O que é a gestão de inventário? Dicas e técnicas (2024)

A gestão de inventário é o processo de organização de stocks ao longo da cadeia de abastecimento.

O objetivo da gestão de inventário é minimizar os custos associados ao armazenamento de produtos, mantendo níveis de stock consistentes e assegurando entregas rápidas aos clientes.

Está indeciso sobre como começar a gerir o seu inventário? Este guia contém dicas e técnicas de especialistas em gestão de inventário para monitorizar o stock e assegurar a satisfação dos seus clientes.

O que é a gestão de inventário?

A gestão de inventário consiste no processo de supervisão e controlo do fluxo de bens dentro de uma empresa. Este processo inclui o rastreamento do movimento de produtos e materiais, a monitorização da rotatividade de inventário e a otimização do reabastecimento, de forma a garantir que os produtos estão sempre disponíveis para atender à procura.

O principal objetivo da gestão de inventário é minimizar os custos de armazenamento, ajudando a determinar o momento certo para reabastecer ou adquirir novos materiais para produção.

O que conta como inventário?

Matérias-primas: Materiais ou substâncias utilizadas na produção de bens acabados, como madeira, metais, plásticos ou tecidos. As matérias-primas são adquiridas junto de fornecedores e produtores.
Work-in-Progress (WIP): Produtos parcialmente concluídos que aguardam finalização. Estes produtos incluem custos de produção, como mão de obra e maquinaria, transferidos para a conta de bens acabados e atribuídos ao custo das vendas.
Bens acabados: Produtos terminados e disponíveis em stock para venda aos clientes. Assim que um WIP é completado, integra o inventário de bens acabados.
Manutenção, reparação e operação (MRO): Materiais e equipamentos utilizados no processo de produção, mas que não fazem parte do produto final. Exemplos incluem equipamentos de proteção individual, produtos de limpeza, material de escritório e dispositivos tecnológicos.

Como funciona a gestão de inventário?

A maioria dos sistemas de gestão de inventário modernos é digital e baseada na nuvem, permitindo a sua utilização em diferentes dispositivos e por vários utilizadores. Estes sistemas garantem que todos os intervenientes na cadeia de abastecimento estão alinhados.

Um programa de gestão de inventário monitoriza e organiza todos os elementos associados ao processo, sincronizando os dados com os outros sistemas da sua empresa. Existem três tipos principais de sistemas de inventário:

Sistema perpétuo: Atualiza continuamente o inventário em tempo real.
Sistema periódico: Requer contagens físicas de inventário no início e no final de um período específico.
Sistema manual: Baseia-se na tradicional abordagem de papel e caneta, sendo viável apenas para empresas com vendas mensais muito reduzidas.

A importância da gestão de inventário

Quer seja uma pequena empresa ou uma organização que utiliza sistemas de planeamento de recursos empresariais, a gestão de inventário é essencial por várias razões:

Evitar desperdícios

Se a sua empresa comercializa produtos com datas de validade, cada oportunidade de venda tem um prazo limitado. Uma gestão adequada do inventário ajuda a evitar desperdícios desnecessários, otimizando o controlo de stock e garantindo que os produtos sejam utilizados antes de expirarem.

Prevenir stock obsoleto

O stock obsoleto é composto por produtos que já não se vendem. Este fenómeno não está relacionado diretamente com a validade dos produtos, mas com fatores como mudanças sazonais, tendências de moda ou perda de relevância no mercado.

Ao adotar uma estratégia diligente e rigorosa, pode evitar este erro dispendioso. No entanto, para o lado oposto do espectro, é igualmente importante monitorizar os níveis de stock para evitar vendas em excesso ou contabilizar inventário fantasma (produtos que não existem fisicamente, mas estão registados).

Reduzir custos de armazenamento

O armazenamento é, muitas vezes, um custo variável que depende do espaço necessário para guardar os produtos. Quando armazena uma quantidade excessiva de mercadoria ou mantém produtos de difícil comercialização, os custos de armazenamento aumentam significativamente.

Uma gestão eficiente do inventário permite evitar estas situações, poupando dinheiro e otimizando a utilização do espaço disponível.

Melhorar o fluxo de caixa

O inventário tem um impacto direto nas vendas (determina o que pode ser vendido) e nas despesas (determina o que precisa de ser adquirido). Ambos influenciam os ativos correntes da empresa e, consequentemente, o fluxo de caixa.

Uma gestão eficiente de inventário contribui para uma melhor alocação de recursos financeiros, permitindo que a empresa opere com maior estabilidade e flexibilidade.

