¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Las cuentas por pagar son las cantidades en deuda de una compañía a los acreedores por los servicios o bienes adquiridos. Si una tienda recibe bienes en adelanto sobre el pago, la compra se sitúa en el archivo de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar pueden corresponder a mercancía, servicios privados o públicos.
¿Cómo Funcionan las Cuentas por Pagar en un Negocio?
Una tienda, por ejemplo una tienda de herramientas, comprará mercancía para tenerla a la venta en los estantes. La tienda recibirá la mercancía en adelanto y el pago correspondiente irá a las cuentas por pagar. Lo mismo se aplica con la electricidad y otros servicios públicos. La tienda utilizará electricidad y la pagará en el período siguiente, cuando reciba la factura de la compañía eléctrica. Sin realizar acciones de crédito con los proveedores sería muy difícil para la tienda operar con eficacia; la tienda necesitaría pagar por todos los bienes y servicios por adelantado o al recibirlos, colocando presión en el flujo de fondos del negocio.
Una tienda puede tener una larga lista de entradas en el archivo de cuentas por pagar, una vez que se esté de acuerdo en los términos de crédito de sus proveedores. Al obtener el recibo, la tienda lo confirmará con una orden de compra y con el hecho de que los bienes estén en posesión de la tienda. La tienda registrará el recibo en el archivo de cuentas por pagar. Al revisar el archivo, podrán verificar los recibos con las órdenes de la tienda, saber que están correctas y por consiguiente pagarlas a tiempo. Al pagar a un acreedor, la tienda reducirá las cantidades sobre el archivo de cuentas por pagar y marcará la factura como cancelada.
Importancia de Cuentas por Pagar
Al llevar a cabo un archivo preciso de cuentas por pagar, la tienda evitará perder el rastro de los pagos, no pagar un recibo dos veces o tener una ingrata sorpresa cuando un número de facturas inesperadas expiren al mismo tiempo. Al revisar el archivo de cuentas por pagar, el dueño debería ver el dinero que se debe y mantendría un control de todas las facturas a pagar por un período de tiempo. La cantidad total en las cuentas por pagar debería encajar con el total de los recibos de acreedores. Si no es el caso, una cantidad de un recibo podría no estar correcta o el pago ya se realizó sin ser registrado.
La tienda podría estar en el peligro de evitar pagos si no lleva un archivo preciso de cuentas por pagar. Una tienda que no pague recibos a tiempo podrá encontrarse con las facilidades de crédito suspendidas, reducidas o difíciles de aceptar en cualquier término de negociación futuro.
