송할 수 있도록 준비합니다.
구매 주문 생성 방법
모든 구매 주문에는 다음 정보가 필요합니다.
- PO 날짜
- PO 번호
- 배송 날짜
- 배송 방법
- 구매자 정보(회사 이름, 이메일 주소, 배송 주소)
- 판매자 정보(회사 이름, 이메일 주소, 청구 주소)
- 주문하는 품목(SKU 또는 품목 번호, 설명, 품목 수량, 가격)
- 총가격
- 세금 정보
구매 주문 예시
소매점의 PO가 어떻게 생겼는지에 대한 예시입니다. 이 문서는 판매자의 정보, 주문하는 품목, 수량, 배송 조건을 명시합니다.
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무료 구매 주문 템플릿 사용하기
PO를 만드는 데 도움이 필요하신가요? Shopify의 무료 구매 주문 템플릿(현재 한국어는 제공되지 않음)을 사용해 보세요. 필요한 정보를 입력하면(매장 주소, 공급업체 정보, 주문 품목 포함) 전자 구매 주문이 이메일로 전송됩니다. 이를 공급업체에 전달할 수 있습니다.
구매 주문의 종류
표준 또는 단일 사용 구매 주문
표준 구매 주문은 가장 일반적인 유형의 PO입니다. 일회성 구매에 사용됩니다. 예를 들어, 팝업 매장을 준비하기 위해 공급업체에서 500개의 펜을 주문하는 경우 단일 사용 구매 주문을 사용합니다.
계획 구매 주문
계획 구매 주문은 공급업체와 반복적이거나 정기적인 주문이 있을 때 생성됩니다. 예를 들어, 제조업체로부터 1,200개를 구매할 계획이지만, 한 번에 모두 구매하는 대신 6개월 동안 200개씩 나누어 주문할 경우, 6개의 계획 PO가 생깁니다.
일괄 구매 주문
일괄 구매 주문은 가장 모호한 유형입니다. 구매자와 판매자 간의 상품 교환에 대한 합의이지만, 구체적인 사항은 아직 확인되지 않았습니다. 신뢰할 수 있는 제조업체와 일괄 PO를 사용할 수 있습니다.
계약 구매 주문
계약 구매 주문은 반드시 공식 PO는 아닙니다. 구매하는 상품에 대한 구체적인 정보가 포함되어 있지 않습니다. 이는 구매자와 판매자 간의 포괄적인 합의로, 향후 주문에 대한 배송, 세금 및 결제 조건을 명확히 합니다. 이후에는 계획된, 단일 사용 또는 일괄 PO가 따릅니다.
구매 주문 관리 및 추적 방법
구매 주문을 생성하는 방법을 알았으니, 이제 소매점에서 이를 관리하고 추적하는 방법을 살펴보겠습니다.
구매 주문 프로세스
- 새로운 재고를 구매하기로 합니다.
- 구매하고자 하는 제품, 각 제품의 수량, 배송 날짜 및 예산을 설명하는 구매 주문을 작성합니다.
- 이상적인 공급업체에 PO를 보냅니다.
- 판매자는 PO에 명시된 주문을 이행하기로 수락합니다. (불가능할 경우 취소)
- 판매자는 여러분의 구매 주문 세부 정보를 바탕으로 포장 명세서를 작성하고, 주문을 이행하여 여러분의 매장으로 배송합니다. 배송 패키지에는 PO 번호가 기재되어 있어 도착 시 확인할 수 있습니다.
- 판매자는 PO를 송장으로 변환합니다.
- 여러분은 송장에 명시된 결제 조건에 따라 판매자에게 결제합니다.
💡전문가 팁: 송장을 보내야 하는 경우, Shopify의 무료 송장 생성기를 확인해 보세요. 참고로 해당 툴은 한국어 제공이 되지 않습니다.
구매 주문을 누가 발행하나요?
