Realizar un seguimiento de tu clientela y monitorear nuevos prospectos es crucial para generar más ventas. Cada prospecto puede convertirse en una relación duradera y rentable, y conocer los pedidos anteriores puede ayudarte a guiar a los clientes hacia compras repetidas.
Sin embargo, a medida que escalas, gestionar todos los datos de los clientes necesarios para fomentar estas relaciones puede convertirse en una pesadilla administrativa, más allá de lo que una simple hoja de cálculo (o cientos de notas adhesivas) puede resolver.
Ahí es donde entran las herramientas CRM. Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son la mejor manera de optimizar los datos de los clientes, desde solicitudes de soporte hasta historial de pedidos y datos de contacto. Con todo en un solo lugar, tu equipo puede crear experiencias personalizadas y fluidas, sin importar el tamaño de tu operación.
A continuación, te presentamos el mejor software de CRM para pequeñas empresas y cómo elegir el adecuado para tu compañía.
¿Qué es una herramienta CRM?
Un sistema de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) está diseñado para ayudar a las empresas a mejorar sus relaciones con los clientes, aumentar las ventas y mejorar la eficiencia interna. Los CRM recopilan y almacenan las comunicaciones, información y actividades de los clientes en una base de datos centralizada que reemplaza las múltiples hojas de cálculo y aplicaciones que las empresas suelen utilizar para rastrear datos de clientes.
Puedes utilizar un CRM para planificar el contacto, analizar el rendimiento, gestionar prospectos y optimizar los procesos de atención al cliente, marketing y ventas.
Cómo elegir una herramienta CRM para tu pequeña empresa
1. Identifica tus objetivos
Diferentes tipos de sistemas CRM sirven a diferentes (y a veces específicos) objetivos empresariales. Tus objetivos pueden ser:
- Crear un centro de comercialización. Facilitar las actividades de marketing, servicio y ventas desde una única base de datos.
- Centralizar datos. Integrar todos tus datos de clientes para simplificar el análisis.
- Fomentar la colaboración. Brindar a los usuarios de diferentes departamentos acceso a los datos de los clientes para optimizar la comunicación entre equipos, como el de marketing y ventas.
- Ofrecer perspectivas estratégicas. Acceso a referencias y recomendaciones para la mejora.
- Acceder a herramientas específicas de la industria. Satisfacer las necesidades únicas de tu negocio con herramientas específicas de la industria o del producto y casos de uso integrados diseñados para tu sector específico.
Un CRM probablemente sirva a usuarios y equipos en toda tu empresa. Al evaluar qué es lo mejor para tus necesidades, asegúrate de comprender los objetivos de cada posible interesado. Luego, busca un equilibrio entre abordar estas necesidades específicas y asegurar una aplicación universal.
2. Determina las funcionalidades del CRM
Antes de elegir un proveedor de software, crea una lista de deseos de funcionalidades del CRM que considere cada una de estas cuatro categorías:
- Herramientas organizativas. Las herramientas de gestión de contactos recopilan y organizan automáticamente los datos de los clientes, incluyendo detalles de contacto, historial de compras y comunicaciones con los clientes. Esto elimina la necesidad de una entrada manual de datos que consume tiempo. Algunas también ofrecen funciones de gestión de proyectos y automatizaciones de flujo de trabajo.
- Herramientas de marketing. Las herramientas de campañas de marketing incluyen automatizaciones de marketing, herramientas de gestión de prospectos, herramientas de marketing por correo electrónico y herramientas de análisis de marketing.
- Herramientas de ventas. El software CRM frecuentemente incluye soluciones de gestión de ventas y de pipeline, como automatizaciones de ventas, análisis de ventas, pronósticos de ventas y gestión de acuerdos. Esto ayuda a tu equipo de ventas a optimizar los procesos de ventas para que correspondan con los ciclos de compra de los clientes.
- Herramientas de atención al cliente. Los CRM ofrecen varias herramientas diseñadas para ayudar a tus equipos de atención al cliente a monitorear y mejorar las relaciones con los clientes. Muchos sistemas permiten a las empresas aceptar y responder a solicitudes de clientes y ofrecen análisis de atención al cliente y automatizaciones integradas.
