Wraz ze spadkiem znaczenia gotówki oraz rosnącą różnorodnością popularnych metod płatności (klienci mogą teraz korzystać z kart kredytowych, Apple Pay czy PayPal), akceptacja płatności w 2025 roku nie jest już tak prosta jak kiedyś, gdy wystarczyło wrzucić banknoty do szufladki. Jak więc zapewnić, że płatności Twoich klientów trafią na konto Twojej firmy? Potrzebujesz operatora płatności.
Dowiedz się, jak działa przetwarzanie płatności, zapoznaj się z siedmioma opcjami przetwarzania płatności dla małych firm i odkryj wskazówki, jak maksymalnie wykorzystać swojego operatora płatności.
Czym jest przetwarzanie płatności dla małych firm?
Przetwarzanie płatności to kluczowa funkcja biznesowa, która polega na przekazywaniu płatności za towary i usługi pomiędzy rachunkami bankowymi — od konta bankowego powiązanego z kartą debetową klienta do rachunku handlowego Twojej firmy.
Małe firmy potrzebują operatorów płatności, aby zarządzać pieniędzmi, które nie są gotówką ani czekami – obejmuje to płatności kartą debetową, portfelami cyfrowymi, takimi jak Apple Pay czy Google Pay, oraz płatności kartą kredytową.
Przetwarzanie płatności to niezbędna usługa dla przedsiębiorców. Inne kluczowe usługi obejmują bramki płatnicze, systemy punktów sprzedaży (POS) oraz konta dla sprzedawców.
Ostatecznie operatora płatności można traktować jako pośrednika między Twoim klientem, bankiem klienta, firmą obsługującą jego kartę kredytową a Twoją firmą.
Jak działa przetwarzanie płatności
Operatorzy płatności przechodzą przez kilka kroków, aby przelać środki od Twoich klientów na konto Twojej firmy, co zazwyczaj zajmuje od jednego do trzech dni. Oto etapy:
1. Klient płaci za pomocą systemu POS (stacjonarnie) lub bramki płatniczej (online).
2. Operator płatności otrzymuje dane dotyczące płatności.
3. Operator płatności przesyła informacje o płatności do instytucji wydającej kartę.
4. Bank wydający kartę weryfikuje środki i autoryzuje płatność.
5. Operator płatności finalizuje transakcję.
Na ostatnim etapie bank wydający kartę przekaże środki od Twojego klienta na Twoje konto sprzedawcy. Jeśli planujesz akceptować płatności kartami kredytowymi i debetowymi, konto sprzedawcy stanowi niezbędne połączenie między bankiem wydającym kartę a Twoim kontem firmowym. Środki są zazwyczaj przechowywane na koncie sprzedawcy przez kilka dni, zanim będą mogły zostać przelane na konto Twojej firmy.
Rodzaje operatorów płatności
Istnieją dwa rodzaje operatorów płatności: dostawcy usług płatniczych (PSP) oraz dostawcy kont sprzedawców. Ich główną różnicą jest sposób zarządzania kontami sprzedawców.
Oto jak działają:
Dostawcy usług płatniczych (PSP)
PSP przesyłają środki od Twojego klienta na wspólne konto sprzedawcy – konto, które dzielisz z innymi firmami. PSP oferują uproszczoną rejestrację i stosunkowo proste struktury płatności.
Jeśli jesteś sprzedawcą na Shopify, możesz szybko aktywować Shopify Payments (PSP), aby natychmiast przyjmować płatności.
Dostawcy kont handlowych
Dostawcy kont sprzedawców udostępniają Ci niezależne konto sprzedawcy, ale zanim je otrzymasz, Twoja firma musi przejść proces oceny ryzyka. Aby zakończyć formalności, będziesz musiał dostarczyć informacje takie jak średnia wartość transakcji i czas dostawy.
Choć rejestracja u dostawcy konta sprzedawcy może być skomplikowana, zazwyczaj jest to tańsza opcja niż PSP, jeśli Twoja firma ma wysoką sprzedaż.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze operatora płatności dla małych firm
Porównaj funkcje, modele cenowe oraz integracje z rozwiązaniami sprzedaży detalicznej, aby wybrać odpowiedniego operatora płatności.
Opłaty transakcyjne
Opłaty transakcyjne różnią się w zależności od operatora płatności i metody płatności. Na przykład, zapłacisz więcej, gdy klienci używają kart kredytowych, niż w przypadku płatności debetowych lub ACH. Weź pod uwagę, jakiego rodzaju płatności spodziewasz się najczęściej, i wybierz operatora płatności, który oferuje konkurencyjną stawkę.
