POS: come funziona e quale scegliere in base alle tue esigenze di pagamento

Accettare pagamenti con carta all’interno dei negozi fisici non è solo una tendenza in forte crescita, la presenza di un POS all’interno del proprio esercizio commerciale è obbligatoria. E non rispettare questa legge vuol dire accettare il rischio di incorrere in pesanti sanzioni (che in Italia scatteranno a partire dal 1° gennaio 2023, anche se si vocifera che la data potrebbe essere anticipata di qualche mese).

Accettare pagamenti con carta all’interno dei negozi fisici non è solo una tendenza in forte crescita: è obbligatorio. Non rispettare questa legge vuol dire accettare il rischio di incorrere in pesanti sanzioni.

Utilizzare un POS non è un’impresa impossibile. Questo articolo ti aiuterà ad avere le idee chiare su cos’è il POS, come funziona e come sceglierlo.

Cos’è il POS?

Il POS è un sistema di pagamento usato dalle aziende per gestire le transazioni ricevute tramite carte di credito o debito. 

Fino a qualche anno fa, i POS erano registratori di cassa ingombranti, dotati di un dispositivo esterno che rilevava acquisti e vendite. 

Oggi le cose sono cambiate, e aggiungere un POS al tuo negozio è molto più semplice. Le soluzioni più moderne offrono la possibilità di automatizzare anche gli acquisti dei clienti, gestire l’inventario, monitorare il rendimento delle vendite, raccogliere le informazioni di contatto dei clienti e altro ancora, facilitando le operazioni.

In genere un sistema POS include diversi accessori:

• Scanner di codici a barre
• Stampante per le ricevute
• Terminale per la lettura delle carte
• Dispositivo connesso a internet in grado di supportare l’app del POS

Come funziona il POS

Le vendite tramite POS prevedono 4 fasi:

1. Il/la cliente va in cassa per acquistare un prodotto o servizio. Viene utilizzato il lettore di codici a barre per individuare il prezzo del prodotto.
2. Il sistema POS calcola il prezzo, includendo le tasse, e aggiorna l’inventario. 
3. Il/la cliente paga con la propria carta, fisica o digitale, e la sua banca autorizza la transazione. 
4. La transazione è finalizzata, il pagamento è avvenuto con successo e viene creata una ricevuta fisica o digitale, che sarà inviata o consegnata al/la cliente.

Quanti tipi di POS esistono?

Tra i consumatori che preferiscono pagare con la carta, e le leggi in perenne cambiamento che impongono la presenza dei POS, non sorprende che esistano diversi tipi di POS. 

• POS fisso: il POS più tradizionale, quello che siete abituati a vedere nelle casse più comuni. Si tratta del dispositivo adibito alla lettura delle carte di debito e di credito connesso tramite linea telefonica o cavo LAN.
• POS wireless: questo POS non è connesso tramite cavo, e ha un raggio d’azione massimo di circa 10 metri tramite connessione Bluetooth. 
• POS GSM/GPRS: POS dotato di scheda SIM, il che vuol dire che offre la possibilità di effettuare transazioni in modo indipendente, senza la necessità di un collegamento tramite linea fissa. 
• POS mobile/portatile: è la versione più moderna dei POS, ed è connesso tramite Bluetooth a un dispositivo smart (smartphone o tablet) sul quale è installata un’app che gestisce il terminale. 

Capire quali sono, come funzionano e quali sono le principali differenze tra i vari tipi di POS è essenziale per decidere quale tipo di POS dovreste utilizzare per il vostro business.

