Zeitmanagement beschreibt, wie du deine Zeit organisierst und auf verschiedene Aktivitäten aufteilst. Gute Zeitmanagement-Strategien steigern deine Produktivität und Effizienz.
Effektives Zeitmanagement ist für jeden wichtig, aber für Unternehmer ist es absolut entscheidend.
Da Unternehmer:innen letztlich für jeden Aspekt ihres Geschäfts verantwortlich sind, ist es unerlässlich, die richtige Menge an Zeit den richtigen Aufgaben zuzuweisen, um den Betrieb reibungslos am Laufen zu halten.
Besseres Zeitmanagement bedeutet nicht nur, härter zu arbeiten, sondern vor allem smarter zu arbeiten. Wir haben Produktivitätsexpert:innen nach ihren besten Zeitmanagement-Tipps gefragt. Nutze diese Liste von Techniken, um die Strategien zu finden, die für dich am besten funktionieren.
Effektive Zeitmanagement-Tipps
1. Führe ein Zeit-Audit durch
Um deine Zeit besser zu nutzen, solltest du zunächst verstehen, womit du deine Zeit tatsächlich verbringst. Es gibt viele großartige Zeitmanagement-Apps, um deine Zeit zu verfolgen, aber ehrlich gesagt bevorzuge ich eine einfache Methode—Marc Andreessens Notizkartensystem hat für mich immer funktioniert.
Auf einer einfachen 7,5 x 12,5 cm großen Notizkarte notierst du deine wichtigsten Aufgaben für den Tag. Auf die Rückseite schreibst du Dinge, die du erledigt hast, die du am Vorabend nicht geplant hattest—der Arbeitstag bringt immer unerwartete Aufgaben mit sich.
Wenn du deine Notizkarte am Ende des Tages ansiehst, wirst du erkennen, was du priorisiert hast (und ob du es erledigen konntest) und welche zusätzlichen Aufgaben hinzugekommen sind. Zusätzliche Arbeit ist kein Problem, aber wenn du deine Hauptaufgaben Tag für Tag nicht erledigst, läuft etwas falsch.
—Adam Rogers, Content Manager bei Shopify
2. Erstelle einen täglichen Zeitplan
Für mich gilt: Wenn es nicht eingeplant ist, wird es nicht erledigt! Daher ist es entscheidend, jede Stunde meines Arbeitstages zu planen, um fokussiert und produktiv zu bleiben. Sogar „Freizeit“ für persönliche Interessen wird in den Kalender eingetragen.
Ich erreiche meine Ziele, indem ich sie in kleine Projekte aufteile, die ich täglich bewältigen kann.
Jeder Schritt sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Wenn ich merke, dass ein Schritt länger als eine Stunde dauert, habe ich ihn nicht genug heruntergebrochen.
Selbst wenn ich die Tagesaufgaben früher beende, vermeide ich es, den nächsten Schritt zu beginnen. Das mag kontraintuitiv klingen, aber es wirkt einem Burnout entgegen, und ich bin motivierter für die nächste Stunde Arbeit am nächsten Tag. Diese Strategie verhindert auch, dass ich eine Aufgabe „halb erledige“, was sich nicht so gut anfühlt wie geplante Aufgaben vollständig zu erledigen.
Mein Zeitmanagement bedeutet, meine Zeit im Voraus zu planen. Die letzten 30 Minuten meines Tages sind immer dafür reserviert, den nächsten Arbeitstag zu planen.
—Tim Bourquin, Unternehmer
3. Priorisiere und delegiere
Kenne deine persönlichen und beruflichen Prioritäten und plane sie in deinem Kalender ein. Alles andere muss sich darum herum anpassen oder gestrichen werden.
Hole dir eine großartige Assistenzkraft, der du Routineaufgaben wie Terminplanung delegieren kannst. Diese Person kann produktivitätssteigerndund stressreduzierend sein.
—Elizabeth Grace Saunders, Zeitmanagement-Coach
4. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen
Anstatt einfach von oben nach unten durch deine Liste zu arbeiten, nimm dir ein paar Minuten Zeit und überprüfe die gesamte Liste. Dann gruppiere ähnliche Aufgaben. Du könntest Kategorien wie Telefonate, Finanzen, Netzwerken, Papierkram oder kreative Tätigkeiten haben.
Indem du ähnliche Aufgaben zusammenfasst, muss dein Gehirn nicht ständig zwischen verschiedenen Denkweisen wechseln. Die Übergänge werden fließender. Du gewinnst an Schwung, während du verwandte Aufgaben erledigst, und in manchen Fällen wirst du sogar schneller!
