Por qué dejar de utilizar el papel puede ayudar a tu negocio minorista (y cómo hacerlo)

Durante cientos de años hemos confiado en el uso del papel para manejar negocios, bien sea en oficinas o en tiendas minoristas. Sin embargo, en la última década cada vez más negocios han decidido reducir el uso del papel, e incluso algunos han optado por eliminarlo del todo. Es hora de que los minoristas se actualicen y la buena noticia es que dejar de utilizar papel puede ser relativamente sencillo para la mayoría de los negocios. En este artículo explicaremos algunas de las razones por las que vale la pena reducir la cantidad de papel que utilizas en tu negocio, y lo más importante, te proporcionaremos formas en las que puedes implementar soluciones digitales en tus operaciones de inmediato.

Con frecuencia, adoptar nuevas tecnologías para tu negocio puede resultar intimidante. Aprender a utilizar un nuevo software es un reto y la innovaciones a veces impactan la productividad, mientras los empleados se familiarizan y adaptan a nuevos sistemas.

Durante cientos de años hemos confiado en el uso del papel para manejar negocios, bien sea en oficinas o en tiendas minoristas.  Sin embargo, en la última década cada vez más negocios han decidido reducir el uso del papel, e incluso algunos han optado por eliminarlo del todo.

Existen muchas razones que pueden impulsar a un negocio a reemplazar el uso del papel en sus procesos, además de las obvias repercusiones para el medio ambiente.  Los compradores de hoy conocen internet y se pasan la mayor parte de sus vidas frente a las computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes (aproximadamente 8 horas y 41 minutos al día, según estimaciones de un estudio), y buscan eficiencia, por lo que eligen gastar su dinero en experiencias optimizadas y personalizadas.  En lo que concierne a los puntos de venta, privilegian siempre el uso de tarjetas de crédito y débito por sobre el efectivo o cheques; lo último que un cliente quiere es otro recibo de papel apiñado en su billetera.

Por ello, es hora de que los minoristas se actualicen y la buena noticia es que dejar de utilizar papel puede ser relativamente sencillo para la mayoría de los negocios. En este artículo explicaremos algunas de las razones por las que vale la pena reducir la cantidad de papel que utilizas en tu negocio, y lo más importante, te proporcionaremos formas en las que puedes implementar soluciones digitales en tus operaciones de inmediato.

¿Estás listo para comenzar?

Motivos para dejar de utilizar papel

Crédito imagen original en inglés: iDatix

Ya mencionamos la razón más obvia para abandonar el papel: el factor ambiental.  De acuerdo con un artículo publicado en SafetyCulture, increíblemente se emplean 950 millones de litros de aceite, 10 millones de árboles y 3,8 mil millones de litros de agua para fabricar recibos en Estados Unidos cada año.  Eliminar los recibos de papel además de reducir considerablemente la huella de carbono de un negocio, también garantiza que estos no terminen en la basura, generando así más desechos sólidos.

La ecología puede ser buena publicidad para mejorar la imagen de una compañía, pero quizás no sea incentivo suficiente para hacer el cambio. Por ello, te presentamos otras razones adicionales para abandonar el papel.

Mayor eficiencia

¿Quién no ha tenido que revisar y hurgar en una caja o archivero buscando una simple hoja de papel, una factura, la hoja de tiempo de un empleado o una lista de inventario? Sin importar el documento, tener que revisar pilas y pilas de papel puede ser una gran pérdida de tiempo. 

De acuerdo con un estudio, revisar y buscar papeles puede consumir hasta un 30% del tiempo de trabajo de un empleado.

“Dejar de utilizar papel te permite ser más eficiente, y la eficiencia se traduce en dinero”, afirma Matt Peterson, presidente y gerente general de eFileCabinet.   “Como negocio pequeño, puedes diferenciarte del resto si ofreces respuestas rápidas a tus clientes, por lo que ser eficiente y reemplazar el papel por proceso digitales puede ayudarte a sobresalir”.

Asegurarte que la mayoría de los documentos en tu negocio sean digitales facilita mucho el proceso de búsqueda, ya que en lugar de tener que hurgar en un archivero o caja, para ubicar un documento sólo basta una rápida búsqueda en la computadora.  Y si optas por el almacenamiento en la nube, puedes acceder a dichos documentos desde cualquier lugar y dispositivo, además que se pueden realizar respaldos automáticos de los documentos, por lo que perder archivos importantes es cosa del pasado,

Puedes utilizar herramientas tan simples (y gratuitas) como Google Drive o DropBox para almacenar documentos en línea, o puedes elegir una solución un poco más robusta como LiveDrive).

Ahorro de dinero

Quizás tener que adquirir un software y  adiestrar al personal pueda parecer un costo añadido, pero los beneficios y ahorro a largo plazo al dejar de utilizar papel valen la pena, ya que no será necesario comprar rollos de recibos, resmas de papel y sobres para tu negocio, así como tampoco impresoras, tintas o contenedores para almacenar archivos.   Así, al no tener que utilizar gabinetes y archiveros, podrás reducir el espacio necesario para almacenamiento y quizás puedas abrir una nueva área para nuevas oportunidades de venta.

Otro estudio señala que los minoristas que implementan tecnologías como multi-canales de ventas, firmas digitales e interactivas, así como sistemas de entrega eficientes que incluyan recibos digitales, mejorarían su rentabilidad en más de 15%.

Optimización de clientes

Ofrecer recibos digitales a los compradores le permite a los negocios tener acceso directo a sus clientes.  De acuerdo con una encuesta publicada en el diario USA Today a 3.900 minoristas realizada por Epsilon, sólo un tercio de ellos trabaja con recibos digitales, pero el interés va en aumento. Una de las razones principales es que los recibos online les permite obtener los correos electrónicos de los clientes.

