Autorizzazioni per l’user generated content: tutto ciò che dovete sapere

Quando trovate una bella foto dei vostri prodotti e l'autore vi ha taggato o ha usato l’hashtag del vostro brand, siete sicuri di poter usare questa foto liberamente? Le autorizzazioni necessarie per poter usare i contenuti generati dagli utenti è un argomento su cui non c’è molta chiarezza, ed è proprio ciò che affronteremo oggi sulla nostra rubrica Ask Shopify. Scoprite come procedere senza avere problemi.

L’user generated content può aiutarvi a sostenere i principali sforzi di marketing: può procurarvi un’immagine sociale positiva e fornirvi bellissimi scatti dei prodotti da usare sui social media. Ma quando trovate una bella foto che ritrae i vostri prodotti e l'autore vi ha taggato o ha usato l’hashtag del vostro brand, siete sicuri di avere il diritto di usare questa foto liberamente?

Le autorizzazioni necessarie per poter usare i contenuti generati dagli utenti è un argomento su cui non c’è molta chiarezza, ed è proprio ciò che affronteremo oggi sulla nostra rubrica Ask Shopify.

Domanda:

La mia domanda riguarda Instagram e Facebook. Mi risulta molto difficile trovare informazioni affidabili su come usare foto di altre persone sul mio account. Che tipo di autorizzazioni mi servono per usarle nel mio negozio o sui social media? Come posso ottenerle?

 

Essere una piccola attività commerciale che non può consultare un avvocato all’occorrenza non vi autorizza a ignorare gli aspetti legali sui contenuti digitali, perciò grazie di aver chiesto informazioni prima di mettervi nei guai!

I contenuti generati dagli utenti — in particolare la fotografia — sono una risorsa potente per la vostra attività di ecommerce.

Però, il solo fatto che qualcuno abbia utilizzato l’hashtag del vostro brand non vi dà il via libera (o l’autorizzazione) ad usare quell’immagine. Michael Chachula, fondatore di Foursixty, un'app che aiuta i brand a gestire i loro user generated content e che garantisce il diritto di usarli, spiega:

“Molti brand partono dal presupposto che i clienti vogliano che i loro contenuti amatoriali vengano in qualche modo usati dalle aziende. Pensano che non gli importerà se li ripostano, perché 'gli procureranno maggiore visibilità e, così, i loro follower aumenteranno'. E in molti casi è proprio questo ciò che accade: alle persone non interessa.”

Michael continua dicendo: “Ma, in fin dei conti, quel presupposto è del tutto sbagliato. È necessario ottenere un’esplicita autorizzazione da ogni autore per ripostare i suoi contenuti amatoriali, in particolare se vengono usati come pubblicità di marketing o sul proprio sito per vendere prodotti.”

Dunque, la regola generale è: se non avete in qualche modo ottenuto l'autorizzazione dall'autore, non usate quel contenuto sui vostri social media o nel vostro negozio. Richiedere le autorizzazioni necessarie non solo salvaguarda la vostra attività commerciale, ma valorizza i clienti che sapranno quanto rispettiate il lavoro che hanno fatto per creare questi contenuti.

"In fin dei conti, è necessario ottenere un’esplicita autorizzazione da ogni autore per ripostare o usare i loro contenuti amatoriali."

E se non siete ancora convinti, ecco cosa può succedere quando i brand non ottengono le autorizzazioni necessarie. Ce lo spiega Michael:

“Alcuni brand si servono liberamente di user generated content senza chiedere alcun permesso e non hanno mai avuto problemi: i clienti sono contenti che i loro contenuti vengano usati. Ma ho visto casi in cui un fotografo ha denunciato su Facebook il brand che non aveva chiesto le dovute autorizzazioni: il post ha ricevuto centinaia di commenti e il fotografo ha addirittura minacciato di fare causa al brand. È molto facile fare un passo falso e dover affrontare conseguenze negative.”

In questo caso, come in tutto ciò che concerne il brand e la reputazione, vale la massima “meglio prevenire che curare”: ottenete sempre un’autorizzazione esplicita prima di usare una fotografia di qualcuno.

Come ottenere e registrare le autorizzazioni

Se, in cerca di fotografie da usare, come prima cosa contattate gli influencer con cui avete già collaborato in passato, rivedere i contratti stipulati con ogni influencer spesso può farvi risparmiare tempo, perché potreste già essere coperti per l’uso di contenuti futuri.

“Se siete un grande brand che ha relazioni con decine o centinaia di influencer, potreste stipulare con loro dei contratti che vi autorizzino a riutilizzare ogni fotografia scattata ai vostri prodotti”, consiglia Michael. “È una procedura standard a un certo livello e, se tutto è in regola, non avrete più bisogno di chiedere l’autorizzazione per ogni foto.”

Anche se è buona norma avere un accordo, per autorizzazioni di questo tipo non è necessario un contratto firmato davanti a un notaio. Potete contattare direttamente l’autore su qualsiasi piattaforma con un messaggio privato, attraverso i commenti o via email, se avete un loro recapito.

“Non c’è un solo modo per richiedere le autorizzazioni”, dice Michael. “Se siete un piccolo brand e un’utente con 200 follower posta una bella foto, potete inviargli un messaggio o scrivere un commento, molto velocemente”.

Michael suggerisce di richiedere e monitorare le autorizzazioni tramite un hashtag di conferma. Quando si richiede un’autorizzazione attraverso un commento sui social, si può creare un messaggio con i software di gestione degli UGC, come Foursixty, o con i text expander, come Text Expander, e inviarlo: i software lo salveranno automaticamente. Un testo tipo potrebbe essere questo:

Ciao! Ci piace molto questa foto! Possiamo ripostarla sui nostri social, scrivendo che l’hai scattata tu? Rispondi con #yes(YOURBRAND) se vuoi collaborare con noi!

Foursixty raccoglierà e registrerà automaticamente tutte le foto approvate usando questo hashtag. Senza un software del genere, dovrete continuare a registrare e a tracciare ogni autorizzazione.

Comunque abbiate ottenuto il consenso dall’autore, indifferentemente dalla piattaforma usata, una cosa deve essere chiara: è necessario registrare quell'autorizzazione per il futuro.

“Se avete ottenuto il permesso scritto via email, salvate l’email. Se era scritto in un commento, fotografate la schermata. Se era un messaggio privato, salvatelo e fotografate la schermata. Assicurarsi di avere in qualche modo registrato le autorizzazioni è essenziale, perché avrete bisogno di un elenco dei permessi nel caso si presentassero dei problemi.”

Autorizzazioni: una parte importante dell’UGC

Ci saranno sempre dei brand che useranno i contenuti generati dagli utenti senza avere un’esplicita autorizzazione, ma, in questo modo, si esporranno a un rischio inutile.

Ottenere e registrare l’autorizzazione dell’autore è l’unico modo per proteggervi da eventuali azioni legali o da un flop sui social. Oltretutto, è la cosa giusta da fare: chiedere l’autorizzazione vi fa senza dubbio apparire rispettosi degli autori, che siano fan e clienti o non ancora.

E poi pensateci: il tempo “speso” per inviare un veloce commento o un'email per richiedere un’autorizzazione è un prezzo davvero basso da pagare, se si considerano i vantaggi che vi porta. Investire alcuni minuti del vostro tempo per poter usare una fotografia creata con attenzione da qualcuno è uno degli affari migliori che possiate concludere.

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Articolo originale di Desirae Odjick, tradotto da Federica Villareale.