Com o lançamento do seu pequeno negócio, é fundamental organizar as tarefas de contabilidade que acompanham a gestão de uma loja. Embora a área contabilística possa não ser a parte mais emocionante de fazer crescer o seu negócio, começar da forma correta é essencial.
Neste guia, vai descobrir tudo o que precisa de saber sobre contabilidade para pequenas empresas, bem como algumas das melhores soluções de software de contabilidade disponíveis, para avançar para o próximo item da sua lista de tarefas financeiras.
O que é a contabilidade para pequenas empresas?
A contabilidade para pequenas empresas compreende um conjunto de atividades financeiras destinadas a processar, medir e comunicar a situação económica de um negócio. Estas atividades incluem impostos, gestão, folha de pagamento, aquisições e controlo de inventário.
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Quando tem um negócio, pode aprender a fazer a sua contabilidade ou optar por contratar um contabilista. Felizmente, pode fazer os seus registos contabilísticos sem ajudas e há várias vantagens nesta opção.
Como fazer a contabilidade do seu pequeno negócio
- Abra uma conta bancária para pequenas empresas
- Desenvolva um sistema de contabilidade para pequenas empresas
- Acompanhe as despesas do seu pequeno negócio
- Configure um sistema de folha de pagamento para pequenas empresas
- Investigue o imposto de importação
- Determine como será pago
- Estabeleça procedimentos para o imposto sobre vendas
- Defina as suas obrigações fiscais
- Calcule a margem bruta
- Candidate-se a financiamento para pequenas empresas
- Encontre parceiros de contabilidade de alta qualidade
- Reavalie periodicamente os seus métodos
1. Abra uma conta bancária para pequenas empresas
Ter uma conta bancária separada para o negócio protege os seus bens pessoais em cenários como falência, processos judiciais ou auditorias. Caso planeie procurar financiamento junto de credores ou investidores no futuro, contar com registos financeiros organizados aumenta as hipóteses de aprovação.
- Crie primeiro uma conta à ordem para negócios e, a seguir, contas de poupança que permitam organizar o fluxo de caixa e planear os impostos. Por exemplo, pode reservar uma percentagem de cada recebimento para cobrir impostos de trabalhador independente. Uma recomendação frequente é reservar cerca de 25% do seu rendimento, mas se os lucros forem elevados, poderá ser mais prudente guardar até um terço.
- Nota que sociedades de responsabilidade limitada (LLC), parcerias e corporações são legalmente obrigadas a ter uma conta bancária separada para o negócio. Empresários em nome individual não são legalmente obrigados a fazê-lo, mas é altamente recomendado para evitar a mistura de fundos pessoais e empresariais.
- A seguir, considera a obtenção de um cartão de crédito empresarial para começares a construir crédito. O crédito torna-se importante tanto para obter financiamento quanto para financiar possíveis encomendas maiores.
- Dependendo do tipo de transações que pretenda realizar, existem cartões de crédito com diferentes vantagens. Se planeia gastar muito em viagens, por exemplo, um cartão de crédito com foco em milhas pode ser útil. O Shopify Credit, por exemplo, oferece cashback na categoria em que mais gastas.
Para abrir uma conta bancária comercial, precisará de um nome de empresa e, possivelmente, de documentação que prove o registo do negócio, dependendo das exigências do banco.
2. Desenvolva um sistema de contabilidade para pequenas empresas
A contabilidade é o processo diário de registar transações, categorizar custos e conciliar extratos bancários. Por outro lado, a contabilidade de gestão (mais abrangente) analisa e interpreta esses dados, convertendo-os em relatórios que ajudam a avaliar a saúde do negócio.
Como empreendedor, tem de decidir como vai gerir os registos contabilísticos:
- Faça você mesmo (DIY), utilizando um software como QuickBooks ou Wave, ou mesmo uma folha de cálculo Excel.
- Subcontrate um contabilista remoto ou local, em regime de prestação de serviços.
- Contrate um contabilista interno e/ou um profissional de contabilidade caso o negócio seja suficientemente grande.
