Sai cosa si dice delle opinioni: tutti ne hanno una. Quello che non si dice abbastanza è che, affinché le opinioni siano utili, è necessario raccoglierle e analizzarle in modo organizzato e trasparente.
La società di consulenza McKinsey riporta che l'84% dei CEO ritiene che l'innovazione sia fondamentale per la crescita. Nel frattempo, il professore della Harvard Business School Clayton Christensen afferma che il 95% delle innovazioni aziendali non va a buon fine. La conclusione che si può trarre da queste due statistiche è che l'innovazione è un'area in cui vale la pena investire, ma bisogna farlo con attenzione.
È qui che entra in gioco la gestione delle idee. Se usata in modo efficace, la gestione delle idee trasforma le opinioni su ciò che l'azienda potrebbe o dovrebbe fare in un percorso di innovazione attuabile.
Che cos'è la gestione delle idee?
La gestione delle idee è un processo strutturato con cui le aziende generano, archiviano, valutano, testano e implementano nuove idee. I titolari delle aziende hanno probabilmente familiarità con la quantità di opinioni che si hanno all'interno dell' impresa su come essa viene gestita. Alcune di queste opinioni sono valide, altre meno.
Un sistema di gestione delle idee efficace raccoglie gli input sull'azienda provenienti dai dipendenti, dai clienti e persino dai commenti sui social. Il sistema di gestione delle idee offre linee guida per la valutazione e l'implementazione delle idee e per la stesura di report sul loro relativo successo. Tutti possono dormire sonni più tranquilli sapendo che le soluzioni non solo vengono registrate, ma anche prese in considerazione e, a volte, inserite in una politica o in un prodotto.
Gestione delle idee vs. gestione dell'innovazione
Il termine “gestione delle idee” viene spesso utilizzato insieme all'espressione "gestione dell'innovazione", ma si tratta di due concetti distinti. La gestione dell'innovazione è un termine generico che comprende il modo in cui tutte le innovazioni prendono vita all'interno dell'organizzazione; è guidata da una strategia di innovazione che si allinea strettamente con la strategia aziendale generale.
La gestione delle idee è una pratica specifica nell'ambito della gestione dell'innovazione, che guida i processi e gli strumenti con cui le nuove idee vengono raccolte, archiviate, valutate e implementate.
Perché la gestione delle idee è importante?
La gestione delle idee è più di un semplice esercizio di organizzazione. Un adeguato processo di gestione delle idee può portare a:
1. Risoluzione mirata dei problemi
I processi di gestione delle idee efficaci consentono una generazione focalizzata di idee attorno a un problema specifico, permettendo ai team di lavorare rapidamente per affrontare nuove sfide.
2. Resilienza dinanzi ai cambiamenti
Quando le idee vengono costantemente valutate e implementate all'interno dell'azienda, quest'ultima è meglio posizionata per adattarsi alle condizioni di mercato in evoluzione.
3. Maggiore soddisfazione del cliente
Le idee possono e devono essere raccolte dai clienti, sia attraverso ticket di assistenza, chiamate di vendita o interazioni dirette con i clienti principali. I processi di gestione delle idee aiutano a contrassegnare e monitorare le preoccupazioni ricorrenti, accelerandone la risoluzione (o almeno la valutazione).
4. Retention dei dipendenti
La gestione delle idee è un processo trasparente che funziona meglio con un'ampia partecipazione, che assicura ai dipendenti la validità delle loro idee. L'ascolto delle idee dei dipendenti può portare a un maggiore investimento emotivo nell'azienda e a maggiore soddisfazione sul lavoro.
5. Cultura più innovativa
La gestione delle idee favorisce un ambiente di lavoro in cui le persone sanno che l'innovazione può arrivare da qualunque direzione, ispirando approcci creativi a ogni tipo di problema.
6. Allineamento strategico
La gestione delle idee di qualsiasi organizzazione dovrebbe essere allineata con la sua strategia aziendale più ampia. La generazione e la valutazione continua delle idee aiutano a ribadire che la strategia aziendale è chiara per tutti i dipendenti.
Qual è il processo di gestione delle idee?
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, il processo di gestione delle idee può assumere molteplici forme. Anche le piccole aziende possono trarre vantaggio dal seguire il processo di gestione delle idee. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, il processo è essenzialmente lo stesso:
1. Ideazione
Le idee possono essere generate in modo continuo o attraverso una campagna limitata nel tempo. La classica sessione di brainstorming, in cui un gruppo di persone si riunisce in una stanza e propone spontaneamente soluzioni a un problema, è un esempio di campagna a tempo limitato per un problema molto mirato. Ma non è l'unico esempio di ideazione. Singoli individui o piccoli gruppi possono confrontarsi e poi riunirsi per proporre le loro idee migliori e più sviluppate a un team più ampio, per approfondirle ulteriormente.
