Księgowość i rachunkowość często wydają się nużące i skomplikowane, zwłaszcza dla początkujących właścicieli małych firm. Na szczęście istnieje wiele rozwiązań w postaci programów do księgowości e-commerce, które pomagają w efektywnym i precyzyjnym zarządzaniu takimi zadaniami, jak monitorowanie wydatków, rozliczanie płac czy przygotowywanie deklaracji podatkowych. Dobre oprogramowanie księgowe ułatwia również analizę przepływów finansowych, co pozytywnie wpływa na ogólną kondycję Twojego biznesu online.
Dzięki rozwojowi sztucznej inteligencji oszczędzanie czasu i usprawnianie procesów księgowych w małych firmach stało się prostsze niż kiedykolwiek. „Z perspektywy księgowości, uważam, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dziś znacznie łatwiejsze dla małych przedsiębiorstw”, mówi Marc Van den Dobbelsteen, dyrektor ds. księgowości w Shopify. „Wiele nowoczesnych systemów posiada wbudowane funkcje AI lub automatyzacji, co znacząco redukuje czasochłonne zadania”.
Przygotowaliśmy listę siedmiu polecanych rozwiązań księgowych, które mogą pomóc Ci wybrać najlepsze narzędzie dopasowane do potrzeb Twojej działalności e-commerce.
7 najlepszych rozwiązań księgowych dla sklepu internetowego
Oto siedem propozycji rozwiązań księgowych dla e-commerce, które mogą pomóc w utrzymaniu Twojej firmy na właściwym kursie. Niezależnie od tego, czy dopiero startujesz jako jednoosobowa firma, czy zarządzasz rozwijającym się biznesem online, istnieje idealne oprogramowanie księgowe dopasowane do Twoich potrzeb.
1. QuickBooks Online

Prawdopodobnie słyszałeś już o oprogramowaniu księgowym QuickBooks. Ten sprawdzony program do księgowości podwójnej obsługuje ponad 1,4 miliona klientów. Obecna wersja tego oprogramowania dla małych firm jest dostępna online (a nie tylko jako aplikacja desktopowa) i oferuje funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Należą do nich automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach, spersonalizowane faktury oraz automatyzacja raportów wydatków, gdzie wystarczy wysłać AI zdjęcie lub e-mail z informacją o wydatku, a system samodzielnie wprowadzi go do ksiąg rachunkowych.
QuickBooks, będący chmurowym oprogramowaniem księgowym, posiada prosty interfejs, który zapewnia właścicielom małych firm podstawowe funkcje, takie jak podgląd przepływów pieniężnych, generowanie faktur i automatyzacja księgowości, dostępne już za jedyne 35 dolarów (ok. 140 zł) miesięcznie. Oferuje również setki integracji z oprogramowaniem firm trzecich, dostępnych w różnych przedziałach cenowych, w tym integrację z Shopify, która może automatycznie importować zamówienia i wypłaty z Twojego sklepu internetowego do konta QuickBooks.
Pamiętaj, że aby uzyskać dostęp do takich usług jak transakcje w wielu walutach i możliwość przypisywania godzin roboczych do projektów, musisz przejść na wyższy poziom. Narzędzia do zarządzania zapasami są dostępne tylko w pakietach QuickBooks Plus i Advanced.
Cennik:
- 35 dolarów (ok. 140 zł)/miesiąc za plan Simple Start (automatyczna księgowość, podstawowe raporty, automatycznie obliczany podatek od sprzedaży).
- 65 dolarów (ok. 260 zł)/miesiąc za Essentials (umożliwia transakcje w wielu walutach, łączy trzy kanały sprzedaży, zapewnia szczegółowe raporty i wiele więcej).
- 99 dolarów (ok. 400 zł)/miesiąc za plan Plus (dodatkowe funkcje, takie jak prognozy zysków, generowanie planu finansowego oraz zarządzanie i śledzenie zapasów).
- 235 dolarów (ok. 940 zł)/miesiąc za plan Advanced (zaawansowane narzędzia skierowane do większych firm, w tym obsługa 25 użytkowników, automatyzacja procesów i nieograniczone raporty niestandardowe).
