ビジネスオーナーとして、注文の処理、顧客対応、ビジネスのマーケティング、日々の運営など、すべての管理業務をこなしていることでしょう。起業家精神を追求する理由は多々ありますが、時間がなくなることは目的ではないことでしょう。
バーチャルアシスタント（VA）はオンラインビジネスオーナーが最初に雇うべき「人材」です。日々の業務やプロセスを引き受けてもらい、ビジネスの成長に集中できるようにするためです。
バーチャルアシスタントは、フルタイムの従業員を雇うことなく追加の手を借りるようなものです。成長に伴う「糧となる問題」（ストレス、やるべきことの増加など）を感じているのであれば、バーチャルアシスタントを雇って日々の時間を取り戻す時期かもしれません。
初めてバーチャルアシスタントを雇う際に考慮すべきこと
- バーチャルアシスタントとは何か？どのように役立つのか？
- バーチャルアシスタントはいつ雇うべきか？
- バーチャルアシスタントのコストはどのくらいか？
- 優れたバーチャルアシスタントはどこで雇えるのか？
- 初めてバーチャルアシスタントを雇う方法
- バーチャルアシスタントと共に仕事を分担して効率的に進める方法
バーチャルアシスタントとは何か？どのように役立つのか？
バーチャルアシスタント（VA）は、リモートで業務を遂行する効率的な一般職であり、メールの返信、SNSコンテンツのスケジューリング、データ入力など、委託されたタスクやプロセスを実行します。通常、固定の時給、または月ごとの固定稼働時間により契約します。
バーチャルアシスタントは世界中のどこでも「デジタルノマド」として働くことができ、複数のクライアントを管理し、コンテンツライティング、簿記、デザインといった分野でのスキルを持っていることが多いです。
バーチャルアシスタントには何を依頼できるか？
バーチャルアシスタントは、ビジネスのすべての機能を引き受けるわけではなく、特定のプロセスやタスクを担当します。例えば、バーチャルアシスタントがウェブサイト全体を構築することはありませんが、オンラインストアの一部を管理する手助けをしてくれます。
また、すべてのコンテンツの作成や管理をすることはありませんが、リサーチや商品ページの更新をサポートすることができます。以下は、バーチャルアシスタントがサポートするその他の役割です。
- 顧客のメール、SNSのコメント、電話に対応する
- コミュニティー管理のタスクを実行し、Facebook広告のコメントをモデレート（投稿の削除や公開、フィルタリングなど）したり、X（旧・Twitter）でのエンゲージメントの機会をモニタリングする
- 特定の基準に基づいてブロガーやインフルエンサーへのアプローチリストを作成する
- 今後のコンテンツのための統計や事例をリサーチする
- 顧客からの注文や返品を処理する（Shopifyに特化した経験を持つバーチャルアシスタントを見つけたり、プロセスを教えたりすることもできます。）
- 簿記業務や、異なるソースからのデータを1つのスプレッドシートに入力する
- スクリプトや一般的な質問への回答に関するガイドラインの提供が可能な場合は、営業の電話をかける
- 会議をスケジューリングしたりアポを取ったりする
- 花やオンラインギフトを注文するなどリモートで可能な個人的な用事をこなす（一部のバーチャルアシスタントサービスでは購入まで対応することができます）
バーチャルアシスタントを雇うべきタイミング
バーチャルアシスタントは常勤の従業員ではありませんが、ビジネス運営のための継続的なサポートを手頃な費用で提供するアプローチです。フルタイムの雇用に伴う追加費用も掛からず、地域によっては契約者としてのサービスは税控除の対象になる場合もあり、コストパフォーマンスがよいです。
バーチャルアシスタントを雇うことを検討すべきタイミング例：
- ビジネスの中で働く時間が多く、ビジネスの成長に集中できていない。本業以上に管理業務に追われており、組織的で有能な人であれば、PCさえ使えば同じように仕事がこなせると感じている。
- 必要な時間、タイムゾーン、信頼できる専任のバーチャルアシスタントに必要なスキルに応じて時間を取り戻すために月に15,000〜450,000円以上を支払う意欲がある。
- アウトソーシングしたい特定の定期的なタスクやプロセスをすでに把握している。例えば、カスタマーサービス（例：内向的である場合）や簿記など。