—Stephanie L.H. Calahan, Gründerin von Calahan Solutions Inc.
5. Vermeide Multitasking
Heutzutage scheint es, als hätten wir alle weniger Zeit, um die Dinge zu erledigen, die wir wirklich tun wollen. Das Internet und die sozialen Medien haben beschleunigt, wie wir Nachrichten erhalten, wie wir mit Menschen in Kontakt bleiben und wie wir mit Kund:innen kommunizieren. Leider haben sie auch einige schlechte Gewohnheiten gefördert—eine davon ist Multitasking.
Studien zufolge spart Multitasking keine Zeit. Im Gegenteil, es verlangsamt den Arbeitsfluss, erhöht den Stress und beeinträchtigt die Gesamtfunktionalität.
Mehr noch: wie sich zeigt, kann Multitasking sowohl das Kurzzeit- als auch das Langzeitgedächtnis negativ beeinflussen. Chronisches Multitasking beeinträchtigt die Fähigkeit, Informationen zu speichern und abzurufen.
Der Neurowissenschaftler Daniel Levitin sagt: „All das ständige Wechseln zwischen Aufgaben hat einen neurobiologischen Preis. Es erschöpft Ressourcen, sodass wir nach ein oder zwei Stunden Multitasking müde sind und uns nicht mehr konzentrieren können, weil die dafür benötigten Neurochemikalien aufgebraucht sind.“
6. Setze Zeitlimits für Aufgaben
Teile ein Projekt oder eine Aufgabe in kleinere Unteraufgaben auf und plane genau, wie lange jede dieser Aufgaben dauern wird—selbst wenn es nur fünf Minuten sind.
Definiere klar, was du erreichen möchtest, damit du weißt, wann du wirklich fertig bist – wann du erfolgreich warst – und du kannst die Aufgabe abhaken. Dieses Erfolgserlebnis setzt Dopamin frei, was dich motiviert und glücklich macht, weiterzuarbeiten.
Andernfalls neigen wir dazu, einfach in den Tag zu starten und stundenlang zu arbeiten, ohne wirklich das Gefühl zu haben, etwas erreicht zu haben.
—Dr. Sahar Yousef, Kognitive Neurowissenschaftlerin
7. Mache regelmäßig Pausen
Pausen machen dich produktiver. Tatsächlich hat William S. Helton, Professor für Human Factors und angewandte Kognition an der George Mason University, gezeigt, dass kurze Pausen die Aufmerksamkeit verbessern.
Er und seine Kolleg:innen führten ein Experiment durch, bei dem zwei Gruppen von Studierenden eine Reihe von Eisenbahnlinien auf einem Bildschirm überwachen mussten. Eine Gruppe erhielt während der 45-minütigen Aufgabe keine Pause, während die andere Gruppe nach der Hälfte der Zeit eine fünfminütige Pause einlegen durfte.
Unabhängig von der Aktivität, die die zweite Gruppe während der Pause durchführte, zeigte sie eine messbare Leistungssteigerung.
Die Forschung zeigt auch, dass die Art der Pausen wichtig ist. Dabei ist es wichtig, sich von Benachrichtigungen, Textnachrichten und Geräten im Allgemeinen zu lösen. Gehe spazieren, kritzle etwas oder mache Sport—etwas, das weder dein Gehirn noch deine Augen belastet.
Wenn du weiterhin auf Höchstniveau arbeiten möchtest, behalte dieses Zeitmanagement-Tool in deinem Repertoire und mache es zur Priorität.
8. Eliminiere Ablenkungen
Wie du deine Zeit verwaltest, ist nur relevant, wenn du auch deine Aufmerksamkeit auf die jeweilige Aufgabe lenken kannst. Wenn du Zeit für eine Aufgabe einplanst, aber diese Zeit damit verbringst, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, wird das Endergebnis wahrscheinlich anders ausfallen, als du es dir vorgestellt hast. Deine Aufmerksamkeit zu kontrollieren bedeutet, interne und externe Ablenkungen effektiv zu managen und dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, um qualitativ hochwertige Arbeit schneller zu erledigen.
—Maura Thomas, Produktivitätstrainerin
9. Bleibe organisiert
Organisation ist eine wichtige Technik des Zeitmanagements. Jennifer Verdolin, Ph.D., Assistenzprofessorin an der University of Arizona, sagt: „Forschung zeigt, dass übermäßiges Chaos und Unordnung ablenken und unsere Fähigkeit zur Konzentration und Fokussierung beeinträchtigen.“ Sie gibt Beispiele aus dem Tierreich, die zeigen, wie Ordnung Tieren hilft, Höchstleistungen zu erbringen.