2. Wave

Kiedy rozpoczynasz swoją działalność e-commerce, każdy grosz ma znaczenie, dlatego możesz być sceptycznie nastawiony do wydawania tysięcy złotych rocznie na oprogramowanie księgowe. Jeśli tak jest, rozważ Wave, które oferuje jeden z najlepszych darmowych planów oprogramowania księgowego na rynku. Ich darmowy plan oprogramowania księgowego obejmuje podstawowe usługi, które będą Ci potrzebne do dalszego rozwoju małej firmy: możliwość tworzenia nieograniczonej liczby faktur i zapisów księgowych, akceptowanie płatności online oraz wysyłanie faktur.
Jeśli potrzebujesz więcej funkcji, możesz wybrać plan Wave Pro za 16 dolarów (ok. 64 zł) miesięcznie. Ta wersja narzędzia oferuje funkcje księgowe, które pomagają zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji: możesz automatycznie importować transakcje bankowe, łączyć i kategoryzować te transakcje finansowe oraz automatyzować przypomnienia o opóźnionych płatnościach. Dodatkowo, Wave Pro umożliwia cyfrowe przechowywanie paragonów, co jeszcze bardziej usprawnia zarządzanie finansami. Warto jednak pamiętać, że ani darmowa, ani płatna wersja Wave nie oferuje integracji z Shopify.
Cennik:
- Darmowy plan Basic (nieograniczone wyceny, faktury i zapisy księgowe).
- 16 dolarów (ok. 64 zł)/miesiąc za plan Pro (automatyczny import transakcji bankowych, przypomnienia o zaległych płatnościach, cyfrowe przechowywanie paragonów i inne funkcje).
3. Zoho Books

Zoho Books oferuje darmową wersję swojego oprogramowania księgowego online dla firm, które zarabiają mniej niż 50 000 dolarów (ok. 200 000 zł) rocznie. To sprawia, że jest to doskonały wybór dla nowych właścicieli sklepów e-commerce, którzy mają ograniczony budżet. Poza przystępną ceną, Zoho Books wyróżnia się mobilną aplikacją księgową, która zapewnia wygodę przedsiębiorcom, którzy nie spędzają całego dnia przy biurku.
Zoho Books integruje się z wieloma popularnymi bramkami płatniczymi, takimi jak PayPal i Stripe, a także oferuje funkcje śledzenia zapasów, oprócz standardowych funkcji księgowych, takich jak generowanie faktur, śledzenie wydatków oraz ich kategoryzacja. Możesz również zaoszczędzić czas na księgowości, korzystając z automatyzacji zadań, takich jak wysyłanie e-maili czy wypełnianie pól w dokumentach. Zoho Books oferuje integrację z Shopify za pośrednictwem narzędzia Flow, jednak aby z niej skorzystać, musisz zapłacić dodatkowo 25 lub 41 dolarów (ok. 100-164 zł) miesięcznie.
Cennik:
- Darmowy plan dla firm z rocznym przychodem poniżej 50 000 dolarów (ok. 200 000 zł) (podstawowe narzędzia księgowe i rachunkowe).
- 20 dolarów (ok. 80 zł)/miesiąc za plan Standard (dodatkowe narzędzia, w tym niestandardowe raporty finansowe i pola, połączenie z bankiem oraz śledzenie podatku od sprzedaży).
- 50 dolarów (ok. 200 zł)/miesiąc za plan Professional (więcej funkcji, takich jak transakcje w wielu walutach, fakturowanie według czasu pracy, śledzenie zapasów).
- 70 dolarów (ok. 280 zł)/miesiąc za plan Premium (zaawansowane narzędzia księgowe, w tym zarządzanie budżetem, prognozowanie przepływów pieniężnych oraz możliwość projektowania niestandardowych funkcji księgowych).
