Att starta ett småföretag innebär också att man tar på sig ett bokföringsansvar. Även om hantering av ekonomin kanske inte är den mest spännande delen av att driva din butik är det avgörande för långsiktig framgång.
God bokföringspraxis hjälper dig att följa hur ditt företag tjänar och spenderar pengar, beräkna skatter korrekt och lämna in deklarationer i tid. Att förstå din ekonomi gör att du kan fatta smartare beslut för att i slutändan öka dina vinster.
Den här guiden täcker allt du behöver veta om bokföring för småföretag, inklusive de bästa bokföringsverktygen för att hjälpa dig att hantera ekonomin på ett effektivt sätt.
Redo att starta ditt företag? Skapa din webbplats idag eller lär dig mer om Shopifys verktyg för att sälja online och personligen.
Vad är bokföring för småföretag?
Bokföring för småföretag handlar om att följa, mäta och organisera företagets ekonomi. Dessa aktiviteter inkluderar att bokföra transaktioner, stämma av bankkonton, hantera löner och lager samt hantera skatter.
Hur du gör bokföring för småföretag i 13 steg
- Öppna ett företagskonto
- Bygg upp din företagskredit
- Utveckla ett bokföringssystem för småföretag
- Spåra dina företagsutgifter
- Skapa ett löneredovisningssystem för småföretag
- Undersök importskatter
- Välj dina betalningsmetoder
- Sätt upp rutiner för försäljningsskatt
- Känn till dina skatteplikter
- Beräkna bruttomarginal
- Skaffa företagsfinansiering
- Hitta högkvalitativa bokföringspartners
- Granska dina bokföringsmetoder regelbundet
1. Öppna ett företagskonto
Ett separat bankkonto för ditt företag skyddar dina personliga tillgångar om du skulle drabbas av konkurs, rättsliga åtgärder eller revisioner. Att ha starka finansiella register för företaget underlättar också att få finansiering från borgenärer eller investerare.
För att öppna ett företagsbankkonto behöver du:
- ett registrerat företagsnamn
- statlig eller kommunal registrering, om så krävs
- behöriga affärstillstånd
- ytterligare dokument (fråga din bank om detta)
Börja med ett transaktionskonto och lägg sedan till sparkonton för att organisera ditt kassaflöde och planera för skatter. Sätt undan 30 % av dina intäkter för skatter. Företag med högre inkomster kan behöva avsätta ännu mer för skatt.
2. Bygg upp din företagskredit
Som ny företagare hjälper ett företagskreditkort dig att bygga kredit – vilket du kommer att behöva för framtida finansiering eller stora inköp. Om du driver ett aktiebolag måste du använda ett separat kreditkort för att hålla personliga finanser och företagsfinanser åtskilda.
Välj ett företagskreditkort som passar dina affärstransaktioner. Om du reser ofta kan det vara en fördel att leta efter kort som erbjuder resebelöningar. Vissa kort, som Shopify Credit, ger cashback på din högsta utgiftskategori.
3. Utveckla ett bokföringssystem för småföretag
E-handelsbokföring hjälper dig att få en bild av företagets framsteg genom analys av data i dina ekonomiska rapporter. Du har två huvudalternativ för hantering av bokföring:
- Hantera det själv med program som Visma eller Fortnox.
- Arbeta med en redovisningskonsult eller revisor (heltid eller kontrakt)
Du måste också välja mellan två bokföringsmetoder:
- Kontantmetoden: Registrera intäkter och utgifter när pengar byter ägare
- Faktureringsmetoden: Registrera transaktioner när de inträffar, även innan pengar byter ägare. Detta kräver att du spårar kundfordringar och leverantörsskulder.
4. Spåra dina företagsutgifter
Att spåra utgifter hjälper dig att övervaka företagets tillväxt, skapa finansiella rapporter, spåra avdrag och förbereda korrekta skattedeklarationer. Det hjälper att ha register över alla utgifter för insikter i företagets ekonomiska hälsa.
Skapa detaljerade register för dessa fem viktiga utgiftstyper:
- Måltider och underhållning: När du träffar någon för affärer på en restaurang, notera vem som deltog och syftet med mötet på kvittot.
- Resor utanför staden: Spara kvitton för att dokumentera affärsaktiviteter under resor. Skatteverket granskar resekostnader noga.
- Bilanvändning: Registrera när och varför du använde ditt fordon för affärer. Bränslekostnader är avdragsgilla om du upprätthåller detaljerade loggar över affärsresor, inklusive destinationer och syften.
- Affärsgåvor: Om du ger bort biljetter till ett evenemang, notera om du själv deltog. Detta avgör om kostnaden klassificeras som underhållning eller som en gåva.
- Hemmakontor: Att starta ditt företag hemifrån är ett utmärkt sätt att hålla overheadkostnaderna låga. Du kan dra av den procentandel av ditt hem som används för affärer, plus delar av internet-, telefon- och transportkostnader för affärsärenden.
5. Skapa ett löneredovisningssystem för småföretag
Allteftersom din onlinebutik växer kommer du så småningom att behöva anställa extern hjälp. Först behöver du då avgöra om du ska anlita anställda eller oberoende entreprenörer.