- Herramientas de análisis e informes. Con tus datos de clientes en un solo lugar, los grandes CRM ofrecen la capacidad de analizar tus embudos y grupos de clientes con granularidad.
3. Considera tu presupuesto tecnológico
Los precios de las herramientas CRM pueden ser complicados. Algunos proveedores de CRM cobran una tarifa fija por todas las características del CRM; otros ofrecen descuentos por paquetes; y algunos cobran tarifas adicionales por diferentes herramientas de CRM. Muchos ofrecen precios escalonados que tienen en cuenta el número de usuarios.
Conocer tu presupuesto y exactamente cómo planeas utilizar un sistema puede ayudarte a elegir un proveedor de CRM que satisfaga tus necesidades.
5 herramientas de CRM populares para pequeñas empresas
Muchas herramientas CRM están diseñadas para apoyar a las empresas en diversas etapas de crecimiento. Los propietarios de pequeñas empresas suelen seleccionar servicios de CRM que sean fáciles de usar y asequibles, que ofrezcan opciones para escalar o agregar capacidades adicionales de CRM con el tiempo.
Estos cinco CRM para pequeñas empresas son populares por su facilidad de uso, precio y variedad de características.
1. Pipedrive
Pipedrive es un CRM de gestión de ventas y pipeline para pequeñas empresas. Fundada en Estonia en 2010, Pipedrive proporciona herramientas de marketing por correo electrónico, gestión de prospectos y gestión de ventas a más de 100,000 clientes en todo el mundo.
Pros
Pipedrive ofrece herramientas de gestión de ventas completas, incluyendo análisis de ventas, pronósticos de ventas y un pipeline visual de ventas, que es una representación gráfica de dónde se encuentran tus prospectos en el proceso de compra.
Pipedrive se enorgullece de ofrecer un soporte al cliente de primera clase e incluir muchas de sus características premium en sus planes de menor costo. Los beneficios incluyen:
- Interfaz fácil de usar
- Soporte 24/7
- Más de 275 aplicaciones e integraciones de terceros
- Prueba gratuita de 14 días
Contras
Pipedrive no es principalmente un CRM de atención al cliente ni un CRM de marketing. Sus funciones de marketing por correo electrónico tampoco incluyen una plataforma de correo electrónico nativa, por lo que es necesaria la integración con un sistema de terceros como Mailchimp.
- No es una plataforma de marketing o atención al cliente
- Sin plataforma de correo electrónico interna
Precios
Pipedrive ofrece cuatro planes de pago, con todos los costos calculados por usuario, por mes:
- El plan Esencial cuesta 14,90 € por usuario, por mes
- El plan Avanzado cuesta 24,90 € por usuario, por mes
- El plan Profesional cuesta 49,90 € por usuario, por mes
- El plan Empresarial cuesta 99 € por usuario, por mes
Pipedrive también ofrece una prueba gratuita de 14 días en todos los planes y no requiere información de tarjeta de crédito para acceder a la prueba.
2. Freshsales
Freshsales es una división de Freshworks, una empresa de software con sede en California. Desde su fundación en 2010, Freshworks ha desarrollado un conjunto de soluciones de software para el lugar de trabajo, incluyendo el CRM de ventas Freshsales, una herramienta CRM de atención al cliente, un CRM de marketing y software de gestión de chat, recursos humanos y tecnología de la información.
Al igual que Pipedrive, Freshsales está diseñado para ayudar a los equipos de ventas a generar y cultivar prospectos. La empresa atiende a negocios de todos los tamaños, pero es más comúnmente utilizada por aquellos con entre cinco y diez empleados. Los clientes de Freshsales incluyen a Dyson, Klarna y Blue Nile.