Otimizar o cumprimento de pedidos

Uma boa gestão de inventário é fundamental para melhorar o cumprimento de pedidos. Estratégias como a distribuição de inventário, que envolve manter stocks em vários centros de distribuição, garantem que os produtos estão mais próximos dos clientes.

Esta abordagem reduz o tempo de entrega e os custos de envio, contribuindo para uma experiência de compra mais satisfatória. Além disso, a gestão adequada de inventário facilita devoluções, reintegrando produtos utilizáveis no ciclo de vendas.

Independentemente do sistema adotado, as técnicas abaixo podem melhorar significativamente a gestão de inventário e, por consequência, o desempenho financeiro do seu negócio:

1. Planeamento da procura

Uma gestão de inventário eficaz começa com uma previsão precisa da demanda. Para tal, analises variáveis como:

Dados de vendas do ano anterior para o mesmo período;
Contratos e subscrições garantidas;
Sazonalidade;
Promoções futuras.

Compreender tendências de consumo permite manter os níveis de stock ajustados às necessidades reais do mercado.

2. Contagens de inventário

A reconciliação regular de inventário é essencial. Na maioria dos casos, confiará em software de gestão de inventário e nos relatórios do seu sistema de gestão de armazém para determinar a quantidade de produtos em stock. No entanto, é crucial garantir que os dados são precisos. Não há método mais eficaz para assegurar essa precisão do que realizar uma contagem física de inventário.

Atualize os registos de inventário em tempo real. O acesso a dados atualizados e corretos é fundamental para movimentar produtos de forma rápida e eficiente.

3. LIFO vs FIFO

Last in, first out (LIFO) na gestão de inventário pressupõe que a mercadoria adquirida mais recentemente será a primeira a ser vendida. Se os preços aumentarem ao longo do tempo, o inventário mais recentemente adquirido será também o mais caro, resultando em custos de inventário mais elevados, lucros mais baixos e, consequentemente, menor rendimento tributável.

First in, first out (FIFO), por sua vez, determina o custo das mercadorias vendidas (COGS). Este método assume que o stock mais antigo é vendido primeiro, sendo especialmente relevante para evitar desperdícios de produtos perecíveis ou com prazo de validade curto.

4. Tecnologia RFID

A identificação por radiofrequência (RFID) já desempenha um papel significativo na gestão de inventário e promete um futuro ainda mais abrangente. Muitas empresas utilizam atualmente etiquetas RFID para localizar o stock, mitigar o problema do inventário fantasma e reduzir excessos de inventário.

5. Códigos de barras

Algumas lojas de retalho adotam sistemas de leitura de códigos de barras para acompanhar os níveis de stock de produtos. Este processo envolve a digitalização de um código único que identifica cada item, enviando essa informação para o sistema de gestão de inventário, permitindo rastrear os produtos em todas as etapas.

Os sistemas baseados em códigos de barras automatizam o rastreamento de produtos desde a entrada na loja até à sua venda. Isso providencia informações precisas e em tempo real sobre o inventário, ajudando a tomar decisões estratégicas e a melhorar a satisfação dos seus clientes.

6. Relatórios ABC

Classifique o seu inventário com base numa análise ABC. Este tipo de relatório permite avaliar o valor do stock em função do impacto na sua receita:

A: Stock que representa 80% da sua receita.
B: Stock que representa 15% da sua receita.
C: Stock que representa 5% da sua receita.

Os produtos na categoria A são os mais valiosos e rentáveis, pelo que deve assegurar que estão sempre disponíveis para evitar perdas de vendas. Por outro lado, os itens da categoria C têm uma menor rotatividade ou estão obsoletos. Considere colocá-los em promoção para libertar espaço e capital.

7. Avaliações de inventário

A avaliação de inventário corresponde ao custo dos produtos não vendidos no final de um período de reporte. Como o inventário é frequentemente o maior ativo do negócio, é essencial medir o seu valor de forma consistente.

O método de avaliação do inventário afeta diretamente o custo das mercadorias vendidas, o rendimento líquido e o valor final do inventário, impactando por consequência a rentabilidade da empresa. Adicionalmente, existem implicações fiscais associadas a este processo.

8. Quantidades mínimas de encomenda

A quantidade mínima de encomenda (MOQ) é o número mínimo de unidades que deve adquirir de um fornecedor numa única encomenda. Os fornecedores definem este limite para garantir que os seus recursos não são desperdiçados em transações pouco lucrativas.

Gerir estrategicamente este parâmetro pode otimizar os níveis de inventário, reduzir custos e manter a cadeia de abastecimento eficiente, contribuindo para a rentabilidade do negócio.

