Een executive summary is een essentieel onderdeel van je bedrijfsplan. Leer hoe je er een schrijft die je lezers aanspreekt en je bedrijfsdoelstellingen effectief weergeeft.
Om je bedrijf te lanceren, te promoten en uit te breiden, moet je in staat zijn om te verwoorden wat jouw bedrijf bijzonder maakt voor de mensen die ertoe doen: consumenten in je doelmarkt, potentiële investeerders en de media. Een van de beste manieren om dit te doen is met een executive summary.
Lees verder om te ontdekken welke rol een executive summary speelt in een succesvol bedrijf of organisatie en hoe je een executive summary schrijft die je merk- en bedrijfsstrategie perfect samenvat.
Wat is een executive summary?
Een executive summary is een kort document dat de belangrijkste informatie over je bedrijf bevat (of, als je net begint, je bedrijfsmodel). Executive summaries verschijnen vaak aan het begin van een langer rapport of document, zoals een bedrijfsplan of projectvoorstel.
Een goede executive summary biedt een overzicht van je bedrijf dat niet alleen essentiële informatie bevat, maar ook de aandacht van de lezer trekt.
Wanneer gebruik je een executive summary?
Executive summaries worden in verschillende contexten gebruikt, waaronder:
- Bedrijfsplan
- Projectvoorstel
- Investeringsvoorstel
- Public relations/media pitch
- Aandeelhoudersrapport
Ongeacht het formaat of het publiek, fungeert een goed geschreven executive summary meestal als een "voorpagina", die de belangrijkste punten van het hele document biedt op een manier die je doelgroep overtuigt om te kopen, investeren, goedkeuren, publiceren of een andere gewenste stap te zetten.
Hoe schrijf je een executive summary
- Beantwoord de juiste vragen
- Gebruik AI ter ondersteuning
- Houd het beknopt
- Vraag iemand om je samenvatting te redigeren
- Schrijf een standaardversie
Er is geen one-size-fits-all aanpak voor het schrijven van een effectieve executive summary, omdat dit altijd afhangt van de context en voor wie je het schrijft. De belangrijkste en meest overtuigende informatie varieert afhankelijk van de situatie.
Verplaats je in de schoenen van je doelgroep en overweeg welke informatie voor hen het belangrijkst is. Een executive summary voor een voorstel aan een potentiële investeerder kan bijvoorbeeld meer overtuigend en toekomstgericht zijn, met de nadruk op de potentiële winstgevendheid van je bedrijf.
Een executive summary voor marktonderzoek zal eerder enkele van de bevindingen of resultaten vanuit een meer retrospectief perspectief moeten benadrukken.
Wat je overkoepelende doel ook is, overweeg de volgende tips en veelvoorkomende fouten bij het schrijven van je executive summary.
1. Beantwoord de juiste vragen
Of je nu een executive summary voor klanten, je management team, of een geheel nieuw publiek schrijft, zorg ervoor dat je in ieder geval de volgende vragen beantwoordt:
- Wie ben je? Geef een korte beschrijving van je bedrijf waarmee je je merk uitlegt. Afhankelijk van je publiek wil je misschien de nadruk leggen op wat je hebt bereikt of de waarde en voordelen van je producten.
- Wat zal je publiek leren? Geef lezers een snel overzicht van wat volgt in het grotere document: marktanalyse, een projectplan, een beschrijving van een nieuw bedrijf, enz.
- Waarom zou je publiek geïnteresseerd zijn? Overweeg waarom je het grotere document hebt voorbereid. Wil je financiering veiligstellen? Zo ja, wat kan een potentiële investeerder winnen?
- Welke hoogtepunten moeten lezers spannend vinden? Geef een voorproefje van enkele van de meest kritieke informatie of details die komen gaan.
2. Gebruik AI ter ondersteuning
Niet iedereen is een schrijver. Generatieve taalverwerkingstools kunnen helpen als je een writer's block hebt. Je kunt zelfs AI gebruiken om het proces te automatiseren, vooral als je veel documenten produceert die executive summaries nodig hebben.
AI-gestuurde algoritmes kunnen efficiënt door gegevens bladeren, belangrijke informatie en trends identificeren en deze samenvatten in een beknopte executive summary. Dit bespaart niet alleen waardevolle tijd, maar zorgt er ook voor dat samenvattingen datagestuurd zijn en aansluiten bij de volgende informatie.
En naarmate nieuwe gegevens beschikbaar komen of wanneer rapporten worden bijgewerkt, kan AI automatisch de samenvattingen herzien en bijwerken zodat ze actueel en relevant blijven. Dit is bijzonder waardevol in sectoren waar informatie snel verandert, zoals financiën, gezondheidszorg en technologie.
Hoewel AI samenvattingen kan genereren die coherent en informatief zijn, kan het de context en dieper begrip missen die een menselijke schrijver kan bieden. Het is dus altijd belangrijk om je eigen toets toe te voegen en te herzien.
3. Houd het beknopt
De lengte van je executive summary hangt sterk af van de context. Een executive summary voor een geheel nieuw bedrijfsplan zal bijvoorbeeld gedetailleerder zijn dan die voor een productlancering.
Een executive summary mag over het algemeen niet meer dan een paar pagina's beslaan, of 5% van de totale lengte van het langere document.
Om je executive summary kort te houden, zorg je ervoor dat je alleen de belangrijkste punten of bevindingen van het grotere stuk opneemt. Bewaar onnodige achtergrondinformatie voor latere secties. Als het gepast is, overweeg dan om opsommingstekens of grafieken te gebruiken om de essentie snel over te brengen.
4. Vraag iemand om je samenvatting te redigeren
Een executive summary schrijven die besluitvormers overtuigt om je volledige bedrijfsplan of voorstel te lezen, is geen makkelijke taak; de kans is groot dat je het niet de eerste keer goed krijgt. Met dit in gedachten is redigeren een belangrijke stap bij het opstellen van een executive summary. Je kunt zelfs overwegen een professionele schrijver in te huren om het voor je te doen.
Als je geen tijd of budget hebt voor een professional, overweeg dan om je concept naar een vertrouwde teamgenoot te sturen, of zelfs naar iemand buiten je organisatie. Zorg ervoor dat je hen informeert over het doel van de executive summary en wie deze gaat lezen.
5. Schrijf een standaardversie
Als ondernemer produceer je een reeks documenten, waaronder projectvoorstellen, jaarverslagen, persberichten en interne onboarding documenten. In plaats van iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden, kun je overwegen om een sjabloon voor een executive summary voor te bereiden die als basis kan dienen voor elk nieuw document. Je kunt deze executive summary vervolgens opnieuw bewerken voor specifieke doeleinden.
Vergeet niet dat je executive summary de toon moet zetten voor wat er komen gaat. De executive summary is de eerste indruk die je je publiek geeft, dus denk na over wat je wilt dat die indruk is en bouw je samenvatting hier omheen.
3 voorbeelden van executive summaries
Executive summaries kunnen variëren van bedrijf tot bedrijf en van document tot document. Hier zijn enkele diverse voorbeelden van een executive summary.
1. Allbirds duurzaamheid rapport
Allbirds (EN) gebruikt een executive summary om hun missiegedreven bedrijf te beschrijven als onderdeel van hun 2022 Flight Status rapport (EN). Duurzaamheid is een belangrijke waarde van het Allbirds merk; dit rapport zal worden gelezen door consumenten en investeerders die geïnteresseerd zijn in de ecologische impact van het bedrijf.