4. FreshBooks

FreshBooks to przystępne oprogramowanie księgowe dla tych, którzy cenią sobie łatwość obsługi. Najtańszy plan Lite kosztuje tylko 19 dolarów (ok. 80 zł) miesięcznie i zawiera wszystkie niezbędne narzędzia do fakturowania klientów oraz realizacji podstawowych zadań księgowych, takich jak śledzenie wydatków i przychodów. Warto jednak zauważyć dwa istotne ograniczenia: możliwość wystawiania faktur maksymalnie pięciu klientom oraz brak wliczonych współpracowników (dodanie każdego kosztuje 11 dolarów [ok. 44 zł])/osobę).
Plany Plus i Premium (33 dolary [ok. 132 zł]/miesiąc i 60 dolarów [ok. 240 zł]/miesiąc) oferują zaawansowane funkcje automatyzacji, takie jak automatyczne wysyłanie e-maili (np. przypomnienia o zaległych płatnościach czy potwierdzenia otrzymania wpłat) oraz prognozowanie zysków. Dla firm wymagających jeszcze większej funkcjonalności dostępna jest wersja Select (cena ustalana indywidualnie), która zapewnia niższe opłaty za transakcje kartami kredytowymi, możliwość utworzenia dwóch kont użytkowników bez dodatkowych kosztów oraz bardziej zaawansowane narzędzia. Zauważ, że system zarządzania zapasami w FreshBooks jest mniej rozbudowany w porównaniu z innymi programami księgowymi dla małych firm. W związku z tym FreshBooks lepiej sprawdzi się w firmach usługowych niż w branży e-commerce.
Cennik:
- 19 dolarów (ok. 80zł)/miesiąc za plan Lite (nieograniczone faktury dla pięciu klientów oraz podstawowe usługi, takie jak śledzenie wydatków).
- 33 dolary (ok. 132 zł)/miesiąc za plan Plus (nieograniczone faktury dla 50 klientów oraz automatyzacje, takie jak rejestrowanie paragonów).
- 60 dolarów (ok. 240 zł)/miesiąc za plan Premium (nieograniczone faktury dla nieograniczonej liczby klientów oraz zwiększone możliwości dostosowywania i automatyzacji).
- Cena ustalana indywidualnie za plan Select (niższe opłaty za przelewy bankowe i transakcje kartą kredytową, dostęp do priorytetowej obsługi klienta, możliwość ustawienia cyklicznych faktur i zaliczek dla klientów, a także inne zaawansowane funkcje).
5. Sage 50

Sage 50 to bardziej zaawansowane oprogramowanie księgowe, ale wiąże się również z wyższymi kosztami. Najtańszy plan zaczyna się od 625 dolarów (ok. 2500 zł) rocznie (ok. 52 dolary [ok. 208 zł]/miesiąc),co sprawia, że Sage 50 jest droższą opcją w porównaniu z wieloma innymi rozwiązaniami księgowymi. Jest jednak idealnym wyborem dla firm o bardziej złożonych potrzebach księgowych.
Sage 50 wyróżnia się zaawansowanymi funkcjami, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie finansami w firmie. Jednym z kluczowych narzędzi są opcje prognozowania finansowego, które pozwalają przeprowadzać scenariusze typu „co by było, gdyby”, co ułatwia planowanie i podejmowanie strategicznych decyzji. Program oferuje również funkcje kalkulacji kosztów projektów, umożliwiające analizę, ile kosztują poszczególne zlecenia i projekty oraz jakie przynoszą przychody, co pomaga w ocenie rentowności działań. Dodatkowo Sage 50 posiada rozbudowane narzędzia do zarządzania zapasami, które zapewniają wgląd w aktualne stany magazynowe oraz zamówienia w trakcie realizacji. Oferuje również technologię AI, która automatycznie wykrywa błędy w księgach głównych i ogranicza czasochłonność ręcznego wprowadzania danych, co przekłada się na większą efektywność pracy.
Jednym z głównych ograniczeń jest fakt, że nie wszystkie z tych narzędzi są dostępne w najniższym poziomie cenowym. Kolejnym minusem jest brak integracji z Shopify. Sage 50 to oprogramowanie desktopowe, ale oferuje możliwość połączenia z chmurą, np. w zakresie zdalnego backupu danych finansowych przez Microsoft 365.
