Een webwinkel runnen is fantastisch: je kunt vanuit huis werken, zelf je dagen indelen en in sommige gevallen vrijwel passief geld verdienen. Maar er komen ook verplichtingen bij kijken, zoals de boekhouding en het heffen van btw – ook wel de omzetbelasting genoemd.
Specifiek over die btw gaan we het in dit artikel hebben. Je ontdekt wat btw is, hoe het werkt, waarom je het moet heffen en hoe je het verrekent met btw die jij als webwinkel zelf betaalt. Ook lees je wat je moet doen als je aan klanten in het buitenland verkoopt.
Of je nou kleding, digitale producten of advies verkoopt: na het lezen van deze blogpost weet je precies hoe je omzetbelasting moet berekenen, factureren en afdragen. Met praktische voorbeelden en handige bronnen is dit een gids waarmee jouw webshop een vliegende start maakt.
Wat btw is en hoe het werkt
De afkorting btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Deze omzetbelasting bereken je als ondernemer door aan je klanten en draag je vervolgens af aan de Belastingdienst. Je moet haast altijd btw heffen, tenzij er een vrijstelling voor jouw diensten of producten bestaat. De huidige (2025) btw-tarieven zijn:
- Het standaardtarief van 21%
- Het verlaagd tarief van 9%
- Vrijstelling of export, dus 0%
Verderop in dit artikel gaan we dieper op die tarieven in en ontdek je welke jij zou moeten rekenen. Voor nu is het belangrijk dat je weet hoe de btw precies werkt. Je brengt deze belasting namelijk in rekening op de verkoopprijs en geeft dit ontvangen bedrag later op in je btw-aangifte, die elk kwartaal plaatsvindt. Je mag daar de btw tegen afstrepen die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten en inkopen.
Btw-registratie voor webwinkeliers
Als je een webshop start, moet je je in veel gevallen inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Bij die inschrijving geeft de KVK je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst. Binnen enkele weken ontvang je een btw-identificatienummer (btw-id). Dit nummer gebruik je voor communicatie met klanten en buitenlandse transacties binnen de EU.
Is jouw webwinkel btw-plichtig?
In de meeste gevallen moet een webshop omzetbelasting heffen. De KVK geeft jou daar al uitsluitsel over als je je bedrijf inschrijft in het handelsregister. Er bestaat een uitzondering als jouw omzet onder de € 20.000 per jaar blijft. Je kunt je dan inschrijven voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Daarmee ben je niet btw-plichtig en hoef je dus geen btw aan je klanten te berekenen.
Vrijgestelde sectoren
Daarnaast geldt er btw-vrijstelling voor een aantal sectoren, zoals het onderwijs, kantines, de erkende kinderopvang, uitvaartondernemers en enkele kunstzinnige beroepen. Bij de Belastingdienst vind je de volledige lijst met vrijgestelde branches en bedrijfsactiviteiten. Over het algemeen kun je stellen dat een webwinkel met winstoogmerk daar niet onder valt.
Welke btw-tarieven gelden voor jouw webwinkel?
Als webwinkelier moet je voor elk product of elke dienst het juiste btw-tarief toepassen. In Nederland zijn er drie btw-tarieven. Laten we die eens bekijken om te zien welk tarief voor de producten of diensten in jouw webwinkel geldt.
Standaard btw-tarief: 21%
Voor de meeste webwinkels is het standaardtarief van 21% van toepassing. Dat betekent dat je bovenop de verkoopprijs 21% moet doorberekenen aan je klanten. Voorbeelden van producten met 21% btw zijn:
- Kleding en schoenen
- Elektronica (smartphones, laptops, koptelefoons)
- Meubels en woonaccessoires
- Cosmetica en parfums
- Speelgoed en gadgets
💡 Rekenvoorbeeld
Je verkoopt een tas voor € 100 exclusief btw. De btw bedraagt 21% (€ 21), waardoor de klant in totaal € 121 moet betalen.