Para além disso, deve escolher entre o método de contabilidade:
- Regime de Caixa: As receitas e despesas são reconhecidas no momento em que são efetivamente recebidas ou pagas.
- Regime de Competência: As receitas e despesas são reconhecidas no momento em que a transação ocorre, mesmo que o pagamento ainda não tenha sido efetuado ou recebido. Neste caso, é necessário controlar as contas a receber e as contas a pagar.
No Canadá, os empresários devem usar o regime de competência (embora possam simplificar o processo usando o regime de caixa durante o ano e fazer um ajuste único no final do ano para fins fiscais). Nos EUA, as empresas que faturam menos de 5 milhões de dólares podem usar o regime de caixa; acima desse valor, é obrigatório usar o regime de competência.
3. Acompanhe as despesas do seu pequeno negócio
O acompanhamento preciso e regular das despesas é o alicerce de uma boa contabilidade. Permite-te monitorizar o crescimento do negócio, preparar declarações fiscais, reunir dados para as demonstrações financeiras, identificar despesas dedutíveis e validar a credibilidade dos seus registos.
- Desde o princípio, organiza recibos e outros documentos relevantes de forma sistemática. Podes guardar tudo manualmente ou recorrer a serviços como o Shoeboxed.
- Embora, nos EUA, o IRS não exija recibos para despesas inferiores a 75 dólares, manter um registo completo é uma boa prática.
Há cinco tipos de recibos que merecem atenção especial:
-
Refeições e entretenimento
Se faz reuniões de trabalho em cafés ou restaurantes, anota quem esteve presente e o motivo da reunião no verso do recibo. -
Viagens fora da cidade
Certifique-se que as suas despesas de viagem são genuinamente de negócios, guardando provas que comprovem a natureza profissional. -
Despesas com veículos
Se utilizar o carro para fins empresariais, registe onde, quando e porquê. Aplique depois a percentagem de uso do carro ao total de despesas. -
Recibos de ofertas
Se oferecer, por exemplo, bilhetes para um evento, verifique se participa ou não com o destinatário. Se sim, a despesa pode ser considerada entretenimento. -
Recibos de escritório em casa
Determina a percentagem da casa usada para o negócio e aplica-a às despesas relacionadas — rendas, serviços, internet, etc.
Qualquer despesa que tenha tanto uso pessoal como profissional deve refletir essa utilização mista. Um exemplo é o telemóvel: podes deduzir apenas a percentagem utilizada para fins comerciais. O mesmo se aplica à Wi-Fi. As despesas de quilometragem podem ser deduzidas na totalidade, mas requerem registos fiáveis das viagens de trabalho.
4. Configure um sistema de folha de pagamento para pequenas empresas
Muitas lojas online começam com um único fundador. Mas chega uma altura em que pode fazer sentido contratar pessoal. Nesse ponto, deverá determinar se vai contar com empregados (com vínculo contratual) ou trabalhadores independentes (freelancers).
- Empregados: Precisará de estabelecer um calendário de pagamentos e assegurar que faz as retenções na fonte adequada. Existem muitos serviços que facilitam esta tarefa, e alguns softwares de contabilidade incluem funcionalidades para processamento de salários.
- Trabalhadores independentes: Mantém registos do quanto pagas a cada pessoa. Nos EUA, poderás precisar de preencher formulários 1099 para cada colaborador externo, além de guardar o respetivo nome e morada para esses fins.
5. Investigue o imposto de importação
Dependendo do seu modelo de negócio, talvez planeie importar produtos de outros países para vendê-los na sua loja. Ao importar bens, irás, provavelmente, enfrentar tarifas e taxas alfandegárias — algo particularmente relevante em cenários de dropshipping.
- Se opera nos EUA, a Administração de Comércio Internacional pode ajudar-te a compreender os impostos de importação.
- No Canadá, pode consultar a Agência de Serviços Fronteiriços do Canadá para obter informações pormenorizadas.
Um calculador de taxas ajudará a estimar o custo total dos impostos e planear de forma adequada.