구매자는 구매 주문을 발행할 책임이 있습니다. 예를 들어, 소매점의 재고를 주문하는 경우, PO를 작성하는 것은 여러분의 책임입니다. 다른 비즈니스를 위한 주문을 이행하는 경우에는, 상대 업체의 책임입니다.
매장의 규모에 따라 재무 부서, 구매 부서 또는 결제 가능한 회계팀이 구매 주문을 발행할 수 있습니다. 그렇지 않으면, 일반적으로 사업주나 매장 관리자가 책임을 집니다.
구매 주문을 누가 승인하나요?
판매자(제조업체, 계약자 등)가 구매 주문을 승인해야 합니다. 예를 들어, 공급업체로부터 재고를 주문하기 위해 PO를 발행한 경우, 그들이 이를 승인할 책임이 있습니다.
승인되면 PO는 법적으로 구속력 있는 계약이 됩니다. 여러분은 구매 주문에 명시된 상품에 대해 해당 판매자에게 결제할 의무가 있습니다.
구매 주문 추적 방법
구매 주문을 추적하는 방법은 여러 가지가 있습니다. Excel 스프레드시트는 종종 처음 사용하는 기업들이 선택하는 방법입니다. 하지만 스프레드시트는 불편하고 혼란스러우며, PO가 발행되거나 승인되거나 송장으로 변환된 후 업데이트를 잊으면 부정확해지기 쉽다는 단점이 있습니다.
스프레드시트 대신 PO 관리 시스템을 사용하세요. Stocky와 같은 앱은 Shopify 매장과 동기화되어 백오피스에서 PO를 생성하고 추적할 수 있습니다.
각 공급업체에 대한 회사 정보를 업로드하고 새로운 PO를 생성해야 할 때 공급업체를 선택하면 Stocky가 연락처 정보를 미리 입력한 PO를 생성합니다. PO에 넣어야 하는 주문하는 품목, 수량, 배송 날짜를 복사하여 붙여넣기만 하면 됩니다.
PO 관리 시스템의 가장 좋은 점 결코 지연되거나 과도한 지출에 휘말리지 않는다는 것입니다. PO 리포트 대시보드를 사용하여 각 공급업체에 대한 실시간 금액을 확인할 수 있습니다.
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💡 전문가 팁: 공급업체로부터 얼마나 많은 재고를 주문해야 할지 모르겠다면 어떻게 해야 할까요? Shopify POS를 사용하는 상인들은 Stocky의 수요 예측 기능을 사용하여 과거 판매 데이터를 기반으로 재주문할 제품과 수량을 제안받을 수 있습니다.
구매 주문 사용의 이점
- 들어오는 주문 추적
- 중복 방지
- 주문 오류 방지
- 법적 문서화
- 효율성 향상
- 확장 지원
들어오는 주문 추적
재고 보충 계획은 어려운 작업입니다. 특히 많은 수량의 SKU를 보유하고 있다면 더욱 그렇습니다. “다음 달에 이 제품을 보충하는 것을 잊었나?”라는 질문이 머릿속을 맴돌 수 있습니다.
보충을 너무 늦게 하면 베스트셀러 재고가 바닥나는 위험이 있습니다. 너무 일찍 하면 과잉 재고와 너무 많은 제품이 저장소에 남게 됩니다. 두 경우 모두 비용이 많이 드는 실수입니다.
💡 전문가 팁: 재고 부족을 방지하기 위해 Shopify 관리자에서 재주문 포인트를 설정하여 재고 부족 알림을 받으세요. 이를 통해 수량이 0에 도달하기 전에 제품의 재고를 보충할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.
하지만 구매 주문 시스템을 사용하면 모든 예정된 주문을 확인할 수 있어 지출할 비용과 주문한 품목을 정확히 알 수 있습니다. Stocky 내에서 PO 보고서는 다음과 같은 세부 정보를 제공합니다.