Organisation bedeutet nicht nur, deinen physischen Raum ordentlich zu halten, sondern auch, mental organisiert zu bleiben. Anders als bei Tipp 4 geht es beim mentalen Organisieren nicht darum, ähnliche Aufgaben zu gruppieren, sondern darum, die Dinge zu priorisieren, die du erledigen musst. Setze dir also Ziele für deinen Tag und versuche, deine Aufgaben in folgende Kategorien zu unterteilen:
- Tägliche Aufgaben: Aufgaben, die du jeden Tag erledigen musst, wie z. B. deine Zeit erfassen, E-Mails checken oder dich in Slack einloggen.
- Dringende Aufgaben: Aufgaben, die zeitkritisch sind und sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
- Wichtige Aufgaben: Aufgaben, die wichtig sind, aber keinen festen Abgabetermin haben. Viele laufende Projekte fallen in diese Kategorie.
- Kleine Aufgaben: Aufgaben, die wenig Gehirnkapazität oder Zeit erfordern, wie z. B. eine E-Mail senden oder eine Nachricht beantworten.
10. Teile dir deine Zeit gut ein
Als Unternehmer bist du oft im Überleistungsmodus, weil du voll und ganz dabei bist. Teile dir deine Zeit gut ein. Es wird Zeit geben. Du wirst Zeit, Energie und Aufmerksamkeit brauchen; und wenn du gleich zu Beginn Vollgas gibst, wirst du dich erschöpfen.
Weißt du, was „gut genug“ für jedes Projekt auf deiner Liste ist? Gut genug für das Unternehmen und gut genug für dich. Überdenken, überarbeiten und überoptimieren verschwendet wertvolle Zeit und ist nicht notwendig. Mache gute Arbeit und dann höre auf.
—Carson Tate, Autor von Work Simply
11. Nimm dir Zeit zum Nachdenken
Das Wichtigste, was ein:e vielbeschäftigte:r Unternehmer:in tun kann, ist, alles zu stoppen und sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen.
Nimm dir mindestens fünf Minuten am Morgen, um über deinen Tag nachzudenken:
- Was ist heute das Wichtigste, das du erreichen möchtest?
- Spiegelt dein Kalender diese Priorität wider?
Stelle deinen Wecker so ein, dass er jede Stunde klingelt. Wenn er klingelt, frage dich:
- Mache ich gerade das, was ich am meisten tun sollte?
- Bin ich die Person, die ich sein möchte?
Und am Ende des Tages nimm dir fünf Minuten Zeit und frage dich:
- Was habe ich heute gelernt? Muss ich jemandem danken oder Anerkennung aussprechen?
- Möchte ich morgen etwas anders machen?
Oft denken wir, Zeitmanagement bedeutet, unsere Effizienz zu steigern. Aber einige der effizientesten Menschen, die ich kenne, sind nicht effektiv im Zeitmanagement. Der Schlüssel ist, effektiv zu sein, an dem zu arbeiten, was am wichtigsten ist, und alles andere außen vor zu lassen.
—Peter Bregman, Executive Leadership Coach
12. Baue unstrukturierte Zeit in deinen Zeitplan ein
Plane zwei bis vier Stunden unstrukturierte Zeit pro Woche ein. Diese Zeit ist dafür gedacht, ohne festes Ziel zu lernen, zu erkunden und nachzudenken. Für viele vielbeschäftigte Unternehmer:innen mag dies kontraintuitiv oder unrealistisch erscheinen. Doch die Forschung unterstützt die Bedeutung von „Pufferzeit“ in deinem Zeitplan aus zwei Gründen:
- Wenn du ständig beschäftigt bist und keine freie Zeit hast—also jede Minute des Tages verplant ist – erschöpfst du die Kapazität deines Gehirns: Deine kognitiven Fähigkeiten nehmen ab, du machst mehr Fehler und bist weniger einsichtig.
- Früh bei Amazon ließ Jeff Bezos seine Montage und Donnerstage völlig unstrukturiert, um immer Zeit zu haben, über die Vision des Unternehmens nachzudenken. Unstrukturierte Zeit einzuhalten, ist ein Markenzeichen erfolgreicher CEOs, da sie sonst immer nur auf die Probleme anderer reagieren und nie proaktiv über die Zukunft des Unternehmens nachdenken können.