6. Determine como será pago
Quando as vendas começarem a surgir, precisará de um método para aceitar pagamentos. Caso seja um retalhista Shopify na América do Norte, a Shopify Payments permite-te aceitar cartões de crédito e de débito sem ter de passar por todo o processo de criar uma conta de comerciante ou integrar gateways de pagamento de terceiros.
- Se optar por utilizar um processador de pagamentos distinto, as taxas variam. Alguns cobram uma taxa de intercâmbio mais uma taxa fixa (geralmente cerca de 2,9% + 0,30 USD por transação), enquanto outros têm um modelo de assinatura mensal com transações ilimitadas.
- Verifique esta lista de gateways de pagamento (se for aplicável à tua região) para encontrares a melhor solução.
7. Estabeleça procedimentos para o imposto sobre vendas
O e-commerce possibilita vender para clientes localizados em vários estados, províncias ou até países. Embora seja uma oportunidade fantástica para expandir, acrescenta complexidade relativamente ao imposto sobre vendas.
- No Canadá, só precisa de começar a cobrar o GST/HST depois de atingir 30.000 CAD em receitas durante um período de 12 meses. Pode submeter o GST/HST em prestações. Se quiser, pode começar a cobrá-lo antes desse limite, utilizando-o para créditos de impostos. Vender para clientes internacionais (fora do Canadá) não implica a cobrança de GST/HST.
- Nos EUA, o assunto é mais complexo. É preciso entender se opera num estado baseado na origem ou no destino. Nos estados baseados na origem, cobra o imposto sobre vendas com base no endereço do seu negócio. Nos estados baseados no destino, o imposto deve ser calculado de acordo com a localização do comprador.
- As compras internacionais estão isentas de impostos para empresas dos EUA, mas as leis podem ser confusas. Consulta um contabilista para informações específicas sobre a sua situação.
8. Defina as suas obrigações fiscais
As obrigações fiscais dependem da estrutura legal do seu negócio:
- Se é empresário em nome individual, LLC ou parceria, o rendimento empresarial é registado na sua declaração pessoal de impostos.
- Nas corporações, a empresa é uma entidade separada e paga impostos separadamente dos proprietários. Neste caso, o seu rendimento pessoal advém de um salário ou distribuição de lucros, sujeito a regras distintas.
Quando surgirem dúvidas, vale a pena procurar apoio de um profissional de impostos para evitar problemas e poupar recursos no futuro.
9. Calcule a margem bruta
Melhorar a margem bruta da sua loja é o primeiro passo para ganhar mais rendimento globalmente. Para calcular a margem bruta, precisas de conhecer os custos incorridos para produzir o seu produto.
Para entender melhor, vamos rapidamente definir tanto o custo das mercadorias vendidas (COGS) quanto a margem bruta.
- Custo das mercadorias vendidas (COGS): São os custos diretos associados à produção dos produtos que vendem (matérias-primas e mão de obra direta).
- Margem bruta: Representa a percentagem das receitas que retém após cobrirem os custos diretos.
A fórmula para calcular a margem bruta é:
Margem bruta (%) = (receita - COGS) / receita
Pode-se utilizar o nosso calculador de margem de lucro gratuito (quando disponível) para determinar rapidamente este valor.
10. Candidate-se a financiamento para pequenas empresas
Poderá enfrentar períodos de vendas mais fracas devido a fatores externos ou precisar de capital para ampliar o negócio — quer seja para lançamentos de novos produtos, para a contratação de equipas ou para abrir uma loja física. Por isso, muitas pequenas empresas recorrem a empréstimos.
- Se pretende contrair um empréstimo, provavelmente precisará de demonstrações financeiras — balanços e demonstrações de resultados, no mínimo, e possivelmente uma demonstração de fluxos de caixa.
- A Shopify Capital é uma forma simples para comerciantes Shopify obterem financiamento. Os valores a receber são definidos com base no histórico de vendas da sua loja, e o reembolso é feito a partir das vendas futuras.
Antes de assinar um contrato de dívida, faz as contas ao retorno do investimento (ROI). Soma todos os custos que precisas cobrir com o empréstimo, a receita adicional estimada e os juros a pagar. Utilize, por exemplo, um calculador de empréstimos para negócios para obter o custo total.