- 組織や管理が苦手である。バーチャルアシスタントは組織的で効率的な仕事をしているため、他の強みを持つ多くの個人起業家にとって「アカウンタビリティパートナー」としても機能する。
- ビジネスの成長に圧倒されている。小さな子どもを持つ親や、日中働きながら副業をしている場合など。
バーチャルアシスタントは契約者であり常勤従業員ではないため、雇用期間は融通が利きます。バーチャルアシスタントを雇うことに関して過小評価されがちなメリットは、ビジネスに直接関係のない用事も委託できることです。
特に繁忙期が近づいている際にバーチャルアシスタントを雇うことも可能です。委託できるタスクの例は次の通りです。
- 引越し先のための家具を比較して購入する
- インフルエンサーへアプローチするための詳細なスプレッドシート（Instagramのハンドル名、連絡先情報、オーディエンスの規模、エンゲージメント率など）を作成する。
- パーソナリティクイズ（性格クイズ）のためのリサーチを行って1つの文書にまとめる
バーチャルアシスタントは、面倒ながらも必要な仕事を行ってくれるため、ビジネス戦略などのやり甲斐の感じられる仕事に取り組むためのメンタルスペース（頭の中の余裕）と時間を確保します。
バーチャルアシスタントを雇うべきでない場合
バーチャルアシスタントを雇うことは、誰かがビジネスを引き継ぎ、ビーチで4時間だけ働くのを楽しむことを意味するわけではありません。
バーチャルアシスタントを雇う前には、アウトソーシングしたいタスクやプロセスを実行するのに必要なステップを把握しておくことが重要です。ブランドを代表して顧客を対応し、場合によっては代わりに売買を行ってもらうまで信頼を寄せることになるため、教育する準備が必要です。
バーチャルアシスタントの仕事は、代わりにシステムを構築することではなく、構築されたシステム内で業務を行うことです。
バーチャルアシスタントを雇うべきではない時：
- 明確なガイドライン、制約、プロセスのステップの指示が準備できていない場合。そうでなければ、バーチャルアシスタントの作業を細かく管理する必要があるため、バーチャルアシスタントによって節約できる時間よりも多くの時間を費やすことになる可能性があります。
- 専門的でプロアクティブなサポートが必要な場合。1人のバーチャルアシスタントがさまざまな領域に触れる可能性がありますが、必ずしも同じように業界に深い経験を持っているわけではありません。それを求めているのであれば、専門のフリーランサーを雇うことを検討しましょう。（例えば、Shopify Experts（英語）には、Shopifyのエコシステムを熟知したフリーランサーや代理店が在籍しています。）
- トレーニング（研修）やフィードバックに投資する時間がない場合。優れたバーチャルアシスタントは、時間が経つにつれて監視する必要性が少なくなります。しかし、どれだけの経験を持っていても、新しい仕事を始めるにはオンボーディング（新人研修）が必要です。
- 自動化を先に考慮せずにアウトソーシングに飛びつく場合。一般的に、アウトソーシングしたいプロセスが「この特定のイベントが発生した場合、特定のアクションを実行する」と表現できる場合は、Shopifyのアプリ、「Zapier」、その他の組み込みソフトウェアを使用して自動化する方がおそらくコスト効率が高いです。
アウトソーシングする前に自動化を行う
Shopify Flowを使用すると、Shopifyストア内の特定のプロセスを自動化して繰り返しのタスクを排除できます。Shopify内や互換性のあるアプリでトリガーを選択してチェックする変数（特定の数値やラベルなど）を選択すると、条件が満たされた時にアクションを実行します。
Shopify FlowはShopify AdvancedおよびShopifyプランで利用でき、次のことが可能となります。
- 在庫が少なくなった時にサプライヤーや特定のスタッフに通知する
- 2回目の注文を行った顧客に手書きの感謝状を送る
- GoogleシートやAsanaボードに注文情報を追加する
- シナリオに基づいて異なるワークフローを実行するための分岐ロジックを作成する
バーチャルアシスタントのコストはどのくらいか？
バーチャルアシスタントの費用は、時給1,000円から7500円以上と幅があります。米国に拠点を置く専門的なバーチャルアシスタントは、その他の国の一般的なアシスタントよりも高額になることが多いです。多くのバーチャルアシスタントは時給で請求します。一部は月額75,000円から600,000万円以上の固定給を請求したり特定の時間数を提供したりします。