In het voorbeeld hierboven wijdt Allbirds slechts een paar paragrafen aan hun executive summary, die de toewijding van het bedrijf aan het verminderen van hun ecologische voetafdruk schetst en de resultaten van hun inspanningen in het voorgaande jaar benadrukt.
De samenvatting is kort maar krachtig, en biedt een beknopte analyse van de prestaties van het bedrijf zonder zelfvoldaan te zijn. Als extraatje voegt Allbirds een grafiek toe op de volgende pagina om hun boodschap visueel over te brengen.
2. Love Your Melon persbericht
Zoals de meeste merken, bevat Love Your Melon (EN) een korte, standaard executive summary in ieder persbericht, zoals hier (EN). De executive summary van Love Your Melon is in wezen een bedrijfsbeschrijving bedoeld voor een breder publiek en is waarschijnlijk voor veel verschillende doeleinden hergebruikt.

Dit is de over ons pagina van Love Your Melo
In het voorbeeld is de executive summary getiteld "Over Love Your Melon” en beschrijft het de missie van het merk om kinderkanker te bestrijden. Love Your Melon vermeldt ook specifieke cijfers (altijd ideaal voor overtuigende doeleinden, vooral omdat cijfers niet liegen) en prijst het de 215.000 geschonken petten aan kinderen en $ 8,3 miljoen (ruim € 8 miljoen) aan donaties. Bovendien biedt de executive summary een call to action (CTA) voor lezers om meer over het merk te leren via sociale media.
3. Cotopaxi impact rapport
Cotopaxi (EN), een ander merk dat zich richt op maatschappelijk verantwoord ondernemen, publiceert een jaarlijks impactrapport waarin de bijdragen worden gedetailleerd die het heeft geleverd aan sociale en duurzame doelen. Voor hun 2022 Impact Rapport (EN) begint Cotopaxi met een executive summary die in twee secties is verdeeld. De eerste sectie, “Over Cotopaxi,” biedt een breed overzicht van het bedrijf, inclusief de missie om armoede te bestrijden, de ecologische voetafdruk en wat financiële informatie.

Cotopaxi heeft een standaard executive summary om het merk te beschrijven, die ze kunnen gebruiken voor verschillende rapporten en documenten.
De tweede sectie, “Over dit rapport,” geeft een voorproefje van de onderwerpen die lezers in de volgende pagina's zullen leren, evenals de bronnen van de informatie en de beperkingen van de reikwijdte en focus van het rapport.

Cotopaxi richt deze executive summary op het specifieke rapport.
Hoewel relatief lang, biedt de executive summary van Cotopaxi lezers alles wat ze moeten weten over de impact van het bedrijf en de autoriteit van het rapport in slechts een paar pagina's.
Je bent klaar om je eigen executive summary te schrijven
Je executive summary is meer dan alleen een inleiding tot een rapport of document: het dient als het hoogtepunt dat je publiek aantrekt. Het schrijven van een overtuigende executive summary zal ongetwijfeld een paar pogingen nodig hebben, maar met de bovenstaande adviezen en voorbeelden ben je goed op weg.
Veelgestelde vragen over executive summaries
Hoe lang is een executive summary?
De exacte lengte van een executive summary hangt af van het soort bedrijfsdocument waarvan het deel uitmaakt, evenals het beoogde publiek. Over het algemeen mag een executive summary niet langer zijn dan een paar pagina's, of 5% tot 10% van de totale lengte van het document.
Wat moet een executive summary bevatten?
- Een inleiding tot het document
- Hoogtepunten en belangrijke punten in het document
- Wat lezers kunnen verwachten te leren van het document
Wat moet niet worden opgenomen in een executive summary?
Een executive summary moet de hoofdlijnen van je bedrijfsplan, voorstel of rapport bieden, zonder alle details te vermelden of erg technisch te worden. Het doel is om een executive summary te schrijven die de lezer aantrekt en voldoende context biedt voor het document dat volgt.