Når du starter en liten bedrift, må du holde orden på regnskapet. Selv om regnskap kanskje ikke er den mest spennende delen av å bygge opp virksomheten din, er det avgjørende å starte på riktig måte.
I denne guiden vil vi dekke alt du trenger å vite om regnskap for små bedrifter, samt noen av de beste regnskapsprogrammene du bør vurdere, slik at du kan gå videre til neste steg på din gjøreliste for finansiering av små bedrifter.
Hva er regnskap for små bedrifter?
Regnskap for små bedrifter handler om å behandle, måle og rapportere økonomiske data. Disse aktivitetene inkluderer skatt, ledelse, lønn, anskaffelser og lager.
Få orden på regnskapet ditt 💰
Slik fører du regnskap for en liten bedrift
- Åpne en bedriftsbankkonto
- Utvikle et regnskapssystem for små bedrifter
- Hold oversikt over utgiftene til din bedrift
- Sett opp et lønnssystem for små bedrifter
- Sjekk importavgifter
- Bestem hvordan du vil bli betalt
- Sett opp rutiner for MVA
- Bestem dine skatteforpliktelser
- Regn ut bruttofortjenesten
- Søk om finansiering til små bedrifter
- Finn pålitelige regnskapspartnere
- Vurder metodene dine jevnlig
1. Åpne en bedriftsbankkonto
En egen bankkonto for virksomheten beskytter dine personlige eiendeler i tilfelle konkurs, søksmål eller regnskapskontroll. Hvis du senere ønsker finansiering fra kreditorer eller investorer, kan et solid regnskap øke sjansene for godkjenning.
Start med å åpne en brukskonto, etterfulgt av eventuelle sparekontoer som kan hjelpe deg med å organisere kontantstrøm og planlegge skatt. For eksempel kan du opprette en sparekonto og sette av en prosentandel av hver betaling til skatt som selvstendig næringsdrivende. En god tommelfingerregel er å sette av 25 % av inntekten din, selv om estimater for høyinntektsmottakere kan være nærmere en tredjedel.
Merk at aksjeselskaper, ansvarlige selskaper og selskaper er lovpålagt å ha en egen bankkonto for virksomheten. Enkeltpersonforetak er ikke lovpålagt å ha en egen konto, men det anbefales sterkt.
Avhengig av typen forretningstransaksjoner du skal gjøre, har forskjellige bedriftskredittkort ulike fordeler. Hvis du planlegger å bruke mye på reise, kan for eksempel et kredittkort som tilbyr bonuspoeng være ideelt. For å åpne en bedriftsbankkonto, trenger du et firmanavn, og må ha et organisasjonsnummer. Sjekk med hver bank for å finne ut hvilke dokumenter som kreves.
2. Utvikle et regnskapssystem for små bedrifter
Regnskap handler om å holde orden på bedriftens økonomi ved å registrere transaksjoner, kategorisere dem og avstemme bankutskrifter. Det gir deg oversikt over bedriftens fremgang og danner grunnlaget for økonomiske rapporter.
Som ny bedriftseier må du bestemme hvordan du vil håndtere regnskapet ditt:
- Gjør det selv ved å bruke regnskapsprogrammer som Tripletex, Fiken eller PowerOffice. Alternativt kan du bruke et Excel-regneark.
- Engasjer en ekstern regnskapsfører på deltid, enten lokalt eller skybasert.
- Ansett en intern regnskapsfører eller revisor hvis bedriften din er stor nok.
Det finnes både gratis og betalte regnskapsprogrammer, så du kan enkelt finne en løsning som passer dine behov.
Kontantmetoden vs. periodiseringsmetoden
I regnskap kan du velge mellom to hovedmetoder for bokføring:
- Kontantmetoden – Inntekter og utgifter føres når de faktisk betales eller mottas.
- Periodiseringsmetoden – Inntekter og utgifter registreres når transaksjonen skjer, selv om betalingen ikke er gjennomført ennå. Dette krever sporing av utestående fordringer og gjeld.
I Norge er periodiseringsmetoden standard for regnskapsføring. Mindre enkeltpersonforetak med inntekt under 50 000 kr kan i noen tilfeller bruke kontantmetoden, men de fleste bedrifter må periodisere. En praktisk tilnærming er å bruke kontantmetoden gjennom året og deretter foreta nødvendige justeringer ved årsavslutningen for å få et korrekt regnskap til skatteformål.