タスクやプロジェクトごとに請求するバーチャルアシスタントサービスもあります。このようなサービスは月額3,000円から利用できることもあります。
多くの場合、特に日常業務の場合は、時給での契約が最も適していることが多いです。請求書をモニタリングすると生産量が一貫していることを確認できます。
多忙で実績のある起業家で高い料金を支払っても構わない場合は、エグゼクティブアシスタントを雇うこともできます。彼らは右腕として機能し、ビジネスをサポートするだけでなく、さまざまなビジネスや個人的なタスクを代行して取り組むことができるでしょう。
バーチャルアシスタントを雇用するために使用するプラットフォームも、関係の管理に費やす時間に影響を与えるため、費用と併せて考慮する必要があります。
一部のプラットフォームでは次のものが提供されます。
- 契約書や秘密保持契約（NDA）が組み込まれている
- バーチャルアシスタントが購入できるようにするポータルがある
- 安全なログイン情報やファイル共有ができる
- 時間追跡やレポート機能がある
- バーチャルアシスタントをビジネスに統合するのに役立つ委任戦略セッションを提供する
優れたバーチャルアシスタントが雇える場所
バーチャルアシスタントを従来の方法である求人サイトを通じて募集することもできますが、費用やニーズに応じて、バーチャルアシスタントのマーケットプレイス、代理店、テクノロジー対応サービス、独立して請け負っている人は数多く存在します。
以下は、バーチャルアシスタントを雇うために検索を始める場所です。
1. フリーランスマーケットプレイス
フリーランスマーケットプレイスは、特定のニーズがある場合に専任のバーチャルアシスタントを見つけられる優れた出発点。
「Upwork」、「Guru」、および「Fiverr」は、バーチャルアシスタントを雇うための人気のフリーランスマーケットプレイスです。これらを活用する場合は、業界を優先したり検索で必要なスキルを指定したりできます。
フリーランスマーケットプレイスの多くには、次のような機能があります。
- 品質と透明性を確保するためのレビューシステム
- ファイルやフィードバックを共有するためのチャット機能
- 請求書の簡単作成とグローバルに対応した支払いシステム
- 秘密保持契約（NDA）が組み込まれた利用規約
- 実際に行われた作業に対してのみ支払うエスクローサービスを介した支払い
費用：時給3ドル（約500円）〜90ドル（約14,000円）（これを超える場合あり。）
カバーされるタスク：必要な作業に応じて、ニッチやニーズに特化して業務委託ができるバーチャルアシスタントをマーケットプレイスで検索できます。
こんな方に最適：特定の費用やスキルを念頭に置いており、面接や評価、オンボーディングなどに時間を掛けられる起業家。
2. Time etc
「Time etc」は、企業と多忙な専門家を、ビジネス運営のさまざまな側面において経験が豊富で米国拠点の専任のバーチャルアシスタントと結びつけます。
無料トライアルと返金保証を提供しており、バーチャルアシスタントを雇うことがビジネスにどのように役立つのかを試すことができるため低リスクの選択肢です。
費用：月10時間の場合、月310ドル（約48,000円）から。
カバーされるタスク：Time etcのバーチャルアシスタントは、メール管理、ウェブサイトの更新、データ入力、SNS管理、会議のスケジューリング、コンテンツ作成、請求書や経費の送信、個人的なタスクを引き受けることができます。
こんな方に最適：管理されたサービスと予測可能な費用を必要とし、平日に利用可能で手頃な米国拠点のバーチャルアシスタントを探している起業家。
3. Wing
「Wing」は、製品化されたバーチャルアシスタントサービスです。このサービスは、ワークフロービルダー、ログインの共有、プロジェクト管理ボードなどの機能を使用して、ユーザー体験を向上させます。
タスクをキューに追加したり、手放したいワークフローを構築したり、プラットフォームや電話、Slack、SMSなどを通じてバーチャルアシスタントとコミュニケーションを取ることができます。
費用：月80時間の場合、月600ドル（約90,000円）から。
カバーされるタスク：Wingのバーチャルアシスタントは、メール、ウェブサイトの更新、データ入力、SNS管理、請求書や経費の送信を管理します。
