Tu pequeña empresa en línea de venta de café gourmet está despegando y el último año has conseguido duplicar tus ventas de suscripciones a clubes de café. Estás emocionado con el éxito, pero te has retrasado en la parte administrativa.
Tienes el escritorio lleno de facturas y recibos, y hace tres meses que no revisas las cuentas de tu empresa ni los extractos bancarios. Es hora de tomarte la contabilidad y la gestión financiera en serio. Aquí encontrarás algunos consejos para lograrlo.
ÍNDICE
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el proceso de reunir y presentar los datos financieros de un negocio. Se utiliza para analizar la salud financiera de una empresa, rastrear las distintas operaciones efectuadas y tomar decisiones sobre si expandirse, contratar, reinvertir los beneficios, pedir préstamos o buscar inversores.
La gestión financiera proporciona gran parte del material utilizado en la contabilidad y consiste en recopilar facturas, recibos, nóminas y pagos de impuestos, y registrar los datos financieros en esos documentos. Una gestión financiera precisa y actualizada aumenta las probabilidades de éxito de una pequeña empresa.
10 consejos sobre contabilidad para pequeñas empresas
- Separa los gastos personales y los empresariales
- Utiliza un software de gestión financiera
- Haz un presupuesto
- Mantén registros detallados
- Comprende las leyes relativas al IVA
- Gestiona el flujo de caja
- Mantente organizado, limpia tus cuentas
- Elige un método contable
- Automatiza la facturación
- Planifica con tiempo los impuestos y respeta los plazos
1. Separa los gastos personales y los empresariales
Abre una cuenta bancaria de empresa para evitar la confusión que surge de mezclar los fondos personales con las transacciones comerciales. Así te será más fácil recopilar y comprobar los gastos del negocio para deducciones fiscales.
Aunque no siempre es obligatorio tener una cuenta de empresa, muchos expertos recomiendan utilizar una cuenta empresarial para una mejor gestión del negocio.
Evita usar tu tarjeta de crédito personal para gastos de empresa y opta por una tarjeta de crédito empresarial. Con ella además podrás ayudar a cubrir brechas temporales de efectivo, que no afecten a tus finanzas personales.
2. Utiliza un software de gestión financiera
Registrar adecuadamente los ingresos y gastos es esencial para una buena contabilidad. El software de gestión financiera y contabilidad puede automatizar muchas actividades que consumen mucho tiempo cuando se tienen que llevar a cabo de forma manual, como enviar facturas a clientes, clasificar gastos y pagar a los empleados. Un programa de contabilidad también puede ayudar a reducir errores.
3. Haz un presupuesto
Los dueños de pequeñas empresas deben tener un presupuesto con la proyección de los ingresos y gastos, y revisarlo periódicamente para compararlo con los resultados reales. Presupuestar ayuda a las pequeñas empresas a analizar sus operaciones para mejorar la eficiencia de costos, así como a identificar posibles oportunidades de expansión.
Según varios estudios del gobierno estadounidense, la creación de un presupuesto es importante y las empresas que lo hacen suelen obtener mejores resultados financieros. Quienes no tienen un presupuesto podrían no darse cuenta de un problema hasta que están en plena crisis de liquidez.
4. Mantén registros detallados
Los registros detallados aumentan las posibilidades de éxito de una pequeña empresa. Los registros también son fundamentales durante la temporada de impuestos, cuando un negocio debe documentar cualquier gasto deducible.
Las reglas de la Agencia Tributaria requieren que las empresas mantengan registros durante al menos seis años; los contables recomiendan diez.
Como primer paso, una pequeña empresa puede utilizar distintas carpetas para recibos en papel según el tipo de gasto, el proveedor o distribuidor. Algunos servicios de software empresarial permiten a los usuarios escanear electrónicamente los recibos con dispositivos móviles y luego clasificarlos y categorizarlos en el sistema de gestión financiera.
5. Comprende las leyes relativas al IVA
Los propietarios de empresas deben estar al tanto de las leyes del IVA en los países donde operan o venden. En España, el IVA se aplica en la Península y las Islas Baleares, por lo que las Islas Canarias, Ceuta y Melilla están exentas.
Los negocios en España deben recaudar el IVA, aunque si se vende a otros países de la Unión Europea o el mundo, el IVA tendrá que ser añadido por la entidad que compra a tu negocio.
Es posible que los propietarios de pequeñas empresas, especialmente las de ecommerce que operan en distintos países, quieran consultar a un contable o gestor sobre cómo cumplir con las leyes aplicables sobre el IVA en los distintos casos.