För anställda:
- Skapa en löneplan
- Ställ in skatteavdrag
- Överväg löneprogram eller tjänster (många bokföringsprogram erbjuder denna funktion)
För oberoende entreprenörer:
- Spåra betalningar noggrant
- Behåll kontaktinformation för skatteformulär
- Svenska företag kan behöva skicka in ett skatteformulär för varje entreprenör vid årets slut
6. Undersök importskatter
Om du importerar produkter eller säljer internationellt måste du hantera skatter och avgifter. Detta är särskilt viktigt för dropshipping-företag. Använd Shopify Markets för att:
- Beräkna importavgifter
- Beräkna avgifter vid kassan
- Skapa en pappersspårning för tull
- Hjälpa kunder att undvika överraskande avgifter
7. Välj dina betalningsmetoder
När beställningarna kommer in behöver du pålitliga sätt att få betalt. Shopify Payments låter handlare acceptera kredit- och betalkort utan att behöva ställa in separat betalningsbehandling.
Om du använder andra betalningsprocessorer, jämför deras avgiftsstrukturer:
- Procentandel plus fast avgift (vanligtvis 2,9 % + 30 öre per transaktion)
- Fasta transaktionsavgifter
- Månatlig prenumeration för obegränsade transaktioner
Med Shopify Payments kan du ta emot onlinebetalningar eller sälja personligen genom Shopify POS. Erbjud kontaktlösa betalningar, digitala plånböcker och till och med räntefria delbetalningar med Shop Pay. All data är tillgänglig i din Shopify-admin för enkel bokföring.
”Shop Pay Installments utgör nu 6,5 % av vår GMV ([bruttovaruvärde)”, säger Will Beck, affärsutvecklingschef på Pillow Cube. ”Vi har också sett en konstant ökning av vårt genomsnittliga ordervärde.”
8. Sätt upp rutiner för försäljningsskatt
Regler för försäljningsskatt skiljer sig åt för online- och fysiska försäljningar. Medan fysiska butiker tar ut skatt baserat på sin plats, måste onlinebutiker ta hänsyn till var deras kunder bor.
Svenska företag måste först avgöra om de verkar i en ursprungsbaserad eller destinationsbaserad stat. Ursprungsbaserade stater kräver att du tar ut försäljningsskatt baserat på din företagsplats, medan destinationsbaserade stater kräver skatt baserat på kundens plats.
Att sälja till internationella kunder kan vara enklare än inhemsk skatt, men reglerna varierar beroende på region. Prata med din revisor om specifika regler för din plats.
9. Känn till dina skatteplikter
Dina skatteplikter beror på din företagsstruktur. Om du är egenföretagare genom en enskild firma eller partnerskap kommer du att redovisa företagsinkomster på din personliga deklaration och lämna in årligen senast den 2 maj.
Aktiebolag lämnar in skatter separat från ägarna, eftersom de betraktas som separata skatteenheter.
10. Beräkna bruttomarginal
Din bruttomarginal visar hur mycket pengar du behåller efter att ha betalat direkta kostnader för att producera din produkt eller tjänst. Denna nyckelmått hjälper dig att förstå om ditt företag kan försörja sig självt.
För att hitta din bruttomarginalprocent, subtrahera din kostnad för sålda varor (COGS) från din intäkt och dela sedan med intäkten. COGS inkluderar både material- och direkta arbetskostnader.
Bruttomarginal (%) = (intäkter - COGS) / intäkter
11. Skaffa företagsfinansiering
Att skala upp ditt företag kräver ofta ytterligare finansiering. Du kan behöva kapital för att utveckla nya produkter, köpa lager, öppna butiker, anställa personal eller hantera säsongsbetonade förändringar och oväntade nedgångar i försäljningen.
De flesta långivare kräver ekonomiska rapporter, inklusive en balansräkning, resultaträkning, och ibland en kassaflödesanalys. Shopify Capital erbjuder ett enklare alternativ för Shopify-handlare att säkra finansiering, vilket ger finansiering baserat på din butiks försäljningshistorik, med återbetalningar som görs genom framtida försäljningar.
Innan du tar något lån bör du beräkna din avkastning på investeringar genom att jämföra dina förväntade finansieringskostnader, projicerade nya intäkter och räntekostnader.
12. Hitta högkvalitativa bokföringspartners
En skicklig finansiell planerare kan hjälpa dig att bättre hantera dina pengar och planera för tillväxt. Överväg att arbeta med följande:
- En auktoriserad revisor (CPA) är avgörande om du står inför en revision – de är de enda yrkesverksamma som lagligt kan förbereda reviderade finansiella rapporter.
- En bokföringsassistent hanterar dina dagliga register, stämmer av, kategoriserar utgifter och hanterar kundfordringar och leverantörsskulder.
- Skatteexperter kommer i två former: förberedare som lämnar in dina skattedeklarationer och sätter upp uppskattade betalningar, och planerare som hjälper till att minska din skattebörda innan du lämnar in.