11. Encontre parceiros de contabilidade de alta qualidade
Mesmo que conheça os princípios básicos de contabilidade, é normal precisar de apoio especializado de vez em quando. Profissionais como contabilistas e consultores financeiros podem guiar-te na tomada de decisões:
- Contabilista certificado (CPA): Único profissional com competência legal para preparar demonstrações financeiras auditadas.
- Contabilista / Técnico de contabilidade: Faz a manutenção diária de registos, classifica despesas, gere contas a receber e a pagar, etc.
- Preparador de impostos: Preenche e entrega os formulários necessários durante a época de impostos. Em alguns casos, também pode ajudar-te a configurar pagamentos de impostos estimados.
- Planeador fiscal: Otimize os seus impostos antes da época de entrega de declarações, ajudando a reduzir a carga fiscal sempre que possível.
12. Reavalie periodicamente os seus métodos
Talvez comece por utilizar uma folha de cálculo para controlar as contas. À medida que o negócio expande, um sistema como QuickBooks ou Bench pode dar-te mais agilidade e segurança.
Convém monitorizar:
- Tempo investido na contabilidade: calcule o seu custo-hora e avalie se vale a pena continuar a fazer a contabilidade sozinho ou contratar alguém.
- Complexidade do negócio: à medida que cresce, o número de transações e categorias aumenta, tornando sistemas mais robustos uma necessidade.
Aprender o essencial de contabilidade dá-te as ferramentas para entenderes a saúde financeira do seu negócio, mesmo que não faça o trabalho contabilístico diariamente.
Melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
Cada dono de negócio precisa de um bom software de contabilidade para registar transações e poupar tempo. O software de contabilidade para pequenas empresas deve permitir acesso fácil a relatórios financeiros, saldos bancários, fluxos de receita e custos, estimativas de obrigações fiscais e muito mais.
Ao ligar as contas bancárias e cartões de crédito ao software, as transações entram automaticamente em filas e são associadas a categorias adequadas, refletindo-se no seu plano de contas.
Algumas funcionalidades a procurar:
- Integrações de plataforma: Integração com a tua plataforma de e-commerce e compatibilidade com ferramentas de terceiros para gestão de contratos, entre outras.
- Relatórios completos: Precisará de relatórios avançados, incluindo controlo de inventário, despesas detalhadas e fluxos de receita.
- Configuração de impostos sobre vendas: Saber exatamente quanto imposto deve cobrar e como processá-lo pode ser confuso; o melhor software de contabilidade facilita esta tarefa.
- Bom apoio ao cliente:: Verifique avaliações de utilizadores sobre a qualidade do suporte, incluindo disponibilidade 24/7 e documentação de autoatendimento.
Segue uma lista de softwares de contabilidade que podem servir para gerir os seus registos:
Xero
O Xero é um sistema de contabilidade na nuvem voltado para empresas de pequena e média dimensão.
Oferece uma visão abrangente das finanças, permitindo o acesso a partir de qualquer dispositivo. As funcionalidades incluem:
Benefícios:
- Gestão de stock
- Conexões com grandes bancos
- Relatórios personalizáveis
- Segmentação de contactos
- Ferramentas de folha de pagamento
- Aplicação móvel
- Reconciliação bancária facilitada
QuickBooks Online
O QuickBooks Online é um software de contabilidade para pequenas empresas gerido pela Intuit. Pode utilizá-lo para tirar fotografias e armazenar recibos de despesas, acompanhar o seu rendimento e despesas, e muito mais.
O QuickBooks fornece uma visão completa de todos os seus custos (por exemplo, custos de inventário e de manutenção) e de cada venda que o teu negócio realiza ao longo do tempo. Também disponibiliza automação de inventário com rastreio de stock permanente, para que os custos de vendas e o inventário sejam atualizados sempre que fazes uma venda. Além disso, é possível integrar o QuickBooks com o Shopify, ajudando-te a manter a organização e os dados sempre em dia.