- PO를 보낸 공급업체
- 총비용
- 주문한 제품
- 제품이 도착할 것으로 예상되는 시점
- 판매자가 제공한 송장을 결제했는지 여부
Stocky 내에서 각 공급업체에 대한 재고 수준 한계량을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 80개 품목에 대한 PO를 생성하려고 하는데 공급업체의 최소 주문 요구 사항이 100개인 경우, PO는 이를 반영하여 업데이트됩니다. 불필요한 지연이 발생하지 않습니다.
중복 방지
다음 달 재고에 대한 주문을 이미 했나요? 구매 프로세스에 PO를 도입하면 PO 시스템을 한 번 확인하는 것만으로도 답을 알 수 있습니다. 동일한 상품을 두 번 구매하는 것을 방지할 수 있습니다.
주문 오류 방지
전화로 주문할 경우, 무언가가 잘못 해석되거나 잘못 들리는 것은 시간문제입니다. 제조업체는 여러분이 90개의 티셔츠를 주문했다고 생각하는 반면, 실제로는 19개가 필요하다고 말씀하셨습니다. 그러면 매장에 거대한 주문이 배달되고, 그에 따른 비싼 송장이 따라옵니다.
Skuuudle의 SEO 매니저인 Daniel Carter는 “구매의 모든 사실을 정확하게 설명하기 위해, 구매 주문은 여러분이 무엇을 얼마에 주문했는지에 대한 기록을 제공합니다. 이러한 문서는 전화로 주문할 때 발생할 수 있는 주문 오류로부터 보호합니다.”라고 말합니다.
“무엇이 주문되었는지 또는 주문되었어야 하는지에 대한 이견이 있을 경우, 여러분의 팀은 PO를 참조할 수 있습니다. 이러한 문서가 있으면 내부 오류 해결뿐만 아니라 공급업체와의 문제를 해결하는 데 유용한 도구가 됩니다.”라고 Carter는 덧붙입니다.
법적 문서화
판매자가 PO를 승인하면, 여러분은 해당 제품에 대해 상세히 명시된 금액을 결제해야 할 법적 의무가 발생합니다. 이는 걱정될 수 있지만, 구매자로서 여러분에게 이득인 상황입니다. 즉, 즉시 결제하지 않고도 새로운 상품을 주문할 수 있습니다. 현금 흐름이 즉시 개선됩니다. 향후 재고에 대한 이익을 창출할 수 있는 더 긴 기간이 주어집니다.
판매자에게도 동일한 법적 보호가 적용됩니다. 그들은 송장과 결제가 뒤따를 것임을 알고 있기 때문에 여러분이 주문한 제품을 배송하는 데 자신감을 가집니다.
효율성 향상
재고 관리는 시간이 많이 소요되는 과정입니다. 또한 여러분의 소매점을 유지하는 활동입니다. 재고가 없으면 판매할 것이 없고, 수익이 0이 됩니다.
구매 주문은 재고 관리 프로세스를 보다 효율적으로 만듭니다. PO 워크플로의 일환으로 재고 수준을 이해하고 공급업체로부터 주문하는 품목의 비용을 추적할 수 있습니다. 시간이 지나면서 패턴이 나타납니다.
예를 들어, PO를 도입하기 전에 매달 200개씩 주문한다고 가정해 보겠습니다. 어떤 달은 품절되고, 어떤 달은 조금 더 오래 재고가 남아 있습니다. 새로운 PO 시스템은 기존 재고 수준과 함께 새로운 주문 수량을 보여줍니다. 따라서 지난달에 150개가 남아 있다면, 이번 달의 PO를 50개로 변경할 수 있습니다. 재고 과잉을 방지하고 점점 더 판매하기 어려운 대량 재고를 축적하는 것을 방지할 수 있습니다.
확장 지원
소규모 소매업체로서 재고를 주문하는 것은 그리 많은 일이 아닐 수 있습니다. 하지만 고객 기반이 성장함에 따라 제품 라인을 확장할 계획이라면, PO는 그 과정을 더욱 쉽게 만들어 줍니다. 향후 주문을 조직하고, 중복을 방지하며, 주문 오류를 수정하는 책임이 여러분에게만 주어지지 않습니다.