—Jocelyn K. Glei, Arbeits- und Kreativitätsexpertin
13. Erledige die wichtigsten Aufgaben am Morgen
Nimm dir Zeit, die „richtigen Dinge“ zu tun. Unter ständigem Druck zu arbeiten, ist nicht gut. Sich ängstlich und überfordert zu fühlen, ist nicht gut. Bereust du eine Entscheidung? Dann halte inne.
Du solltest deinen Erfolg nicht nur anhand der Ergebnisse messen. Die besten Ergebnisse können aus Dingen resultieren, die du nicht unbedingt tun musst. Erledige die wichtigsten Aufgaben am Morgen, denn Studien zeigen, dass Menschen mit Abnahme ihrer Willenskraft über den Tag dazu neigen, schlechtere Entscheidungen zu treffen.
—Kamil Rudnicki, CEO von TimeCamp
14. Beginne mit den einfachsten Aufgaben
Mein Mathelehrer in der Schule sagte einmal: Wenn du bei einem Problem feststeckst, beginne damit, Zahlen aufzuschreiben, und du wirst erstaunt sein, wie oft du die Lösung findest, während du schreibst. Das habe ich nicht nur in der Mathematik, sondern auch im Leben als wahr empfunden.
Immer wenn ich bei etwas feststecke, nicht weiß, wie ich ein Projekt beginnen soll, ängstlich werde oder anfange zu prokrastinieren, zwinge ich mich, den einfachsten und kleinsten Teil der Aufgabe zu erledigen. Ich senke meine Erwartungen von der Fertigstellung des gesamten Projekts auf das Erledigen des einfachsten, erreichbaren Teils – ich schreibe den ersten Satz, füge die erste Zeile Code ein oder erstelle die erste Zeile in der Tabelle.
Und was fast immer passiert, ist, dass du diesen ersten Schritt beendest und es in den nächsten übergeht, und dann den nächsten, und wie ein Schneeball rollst du Stunden später den Berg hinunter und kannst dich nicht mehr daran erinnern, warum es anfangs so schwer war, anzufangen.
—Mark Manson, dreifacher #1 New York Times-Bestsellerautor
15. Beginne deinen Tag früher als alle anderen
Beginne deinen Tag früher als alle anderen. Wenn du die Biografien und Autobiografien erfolgreicher Menschen liest, haben fast alle eines gemeinsam: die Gewohnheit, zu einer vernünftigen Zeit ins Bett zu gehen und früh aufzustehen.
Indem du vor dem Rest der Welt aufwachst, hast du Zeit, deinen Tag im Voraus zu planen und einige Aufgaben zu erledigen, bevor andere wach sind und dich unterbrechen können.
—Brian Tracy, Motivationsredner und Autor
16. Nutze die Pomodoro-Technik
Mein bester Management-Tipp für vielbeschäftigte Unternehmer:innen ist die Pomodoro-Technik und der Unschedule-Kalender. Das bedeutet im Wesentlichen, dass ich einen Timer auf 25 Minuten stelle und mich nur auf eine Aufgabe konzentriere. Dieser Zeitdruck und der Fokus auf eine Aufgabe helfen mir, wieder in meinen Produktivitätsrhythmus zu kommen.
—Michael Sliwinski, Gründer der Produktivitäts-App Nozbe
17. Nutze die Eisenhower-Matrix
E-Mails stapeln sich, Anrufe kommen rein, es gibt unzählige To-dos: Die Arbeitslast eines Creators ist enorm. Die Priorisierung dieser Arbeit ist der Schlüssel, um fokussiert zu bleiben. Je besser du priorisieren kannst, desto effizienter wirst du sein. Hier kommt Eisenhowers Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix ins Spiel, die dich dazu zwingt, zweimal nachzudenken, bevor du eine Aufgabe auf deine To-do-Liste setzt.
So funktioniert es: Wähle die Aufgaben aus, die am dringendsten sind. Frage dich: Sind diese ebenso wichtig? Verschiebe, was weniger dringend ist, delegiere, was weniger wichtig ist. Und wenn es nichts davon ist: Streiche es von deiner Liste.
18. Erstelle eine „5 vor 11“-Liste
Erstelle deine „5 vor 11“-Liste mit fünf Dingen, die du dir vornimmst, bis 11 Uhr am nächsten Morgen zu erledigen. Bewegt jede Aufgabe die Nadel in Richtung deines Ziels, deiner Prioritäten und deiner Vision? Das sollte sie. Wenn du morgen deine „5 vor 11“ erledigst, wirst du dich friedlich erfüllt fühlen, weil du das getan hast, was dir wichtig ist.