Verlaagd btw-tarief: 9%
Sommige producten en diensten komen in aanmerking voor een ‘korting’. Dit verlaagde btw-tarief is er voor zaken die als essentieel worden beschouwd. Voorbeelden van dat soort producten en diensten zijn:
- E-books en papieren boeken
- Tijdschriften en dagbladen
- Levensmiddelen en non-alcoholische dranken
- Medicijnen en bepaalde gezondheidsproducten
💡 Rekenvoorbeeld
Stel, je verkoopt een kookboek voor € 20 exclusief btw. De btw hierop bedraagt 9% (€ 1,80), dus de klant betaalt in totaal € 21,80.
Btw-vrijstelling en export: 0%
Het 0%-tarief geldt wanneer je producten verkoopt aan klanten buiten de EU. Je hoeft dan geen btw te heffen, maar je moet wel kunnen aantonen dat de goederen Nederland daadwerkelijk hebben verlaten. Voorbeelden van producten met 0% btw:
- Verkoop aan klanten buiten de EU (bijv. het VK of Australië)
- Internationale vracht- en vervoersdiensten
- Bepaalde medische hulpmiddelen en geneesmiddelen
💡 Rekenvoorbeeld
Je verkoopt een smartwatch aan een klant in Canada met een prijs van € 200. Omdat de klant buiten de EU woont, mag je 0% btw in rekening brengen. Wel betaalt de klant mogelijk invoerrechten bij de bezorging.
Goed om te weten: als je goederen exporteert, moet je bewijsstukken bewaren (zoals facturen en verzenddocumenten). De Belastingdienst kan hierop controleren.
Btw op digitale producten en internationale verkoop
Je zag eerder al dat voor e-books het verlaagde btw-tarief van 9% geldt. Dat is zo wanneer je binnen Nederland verkoopt. Voor andere digitale producten en voor verkopen aan andere landen binnen de EU gelden aparte regels.
-
Nederlandse klanten
E-books vallen onder het 9%-tarief, software en digitale diensten onder het 21%-tarief.
-
Particuliere klanten in de EU
Verkoop je voor meer dan € 10.000 per jaar aan particuliere klanten in de EU? Dan moet btw berekenen op basis van het btw-tarief in het land van de koper. Dit doe je via de One Stop Shop (OSS)-regeling.
-
Klanten buiten de EU
Vaak is 0% btw van toepassing, maar attendeer de koper wel op invoerrechten die hij mogelijk moet betalen.
Btw in je webwinkel en op facturen
Het mag dus inmiddels duidelijk zijn dat jij als webwinkelier verplicht bent om btw correct in je prijzen en facturen te verwerken. Op die manier voldoet je administratie aan de eisen van de Belastingdienst. In deze paragraaf behandelen we of je prijzen inclusief of exclusief btw moet tonen, hoe je een juiste btw-factuur opstelt en wat de wettelijke eisen zijn.
Prijzen in je webwinkel: inclusief of exclusief btw?
Of je prijzen inclusief of exclusief btw moet tonen, hangt af van je doelgroep. Verkoop je aan consumenten (B2C), dan ben je verplicht prijzen inclusief btw te tonen. Verkoop je aan bedrijven (B2B), dan mag je prijzen zonder btw tonen in je webwinkel, mits je daar duidelijk bij vermeldt dat de prijs exclusief btw is. Jouw B2B-koper betaalt trouwens wél btw aan je, dus die moet gewoon op de factuur.
💡 Voorbeeld
Een webshop die kleding aan particulieren verkoopt, moet een jas aanbieden voor € 121 (incl. 21% btw) en mag geen exclusieve btw-prijzen tonen. Een leverancier van zakelijke software mag een licentie aanbieden voor € 100 excl. btw, zolang wordt vermeld dat er nog 21% btw bijkomt.
Zo stel je een correcte btw-factuur op
Elke factuur moet voldoen aan wettelijke eisen. Dit geldt vooral als je verkoopt aan bedrijven of bij internationale transacties. Een btw-factuur bevat minimaal:
- Jouw bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de klant
- Jouw btw-identificatienummer (btw-id)
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Aantal en prijs per product of dienst
- Het toegepaste btw-tarief (21%, 9% of 0%)
- Het totaalbedrag exclusief btw, de btw apart vermeld en het totaal inclusief btw
💡 Voorbeeld van een btw-factuur
| Omschrijving | Aantal | Prijs excl. btw | Btw (%) | Btw-bedrag | Totaal (incl. btw) |
| Kantoorstoelen | 2 | € 500,00 | 21% | € 105,00 | € 605,00 |
| Digitale cursus | 1 | € 100,00 | 9% | € 9,00 | € 109,00 |
Speciale regels voor internationale facturen
Bij verkopen aan klanten in het buitenland gelden extra regels:
-
Binnen de EU (B2C)
Je moet het btw-tarief hanteren van het land waar de klant woont (OSS-regeling).