こんな方に最適：管理されたサービスと予測可能な費用を求める手頃な米国拠点のバーチャルアシスタントを求める起業家。
4. Fancy Hands
「Fancy Hands」は、米国拠点のバーチャルアシスタントにタスクを委託するための低コストかつ製品化されたサービスです。
基本プランでは専任のバーチャルアシスタントは利用できませんが、代わりに20分の作業に相当する一定数の「リクエスト」が与えられ、未使用のリクエストは繰り越すことができます。より高い費用を支払うと専任のバーチャルアシスタントをリクエストすることもできます。
Fancy Handsは、バーチャルアシスタントが代わりに支払いを行ったり、電話をかけたりする機能を持ち、最も低コストのバーチャルアシスタントサービスの1つです。
費用：リクエスト5つの場合、月17.99ドル（約2,800円）から。（リクエストは月ごとに繰り越されます）。
カバーされるタスク：Fancy Handsのアシスタントは、会議の設定、電話料金の交渉、テーマに関するリサーチ、データ入力、その他の単発のタスクを行うことができます。（プロセスを引き継ぐには専任のバーチャルアシスタントが必要です）。
こんな方に最適：個人的なタスクの委託や用事を済ませることを求める起業家。
初めてバーチャルアシスタントを雇う方法
すべてのバーチャルアシスタントが同じではありません。他の従業員と同様に、雇う人を精査する必要があり、そのためにはニーズを記述した職務内容を書くことから始まります。
ただし、その前に適切なオンボーディングリソース（新人研修用資料）を準備していることを確認しましょう。
1. アウトソーシングする前にプロセスを文書化する
バーチャルアシスタントと働くことは、電話一本で説明するだけで正しく実行されることを期待するほど容易ではありません。プロセス全体を文書化して従うべきガイドラインを作成することで、エラーを減らして望む方法で仕事が完了することを確保することができます。
ストアの管理などの基本的なルーチンが関係する場合には、プロセスを文書化するための効率的な方法がいくつかあります。
- 「Loom」を使用して、自分が行っている間の画面を録画し、クリックするすべての操作を記録します。
- 「Miro」でワークフローを視覚化し、異なる分岐シナリオで何をするか、何を言うかを含めます。
- 「Notion」や「Google Drive」に小さなリソースハブやチェックリストを作成します。
これにより、プロセスに関するオンボーディングを行うのが簡単になるだけでなく、バーチャルアシスタントに伝える必要があるすべてのステップを考えることができます。
カスタマーサービス、SNS管理、その他のタスクでバーチャルアシスタントに、顧客、パートナー、またはベンダーと直接やり取りしてもらう場合は、過去の対応方法を見直し、あらゆるシナリオに対するスクリプトや「返信定型文」を作成します。例えば、顧客が注文の進捗状況を尋ねたり返金を希望したりする場合を想定した対応方法などを考えておきましょう。
覚えておくべきこと：アウトソーシングの目的は自分の仕事を減らすことであり、増やすことではありません。
複数のShopifyストアを運営し、バーチャルアシスタントと共同作業をしているシリアルアントレプレナー（連続起業家）であるニコール・マルティンス・フェレイラ氏は、次のように述べます「トレーニングは、従うべきガイドラインを記載して作成された単純な文書を超えるものでなくてはなりません。多くの場合、バーチャルアシスタントは、ほとんど監視されずに成功するために必要なあらゆるコンテキスト（背景や材料）を提供される必要があります。そうすることによって顧客に対して肯定的な体験を提供するサービスを行うことができるのです。」
2. 適切なバーチャルアシスタントを惹きつける職務内容を書く
適切なバーチャルアシスタントを見つけるには、必要なスキルや特性を持つ人を惹きつける職務内容を書く必要があります。これは適切な人を見つけるためのフィルターであり、ニーズを文書化するのにも有益な作業です。
次のことを含めるようにしましょう。
- ビジネスの規模（例：通常の売上、サポートチケットの数、作業量）
- 成功に繋がった過去の経験
- 言語要件（例：米国の顧客とコミュニケーションを取る場合は、「口頭および書面での優れた英語能力」）
- 行ってもらいたいタスクの具体的なリスト