Pros
Freshsales ofrece características a escala empresarial a un precio asequible, y la plataforma es conocida por su interfaz fácil de usar. Las características están diseñadas para apoyar actividades de ventas e incluyen pronósticos de ventas, análisis de ventas y formularios web personalizables para capturar información de visitantes. Los beneficios incluyen:
- Plan gratuito disponible
- Automatizaciones y herramientas de IA
- Soporte para integraciones de Freshworks y de terceros
- Prueba gratuita de 21 días
- Integración con Google Workspace
Contras
El CRM de atención al cliente de Freshworks se vende como Freshdesk, y su CRM de marketing como Freshmarketer. Freshsales se integra con estos CRMs, pero Freshsales por sí solo no ofrece capacidades avanzadas de CRM de atención al cliente o marketing. Freshsales también ofrece menos integraciones que algunos de sus competidores. La empresa proporciona 17 integraciones nativas (incluyendo Google Workspace) y 19 integraciones de terceros.
- No está diseñado para funciones de atención al cliente o marketing
- No hay informes disponibles en el plan gratuito
- Menos integraciones que algunos competidores
- No hay soporte 24/7
Precios
Freshsales ofrece un plan gratuito y tres planes de pago, cada uno de los cuales se factura por usuario, por mes:
- El plan de Crecimiento cuesta 15 € por usuario, por mes
- El Pro cuesta 39 € por usuario, por mes
- El plan Empresarial cuesta 69 € por usuario, por mes
Freshsales también ofrece una prueba gratuita de 21 días y no requiere información de tarjeta de crédito para iniciar la prueba.
3. HubSpot
HubSpot es una empresa de software con sede en Massachusetts que se centra en aplicaciones de ventas, marketing y atención al cliente para empresas de todos los tamaños y en todas las etapas de desarrollo. Sus clientes incluyen a Walmart, GE Appliances y la Fuerza Aérea de EE. UU.
HubSpot ofrece software CRM gratuito y tres plataformas CRM de pago: Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub. HubSpot también proporciona un sistema de gestión de contenido (CMS Hub) y software de operaciones (Operations Hub).
Pros
El diseño intuitivo y fácil de usar de HubSpot lo convierte en una opción popular para los propietarios de pequeñas empresas. La Academia de HubSpot ofrece capacitación y certificaciones en línea gratuitas en marketing, ventas y atención al cliente, mientras que la Comunidad de HubSpot ofrece un centro de ayuda moderado por la empresa y un foro. Los beneficios incluyen:
- Plan gratuito disponible
- Descuento por productos agrupados
- Herramientas educativas
- Interfaz fácil de usar
- Más de 1,000 integraciones nativas y de terceros
- Prueba gratuita de 14 días
Contras
HubSpot Sales Hub ofrece análisis menos avanzados que algunos de sus competidores, y la interfaz fácil de usar de la plataforma viene a expensas de las opciones de personalización. Las desventajas de HubSpot incluyen:
- Opciones de personalización limitadas sin acceso al código fuente
- Análisis de ventas menos avanzados que algunos competidores
- El plan gratuito tiene funcionalidad limitada
- No se ofrece soporte 24/7 para el CRM gratuito o los planes Starter
Precios
HubSpot ofrece un CRM gratuito y tres planes de pago: starter, profesional y empresarial. La Suite de HubSpot incluye Sales Hub, Service Hub, Marketing Hub, un sistema de gestión de contenido (Content Hub) y software de operaciones (Operations Hub). Los precios de las suites de CRM son los siguientes:
- El plan Starter cuesta 45 € al mes por dos usuarios
- El plan Profesional cuesta 1,600 € al mes por cinco usuarios
- El plan Empresarial cuesta 5,000 € al mes por diez usuarios
HubSpot también ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito.
4. Salesforce
Salesforce es una empresa de software con sede en California que proporciona productos de ventas, atención al cliente, marketing y análisis a las empresas. Con un valor en el mercado de aproximadamente 150 mil millones de dólares, Salesforce es una de las empresas tecnológicas más grandes del mundo. Sus clientes incluyen a Spotify, Amazon Web Services, Toyota y Macy’s.
Al igual que HubSpot, Salesforce ofrece tres productos CRM distintos: Sales Cloud, Marketing Cloud y Service Cloud. A lo largo de sus 20 años de historia, Salesforce también ha adquirido a varios competidores y proveedores de software, incluyendo Slack, Pardot, Mulesoft, Rebel y Quip.