3. Hold oversikt over utgiftene til din bedrift
Slik holder du oversikt over utgifter
Et godt regnskap starter med et strukturert system for å spore utgifter. Dette hjelper deg med å overvåke økonomien, bygge rapporter og forberede skattemeldinger. Fra dag én bør du ha en løsning for å lagre kvitteringer og andre viktige dokumenter, enten fysisk eller digitalt via tjenester som Fiken, Tripletex eller PowerOffice. Skattemyndighetene krever ikke at du oppbevarer kvitteringer for utgifter under 600 kr, men det anbefales likevel.
Noen utgifter krever ekstra dokumentasjon. For måltider og underholdning bør du notere navnene på deltakerne og formålet med møtet på kvitteringen. Reiser må dokumenteres med kvitteringer og en tydelig beskrivelse av forretningsformålet. Hvis du bruker bil i næringsvirksomheten, må du føre elektronisk kjørebok og beregne hvor stor andel av bilutgiftene som kan trekkes fra. For forretningsrelaterte gaver må du notere om du selv deltok, da det kan påvirke fradragsretten. Bruker du deler av boligen til jobb, kan du trekke fra en andel av husleie, strøm og internett basert på næringsbruken. For utgifter som både er private og forretningsrelaterte, som mobil eller internett, kan du kun trekke fra den delen som brukes i virksomheten.
For mer informasjon om fradrag og dokumentasjonskrav, se Skatteetatens veiledning for næringsdrivende.
4. Sett opp et lønnssystem for små bedrifter
Mange nettbutikker starter som enkeltpersonforetak, men etter hvert kan det bli nødvendig å få hjelp. Da må du avgjøre om du skal ansette noen eller benytte deg av en selvstendig næringsdrivende. Hvis du ansetter, må du opprette en lønningsplan, trekke riktig skatt og rapportere til myndighetene. Regnskapsprogrammer som Fiken og Tripletex har innebygde lønnsmoduler som forenkler prosessen. Dersom du leier inn en selvstendig næringsdrivende, bør du dokumentere utbetalingene og sørge for at fakturaer og avtaler er på plass. Norske bedrifter må i noen tilfeller rapportere inn utbetalinger til Skatteetaten.
5. Sjekk importavgifter
Hvis forretningsmodellen din innebærer å kjøpe og importere varer fra utlandet, må du være forberedt på toll og avgifter. Dette gjelder spesielt for dropshipping, der produktene ofte sendes direkte fra leverandører i andre land. En tollkalkulator kan hjelpe deg med å beregne kostnadene knyttet til import, slik at du kan planlegge utgiftene bedre. For mer informasjon om toll og avgifter, se Tolletatens nettsider.
6. Bestem hvordan du vil bli betalt
Når salget begynner å komme inn, trenger du en måte å motta betalinger på. Hvis du er en norsk butikkseier på Shopify, kan du bruke Shopify Payments, Klarna, Bancontact og iDEAL. for å motta debet- eller kredittkortbestillinger. Dette sparer deg for bryderiet med å sette opp en selgerkonto eller en tredjeparts betalingstjeneste. Hvis du bruker en tredjeparts betalingsleverandør, kan gebyrene variere. Noen opererer med en prosentbasert avgift per transaksjon, for eksempel 2,9 % + 0,30 USD, mens andre har faste gebyrer per transaksjon eller tilbyr en månedlig abonnementsmodell med ubegrensede transaksjoner. For å finne en betalingsgateway som passer for din virksomhet og lokasjon, kan du sjekke Shopifys liste over betalingsleverandører.
7. Sett opp rutiner for MVA
E-handel har gjort det enklere å selge til kunder i ulike regioner, men MVA-reglene kan være kompliserte. I en fysisk butikk betaler kunden MVA der de handler, men ved netthandel kan kjøperne befinne seg i forskjellige byer, fylker eller land, noe som påvirker avgiftsplikten.
Norske nettbutikker må registrere seg for MVA når omsetningen overstiger 50 000 kr i løpet av en 12-måneders periode. Da må du beregne og innrapportere MVA via Skatteetaten. Det er også mulig å registrere seg frivillig før denne grensen for å få fradrag på inngående MVA.
Salg til kunder utenfor Norge kan være enklere, da MVA ikke kreves ved eksport. For europeiske kunder må du derimot følge EUs VOEC-ordning (VAT On E-Commerce) hvis du selger varer under 3000 kr.
For bedrifter i USA er MVA mer komplisert, da enkelte stater krever skatt basert på enten selgerens eller kjøperens lokasjon. Det kan derfor være lurt å rådføre seg med en regnskapsfører for å sikre korrekt håndtering av internasjonal avgiftsberegning.