구매 주문을 사용하고 이를 조직하는 시스템을 갖추면 기초를 다질 수 있습니다. 새로운 소매 직원을 교육하여 구매 주문 양식을 사용하는 방법을 가르치고, 상위 성과 재고가 특정 수준 이하로 떨어질 때 PO를 자동 생성하는 자동화 기능을 생성하세요. 향후 재무 부서를 고용하여 PO를 승인하고 과도한 지출을 방지할 수 있습니다. 장기적으로 더 쉽게 만들 것입니다.
구매 주문이 여러분의 소매점에 적합한가요?
구매 주문은 소매업체가 들어오는 주문을 추적하고, 재고를 미리 확보하며, 주문 불일치를 방지하는 데 도움을 줍니다. 또한 공급망 과정에서 문제가 발생할 경우 법적 문서를 제공합니다.
비즈니스에 필요한 PO 유형을 결정한 후, Stocky와 같은 구매 주문 시스템을 사용하여 PO를 생성하세요. 이는 여러분의 소매점을 확장하는 데 도움을 주고 균형 잡힌 재고 수준을 유지하는 데 기여할 것입니다.
구매 주문 FAQ
구매 주문이란 무엇이며 어떻게 작동하나요?
구매 주문(PO)은 구매자가 작성하여 판매자에게 상품이나 서비스를 요청하기 위해 보내는 공식 문서입니다. 요청하는 품목의 세부 정보, 요청하는 수량, 가격 및 결제 조건, 예상 배송 날짜, 기타 특별 지침이나 요구 사항이 포함됩니다. 판매자는 PO를 검토하고, 수락되면 요청된 상품이나 서비스를 제공합니다. 상품이나 서비스가 수령되면 구매자는 PO의 조건에 따라 판매자에게 결제해야 합니다.
구매 주문과 송장의 차이점은 무엇인가요?
구매 주문은 구매자가 공급업체에게 요청하는 품목이나 서비스에 대한 세부 정보를 담은 문서입니다. 이는 구매자와 공급업체 간의 구매 조건을 명시한 구속력 있는 계약입니다. 송장은 공급업체가 구매자에게 제공한 상품이나 서비스에 대한 총금액을 명시한 문서입니다. 이는 구매가 이루어진 후에 발송되며, 거래 기록으로 사용됩니다.
구매 주문을 사용하여 재고 상황을 어떻게 더 잘 관리할 수 있나요?
구매 주문을 사용하여 들어오는 상품을 추적하고 이를 판매와 대조하여 재고 수준을 파악할 수 있습니다. 이는 최적의 재고 수준을 계획하고 유지하는 데 도움이 됩니다.
주문한 수량보다 적은 품목을 수령하는 등의 구매 주문 불일치를 어떻게 처리하나요?
구매 주문과 수령한 상품 간에 불일치가 있을 경우, 공급업체에 연락하여 상황을 바로잡아야 합니다. 일부 기업들은 이 과정을 추적하기 위해 수령한 상품에 대한 확인서(GRN)를 사용합니다.
구매 주문은 매장의 회계 기록에 어떤 영향을 미치나요?
구매 주문을 발행하면 이는 재무 기록의 일부가 됩니다. 상품이나 서비스가 수령되면 해당 송장이 구매 주문과 매칭되고, 결제 내역이 여러분의 회계 시스템에 기록됩니다.
공급업체가 구매 주문을 이행하지 않을 경우 어떻게 해야 하나요?
공급업체가 구매 주문을 이행하지 않는 경우, 먼저 그들에게 연락하여 문제를 파악해야 합니다. 만약 그들이 배송할 수 없다면 대체 공급업체를 찾아야 할 수도 있습니다. 계약 약관은 이러한 상황에서 여러분을 보호해야 합니다.
구매 주문이 발행된 후 변경되거나 취소될 수 있나요?
이는 공급업체와 합의한 조건에 따라 다릅니다. 일반적으로 발행 후 변경이나 취소는 양측의 의사소통과 합의가 필요합니다.