あなたのオンライン小規模ビジネスは、グルメコーヒーの販売が好調で、コーヒークラブの会員数が昨年の倍増しました。成功に少し浮かれ気味ですが、書類作業が滞っています。デスクは売上請求書や経費の領収書で散らかり、ビジネスの口座や銀行明細書を3ヶ月間も確認していません。そろそろ会計と簿記に真剣に取り組む時です。以下にそのためのヒントを紹介します。
会計とは何か?
会計は、ビジネスの財務データを整理し、提示するプロセスです。企業の財務状況を分析し、業務を追跡し、拡大、雇用、利益の再投資、借入、投資家の募集などの意思決定を行うために使用されます。
簿記は、会計に必要な多くの資料を提供します。請求書、領収書、給与、税金の支払いを収集し、それらの文書に財務データを記録するプロセスです。正確で最新の簿記と会計は、中小企業の成功の可能性を高めます。
中小企業のための10の会計ヒント
中小企業オーナー向けのeコマース会計に関するアドバイスは本一冊分にもなりますが、以下の中小企業会計のヒントは良い出発点です。
- ビジネスと個人の経費を分ける
- 簿記ソフトを使用する
- 予算を作成する
- 詳細な記録を保持する
- 消費税法を理解する
- キャッシュフローを管理する
- 整理整頓し、帳簿を清掃する
- 会計方法を選択する
- 請求書の自動化
- 税金の計画を立て、期限を守る
1.ビジネスと個人の経費を分ける
個人資金とビジネス取引を混同しないように、別のビジネス用銀行口座を開設しましょう。これにより、税金控除のためのビジネス経費を収集し、確認しやすくなります。また、ビジネス資金を分けることで、ビジネスの負債からオーナーの法的責任を制限することができます。個人事業主は社会保障番号を使用してビジネス口座を開設できますが、従業員を持つオーナーは雇用者識別番号(EIN)を使用できます。
ビジネス経費に個人のクレジットカードを使用せず、ビジネス用のクレジットカードを取得しましょう。これにより、一時的なキャッシュ不足を補い、ビジネスのクレジットスコアを確立し、ビジネスの財務が個人のクレジットスコアに影響を与えないようにします。
2. 簿記ソフトを使用する
収入と経費を適切に追跡することは、良好な会計に不可欠です。簿記や会計ソフトウェアは、顧客への請求書の送信や追跡、経費の整理、従業員の給与支払いなど、多くの時間のかかる手作業を自動化できます。また、ソフトウェアはエラーを減らすのにも役立ちます。
3. 予算を作成する
中小企業オーナーは、予想される収益と経費の予算を作成し、定期的に実際の結果と照らし合わせて確認する必要があります。予算作成は、中小企業がコスト効率を改善し、拡張の機会を見つけるのに役立ちます。
さまざまな政府や中央銀行の研究によると、予算を作成することは、一般的により良い財務結果を報告することが示されています。予算がないビジネスは、キャッシュクランチが発生するまで問題に気づかないかもしれません。
4. 詳細な記録を保持する
正確な記録は、中小企業の成功の可能性を高めます。また、税金の時期には、税控除可能な経費を文書化する必要があります。税務署の規則では、ビジネスは少なくとも3年間記録を保持する必要がありますが、会計士は7年間の保持を推奨しています。
最初のステップとして、中小企業は経費の種類、ベンダー、またはサプライヤーに基づいて紙の領収書のフォルダを作成できます。一部のビジネスソフトウェアサービスでは、ユーザーがモバイルデバイスで領収書を電子的にスキャンし、それをビジネスのオンライン簿記システムに整理・分類することができます。
5. 消費税法を理解する
ビジネスオーナーは、営業している州や販売している州の消費税法を把握しておく必要があります。消費税は45州とワシントンD.C.に適用され、さらに38州では地方消費税が徴収されます。
一般的に、ビジネスが州内に物理的な存在(店舗、オフィス、倉庫)を持っている場合、消費税を徴収する必要があります。複数の州で販売するオンライン販売者は、直接販売するか、アマゾンなどのフルフィルメントサービスを通じて販売するかによって、消費税を徴収する必要があるかどうかが異なります。
特に多くの州で営業しているeコマースビジネスの中小企業オーナーは、州の法律に準拠したプログラムを設定するために会計士や税理士に相談することを検討した方が良いでしょう。