Cennik:
- 625 dolarów (ok. 2500 zł)/rok za plan Pro (jedno konto użytkownika i funkcje, takie jak automatyczne uzgadnianie bankowe, śledzenie faktur i rachunków oraz kosztorysowanie projektów).
- 1043 dolary (ok. 4172 zł) za plan Premium Accounting (1–5 użytkowników, funkcjonalność dostosowana do branży oraz integracja z wieloma firmami).
- 1780 dolarów (ok. 7120 zł) za plan Quantum Accounting (1–40 użytkowników, zarządzanie procesami roboczymi oraz uprawnienia użytkowników oparte na rolach).
6. Xero

Xero doskonale zna swoją grupę docelową — małe firmy i startupy — i skutecznie odpowiada na ich potrzeby dzięki kilku kluczowym funkcjom. Po pierwsze, oferuje dostęp do specjalistów ds. onboardingu przez pierwsze 90 dni od założenia konta. Po drugie, stawia na łatwość obsługi, oferując minimalistyczny interfejs zaprojektowany z myślą o osobach, które nie są księgowymi. Jeśli prowadzisz sklep na Shopify, zyskujesz dodatkowe korzyści, ponieważ Xero płynnie integruje się z tą platformą.
Wszystkie plany oferują usługi takie jak zarządzanie formularzami W-9 i 1099 oraz krótkoterminowe prognozy przepływów pieniężnych i przegląd sytuacji finansowej firmy, jednak inne kluczowe funkcje, jak np. masowe śledzenie wydatków, dostępne są dopiero w wyższych planach (od 42 dolarów (ok. 168 zł) miesięcznie).
Cennik:
- 15 dolarów (ok. 60 zł)/miesiąc za plan Early (pięć rachunków, 20 faktur oraz podstawowe funkcje, takie jak uzgadnianie transakcji bankowych).
- 42 dolary (ok. 168 zł)/miesiąc za plan Growing (nieograniczone rachunki i faktury oraz masowe uzgadnianie).
- 78 dolarów (ok. 312 zł)/miesiąc za plan Established (dodatkowe funkcje, w tym transakcje wielowalutowe, śledzenie projektów i zgłaszanie wydatków).
7. A2X

A2X nie jest pełnoprawnym oprogramowaniem księgowym, ale nadal stanowi świetne narzędzie dla właścicieli sklepów e-commerce (co więcej, zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o biznesach e-commerce). Oprogramowanie A2X integruje się z głównymi platformami e-commerce (w tym Shopify) oraz oprogramowaniem księgowym, takimi jak Xero, QuickBooks Online czy Sage. Dzięki temu A2X pomaga radzić sobie z wszystkimi zawiłościami, które sprawiają, że księgowość w e-commerce bywa trudna, takimi jak stawki VAT, podatek od sprzedaży, koszty wysyłki i wiele więcej.
Cennik:
- Za integracje z Shopify, Etsy, Amazon i eBay, od 29 dolarów (ok. 120 zł)/miesiąc (do 200 zamówień miesięcznie) do 115 dolarów (ok. 460 zł)/miesiąc (do 5000 zamówień).
- Za integrację z Walmart, od 79 dolarów (ok. 316 zł)/miesiąc (do 2000 zamówień miesięcznie) do 229 dolarów (ok. 916 zł)/miesiąc (do 15 000 zamówień).
Jak wybrać najlepsze oprogramowanie księgowe dla Twojej działalności e-commerce
- Określ swoje obecne i przyszłe potrzeby księgowe
- Rozważ swój obecny budżet w kontekście oczekiwanego wzrostu
- Rozważ integracje zewnętrzne
Wybór najlepszego oprogramowania księgowego dla Twojego biznesu e-commerce wymaga przemyślenia wielu kwestii. Czy szukasz prostego, opartego na chmurze rozwiązania, które zautomatyzuje uciążliwe zadania, takie jak rejestrowanie paragonów? A może potrzebujesz bardziej zaawansowanego narzędzia, które generuje raporty o wynikach firmy, pomaga zarządzać stanami magazynowymi i prognozować rentowność Twojego biznesu?