-
Binnen de EU (B2B)
Bij verkoop aan een btw-geregistreerd bedrijf in een ander EU-land mag je de btw verleggen. Dit betekent dat jij geen btw in rekening brengt en de klant deze zelf aangeeft in zijn aangifte. Op de factuur vermeld je: Btw verlegd, volgens artikel 138 EU-richtlijn 2006/112/EG.
Buiten de EU
Je rekent 0% btw, maar moet aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten. Dit kan met een vrachtbrief, douaneaangifte of Track & Trace-overzicht. Ook een factuur met betalingsbewijs is belangrijk. Zonder dit bewijs kan de Belastingdienst alsnog 21% btw naheffen.
Meer info over btw vermelden op je facturen aan Nederlandse en internationale klanten? De Belastingdienst heeft hier enkele duidelijke pagina’s over, met informatie over o.a. de factuureisen, het afronden van btw-bedragen en het bijhouden van een administratie.
Btw-administratie en aangifte doen
Als webshop-eigenaar ben je verplicht een goede btw-administratie bij te houden en elk kwartaal btw-aangifte te doen. Dit betekent dat je niet alleen btw moet berekenen en innen, maar ook correct moet registreren en op tijd moet afdragen aan de Belastingdienst. Doe je dit niet, dan kunnen er sancties volgen.
Zo houd je een btw-administratie bij
De Belastingdienst vereist dat je een overzichtelijke administratie bijhoudt waamee je kunt aantonen welke producten of diensten je hebt verkocht, welk btw-tarief je hebt toegepast en hoeveel btw je hebt berekend en betaald. Dit geldt voor binnenlandse én voor internationale transacties.
Je kunt je administratie natuurlijk handmatig bijhouden in Excel, maar veel ondernemers kiezen voor boekhoudsoftware zoals Snelstart of Moneybird. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. De Belastingdienst kan je administratie tot zeven jaar terug controleren, dus zorg ervoor dat je facturen, bonnetjes en btw-aangiften goed bewaart. Zo’n boekhoudprogramma helpt daarbij omdat je je administratie hiermee digitaal bewaart en niet kunt kwijtraken.
Wanneer je btw-aangifte moet doen
De meeste webwinkeliers doen per kwartaal btw-aangifte. Dit betekent dat je de btw die je hebt ontvangen van klanten verrekent met de btw die je hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst of krijg je terug. De deadlines voor de aangifte zijn:
- 30 april (voor het eerste kwartaal)
- 31 juli (voor het tweede kwartaal)
- 31 oktober (voor het derde kwartaal)
- 31 januari (voor het vierde kwartaal)
Sommige ondernemers moeten maandelijks aangifte doen, terwijl anderen toestemming krijgen om dit jaarlijks te doen. Dit hangt af van je omzet en afspraken met de Belastingdienst.
Zo doe je btw-aangifte
Je doet de btw-aangifte online via het portaal Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hier geef je aan hoeveel btw je hebt berekend aan klanten en hoeveel jouw bedrijf heeft betaald over zakelijke kosten.
Heb je meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je automatisch geld teruggestort door de Belastingdienst.
Meer btw ontvangen dan je zelf betaald hebt? Je krijgt dan een factuur van de Belastingdienst en moet het overschot aan ontvangen btw binnen 21 dagen terugbetalen.
Boete voor te laat aangifte doen
Als je te laat bent met je btw-aangifte kun je een boete krijgen. De standaardboete voor een vergeten aangifte is € 68. Betaal je de btw niet op tijd, dan kan er een naheffingsaanslag volgen. Bij opzettelijke fraude kan de boete oplopen tot 50% van het verschuldigde bedrag.
Uitstel van de btw-aangifte
Als je btw-plichtig bent maar niet in staat bent om de btw-aangifte op tijd te doen, kun je uitstel aanvragen. Let op: dit is alleen toegestaan in ernstige calamiteiten, aldus de Belastingdienst. Want met de hulp van bijvoorbeeld een boekhouder kun je eigenlijk altijd tijdig je aangifte doen, ook al ben je zelf verhinderd.