8. Skatteforpliktelser for ulike selskapsformer
Skatteplikten avhenger av hvilken selskapsform du driver. Enkeltpersonforetak rapporterer næringsinntekten på eierens personlige skattemelding, mens aksjeselskaper (AS) er egne skattesubjekter og beskattes separat fra eierne. Dersom du tar ut lønn fra et AS, beskattes du som en ansatt.
Er du usikker på skattereglene for din virksomhet? Å konsultere en regnskapsfører eller skatterådgiver kan være en god investering som sikrer at du oppfyller alle krav og unngår kostbare feil. Se Skatteetatens veiledning for mer informasjon.
9. Regn ut bruttofortjenesten
Å forbedre butikkens bruttofortjeneste er det første steget mot å tjene mer inntekt totalt. For å beregne bruttofortjeneste må du vite kostnadene som påløper for å produsere produktet ditt. For å forstå dette bedre, la oss raskt definere både kostnadene for solgte varer (COGS) og bruttofortjeneste.
- Kostnadene for solgte varer (COGS) er de direkte kostnadene som påløper ved produksjon av produkter solgt av en bedrift. Dette inkluderer både materialer og direkte arbeidskostnader.
- Bruttofortjeneste representerer den totale salgsinntekten som beholdes etter at virksomheten har pådratt seg alle direkte kostnader for å produsere produktet eller tjenesten.
Slik kan du beregne bruttofortjeneste:
Bruttofortjeneste (%) = (inntekt - COGS) / inntekt
Forskjellen mellom hvor mye du selger et produkt for og hvor mye virksomheten faktisk tar hjem på slutten av dagen er det som virkelig bestemmer din evne til å holde dørene åpne.
10. Søk om finansiering til små bedrifter
Sikre finansiering for små bedrifter
Bedrifter kan oppleve uventet nedgang i salget eller ha behov for ekstra kapital i perioder med lav omsetning. Sesongbaserte virksomheter eller selskaper med vekstambisjoner kan trenge finansiering til produktutvikling, lager, ansettelser eller nye lokaler.
For å få et bedriftslån må du ofte dokumentere økonomien din med balanse, resultatregnskap og eventuelt en kontantstrømoppstilling.
Før du tar opp lån, bør du beregne avkastningen på investeringen (ROI) for å sikre at finansieringen gir positiv effekt. Bruk en lånekalkulator for å beregne totalkostnaden og planlegge tilbakebetalingen.
11. Finn pålitelige regnskapspartnere
Som småbedriftseier er det en fordel å ha grunnleggende forståelse for regnskapsprinsipper, selv om det ikke er et krav. God økonomisk innsikt hjelper deg med å styre virksomheten mer effektivt.
Dersom du trenger støtte til økonomisk planlegging, kan en regnskapsfører eller finansiell rådgiver gi verdifull hjelp. Her er noen eksperter du kan vurdere å engasjere:
- Regnskapsfører – Håndterer daglig bokføring, fakturering og avstemming av regnskapet.
- Revisor – Utfører lovpålagt revisjon og kvalitetssikrer regnskapet.
- Skatterådgiver – Hjelper med skatteoptimalisering og innsending av skattemelding.
- Finansiell rådgiver – Gir veiledning om budsjettering, investeringer og økonomisk strategi.
12. Vurder metodene dine jevnlig
I begynnelsen kan et enkelt regneark være tilstrekkelig for regnskapet, men etter hvert som bedriften vokser, vil mer avanserte løsninger som Fiken, Tripletex eller PowerOffice være mer effektive. Økonomiske rapporter blir gradvis mer komplekse, og et godt regnskapssystem kan spare deg for både tid og feil.
Det er viktig å regelmessig vurdere hvor mye tid du bruker på regnskap, og om det lønner seg å håndtere det selv eller outsource til en regnskapsfører. Selv om du ikke planlegger å føre regnskapet selv på sikt, gir grunnleggende regnskapskunnskap bedre kontroll over økonomien.
Ved å velge riktig regnskapsløsning kan du frigjøre tid til å fokusere på vekst, samtidig som du sikrer at økonomien håndteres effektivt.
Beste regnskapsprogram for små bedrifter
Hver bedriftseier trenger et godt regnskapsprogram for å registrere transaksjoner og spare tid. Et regnskapsprogram gir deg rask tilgang til økonomisk informasjon, lar deg sjekke bankbalanser, spore inntekter og kostnader, estimere lønnsomhet og forutsi skatteforpliktelser.
Når du kobler bedriftsbankkontoene og kredittkortene dine til programvaren, organiseres transaksjonene automatisk i kategorier. Du kan finne all denne informasjonen i kontoplanen din og generere finansielle rapporter basert på de godkjente transaksjonene.