Powinieneś także rozważyć, gdzie najczęściej będą odbywać się płatności, ponieważ operatorzy płatności pobierają różne opłaty transakcyjne za płatności osobiste i online. Niektórzy operatorzy oferują konkurencyjne opłaty za płatności osobiste, ale dość wysokie za płatności online, i odwrotnie.
Modele cenowe
Najbardziej opłacalny model dla Twojej małej firmy będzie zależał od średniej wartości transakcji i wolumenu. Przyjrzyj się dwóm powszechnym modelom cenowym:
- Stała stawka: płacisz stałą opłatę transakcyjną za każdą płatność. Ten model dobrze sprawdza się w małych firmach z niskim wolumenem transakcji.
- Opłata interchange-plus: płacisz stawkę interchange plus koszt transakcji. Stawki interchange różnią się w zależności od firmy obsługującej kartę, ale zazwyczaj wynoszą około 2%. Choć ten model może oferować niższe opłaty transakcyjne niż stała stawka, zwykle wiąże się z dodatkowymi miesięcznymi opłatami i jest odpowiedni dla firm o wysokiej sprzedaży.
Usługi dodatkowe i integracje
Jeśli prowadzisz biznes e-commerce, potrzebujesz internetowej bramki płatniczej. Najprostszą opcją jest wybór operatora płatności, takiego jak Shopify Payments, ponieważ zawiera on zintegrowaną bramkę płatniczą w ramach swoich usług. Jeśli Twój operator płatności nie oferuje zintegrowanej bramki płatniczej, bądź przygotowany na dodatkowe opłaty.
Jeśli prowadzisz biznes stacjonarny, potrzebujesz sprzętu POS. Firmy zajmujące się przetwarzaniem płatności wynajmują i sprzedają ten sprzęt. Jeśli już posiadasz system POS, wybierz operatora, który może połączyć się z Twoim sprzętem. W zależności od typu biznesu, warto rozważyć sprzęt z funkcjami specyficznymi dla branży, takimi jak zarządzanie zapasami czy harmonogramy zmian w restauracjach.
7 popularnych firm zajmujących się przetwarzaniem płatności dla małych firm
Dostawca | Opłaty transakcyjne | Struktura cenowa | Opłaty miesięczne |
---|---|---|---|
Shopify | 2,9% + 0,30 dolara (ok. 1,20 zł) online; 2,6% + 0,10 dolara (ok. 40 gr) stacjonarnie | Cena stała | Od 29 dolarów (ok. 120 zł)/miesiąc, płatne rocznie |
Square | 2,9% + 0,30 dolara (ok. 1,20 zł) online; 2,6% + 0,10 dolara (ok. 40 gr) stacjonarnie | Cena stała | Brak, 29 dolarów (ok. 120 zł)/miesiąc lub ceny dostosowane |
Stax | Stawka interchange + 0,08 dolara (ok. 32 gr) stacjonarnie; interchange + 0,15 dolara (ok. 60 gr) online | Interchange plus | 99–199 dolarów (ok. 400–800 zł) |
Stripe | 2,9% + 0,30 dolara (ok. 1,20 zł); 2,7% + 0,05 dolara (ok. 20 gr) stacjonarnie | Cena stała | Brak |
Payment Depot | Stawka interchange + 0,2%–1,95% | Interchange plus | Brak |
Helcim | Dla miesięcznego wolumenu sprzedaży do 50 000 dolarów (ok. 200 000 zł), stawka interchange + 0,4% + 0,08 dolara (ok. 32 gr) stacjonarnie; stawka interchange + 0,5% + 0,25 dolara (ok. 1,00 zł) online | Interchange plus | Brak |
Clover | 3,5% + 0,10 dolara (ok. 40 gr) stacjonarnie i online | Cena stała | Od 14.95 dolara (ok. 60 zł) /miesiąc |
Przyjrzyj się niektórym z najpopularniejszych opcji przetwarzania płatności dla małych firm:
1. Shopify
Bramka płatnicza i operator płatności Shopify nazywa się Shopify Payments i jest dostępna bezpłatnie dla wszystkich sprzedawców Shopify. System obsługuje płatności z wszystkich głównych kart kredytowych i oferuje funkcje takie jak 3D secure, szyfrowanie danych, całodobową obsługę klienta oraz zgodność z PCI, aby zapewnić bezpieczeństwo danych Twoich klientów. Shopify Payments integruje się również z Shop Pay, co pozwala uzyskać o 50% wyższy współczynnik konwersji w porównaniu do tradycyjnego procesu zakupu.