Benefícios:
- Aplicação móvel
- Baseado na nuvem
- Acompanhamento de quilometragem
- Gestão de prestadores de serviços externos
- Acompanhamento de inventário
- Separação de despesas empresariais e pessoais
Wave
O Wave é uma solução de contabilidade direcionada a pequenas empresas. A sua funcionalidade de reconciliação bancária permite ligar as suas contas bancárias, contas PayPal e outras fontes de dados, para visualizar as transações do negócio em tempo real. Também possibilita criar relatórios como contas a receber, balanços, demonstrações de lucros e perdas, relatórios de imposto sobre vendas e contas a pagar.
Benefícios:
- Acessível
- Taxas competitivas de processamento de cartões de crédito
- Contabilidade gratuita e digitalização de recibos
- Sem limites de transação ou faturação
- Número ilimitado de utilizadores
- Aplicação móvel
FreshBooks
O FreshBooks é um software de contabilidade e gestão de faturas na nuvem, concebido para pequenas empresas. Oferece gestão de despesas, contabilidade elementar e todas as funcionalidades essenciais para manter as contas em ordem.
Benefícios:
- Fácil de utilizar.
- Integra-se com a Shopify
- Planos com preços simples
- Faturas personalizáveis
- Suporte detalhado de autoatendimento
Apesar de existirem muitas ferramentas de contabilidade e soluções fiscais no mercado, é fundamental que escolha uma que transmita confiança e que planeie utilizar no longo prazo. Pode, evidentemente, mudar de software, mas esse processo pode levar tempo — algo que convém evitar sempre que possível.
Conheça os seus números para fazer crescer o seu negócio
Dar os primeiros passos ao criar um negócio pode ser exigente. No entanto, ao investir tempo a pesquisar opções bancárias, a definir a forma de gerir transações e a explorar soluções de financiamento, está a garantir que as finanças da sua nova loja ficam bem estruturadas desde o início.
Desde escolher o cartão de crédito empresarial adequado até determinar o rendimento que cada produto pode gerar, estas ações vão contribuir para o êxito do seu negócio no presente e à medida que este evolui.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para pequenas empresas
Como faço a contabilidade do meu pequeno negócio?
É possível começar com registos contabilísticos básicos numa folha de cálculo. Todavia, este método é mais moroso, sujeito a erros manuais e consome muito tempo, em comparação com um software de contabilidade abrangente para pequenas empresas. No mínimo, deves acompanhar despesas e rendimentos numa plataforma segura e baseada na nuvem.
Quanto devo pagar a um contabilista para o meu pequeno negócio?
O custo de um contabilista para pequenas empresas varia consoante vários fatores. Em portugal, o salário médio de um contabilista são € 15,000 por ano ou € 7.69 por hora. Caso opte por um contratado ou por um escritório de contabilidade, as despesas podem variar entre algumas centenas de euros por mês e valores na ordem dos milhares, dependendo do volume de trabalho.
O que faz um contabilista para proprietários de pequenas empresas?
Um contabilista para pequenas empresas desempenha várias funções, como:
- Ajuda a formalizar o negócio
- Colabora na redação de um plano de negócios
- Analisa o fluxo de caixa
- Identifica oportunidades de redução de custos
- Fornece consultoria em estratégia empresarial
- Gere dívida
- Acompanha cobranças
- Prepara e apresenta candidaturas a empréstimos
- Planeia orçamentos
- Configura software de contabilidade
- Gere inventário
- Sugere ferramentas de gestão
- Ajuda a criar novas contas bancárias
- Supervisiona folhas de pagamento
- Elabora relatórios financeiros de fim de ano
- Evita auditorias
- Aconselha sobre finanças pessoais
O que faz um contabilista para uma pequena empresa?
Os contabilistas ocupam-se das tarefas administrativas contínuas, incluindo:
- Conciliar contas
- Registar transações
- Gerir contas a receber e a pagar
- Fazer lançamentos de ajuste
- Preparar demonstrações financeiras
- Emitir faturas
- Configurar e gerem ferramentas e tecnologias
- Mantém-se atualizado acerca de leis e regulamentos
- Processar a folha de pagamento básica
- Colaborar com o seu contabilista, preparador de impostos e planeador fiscal