- 必要なスキルやあれば望ましいスキル
- 提供するリソース（例：カスタマーサービスのためのスクリプト）
- 候補者が検索する可能性のある関連キーワード（例：「SNS管理」）
プロセス全体で使用するツールやプラットフォームを考慮することも重要です。特定のアプリ（例：Zendesk、Hootsuite、Facebook）を使用した経験を持つバーチャルアシスタントを見つける方が、ゼロから教えるよりもはるかに簡単です。
下記のバーチャルアシスタントの職務内容のサンプル例を活用して、目的に合わせて編集しましょう。
バーチャルアシスタント職務内容のテンプレート
ストア管理とカスタマーサポートのためのShopifyバーチャルアシスタントを探しています。
私たちは、200件以上の注文と20件以上のカスタマーサポートリクエストを管理するアパレルビジネスを運営しています。
現在、ZendeskのチケットやFacebookのメッセージに回答するために、強力なカスタマーサービススキルを備えたバーチャルアシスタントを雇いたいと考えています。一般的な質問に対するスクリプトや回答例を提供します。他にも、Shopifyストアにログインして注文を確認したり、変更を加えたり、返金業務を行ったりする可能性があります。
理想としては、eコマース、Zendesk、Shopifyの経験があることが望ましく、SNS管理の経験もあると尚よいです。
職務内容：
- Facebookのメッセージをモニタリングし、質問に回答する
- Zendeskのサポートチケット（リクエスト）に回答し、解決する
- 顧客の問題を解決する（例：注文の変更）
- 顧客の問い合わせに回答する（例：注文の状況、発送までの時間など）
- 必要に応じてShopifyでの注文を確認し、編集する
- Facebookの投稿のコメントをモデレートする
求めるスキル：
- 口頭および書面での優れた英語能力
- 礼儀正しく思いやりのあるカスタマーサービス
- 問題解決能力
- eコマースの経験
- アパレル業界への関心があれば尚良し
その他のスキル: Shopify、Zendesk、Facebook、電話サポート、メールサポート
3. バーチャルアシスタントを雇ってオンボーディングする
従来の求人掲示板、フォーラム、ソーシャルネットワークにバーチャルアシスタントの役割を投稿することもできますが、このような業務委託をできる人を雇うために特別に設計されたプラットフォームを使用することで得られるメリットを考慮しましょう。
まずは、上記で述べたフリーランスマーケットプレイスやバーチャルアシスタントサービスプロバイダーから検索を開始することをお勧めします。
特にマーケットプレイスを通じて見つけた場合は、ZoomやGoogle Meetなどで候補者と面接を行いましょう。過去のクライアントからの推薦状や、バーチャルアシスタントとしての過去の実績を証明するその他のものを見つけます。
バーチャルアシスタントをビジネスに慣れてもらうことで、彼らの得意分野を知り、ビジネスを理解してもらえるようにします。バーチャルアシスタントを過剰に信頼してしまうと問題が発生することがあります。
「カスタマーサポートのためにバーチャルアシスタントと協力している時に私が犯した最大のミスは、バーチャルアシスタントが承認を得なくとも、私たちのSNSアカウントにコンテンツを投稿してくれると信じてしまったことでした」とフェレイラ氏は言います。
「他の例として、ある時、私がすべての作業を監督していれば即座に却下したであろう攻撃的なミームを投稿しました。他の優先事項に集中できるように人々に自主性を与えたいと思うかもしれませんが、最終的な承認者として行動するか、提供するコンテキストがタスクを超えて、オーディエンスの考え方やニッチな分野の包括性などのニュアンスにまで及ぶようにする必要があります。」
4. 情報とアカウントを保護する
バーチャルアシスタントを雇ってコミュニケーションチャネルを確立し、成功させるためのトレーニングを行ったら、ストア、SNSアカウント、または仕事を実行するのに使用するその他のものへのアクセスを制限する必要があります。
ログイン情報を安全に共有するために設計されたバーチャルアシスタントサービスを使用していない場合は、「Last Pass」のようなパスワードマネージャーを使用します。無料プランでは、各パスワードを他のユーザー1人の（つまり、バーチャルアシスタント）と共有できます。
