De nos jours, les entrepreneurs ont beaucoup de responsabilités : créer de nouveaux produits, attirer les clients, gérer les équipes, suivre les dernières avancées technologiques… Face à tant de tâches à accomplir, de nombreux dirigeants préfèrent se concentrer sur les points forts et les compétences leur entreprise.
Par exemple, une marque de vêtements de sport peut exceller à cultiver une image inspirante grâce au marketing d'influence et aux ambassadeurs de marque, mais avoir besoin d'aide pour améliorer son référencement (SEO) et attirer plus de visiteurs sur son site.
Au lieu de surcharger leurs équipes, les entreprises peuvent faire appel à des experts extérieurs pour certaines tâches spécialisées. Cela leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier tout en profitant des compétences d'autres professionnels.
Dans cet article, découvrez ce qu’est l'externalisation, les différents types qui existent, ainsi que les avantages et les inconvénients de la sous-traitance.
Qu'est-ce que l'externalisation ?
L'externalisation consiste à confier certaines tâches ou processus à des agences ou des experts externes. Elle est souvent utilisée pour réaliser des activités qui sont en dehors des compétences clés de votre entreprise, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos activités principales.
En faisant appel à des spécialistes, votre effectif est plus efficace, vous réduisez les coûts et vous améliorez les performances globales de l'entreprise. Les services externalisés varient, allant du support informatique à la relation client, en passant par la fabrication et le marketing numérique
Externalisation locale ou externalisation offshore ?
L'externalisation locale et l'externalisation offshore sont deux stratégies différentes :
- L’externalisation locale consiste à confier certaines tâches à une entreprise externe, mais dans le même pays voire dans la même région, en bénéficiant de son expertise sur des fonctions spécifiques. L'objectif est d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts.
- L’externalisation offshore consiste à déplacer des tâches vers un autre pays, généralement pour profiter de coûts de main-d'œuvre plus bas ou de conditions économiques favorables dans des pays en développement. L'externalisation offshore se concentre sur la relocalisation géographique des activités commerciales.
Les avantages de l'externalisation
L'externalisation est un élément clé de la stratégie des entreprises modernes. Elle offre de nombreux avantages. En confiant certaines tâches à des prestataires spécialisés, vous pouvez vous concentrer sur vos principaux domaines d'expertise . Cette approche couvre différents domaines, dont chacun contribue à améliorer la croissance de votre société.
Voici les principaux avantages :
Réaliser des économies significatives
Une des principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent d'externaliser est la réduction significative des coûts, notamment en matière de main-d'œuvre. Travailler avec des sociétés d'externalisation peut vous faire réaliser de belles économies, pouvant s'étendre aux coûts opérationnels et aux coûts fixes, rendant votre modèle économique plus rentable et financièrement durable.
Accéder à un vivier de talents spécialisés
L'externalisation ouvre les portes à un plus grand vivier de talents et à des compétences spécialisées qui pourraient ne pas être disponibles en interne. Par exemple, cela est particulièrement bénéfique dans le développement logiciel, où une expertise spécifique est indispensable. En exploitant les ressources d'une entreprise d'externalisation, vous pouvez aussi tirer parti des connaissances des experts pour intégrer des idées novatrices dans vos opérations.
Se concentrer sur les domaines clés de l'entreprise
Les talents et les ressources sont plus efficaces lorsqu'ils sont concentrés sur les forces fondamentales de l’entreprise. Les activités qui ne sont pas essentielles à la fonction principale de l'entreprise ou à la génération de revenus (comme les tâches administratives et le support informatique), peuvent être externalisées. Ce changement stratégique dirige les ressources et l'énergie vers des domaines clés comme le développement de produits, garantissant ainsi un avantage concurrentiel.
Améliorer l'efficacité opérationnelle
L'externalisation peut nettement améliorer l'efficacité et la productivité des opérations commerciales. Par exemple, votre entreprise pourrait externaliser la gestion informatique via une société spécialisée, garantissant ainsi la mise à jour des technologies et la maintenance des systèmes. Cela inclut notamment les mises à jour logicielles régulières, les mesures de cybersécurité et un dépannage efficace, ce qui rend les opérations plus fluides et plus fiables.
Renforcer la flexibilité organisationnelle
L'externalisation offre une adaptabilité et une évolutivité inestimables. Grâce aux différents modèles d'externalisation, vous pouvez ajuster vos opérations commerciales rapidement et efficacement, répondant ainsi promptement aux changements de la demande du marché.
Par exemple, une entreprise de vente au détail pourrait externaliser son service client pendant les périodes de forte affluence, comme les soldes, pour répondre rapidement aux demandes des clients sans avoir à embaucher du personnel permanent. Cette flexibilité, qu'elle soit via l'externalisation locale ou offshore, vous permet d'élargir ou de réduire vos opérations selon les besoins.
Les risques et inconvénients de l'externalisation
L'externalisation offre de nombreux avantages, mais elle comporte également des risques. Cette pratique commerciale, en particulier l'externalisation offshore, nécessite une attention particulière pour une mise en œuvre réussie. Voici quelques risques et inconvénients à prendre en compte :
Surmonter les barrières de communication
Une communication efficace est cruciale dans l'externalisation, en particulier dans le cas de l'externalisation offshore. Les barrières linguistiques, les différences culturelles et les écarts de fuseaux horaires peuvent compliquer les interactions entre une entreprise cliente et son prestataire de services externe.
Établissez des canaux et des protocoles de communication clairs pour vous assurer que toutes les parties impliquées sont sur la même longueur d'onde. Faites des mises à jour régulières pour éviter les malentendus et garantir une collaboration fluide.