Pros
El CRM de Salesforce es conocido por sus capacidades de informes y pronósticos de ventas de primera clase, y por los pipelines visuales de ventas del sistema. Salesforce también permite a los usuarios acceder a su código, lo que permite una personalización extensa. Los beneficios incluyen:
- Análisis avanzados
- Opciones de software ampliadas a través de empresas adquiridas por Salesforce
- Extensas opciones de personalización
- Más de 2,500 integraciones nativas y de terceros
- Una prueba gratuita
Contras
Salesforce cuesta más que muchos de sus competidores y a menudo se considera más difícil de implementar. Salesforce tampoco ofrece precios agrupados, y no todas las características del CRM están incluidas en sus planes base: el software de llamadas salientes, por ejemplo, cuesta extra. Las desventajas de Salesforce incluyen:
- Sin plan gratuito
- Implementación más compleja
- Más caro
- Muchas características tienen un costo adicional
- Soporte 24/7 solo para planes premium
- Menos amigable para el usuario que algunos competidores
Precios
Los precios de Salesforce dependen de varias variables. Salesforce Sales Cloud y Salesforce Service Cloud ofrecen cuatro planes de pago. Los planes están precios de la siguiente manera:
- El plan Essentials cuesta 25 € por usuario, por mes
- El plan Profesional cuesta 75 € por usuario, por mes
- El plan Empresarial cuesta 150 € por usuario, por mes
- El plan Ilimitado cuesta 300 € por usuario, por mes
Salesforce Marketing Cloud contiene ocho productos individuales y cuesta entre 400 € al mes para automatizaciones de marketing básicas hasta 65,000 € al mes para la gestión de datos de clientes de Enterprise Plus. Todos los planes ofrecen una prueba gratuita de 14 días que no requiere información de tarjeta de crédito.
5. Capsule
Capsule es un CRM enfocado en ventas que proporciona herramientas de análisis, informes, correo electrónico y gestión de proyectos. Capsule fue desarrollado por la empresa de software con sede en el Reino Unido Zestia y pone un énfasis especial en atender a startups y pequeñas y medianas empresas. Sus clientes incluyen a la agencia de diseño Sookio y al tostador de café HASBEAN.
Pros
Capsule proporciona una gestión de proyectos más robusta que muchos otros CRM enfocados en ventas. También es conocido por su pipeline de ventas visual y por integrarse con herramientas populares, incluyendo Google Workspace. Los beneficios incluyen:
- Plan gratuito disponible
- Funciones de gestión de proyectos
- Más de 50 integraciones de terceros
- Prueba gratuita de 30 días
Contras
Las herramientas de análisis de Capsule son menos avanzadas que algunas de sus competidoras, y el plan gratuito tiene un límite de contactos de solo 250. El plan gratuito de Capsule tampoco ofrece capacidades de informes de ventas.
- Herramientas de análisis menos avanzadas que algunas competidoras
- Límite de 250 contactos en el plan gratuito
- Sin informes en el plan gratuito
- Sin soporte al cliente 24/7
Precios
Capsule ofrece un plan gratuito y tres planes de pago, cada uno de los cuales se factura por usuario, por mes:
- El plan Profesional cuesta 18 € por usuario, por mes
- El plan Equipos cuesta 36 € por usuario, por mes
- El plan Empresarial cuesta 54 € por usuario, por mes
Preguntas frecuentes sobre herramientas CRM para pequeñas empresas
¿Cómo elijo una herramienta CRM para mi empresa?
Para elegir un CRM, identifica tus objetivos empresariales, presupuesto tecnológico y uso previsto. Luego, evalúa diferentes proveedores y paquetes de CRM en función de precios, funcionalidades y facilidad de uso.
¿Cómo puede ayudar un CRM a una pequeña empresa?
Los CRM pueden ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo, organizar la información de los clientes, aumentar las ventas y mejorar la experiencia del cliente. Muchos proveedores de CRM ofrecen planes gratuitos o CRM básicos diseñados para satisfacer las necesidades de pequeñas empresas en crecimiento a un precio asequible.
¿Cuáles son los diferentes tipos de herramientas CRM?
Existen cuatro tipos de herramientas CRM:
- Operacional
- Analítico
- Colaborativo
- Estrategico