Tipi di POS

Tra i consumatori che preferiscono pagare con carta, e le leggi in perenne cambiamento che impongono la presenza dei POS, non sorprende che esistano diversi tipi di POS. Ecco un elenco dei principali:

• POS fisso: il POS più tradizionale, quello che di solito si vede in cassa. Si tratta del dispositivo adibito alla lettura delle carte di debito e di credito connesso tramite linea telefonica o cavo LAN.
• POS mobile: è la versione più moderna dei POS. Consente di accettare le transazioni da tablet, smartphone o lettori di carte. 
• POS locale: archivia le informazioni su un server locale, che molto spesso è l’hard disk di un computer.
• POS su cloud: sistema ospitato su web che gestisce da server remoti tutte le operazioni di pagamento.
• POS multicanale: si integra con diversi canali, come siti web, marketplace, negozi, uffici vendita e social media.
• POS contactless: consente di pagare fino a 50€ senza dovere inserire la carta e il pin.

 

Principali funzionalità di un POS

Cosa possono fare i POS, oltre a gestire le transazioni con carta? 

Un POS è un vero e proprio centro di controllo della tua attività. I più semplici gestiscono solo i pagamenti, mentre le soluzioni più complete offrono diversi strumenti, dai report sulle vendite alla gestione dell’inventario. 

Ecco le principali funzionalità di un sistema POS:

• Elaborazione di pagamenti integrati
• Gestione dell’inventario
• Report su vendite e guadagni
• Gestione dei dipendenti
• Opzioni di pagamento flessibili
• CRM (Customer Relationship Management) 
• Gestione multi-negozio
• Assistenza dedicata

Attenzione: Shopify ha un sistema POS che offre tutto l’occorrente per combinare le vendite di persona alle vendite online.

Perché utilizzare un POS mobile?

Il POS mobile permette di accettare pagamenti ed effettuare transazioni ovunque, in qualsiasi momento, semplicemente tramite la connessione dati del dispositivo su cui hai installato l’app dedicata. 

Questa flessibilità, spesso sottovalutata da chi ha un negozio fisico e svolge la propria attività solo al suo interno, è incredibilmente utile per i professionisti che svolgono la propria attività in mobilità, come artigiani, insegnanti privati, tassisti o rider che effettuano consegne a domicilio. 

Il POS mobile, contrariamente a quello fisso, non prevede costi per l’acquisto di hardware, canoni d’uso, rete fissa e installazione fisica. 

Un sistema moderno e più rapido per la gestione dei pagamenti ti consentirà di offrire la stessa semplicità dei pagamenti online anche nei pagamenti di persona. 

Mettiti nei panni dei tuoi clienti: preferirebbero attendere che il POS si colleghi alla rete e tornare a casa con uno scontrino cartaceo, o pagare con un “tap” e ricevere lo scontrino via email o SMS?

Ad ogni modo, un POS ti permetterà di gestire i pagamenti in modo più fluido ed efficiente e ti garantirà di rispettare i requisiti legali dei negozi fisici.

Per capire quale POS è più adatto alla tua attività, consulta la guida sui migliori POS per commercianti.

Domande frequenti sui sistemi POS

Cos’è il POS?

Il POS (Point Of Sale) è un terminale di pagamento che permette di effettuare transazioni con carte di credito o debito, fisiche o virtuali. È possibile configurare un sistema POS per supportare le vendite in un negozio fisico, un negozio online o entrambi.

Come funziona il pagamento tramite POS?

Per pagare tramite POS basta digitare l’importo da addebitare sulla tastiera del dispositivo, o sullo smartphone o tablet associato, e leggere la carta del cliente (strisciandola, inserendola o con la funzionalità contactless).

Come si usa il POS?

Il POS è un sistema di pagamento che si collega tramite una rete fissa o tramite app mobile. Nel caso di collegamento tramite rete fissa sarà necessario un cavo LAN o una connessione Bluetooth, mentre i POS portatili o mobili utilizzano la rete 3G o WiFi del dispositivo (smartphone o tablet) a loro connesso.

Quanto costa il POS?

I POS hanno costi variabili. Alcuni prevedono una spesa fissa mensile, mentre altri fornitori di POS guadagnano dalle commissioni su ogni acquisto.