6. Gestiona el flujo de caja
El flujo de caja de un negocio indica la liquidez, es decir, cuánto dinero hay para pagar gastos de inmediato. Muchas pequeñas empresas fracasan porque no generan suficiente flujo de caja.
Una pequeña empresa puede crear un estado de flujo de caja para poder medir el momento en que entra el dinero en comparación con el que sale. Algunas formas de mejorar el flujo de caja incluyen:
- Sincronización. Acorta los plazos de pago de los clientes (por ejemplo, de 60 días a 30) y amplía los plazos de pago a los proveedores (por ejemplo, de 30 días a 60).
- Margen de error. Incorpora un margen de error en las proyecciones de flujo de caja.
- Fondo de emergencia. Establece una reserva de efectivo para momentos en los que el flujo de caja fluctúe.
- Línea de crédito. Obtén una línea de crédito empresarial o tarjeta de crédito para usar en caso de necesitarlo.
7. Mantente organizado, limpia tus cuentas
Contar con una contabilidad y gestión financiera organizadas se traduce en menos tiempo buscando registros en lugar de construir el negocio. También facilitan el análisis y la toma de decisiones para la empresa cuando se está planteando la expansión o la contratación.
8. Elige un método contable
Una pequeña empresa debe elegir uno de los dos métodos contables: la contabilidad de caja o la de devengo.
- La contabilidad de caja suele ser más sencilla para una startup o un pequeño negocio: las ventas y gastos se registran solo en el momento del pago.
- La contabilidad de devengo es más complicada. Una venta o gasto se registra en el momento en que se incurre, aunque los pagos pueden no realizarse hasta semanas o meses después. El método de devengo implica una visión a largo plazo del negocio a través de múltiples períodos, y es el estándar entre las empresas más grandes y las instituciones financieras.
Los estándares contables también son importantes. Las empresas que cotizan en bolsa en Estados Unidos y Canadá deben utilizar un conjunto de normas llamado principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Aunque las empresas privadas no tienen que adherirse a estas reglas, pueden ser útiles para comunicarse con contables y gestores.
Las reglas son supervisadas y aplicadas por los reguladores gubernamentales. Casi todos los demás países desarrollados utilizan las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). A diferencia de los PCGA, las NIIF son directrices, recomendadas pero no impuestas. China e India, entre otros países, no se adhieren a las NIIF.
9. Automatiza la facturación
Enviar las facturas automáticamente puede optimizar la facturación y ahorrar tiempo y recursos. Por ejemplo, podrías establecer mediante un software de facturación el envío automático de las facturas en las 48 horas posteriores a una venta, seguido de recordatorios de pago programados y avisos de vencimiento si es necesario.
10. Planifica con tiempo los impuestos y respeta los plazos
Una pequeña empresa debe estimar los impuestos sobre la renta que tendrá que pagar durante el año en función de su crecimiento y los ingresos brutos proyectados. Las pequeñas empresas, incluidas las de ecommerce, suelen tener que realizar pagos trimestrales o mensuales. Retrasarse en la declaración o el pago podría ocasionar multas y cargos por intereses.
Preguntas frecuentes sobre consejos sobre contabilidad
¿Cómo puedo cumplir con las leyes del IVA?
Debes asegurarte de conocer las leyes del IVA en tu país y en los países en los que vendas. También puedes utilizar software especializado en la recaudación de IVA para pequeñas empresas, especialmente para negocios de ecommerce que venden en muchos países.
¿Cómo puedo gestionar el flujo de caja?
Algunas formas de gestionar y mejorar el flujo de caja incluyen:
¿Con qué frecuencia debo conciliar mi cuenta bancaria?
Conciliar consiste en alinear los registros de tu negocio con la cuenta bancaria. Hacer esto al menos una vez al mes tiene sentido porque los extractos bancarios mensuales ayudan en el proceso de conciliación. La conciliación te permite verificar el flujo de caja, detectar discrepancias o fondos faltantes y prevenir fraudes.
¿Cuáles son algunas deducciones fiscales comunes para los propietarios de pequeñas empresas?
Se pueden desgravar muchos gastos dependiendo de las circunstancias de tu negocio. Algunas desgravaciones comunes incluyen el alquiler de oficinas, la compra de ordenadores, software o suministros de oficina, las facturas de teléfono e internet de tu negocio, el kilometraje de vehículos y otros gastos relacionados en caso de desplazamientos profesionales y viajes de negocios.
¿Es necesario contratar a un contable o gestor para mi pequeña empresa?
A menudo, los propietarios de pequeñas empresas pueden gestionar la contabilidad y la gestión financiera por su cuenta, dependiendo de la simplicidad y el tamaño del negocio. Sin embargo, los negocios más grandes y complejos casi siempre necesitan contratar contables o gestores profesionales.