Shopify Payments oferuje także sprzęt POS dla Twojego sklepu stacjonarnego. System POS Shopify umożliwia zarządzanie zapasami, klientami oraz generowanie raportów danych i analiz.
Funkcje:
- Cennik oparty na stałej stawce
- Bezpłatne w ramach subskrypcji Shopify
- Pełna integracja z platformą Shopify
- Zintegrowana bramka płatnicza
- Zgodność z PCI DSS w celu ochrony danych finansowych
- Obsługuje płatności międzynarodowe w lokalnych walutach klientów
- Całodobowa obsługa klienta
2. Square
Square działa na podstawie cennika opartego na stałej stawce i oferuje darmowy plan bez kosztów konfiguracji dla firm e-commerce. Wersja za 29 dolarów (ok. 120 zł)/miesiąc jest przeznaczona dla restauracji i firm wykorzystujących umawianie wizyt. Square jest popularnym wyborem wśród firm stacjonarnych, oferując różnorodne opcje sprzętu POS, który można wypożyczyć lub kupić. Koszty sprzętu wahają się od 0 dolarów za mobilny czytnik kart do 799 dolarów (ok. 3200 zł) (lub 39 dolarów (ok. 160 zł)/miesiąc przez dwa lata) za urządzenie.
Funkcje:
- Cennik oparty na stałej stawce
- Brak opłat subskrypcyjnych
- Systemy POS
- Bezpłatne wystawianie faktur
- Bezpłatny mobilny czytnik kart
- Analiza sprzedaży i zapasów
- Oprogramowanie dostosowane do potrzeb sklepów detalicznych i restauracji
3. Stax
Jeśli Twoja mała firma ma wysoki wolumen sprzedaży, warto rozważyć Stax, który pobiera opłaty za przetwarzanie płatności w modelu interchange-plus oraz miesięczną opłatę od 99 do 199 dolarów (ok. 400–800 zł), w zależności od wolumenu sprzedaży. Opłaty transakcyjne interchange-plus Stax są niższe niż wiele stałych opłat transakcyjnych, ale musisz osiągnąć odpowiedni poziom sprzedaży, aby uzasadnić miesięczny koszt. Dobrą wiadomością jest to, że operator płatności nie wiąże Cię długoterminową umową.
Funkcje:
- Cennik interchange-plus
- Opłaty subskrypcyjne
- Całodobowa obsługa klienta
- Systemy POS
- Zgodność z PCI
4. Stripe
Dzięki stałej stawce, Stripe jest świetnym rozwiązaniem dla małych firm poszukujących prostego systemu przetwarzania płatności. Stripe jest szczególnie dobrym wyborem dla właścicieli sklepów e-commerce, którzy cenią sobie personalizację, ponieważ pozwala na dodanie własnego brandingu do procesu zakupu lub dostosowanie przebiegu transakcji w celu uzyskania wyższego współczynnika konwersji. Stripe oferuje także sprzęt POS dla firm stacjonarnych.
Funkcje:
- Cennik oparty na stałej stawce
- Brak opłat subskrypcyjnych
- Całodobowa obsługa klienta
- Analiza sprzedaży i rozszerzenia do zarządzania zapasami
- Akceptuje płatności międzynarodowe w ponad 135 walutach
- Zintegrowane fakturowanie i wystawianie faktur
5. Payment Depot
Payment Depot działa w modelu interchange-plus, ale jego struktura cenowa jest dostosowywana do potrzeb Twojej firmy. To nie jest rozwiązanie „plug-and-play”: będziesz musiał porozmawiać z zespołem sprzedaży Payment Depot, aby ustalić stawki. Proces rejestracji wymaga również przejścia przez proces oceny ryzyka, ponieważ Payment Depot jest dostawcą konta sprzedawcy. Niemniej jednak, Payment Depot może być dobrym wyborem dla małych firm o dużym wolumenie sprzedaży, ponieważ jego stawki interchange-plus zazwyczaj są bardziej przystępne niż opłaty w modelu stałej stawki.