Shopifyストアでは、バーチャルアシスタントを特定のタスクに基づいて権限を設定したスタッフアカウントとして追加することもできます。
すでに使用しているツールのほとんどは、他者と共同作業を行うための制限付きの権限アクセスを提供している可能性があります。
- Facebookのページマネージャーでは、バーチャルアシスタントがコンテンツをキュレーションし、投稿できるように特定の役割を割り当てることができます。
- カスタマーサービスツールでは、サポートチケットに回答する権限を持つ新しいユーザーを追加できます。
- PayPalのビジネスアカウントでは、バーチャルアシスタントがクレジットカードを提供することなく支払いを行えるようにユーザー権限を指定できます。
- Gmailには、バーチャルアシスタントが代わりにメールを確認して返信できるようにするメール委託機能があります。
バーチャルアシスタントは複数のクライアントと仕事をし、時には同じニッチな分野の競合他社がいることもあるため、秘密保持契約（NDA）に署名させることが賢明です。
機密事項を明かされることは問題となるため、フリーランスマーケットプレイスやバーチャルアシスタントサービスの多くはこの機能をカバーしていますが、バーチャルアシスタントに機密情報を渡す前に再確認しましょう。
5. パフォーマンスをモニタリングして役割を進化させる
バーチャルアシスタントがどのくらいのペースで作業すべきなのか、どのくらいの作業を1時間で行うべきなのかを判断するのは困難です。そのため時間の追跡が役立ちます。
多くのバーチャルアシスタントは、時間を追跡して請求書にて報告するためのシステムを持っていますが、「Toggl」のような時間追跡ツールも利用することができます。
バーチャルアシスタントがあまり監視しなくとも機能するようにしたい場合は、定期的に連絡を取り、プロセスを効率化したりワークフローを改善したりできる方法があるかどうかを確認しましょう。
バーチャルアシスタントがタスクに慣れてくると、役割を拡大し、より多くのプロセスをアウトソーシングしたり、ビジネスの他の側面を管理するために新たにバーチャルアシスタントを雇ったりすることを検討する場合もあるでしょう。
バーチャルアシスタントと共に仕事を分担して効率的に進める方法
起業家精神における目標は、ビジネスを所有することではなく、ビジネスの一部を信頼できる手に委ねて、完全な監視がなくともビジネスが運営できるようにすることです。
アウトソーシングは、コントロールを重視する起業家にとって不自然に感じられることがありますが、ワークライフバランスを達成するためには鍵となります。すべてを一人で行っていると達成することはさらに難しくなります。
バーチャルアシスタントを雇うことで、最も重要なことであるビジネスの成長、家族との時間、自分自身に休息を取る時間を与えることに集中できるようになります。
バーチャルアシスタントに関するよくある質問
バーチャルアシスタントは価値がありますか？
他の人でもできると思う仕事に圧倒されている場合、バーチャルアシスタントは、特に時間の価値（稼いだ金額を、それを得るのにかかる時間で割ったもの）がバーチャルアシスタントを雇うコストを上回る場合に利用する価値があります。
バーチャルアシスタントにはいくら支払うべきですか？
バーチャルアシスタントには、スキル、経験、拠点での生活費に基づいて公正な賃金を支払う必要があります。フィリピンのカスタマーサポートに特化したバーチャルアシスタントには時給1,200円を支払う一方で、米国拠点の10年の経験を持つエグゼクティブアシスタントには時給10,000円を支払う場合もあります。
バーチャルアシスタントは何をすることができますか？
理論的には、バーチャルアシスタントは、メール管理からコンテンツ作成まで、高度な技術的な専門知識を必要とせず、有能で組織的な人がPCや電話で実行できるほぼすべてのタスクを行うことができます。最終的にはバーチャルアシスタントとその料金に依存します。
eコマースストアのためにバーチャルアシスタントを見つけるにはどうすればよいですか？
eコマースストアのためのバーチャルアシスタントを見つけるには、UpworkやGuruのようなフリーランスマーケットプレイスにアクセスして「eコマース」や「Shopify」をキーワードとして検索するとよいでしょう。バーチャルアシスタントは通常、自分のスキルや経験をプロフィールに明記しています。