💡 Proffstips: Shopify Partners kopplar dig till experter på försäljningsskatt för att förenkla din bokföringsprocess.
13. Granska dina bokföringsmetoder regelbundet
Du kanske börjar med ett enkelt kalkylblad för att hantera din bokföring, men dina finansiella behov kommer att växa med ditt företag. När du växer bör du överväga mer avancerade lösningar som Fortnox eller Visma.
Utvärdera regelbundet hur mycket tid du spenderar på bokföring och vad det kostar ditt företag. Den rätta lösningen kan frigöra din tid och potentiellt minska kostnaderna.
De bästa bokföringsprogrammen för småföretag
Bra bokföringsprogram för småföretag hjälper dig att spåra dina finanser effektivt. När de är kopplade till dina bankkonton kategoriserar de transaktioner automatiskt och visar dem i din kontoplan. Du kan kontrollera saldon, förstå intäkter och kostnader, beräkna vinster och planera för skatter.
När du väljer bokföringsprogram, leta efter:
- Plattformsintegrationer med din e-handelsplattform och tredjepartsverktyg
- Avancerad rapportering för lager och utgifter för att övervaka företagets ekonomiska hälsa
- Konfiguration av försäljningsskatt för att hjälpa till med insamling och betalning
- Pålitlig kundsupport, inklusive dygnet runt-alternativ och självbetjäningsresurser
Du hittar många användarvänliga alternativ i Shopify App Store som integreras sömlöst med din butik. Här är några populära val:
Fortnox bokföring
Helautomatisk bokföring för försäljning, returer och payouts.
Med några klick kopplas din butik automatiskt till Fortnox vilket gör att du kan lägga mindre tid på bokföring och få mer tid till din webbutik. Din försäljning, dina returer och payouts från Shopify bokförs helautomatiskt i Fortnox. Appen är lysande för dig som säljer i eller utanför Sverige och har payout-valuta i SEK eller EURO.
- Ett verifikat skapas dagligen i Fortnox
- Automatisk bokföring av sälj- och returordrar
- Automatisk bokföring av payouts från Shopify Payments
- Appen stöder SEK eller EURO som payout currency
- Andra betalsätt än Shopify Payments stäms av manuellt
Visma eAccounting
Denna app överför dina beställningar automatiskt varje dag. Spara tid och undvik fel.
Denna app kopplar din Shopify-webshop till din Visma-administration. Det är därför du inte behöver skriva in data manuellt, eftersom beställningarna överförs automatiskt till Visma. Detta är en realtidsanslutning. Du anger när en Shopify-beställning överförs: När den skapas, betalas eller delvis betalas. De korrekta prisuppgifterna (t.ex. beställningsdetaljer) och kunduppgifterna överförs till Visma. Överför dina beställningar automatiskt till Visma. Detta sparar tid och pengar.
- Skatter och bokföringskonton tilldelas korrekt i Visma, vilket gör att fel undviks
- Du behöver inte skriva in data både i Visma och i din webshop, så dubbel inmatning kan undvikas
- Du kan ansluta Shopify till din Visma-programvara inom 5 minuter!
Ha koll på siffrorna för att expandera ditt företag
Att ta kontroll över din företagsekonomi från början förbereder dig för framgång. Från att valet av rätt företagskort till att beräkning av intäkter per produkt formar varje ekonomiskt beslut ditt företags framtid. Att ta sig tid att förstå bankverksamhet, transaktionshantering och finansiering hjälper dig att bygga en stark grund för tillväxt.
Vanliga frågor om bokföring för småföretag
Hur sköter jag bokföringen för mitt småföretag?
Även om du kan föra grundläggande bokföring i ett kalkylblad är det säkrare och mer effektivt att använda bokföringsprogram för småföretag. Du bör spara dina uppgifter om utgifter och inkomster i en säker molnbaserad plattform för att spara tid och undvika manuella fel.
Hur mycket ska jag betala en revisor för mitt småföretag?
Interna revisorer tjänar omkring 70 000 kronor årligen enligt Statistiska centralbyrån. Outsourcade bokföringstjänster varierar från några hundra till flera tusen kronor per månad, beroende på dina behov.
Vilken är den bästa bokföringsmetoden för ett småföretag?
Kontantmetoden fungerar bra för de flesta småföretag. Du behöver bara registrera pengar när de kommer in eller lämnar ditt bankkonto, vilket förenklar bokföringen.
Vad gör en bokföraringsassistent för ett småföretag?
Bokföringsassistenter hanterar dagliga bokföringsuppgifter som att stämma av konton, registrera transaktioner, hantera kundfordringar och leverantörsskulder samt förbereda finansiella rapporter. De hanterar ofta löner och fakturering och hjälper till att driva ditt företag i enlighet med finansiella regler.
Vilka är några vanliga misstag att undvika i bokföring för småföretag?
Många nya företag gör misstaget att inte skaffa professionell hjälp genom antingen bokföringsprogram eller finansiella rådgivare. Andra vanliga fallgropar inkluderar dålig dokumentation (inklusive kvitton), att missa skattedeklarationer och att blanda personliga och affärsmässiga finanser.