Poniższe wskazówki pomogą Ci określić, jakie funkcje oprogramowania księgowego będą najlepiej odpowiadać Twoim potrzebom.
Określ swoje obecne i przyszłe potrzeby księgowe
Twój wybór oprogramowania powinien być przede wszystkim dostosowany do Twoich potrzeb. Przeanalizuj poniższe pytania, aby ustalić swoje priorytety:
- Czy będziesz jedynym użytkownikiem oprogramowania, czy musisz dodać innych współpracowników? Czy obecnie współpracujesz lub planujesz współpracować z księgowym, który może mieć własne preferencje co do wyboru oprogramowania?
- Ile wydatków zazwyczaj ponosisz każdego miesiąca? Czy będziesz mieć do czynienia z dużą liczbą paragonów?
- Czy musisz generować faktury dla klientów każdego miesiąca? Ile mniej więcej faktur będziesz tworzyć i wysyłać?
- Jak dobrze znasz podstawowe zagadnienia księgowe i obsługę tego typu oprogramowania? Czy potrzebujesz prostego w obsłudze narzędzia, czy możesz poradzić sobie z bardziej skomplikowanym interfejsem?
- Jakie zadania księgowe obecnie zajmują Ci najwięcej czasu? W których obszarach automatyzacja mogłaby Ci pomóc zaoszczędzić czas?
- Czy potrzebujesz integracji zewnętrznych, na przykład z Shopify?
- Czy potrzebujesz dodatkowych funkcji, takich jak zarządzanie zapasami, śledzenie czasu pracy pracowników lub prognozowanie finansowe?
Rozważ swój obecny budżet w kontekście oczekiwanego wzrostu
Każda złotówka się liczy, szczególnie na początku prowadzenia biznesu e-commerce, i możesz nie być w stanie wydać setek (lub tysięcy) złotych rocznie na oprogramowanie księgowe. Niemniej jednak, warto wziąć pod uwagę tzw. „sufit możliwości” — czyli to, czy dane narzędzie będzie w stanie sprostać Twoim potrzebom w miarę rozwoju Twojej firmy (a tym samym budżetu). Przeanalizuj, jak szybko planujesz rozwijać swój biznes, i sprawdź, czy wybrane oprogramowanie oferuje opcje rozbudowy, które wesprą Twój wzrost. Jeśli nie, może się okazać, że będziesz musiał migrować na inne oprogramowanie, co wiąże się z kosztami i koniecznością ponownego wdrożenia.
Rozważ integracje zewnętrzne
Jeśli jesteś sprzedawcą Shopify, możesz połączyć swój sklep z oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks, Zoho Books lub Xero. Bezproblemowa integracja z oprogramowaniem księgowym dla e-commerce eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych. To cenne, ponieważ samodzielne wprowadzanie danych finansowych może zwiększyć ryzyko popełnienia błędów, więc integracje księgowe mogą pomóc w ich minimalizacji.
FAQ dotyczące oprogramowania księgowego
Jakie oprogramowanie księgowe jest najczęściej używane?
QuickBooks jest powszechnie stosowane przez właścicieli małych firm oraz współpracujących z nimi księgowych. Funkcjonuje na rynku od dekad i jest uznawane za najlepszy wybór przez większość recenzentów oprogramowania księgowego.
Dlaczego QuickBooks jest najlepsze dla małych firm?
QuickBooks jest powszechnie uznawane za branżowy standard oprogramowania księgowego dla małych firm. Jest stosunkowo łatwe w obsłudze i oferuje podstawowe funkcje księgowe, takie jak śledzenie wydatków, generowanie sprawozdań finansowych oraz wystawianie faktur.
Które oprogramowanie księgowe jest najtańsze?
Wave i Zoho Books oferują darmowe plany oprogramowania księgowego. Poza tym Xero i FreshBooks mają pakiety w cenie odpowiednio 15 (ok. 60 zł) i 19 USD (ok. 76 zł) miesięcznie.