Noen funksjoner du bør se etter i et regnskapsprogram inkluderer:
✔ Integrasjon med e-handelsplattformer – Sørg for at programmet kan kobles til Shopify og andre nødvendige verktøy.
✔ Detaljerte rapporter – Se etter løsninger som gir innsikt i lager, utgifter og lønnsomhet.
✔ Automatisert MVA-beregning – Viktig for enkel håndtering og rapportering av merverdiavgift.
✔ God kundestøtte – Velg en løsning med gode anmeldelser og tilgjengelig support.
Regnskapsprogrammer tilgjengelige i Norge
Fiken
Fiken er et brukervennlig, norsk regnskapsprogram som automatiserer MVA-beregning og rapportering.
Fordeler:
- Enkelt å bruke, også for nybegynnere
- Direkte rapportering til Skatteetaten
- Automatisk bokføring av banktransaksjoner
Tripletex
Tripletex er tt fleksibelt regnskapsprogram med moduler for fakturering, lønn og prosjektstyring.
Fordeler:
- Skalerbar løsning for små og mellomstore bedrifter
- Mulighet for skybasert lagring
- Integrasjon med bank og kassesystemer
PowerOffice
PowerOffice er et Et komplett regnskapssystem med skybasert lagring og avanserte rapporteringsmuligheter.
Fordeler:
- Automatiserte regnskapsprosesser
- Brukervennlig grensesnitt
- Tilpassbare rapporter
Ha kontroll på regnskapet
Å starte en bedrift kan være en overveldende prosess. Ved å gjøre hjemmeleksen din angående bank, transaksjonsadministrasjon, finansiering og andre regnskapsrelaterte emner, vil du ha økonomien til den nye butikken din i orden fra starten av. Fra å åpne riktig type bedriftskredittkort til å bestemme hvor mye inntekt du vil generere per produkt, vil disse oppgavene alle bidra til suksessen til virksomheten din, nå og etter hvert som den vokser.
Ofte stilte spørsmål om regnskap for små bedrifter
Hvordan gjør jeg regnskap for min bedrift?
Du kan føre grunnleggende regnskap for små bedrifter i et regneark, men dette kan være både tidkrevende og utsatt for feil. Et regnskapsprogram gir en mer effektiv og nøyaktig løsning. Selv om du velger en enkel tilnærming i starten, bør du minst sørge for å spore utgifter og inntekter i en sikker, skybasert plattform. Dette gir bedre oversikt og forenkler rapportering.
Hvor mye bør jeg betale en regnskapsfører for min bedrift?
Regnskapsførere for små bedrifter varierer i pris, avhengig av en rekke faktorer. Statistisk sentralbyrå anslår at interne regnskapsførere har en gjennomsnittlig årslønn på over 700 000 kroner. Hvis du outsourcer til en kontraktør eller regnskapsfirma, varierer kostnadene fra noen hundre kroner per måned til tusenvis per måned, avhengig av behovene dine.
Hva gjør en regnskapsfører for småbedriftseiere?
En regnskapsfører for små bedrifter har en rekke oppgaver, inkludert:
- Hjelpe med etablering og registrering av virksomheten
- Bistå med utforming av en forretningsplan
- Analysere og forbedre kontantstrømmen
- Finne kostnadsbesparende muligheter
- Gi råd om forretningsstrategi
- Håndtere gjeld og fordringer
- Administrere fakturering og innbetalinger
- Utarbeide og sende inn lånesøknader
- Planlegge og følge opp budsjetter
- Sette opp og vedlikeholde regnskapsprogram
- Håndtere lagerstyring og kostnadsanalyse
- Anbefale relevante forretningsverktøy
- Hjelpe med å åpne og administrere bedriftskontoer
- Overvåke lønn og skattetrekk
- Utarbeide årsregnskap og rapportering
- Sikre samsvar med lover og regler for revisjon
- Gi råd om personlig økonomi knyttet til bedriften
Hva gjør en regnskapsfører for en liten bedrift?
Regnskapsførere håndterer løpende, administrative oppgaver for småbedrifter, inkludert:
- Avstemming av kontoer og banktransaksjoner
- Registrering og kategorisering av inntekter og utgifter
- Administrasjon av kundefordringer og leverandørgjeld
- Korrigering og justering av regnskapsposter
- Utarbeidelse av finansielle rapporter
- Fakturering og oppfølging av betalinger
- Oppsett og administrasjon av regnskapsprogram og verktøy
- Sikring av samsvar med gjeldende lover og forskrifter
- Håndtering av lønn og skattetrekk
- Samarbeid med revisor, skatterådgiver og økonomiske rådgivere