Funkcje:
- Cennik interchange-plus
- Brak opłat miesięcznych
- Całodobowa obsługa klienta
- Zgodność z PCI
6. Helcim
Helcim działa w modelu opłat interchange-plus, ale w odróżnieniu od podobnych firm zajmujących się przetwarzaniem kart kredytowych, nie pobiera opłaty miesięcznej. Stawki transakcyjne Helcim maleją wraz ze wzrostem wolumenu sprzedaży, co sprawia, że jest to dobry wybór dla firm planujących rozwój. Helcim obiecuje wsparcie na każdym etapie procesu zakładania konta sprzedawcy i oferuje odkupienie umowy za 500 dolarów (ok. 2000 zł), jeśli jesteś związany umową z innym operatorem płatności.
Funkcje:
- Cennik interchange-plus
- Brak opłat subskrypcyjnych
- Rabaty za większy wolumen transakcji
- Zgodność z PCI
- System POS
7. Clover
Clover jest szczególnie skierowany do branż takich jak gastronomia, handel detaliczny oraz usługi, oferując plany dostosowane do specyficznych potrzeb tych sektorów. W ramach tych planów znajdują się funkcje takie jak zarządzanie zapasami czy harmonogramy zmian. Opłaty za transakcje realizowane w punkcie stacjonarnym są korzystniejsze w porównaniu do wielu konkurentów, natomiast opłaty za przetwarzanie płatności online są zazwyczaj wyższe. Clover pobiera stałe opłaty za przetwarzanie płatności oraz miesięczne opłaty abonamentowe, a także oferuje atrakcyjne rabaty dla firm, które zdecydują się na długoterminowe umowy.
Funkcje:
- Cennik oparty na stałych stawkach
- Opłaty subskrypcyjne
- Rozwiązania specyficzne dla branży
- Harmonogramy zmian, CRM i analityka
- Systemy POS
Wskazówki dotyczące przetwarzania płatności dla małych firm
Chroń się przed oszustwami
Popularni operatorzy płatności zapewniają zgodność z PCI, aby spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa. Aby dodatkowo zminimalizować ryzyko oszustw, warto regularnie aktualizować system POS oraz wybrać bramkę płatniczą oferującą usługę weryfikacji adresu (AVS), która porównuje dane płatności z adresami rozliczeniowymi. Możesz także włączyć dwuetapową autoryzację, aby mieć pewność, że tylko Twoja firma ma dostęp do konta, oraz na bieżąco monitorować konta firmowe pod kątem podejrzanej aktywności.
Oferuj wiele opcji płatności
Każdy klient ma swoją ulubioną metodę płatności. Warto rozważyć zainstalowanie bramki płatniczej, która umożliwia płatności online różnymi metodami, nie tylko kartami kredytowymi i debetowymi. Na przykład PayPal Express Checkout pozwala klientom na płatność za pomocą PayPal, Venmo oraz portfeli Apple i Google. Jeśli prowadzisz biznes stacjonarny, warto rozważyć akceptację alternatywnych metod płatności, takich jak gotówka czy Venmo.
Wykorzystaj dane
Twój nowy operator płatności dostarczy Ci cenne dane na temat preferencji płatniczych Twoich klientów, które możesz wykorzystać do inwestowania w sprzęt POS z niższymi opłatami za najpopularniejsze metody płatności. Dowiesz się także, kiedy Twoi klienci najczęściej robią zakupy i ile wydają.
Dane te pomogą Ci zoptymalizować strategie marketingowe. Na przykład możesz przeprowadzać testy A/B z reklamami pop-up podczas finalizacji zakupu i na podstawie łącznej wartości zamówienia klientów podejmować decyzje dotyczące treści reklam.
FAQ dotyczące przetwarzania płatności dla małych firm
Jak małe firmy przetwarzają płatności?
Małe firmy przetwarzają płatności z pomocą dostawców usług płatniczych. Dostawcy umożliwiają małym firmom przyjmowanie płatności bezgotówkowych, w tym płatności kartami kredytowymi i portfelami cyfrowymi.
Która bramka płatnicza jest najlepsza dla małych firm?
Shopify Payments, Square i Stripe to jedne z najlepszych bramek płatniczych dla małych firm. Inne popularne opcje to Helcim, Clover i Payment Depot.
Jak małe firmy mogą przyjmować płatności online?
Małe firmy mogą przyjmować płatności online, korzystając z operatora płatności do akceptacji kart debetowych, kart kredytowych, przelewów ACH i innych metod płatności online, takich jak PayPal. Różni operatorzy płatności oferują różne opłaty transakcyjne i modele cenowe.