“Una dirección de correo electrónico puede valer cientos de dólares para un minorista”, afirmó el presidente de Epsilon Andrew Frawley.

Las direcciones de correo electrónico les permiten a los minoristas enviar boletines informativos, notificaciones sobre promociones, descuentos y reposición de inventario, además de que ayudan a mantener la conversación e interacción después de la primera venta. Adicionalmente, muchos minoristas agregan enlaces a los sitios web y cuentas de redes sociales de sus negocios, lo que contribuye a incrementar la conciencia online sobre su marca.

Crédito imagen original en inglés:  Receiptful

Cómo dejar de utilizar papel

Ahora que hemos expuesto alguna de las razones para reemplazar el uso del papel, veamos algunas de las formas en las que podemos ponerlo en práctica.

Para comenzar, lo primero que debes hacer es considerar todas las operaciones de tu compañía que actualmente se manejan con papel, entre las que puede incluirse:  

• Recibos
• Facturas de clientes
• Facturas de proveedores
• Formularios de envío
• Formularios de inventario
• Hojas de tiempo
• Expedientes de empleados

Después de haber determinado el uso que se le da al papel en tu compañía, te mostramos a continuación alternativas digitales para reemplazar cada una de ellas.

Recibos por email

Para la mayoría de los minoristas, los recibos digitales son la forma más obvia para eliminar el papel innecesario. Apple fue uno de los primeros grandes minoristas en ofrecer recibos digitales, y ahora otras marcas importantes como The Gap, Nordstrom y Macy´s se han unido a esta tendencia.

De acuerdo con la división de responsabilidad social y medio ambiente de la cadena estadounidense de tiendas por departamentos Macy’s, en el 2013, cerca del 6% de todas las transacciones de la tienda se realizaron sin papel. Cuando se les ofreció la opción, cerca de 12% de los clientes escogieron el recibo por email en lugar del impreso. Adicionalmente, la adopción de la facturación electrónica fue incluso mucho mayor.  Cerca del 18% de compradores con tarjetas de crédito de  Macy’s y Bloomingdale’s eligieron recibir sus estados de cuenta y recibos de pago en formato digital, lo que representó un ahorro de casi 340.000 kilos de papel en el año 2013.

Para implementar los recibos electrónicos en tu negocio, instala un programa de punto de venta para recibos en línea, como Receiptful o TransactionTree. Una vez que has configurado el sistema, ofrécele a tus clientes la opción del recibo digital al momento de pagar en la caja.

 Los compradores jóvenes han aceptado fácilmente este formato, mientras que los compradores de más edad todavía se sienten más seguros saliendo de la tienda con su recibo de papel en la mano. Esta tendencia es más popular en grandes zonas urbanas, pero la penetración es más lenta en ciudades y pueblos pequeños.

Facturas electrónicas

Puede que los recibos digitales sean la forma más obvia de descartar el papel, pero las facturas electrónicas son sin duda las más fáciles de poner en práctica. Muchos bancos ofrecen servicios en línea para que puedas gestionar los pagos de tus facturas en línea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.  Opta por recibir tus estados financieros de forma electrónica y considera realizar todos tus pagos (renta, electricidad, internet y facturas de proveedores) en línea, ya que además de poder dar seguimiento a todas estas facturas más fácilmente, no tendrás que malgastar tiempo haciendo filas en la sucursal de tu banco más cercana.

En el caso de facturas enviadas a proveedores, existe una variedad de programas gratuitos o asequibles para digitalizar y automatizar este proceso tedioso. Investiga herramientas como Sufio e Invoicify, que además se integran perfectamente con tu tienda Shopify.

Inventario digital

Imagina no tener que revisar gabinetes de archivos de listas y hojas de cálculo de inventario, y poder acceder a esa información en línea.  Ahora es posible llevar el inventario de forma digital con software de gestión de inventario, que le permite a los usuarios organizar y clasificar productos, asignar códigos de barra utilizando escáner de código de barra inalámbrico, hacer seguimiento a las cuentas de inventario, y mucho más.

Calendarios digitales y gestión de empleados

Muchos de nosotros utilizamos calendarios electrónicos en nuestros teléfonos, tabletas y computadoras, ya que son eficientes y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. En este sentido, es tiempo de considerar una solución digital para la gestión de tu negocio minorista, y esto incluye los horarios y hojas de tiempo del personal.

Según un  artículo de SafetyCulture, gestionar un equipo de forma virtual te permite mantener la comunicación con tus empleados sin importar el lugar en el que se encuentren. 

Existen apps en español para el manejo de personal en línea como Sesame Time, que puedes utilizar para facilitarte el trabajo.  .

Otras herramientas para la gestión digital de horarios del personal incluyen Sesame, Primaerp, y Intratime. Para obtener más información sobre las mejores herramientas para crear horarios digitales para el personal, lee nuestra guía.

Conclusión

Reemplazar el papel por procesos digitales contribuirá a gestionar tu negocio de forma más eficiente, y así reducir el tiempo que tú y tu personal invierten revisando listas de inventario, archiveros, facturas y horarios.

Ofrecer recibos a través de correo electrónico te ayudará a ahorrar dinero, eliminar desechos innecesarios y mantenerte en sintonía con las necesidades de tus clientes entusiastas de lo digital. Pero lo más importante, se trata de modernizar tu negocio y conocer todos los beneficios que se pueden obtener gracias a las nuevas tecnologías.

Acerca del autor

Jenny Izaguirre es la editora en jefe de Shopify para España y América Latina. Fiel creyente del talento en español, amante de los animales, viajera apasionada, emprendedora, conferencista y escribe historias para motivar a otros. Sigue sus pasos en Instagram.

Artículo original escrito en inglés por Michelle Da Silva

Traducido por Gabriela Agüero