6. キャッシュフローを管理する
ビジネスのキャッシュフローは流動性を示し、即座に経費を支払うための資金の量を示します。多くの中小企業は、十分なキャッシュフローを生み出せずに失敗します。
中小企業は、入金と出金のタイミングを把握するためにキャッシュフローステートメントを作成できます。キャッシュフローを改善する方法には、以下のようなものがあります:
- タイミング。 顧客の支払条件を60日から30日に短縮し、サプライヤーへの支払い期間を30日から60日に延長します。
- 余裕。 キャッシュフロー予測に誤差のマージンを設けます。
- 備え。 キャッシュフローが変動する時期に備えて、現金の準備金を確保します。
- 信用枠。 必要に応じて、キャッシュクランチ時に使用するためのビジネス用の信用枠やクレジットカードを取得します。
7. 整理整頓し、帳簿を清掃する
整理された会計と簿記は、ビジネスを構築する代わりに記録を探す時間を減らします。また、ビジネスの拡張や雇用を検討する際の分析や意思決定が容易になります。
8. 会計方法を選択する
中小企業は、現金主義または発生主義のいずれかの会計方法を選択する必要があります。
- 現金主義会計は、スタートアップや若いビジネスには通常簡単です:売上と経費は支払い時にのみ記録されます。
- 発生主義会計はより複雑です。売上や経費は発生した時点で記録されますが、支払いが数週間または数ヶ月後になることがあります。発生主義は、ビジネスを複数の期間にわたって長期的に見る方法であり、大企業や金融機関の標準です。
会計基準も重要です。アメリカやカナダの上場企業は、一般に認められた会計原則GAAPを使用する必要があります。私企業はこれらのルールに従う必要はありませんが、会計士や簿記士とのコミュニケーションに役立ちます。これらのルールは政府の規制機関によって監視され、施行されます。他の多くの先進国は、国際財務報告基準(IFRS)を使用しています。GAAPとは異なり、IFRSはガイドラインであり、推奨されますが強制ではありません。中国やインドなどの国々はIFRSに従っていません。
9. 請求書の自動化
請求書を自動的に送信することで、請求業務を効率化し、時間とリソースを節約できます。たとえば、販売から48時間以内に請求書を自動的に送信し、必要に応じて支払いリマインダーや未払い通知を設定するプログラムを請求書ソフトウェアを使用して設定できます。
10. 税金の計画を立て、期限を守る
中小企業は、成長と予想される税引前所得に基づいて、年間の所得税を見積もる必要があります。中小企業、特にオンラインビジネスは、年間に1,000ドル以上の納税義務が予想される場合、四半期ごとに推定連邦税を支払うことが一般的です。推定税金の遅延支払いまたは不足支払いは、罰金や未払い税金に対する利息を引き起こす可能性があります。
中小企業会計に関するよくある質問
消費税法を遵守するにはどうすればよいですか?
自分の州や販売先の州の消費税法を把握し、州の税務局や収入局から税法のコピーを取得することが重要です。また、特に多くの州で販売するeコマースビジネス向けの消費税徴収に特化したソフトウェアを使用することもできます。
キャッシュフローを管理するにはどうすればよいですか?
キャッシュフローを管理し改善するための方法には、以下のようなものがあります:
銀行口座をどのくらいの頻度で調整すべきですか?
調整は、ビジネスの記録と銀行口座を一致させる作業です。月次の銀行明細書が調整プロセスを助けるため、少なくとも月に一度行うことが理にかなっています。調整を行うことで、キャッシュフローを確認し、不一致や不足金を特定し、詐欺を防ぐことができます。
中小企業オーナーにとって一般的な税控除は何ですか?
多くの経費は、ビジネスの状況に応じて連邦所得税から全額または一部が控除可能です。一般的な控除には、オフィスの家賃や光熱費、コンピュータやソフトウェア、オフィス用品、機械の減価償却、ビジネス用電話やインターネット料金、ビジネス関連の車両経費や走行距離、ビジネス旅行、地方税、ビジネスや健康保険の費用などがあります。
中小企業に専門の会計士を雇う必要がありますか?
多くの場合、中小企業オーナーは、ビジネスの規模や複雑さに応じて、会計や簿記を自分で管理できます。しかし、より大きく複雑なビジネスは、ほぼ常に専門の会計士を雇います。