—Allyson Lewis, Gründerin von The Seven Minute Life
19. Entrümple regelmäßig dein Gehirn
Du fühlst dich gestresst, weil du zu viele unerledigte Aufgaben hast. Schreibe sie alle auf ein einfaches Blatt Papier. Streiche dann alles, was nicht absolut notwendig ist. Sei rigoros. Schaue dir deine Liste an und verpflichte dich, jeden Tag eine Aufgabe zu erledigen, bis die Liste abgearbeitet ist. Überprüfe diese Liste oft!
—Allyson Lewis, Gründerin von The Seven Minute Life
20. Plane ausreichend Zeit für Aufgaben ein
Plane ausreichend Zeit ein, um eine Aufgabe realistisch bis zum nächsten sinnvollen Meilenstein zu erledigen.
Mit „realistisch“ meine ich die tatsächliche Zeit, die es dauert, nicht die Zeit, die du dir wünschst. Sobald du diese Entscheidung getroffen hast, denke nicht mehr über die Zeit nach und erledige die Arbeit. Über Zeitmanagement nachzudenken, ist ironischerweise die größte Zeitverschwendung, der ich mich hingebe! Während ich mir Sorgen mache, wie lange etwas dauert, nutze ich nicht 100 % meiner Aufmerksamkeit für nützliche Arbeit oder Problemlösungen.
Mit „nächster sinnvoller Meilenstein“ meine ich ein „nützliches Element“, das in irgendeiner Weise zu deinen Arbeitszielen beiträgt. Ich neige dazu, mich auf das „Endergebnis“ zu fixieren, weil ich ungeduldig bin, aber das führt nur zu Frustration, die wiederum Energie verbraucht, die sonst für die eigentliche Arbeit genutzt werden könnte.
Mir selbst genug Zeit zu geben, um etwas zu erledigen, und mir die Erlaubnis zu geben, mich nicht gehetzt oder schuldig zu fühlen, ist das, was für mich funktioniert.
—David Seah, Entwickler von Produktivitätswerkzeugen
21. Plane Aufgaben am Vortag
Am Ende jedes Tages plane ich, welche Aufgaben am nächsten Tag erledigt werden müssen und wie lange jede davon dauern wird. Dann trage ich diese Aufgaben in meinen Kalender zwischen die bereits geplanten Termine ein. Zeitmanagement bedeutet, dein Mindset zu managen. Sobald du realisierst, dass du die Kontrolle über deine Zeit hast und ihr sagen kannst, was sie tun soll, wird dein Arbeits- und Privatleben weniger stressig.
—Helene Segura, Produktivitätsexpertin
Gehe über eine endlose To-do-Liste hinaus und übernimm die Kontrolle über deine Zeit
Bei all deinen täglichen Aufgaben mag es sich im Moment unmöglich anfühlen, deine Zeit effektiv zu managen, aber es ist nicht unmöglich. In diesem Artikel gibt es über 20 Beispiele von Menschen, die bewährte Wege gefunden haben, ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. Und auch du kannst es schaffen.
Hör auf, deine Energie in Aktivitäten zu stecken, die nur Zeitfresser sind. Probiere einen oder zwei dieser Tipps aus und beobachte, wie sich deine Produktivität und deine mentale Gesundheit verbessern.
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FAQ zu Zeitmanagement-Tipps
Was sind 5 effektive Zeitmanagement-Tipps?
- Erstelle Zeitblöcke für fokussierte Arbeit.
- Nutze Zeitmanagement-Tools, um produktiver zu sein.
- Priorisiere deine wichtigsten Aufgaben und erfülle diese zuerst.
- Vermeide Multitasking.
- Fasse ähnliche Aufgaben zusammen.
Was sind die 10 Schritte zum Zeitmanagement?
- Bestimme, wie viel Zeit du täglich für die Arbeit aufwenden kannst.
- Setze einen Wert für deine Zeit fest.
- Priorisiere Aufgaben mit hohem Wert.
- Erstelle erreichbare To-do-Listen.
- Bleibe bei einer Aufgabe zur Zeit.
- Bleibe fokussiert.
- Nutze ein Zeitverfolgungstool.
- Erkenne, wenn du gestresst bist.
- Mache regelmäßige Pausen.
- Beende Aufgaben innerhalb eines festgelegten Zeitlimits.
Was sind die 4 Ps des Zeitmanagements?
Die 4 Ps des Zeitmanagements sind: Planung, Priorisierung, Performing und Positivität.