Fout in aangifte corrigeren: suppletie
Heb je een fout ontdekt in een eerdere btw-aangifte? Dan kun je dit corrigeren via een zogeheten suppletie. Dat is een extra aangifte waarmee je de fout corrigeert. In de praktijk heb je 5 jaar voor deze correctie. Doe je dit niet binnen die periode, dan kan de Belastingdienst dat als fraude zien. Goed om te weten: belastingadviseurs hebben een meldplicht wanneer ze zien dat je geen suppletie aangeeft. Aan de andere kant kunnen belastingadviseurs je helpen om deze correctie zo spoedig mogelijk rond te krijgen.
Best practices voor je btw-aangifte
Een correcte btw-administratie is essentieel voor het succes van je webwinkel. Je moet niet alleen btw heffen en afdragen, maar ook zorgen dat je administratie klopt en je aangiftes op tijd doet. Een goede voorbereiding helpt je om fouten en boetes te voorkomen.
Tips voor een soepele btw-administratie
- Gebruik boekhoudsoftwareHandmatige btw-berekeningen en facturen kunnen snel fout gaan. Met software zoals Snelstart of Moneybird automatiseer je veel taken, waardoor je minder risico loopt op fouten.
- Neem een boekhouder in de arm Voor weinig ondernemers is de boekhouding hun passie. Daarnaast krijg je te maken met veel veranderende wetten en regels. Om volgens de letter van de wet zaken te doen en fiscale voordelen niet over het hoofd te zien, doe je er goed aan in een boekhouder te investeren.
- Zorg voor een overzichtelijke administratie Bewaar alle facturen, bonnetjes en btw-aangiften op een gestructureerde manier, bijvoorbeeld in mappen in je kantoor of gedigitaliseerd in je boekhoudpakket. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controles uitvoeren.
- Doe je btw-aangifte op tijd e aangifte kun je doen tot de laatste dag van de maand die volgt op de aangifteperiode. Doe je toch te laat aangifte, dan kan dat leiden tot een boete. Zet de deadlines in je agenda en zorg dat je tijdig alles gereed hebt. Als je een boekhouder hebt, zal die ervoor zorgen dat je op tijd aangifte doet.
- Wees voorbereid op btw-verlegging en OSS-regels Als je zaken doet binnen de EU, moet je weten wanneer je btw moet verleggen en hoe de One Stop Shop (OSS)-regeling werkt. Dit voorkomt verwarring en fouten bij internationale transacties.
Met deze best practices houd je je btw-administratie op orde en vermijd je problemen met de Belastingdienst. Twijfel je over specifieke btw-zaken? Raadpleeg dan een boekhouder of check de Belastingdienst-website voor de laatste updates.
FAQ: hoe btw te heffen
Is de btw relevant voor mij?
Ja, als je een webwinkel hebt in Nederland, moet je meestal btw heffen. De enige uitzondering is als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt en minder dan € 20.000 per jaar omzet maakt.
Wat gebeurt er als ik geen btw bereken?
Als je btw had moeten heffen en dat niet hebt gedaan, kan de Belastingdienst dit alsnog bij je innen. Dit betekent dat je de btw uit eigen zak moet betalen. Ook kun je een boete krijgen voor een foutieve btw-aangifte.
Hoe weet ik welk btw-tarief ik moet gebruiken?
De meeste producten vallen onder het 21%-tarief, maar sommige zoals boeken en voedingsmiddelen vallen onder het 9%-tarief. Voor internationale verkopen binnen en buiten de EU gelden andere regels. Check de Belastingdienst-lijst met btw-tarieven voor de meest actuele informatie.
Moet ik btw rekenen aan buitenlandse klanten?
Binnen de EU gelden speciale regels. Voor particulieren moet je het btw-tarief van hun land hanteren via de One Stop Shop (OSS)-regeling. Bij zakelijke klanten mag je de btw verleggen, mits ze een geldig btw-nummer hebben. Buiten de EU geldt meestal 0% btw, maar je klant moet mogelijk invoerrechten aan de douane betalen.