9. Alertas de stock de segurança

O stock de segurança refere-se à quantidade mínima de produto que deve estar sempre disponível. É necessário fazer uma nova encomenda quando o inventário desce abaixo destes níveis previamente definidos.

O stock de segurança deve ser ajustado com base no tipo de produto, na procura dos clientes e no tempo necessário para reabastecer o stock. O sistema de gestão de inventário pode rastrear essas métricas através de relatórios de vendas detalhados.

10. Auditorias de inventário

A realização de auditorias regulares é essencial para garantir a precisão entre os registos financeiros e a quantidade física de stock. Agende auditorias mensais e anuais, investigando quaisquer discrepâncias até identificar e corrigir a causa raiz.

11. Six Sigma

O Six Sigma é uma metodologia de otimização utilizada na gestão da cadeia de abastecimento para reduzir excessos e obsolescências, como inventário que frequentemente é vendido abaixo do custo ou doado.

12. Relações com fornecedores

Manter relações sólidas com os fornecedores é essencial para lidar com situações inesperadas. Uma relação de confiança permite, por exemplo, negociar condições mais favoráveis, como a redução das quantidades mínimas de encomendas.

Para fortalecer esta parceria, deve informar os seus fornecedores sobre aumentos esperados nas vendas ou grandes encomendas, permitindo-lhes ajustar a produção e os prazos de entrega. Além disso, reveja regularmente o desempenho dos fornecedores e avalie se é necessário implementar melhorias ou substituí-los.

13. Terceirizar a gestão de inventário

A Rede de Cumprimento do Shopify otimiza a gestão de inventário ao distribuir produtos por uma rede de armazéns nos Estados Unidos, permitindo oferecer entregas rápidas a taxas acessíveis.

Como parceiro de cumprimento, o Shopify gere os pedidos dos clientes, processa devoluções e reintegra o stock utilizável no circuito de vendas.

14. Just-in-time

O método Just-in-Time (JIT) consiste em manter os níveis de inventário o mais baixos possível, reabastecendo apenas quando necessário para atender à procura.

Embora exija planeamento rigoroso e previsão precisa, o JIT é ideal para marcas em crescimento acelerado, com lançamentos programados e extensões de linha de produtos.

Gestão de inventário multicanal

Vender em múltiplos canais deixou de ser uma escolha opcional para os retalhistas online — é agora uma necessidade competitiva. Consequentemente, a gestão de inventário tornou-se ainda mais crucial e complexa. Os seus clientes não se preocupam com a localização dos produtos; querem apenas saber se estão disponíveis e acessíveis.

Por isso, uma abordagem integrada e multicanal é essencial para a gestão eficaz de inventário. O Shopify POS permite sincronizar os dados da loja física com os dados online, otimizando os níveis de stock e providenciando visibilidade sobre quais produtos estão disponíveis em cada localização.

A Allbirds, ao adotar o Shopify POS e o Shopify, conseguiu tirar partido das ferramentas incluídas na plataforma, especialmente as funcionalidades de gestão de inventário. Isso permitiu otimizar os níveis de stock nas lojas, reduzindo o inventário em loja e, consequentemente, a necessidade de espaço de retalho.

“Com a Shopify, temos os nossos sistemas de ponto de venda e ecommerce sob um único teto, o que serve o nosso objetivo final de sermos um retalhista omnicanal e de ver o cliente como um único cliente—não importa onde ele compre connosco,” afirma Travis Boyce, chefe de operações de retalho global.

Sistemas de gestão de inventário

Todas as empresas devem procurar minimizar os erros humanos nos seus processos de gestão de inventário. Para isso, é indispensável recorrer a software especializado.

Software de gestão de inventário

O software de gestão de inventário pode ser implementado como uma solução autónoma ou integrado numa plataforma de ecommerce, como a Shopify. Este tipo de ferramenta permite monitorizar e ajustar os calendários de reabastecimento de stock, bem como rastrear os pedidos desde a venda até à entrega.

Aplicativos de gestão de inventário

Os aplicativos de gestão de inventário permitem monitorizar, em tempo real, o estado do armazém. São úteis para os colaboradores envolvidos nas operações da empresa, oferecendo acesso às informações através de dispositivos móveis, como smartphones ou tablets.

A maioria destes aplicativos inclui funcionalidades como rastreamento de quantidade e localização do inventário, notificações de níveis baixos de stock e monitorização de pedidos.