Assurer le contrôle de la qualité
Maintenir la qualité des services externalisés est une préoccupation majeure, car il peut être difficile de s’assurer que les prestataires externes respectent les normes de qualité attendues par l’entreprise.
Définissez des normes claires et mesurables, et mettez en place un suivi régulier des résultats. L'entreprise cliente doit travailler en étroite collaboration avec le prestataire tiers pour aligner ses objectifs de qualité. Il faut s'assurer que des contrôles stricts sont mis en place pour garantir la cohérence.
Gérer les risques liés à la confidentialité et la sécurité des données
Les entreprises peuvent être amenées à partager des informations sensibles avec des prestataires externes. Pour minimiser ces risques, il est important de bien vérifier le prestataire, de s'assurer qu'il respecte les lois sur la protection des données et de mettre en place des protocoles de sécurité adéquats. Par exemple, un prestataire chargé de gérer à distance l'infrastructure et les systèmes informatiques doit être fiable et capable de traiter les informations sensibles de manière sécurisée.
Entretenir de bonnes relations avec le prestataire
Construire et maintenir une relation solide avec le prestataire de services externalisés est essentiel pour réussir sur le long terme. Cette relation va au-delà d'un simple accord contractuel ; elle nécessite respect mutuel, compréhension et coopération.
Une communication régulière, des attentes claires et une approche collaborative peuvent aider à nourrir ce partenariat. L'entreprise cliente doit considérer le prestataire de services comme une extension de son activité. Il faut travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs.
Limiter les dommages en interne
L'externalisation, notamment offshore, peut être controversée et nuire à la réputation d’une entreprise. En effet, cela peut créer des préoccupations au sujet de la perte d’emploi au niveau local, et des conditions de travail dans le pays de l’externalisation. Assurez-vous que les contrats avec le prestataire de services soient équitables et justes.
Dans des secteurs comme la fabrication, où les décisions d'externalisation sont scrutées, il est essentiel d'être transparent avec les clients et les parties prenantes sur les tâches externalisées et celles qui restent internes. Il faut aussi être conscient de l'impact de ces décisions sur l'image de l'entreprise, en maintenant des normes de travail élevées, une responsabilité environnementale et des pratiques commerciales éthiques.
Les types d'externalisation
La sous-traitance d’activités varie en fonction de la fonction commerciale et de vos besoins spécifiques. Les exemples courants d'externalisation incluent l'ingénierie, le juridique, l'informatique, les ressources humaines, la fabrication et l'externalisation des processus commerciaux.
L’externalisation de l’ingénierie
L'externalisation des processus d'ingénierie permet à votre entreprise de bénéficier d'une expertise spécialisée en ingénierie, sans les coûts élevés de maintien d'une équipe interne. Ce type d'externalisation consiste à embaucher des entrepreneurs indépendants ou des entreprises externes pour gérer diverses tâches d'ingénierie, de la conception à la mise en œuvre.
L’externalisation juridique
L'externalisation des processus juridiques consiste à déléguer des services juridiques tels que la révision de documents, la recherche ou l'analyse juridique à des entreprises ou des cabinets d'avocats externes. Cette stratégie d'externalisation peut vous aider à réduire les coûts tout en accédant à une expertise juridique spécialisée.
L’externalisation des technologies de l'information
L'externalisation des technologies de l'information consiste à engager des prestataires tiers pour gérer les fonctions informatiques, des tâches de support de base comme la saisie de données à des opérations plus complexes comme le développement de logiciels et la cybersécurité. L'externalisation IT peut vous aider à économiser sur les coûts liés à l'embauche et à la formation du personnel informatique, tout en vous donnant accès aux dernières technologies et à une expertise spécialisée.
L’externalisation des ressources humaines
L'externalisation des ressources humaines consiste à déléguer les fonctions liées aux employés, tels que la paie, le recrutement et l'administration des avantages sociaux des employés. Cela permet une amélioration de l'efficacité des opérations RH, une meilleure conformité législative concernant l'emploi et potentiellement une meilleure gestion des avantages sociaux des employés.
L’externalisation de la fabrication
L'externalisation de la fabrication consiste à engager une entreprise externe pour créer vos produits ou des composants, souvent pour économiser sur les coûts de production et accéder à une expertise spécialisée en fabrication. Cette stratégie est répandue dans les secteurs où les coûts de production varient selon les régions. Externaliser les opérations de fabrication peut offrir un avantage concurrentiel et vous permettre de vous concentrer sur la conception, le marketing et d'autres aspects clés de l’entreprise.
L’externalisation des processus métiers
L'externalisation des processus métiers (BPO) consiste à engager un prestataire de services pour effectuer des tâches liées au commerce, telles que le service client, la comptabilité ou la saisie de données. Les accords de BPO réussis reposent sur des contrats d'externalisation clairs et des niveaux de service bien définis entre l'entreprise qui embauche et le prestataire de services.
FAQ sur l'externalisation d’une activité
L'externalisation est-elle la même chose que l'externalisation offshore ?
L'externalisation consiste à déléguer des tâches à des parties externes, que ce soit au niveau national ou international. L'externalisation offshore fait spécifiquement référence au transfert de fonctions commerciales entières vers un autre pays, souvent pour profiter de coûts réduits. Ces stratégies se chevauchent dans l'externalisation des opérations, mais diffèrent par leur localisation géographique.
Pourquoi l’externalisation peut-elle être critiquée ?
La sous-traitance est souvent associée à la perte d'emploi au sein de l'entreprise d'origine, au risque d'exploitation dans les pays où les tâches sont externalisées, et aux difficultés de contrôle de la qualité des services confiés à des prestataires externes.
Qu’est-ce que l’externalisation ?
L’externalisation consiste par exemple à engager un service client externe pour gérer toutes les demandes liées au SAV, de façon ponctuelle ou permanente.