Se é um comerciante do Shopify, experimente os seguintes aplicativos populares para a gestão de inventário:

Stocky: Rastreio de inventário detalhado e em tempo real.
Thrive by Shopventory: Conecta múltiplas contas do Shopify e automatiza pedidos de compra.
ShipHero: Oferece previsão da procura, automação de compras e muito mais.
Zoho: Integra-se com o Zoho CRM e o Zoho Books.

Gestão de inventário com a Shopify

Se gerencia o seu negócio com o Shopify, as ferramentas de gestão de inventário vêm integradas na plataforma.

Pode configurar o rastreamento de inventário, visualizar o stock disponível e ajustar os níveis diretamente na área de Inventário do painel de administração do Shopify. Também é possível consultar o histórico de ajustes de inventário e as transferências relacionadas com variantes rastreadas pelo sistema.

Captura de ecrã do painel de administração do Shopify mostrando o inventário de uma loja

Além disso, a Shopify providencia relatórios detalhados que oferecem uma visão global do inventário no final de cada mês. Entre os relatórios disponíveis, encontram-se:

Média de inventário vendido por dia;
Percentagem de inventário vendido;
Análise ABC por produto;
Taxa de venda de produtos;
Dias de inventário restantes.

Captura de ecrã do painel de administração da Shopify mostrando relatórios de inventário

Como aceder a estes relatórios:

No painel de administração do Shopify, direcione-se a Análises > Relatórios;
Clique em Categorias;
Filtre os relatórios selecionando a opção Inventário.

O futuro da gestão de inventário

A evolução tecnológica está a transformar a forma como os retalhistas gerem os seus inventários. Tecnologias emergentes estão a abrir novas possibilidades para otimizar operações e reduzir custos.

Análise preditiva

A análise preditiva combina automação, dados e aprendizado de máquina para criar previsões e análises precisas. Baseados em algoritmos avançados, estes modelos fornecem conhecimentos valiosos e fundamentados, ajudando os retalhistas a melhorar a eficiência na gestão de inventário. Quanto mais dados forem introduzidos no sistema, maior será a sua precisão e utilidade.

Inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) continua a desempenhar um papel crescente nas soluções de gestão de inventário. Sistemas baseados em IA podem automatizar decisões relacionadas com o inventário, ajustando-se em tempo real às necessidades dos clientes e à procura do mercado.

IoT

Os dispositivos IoT (Internet-of-things) estão a revolucionar o setor, providenciando dados de localização em tempo real. Esta tecnologia reduz o tempo necessário para localizar itens no armazém e permite uma gestão mais eficiente, ao oferecer uma visão clara sobre a quantidade e a localização do stock disponível.

Assuma o controle do seu stock com a Shopify

Uma gestão eficaz de inventário permite reduzir custos de armazenamento, identificar padrões de venda, prever a procura e estar preparado para imprevistos. Empresas que implementam boas práticas de gestão de inventário têm maiores probabilidades de alcançar rentabilidade e sustentabilidade no mercado.

Perguntas frequentes sobre a gestão de inventário

O que faz a gestão de inventário?

A gestão de inventário ajuda os retalhistas a rastrear e controlar o fluxo de bens dentro do negócio. Isto inclui o acompanhamento da movimentação de bens e materiais, a monitorização da rotatividade de inventário e a otimização do reabastecimento, garantindo que os produtos estão sempre disponíveis para os clientes.

Quais são os 4 principais passos na gestão de inventário?

Configurar o software de gestão de inventário;
Definir a técnica de gestão de inventário a ser utilizada;
Inserir os dados existentes no sistema;
Analisar os resultados e ajustar processos.

Qual é a chave para gerir o inventário?

A chave para uma gestão de inventário eficaz é utilizar ferramentas e sistemas integrados que forneçam uma visão abrangente e precisa do negócio.

Qual é o principal objetivo da gestão de inventário?

O objetivo principal é otimizar os níveis de stock, evitando rupturas de stock, minimizando excessos de inventário e maximizando a eficiência operacional.

Quais são as 5 etapas do processo de gestão de inventário?

As cinco etapas da gestão de inventário são:

Previsão da procura: Antecipar a procura futura para ajustar os níveis de stock;
Reabastecimento: Garantir que os produtos sejam reabastecidos atempadamente;
Processamento de pedidos: Agilizar o cumprimento de pedidos;
Armazenamento e organização: Manter um armazém eficiente e funcional;
Relatórios e análise: Utilizar dados para decisões informadas.

Qual é um exemplo de gestão de inventário?

Um exemplo prático seria uma loja de retalho que utiliza um sistema de leitura de códigos de barras para rastrear o stock. Com base nas tendências de vendas, o sistema automatiza o reabastecimento, criando pedidos assim que os níveis de stock atingem limites predefinidos.