In alternativa, una scatola dei suggerimenti nella zona relax può essere una fonte continua di idee. In un mondo digitale, si potrebbe implementare il classico processo di ideazione attraverso una cassetta dei suggerimenti digitale anonima o una piattaforma di coinvolgimento dei dipendenti.
È possibile implementare la creatività anche su larga scala. È noto che 3M destina il 15% del tempo di tutti i dipendenti a progetti di loro interesse. Anche se i progetti devono essere allineati con gli obiettivi aziendali, questo tempo fornisce un quadro di riferimento per l'innovazione continua.
2. Acquisizione delle idee
L'acquisizione delle idee è il momento in cui il sistema di gestione delle idee diventa un processo utile. Tutte le idee devono essere archiviate in un luogo centralizzato e in un formato simile. Su scala ridotta, potrebbe trattarsi di un foglio di calcolo con poche colonne, che includono l'argomento, l'idea e la persona che l'ha proposta.
Gli strumenti di gestione delle idee su larga scala possono richiedere più campi per una corretta valutazione. In ogni caso, l'obiettivo dell'acquisizione delle idee è la completezza (tutte le idee vengono acquisite in tutta l'organizzazione) e la durata (le idee rimarranno archiviate come parte di una banca dati di conoscenze per il futuro).
3. Valutazione
Stabilisci una cadenza regolare per valutare le idee che hai raccolto e archiviato. Innanzitutto, filtra quelle irrilevanti senza eliminarle del tutto. Potrebbe trattarsi di idee per una costosa ristrutturazione dell'ufficio per la quale non si dispone ancora di un budget o di un'idea già sperimentata. Sposta queste idee in una cartella separata ed etichetta quelle che rientrano in temi ricorrenti, come “già provate” o “ realizzabili in un secondo momento”.
Quindi, valuta le idee rimaste utilizzando una metrica solida e replicabile. Attribuisci a ogni idea un punteggio in base a criteri quali la fattibilità, il costo, l'impatto e la novità. Dopo un brainstorming, ad esempio, è possibile organizzare i suggerimenti in una matrice, dove l'asse X è la fattibilità e l'asse Y l'impatto. Le iniziative altamente fattibili e di grande impatto possono essere rapidamente sottoposte a test.
Questa fase di valutazione non deve necessariamente essere il fattore finale e oggettivo che determina il passaggio delle idee alla tabella di marcia per l'implementazione. Ma un quadro valutativo può aiutare a dare forma a questa conversazione. In definitiva, le idee più importanti sono quelle che allineano e fanno progredire in modo significativo le priorità strategiche più ampie dell'organizzazione.
4. Implementazione
Una volta valutate le idee più innovative, sviluppa dei piani di implementazione. Questo può voler dire molte cose diverse, a seconda dell'azienda e del reparto in questione. Forse un dipartimento di marketing vorrebbe provare a scrivere un oggetto più divertente per le proprie e-mail. Potrebbe eseguire un test A/B sulle righe dell'oggetto, utilizzando quelle più tradizionali come gruppo di controllo rispetto a quelle più divertenti. D'altro canto, un'importante innovazione di prodotto, come la riprogettazione di una maniglia per una valigetta sulla base delle lamentele dei clienti, potrebbe richiedere un'analisi del campo di applicazione, delle tempistiche e delle risorse.
In genere è consigliabile consultare qualcuno addetto al processo di gestione delle idee nel corso dell'intero processo di implementazione. In questo modo si può garantire che l'idea soddisfi l'obiettivo del progetto che l'ha portata al via libera. Naturalmente, le idee possono evolvere durante il processo di progettazione e implementazione, ma queste evoluzioni devono essere tracciate per facilitare una migliore documentazione.
5. Reportistica
Una volta che l'idea è stata implementata, il processo di gestione delle idee prosegue. Monitora l'impatto dell'idea implementata su tutti gli indicatori chiave di prestazione (KPI) rilevanti, ponendo domande come: le nuove righe dell'oggetto hanno aumentato i tassi di apertura?
Il nuovo design della maniglia ha fatto diminuire i ticket di assistenza clienti?
È possibile utilizzare qualsiasi feedback raccolto per migliorare non solo l'idea in questione, ma anche l'intero processo di gestione delle idee. Magari un numero elevato di idee interessanti proviene da un determinato reparto o flusso di lavoro. Fai leva su queste soluzioni per continuare il processo di gestione delle idee.
È fondamentale che la trasparenza caratterizzi l'intero processo di reportistica. I dipendenti che hanno proposto le idee più promettenti devono essere ricompensati e premiati secondo la cultura aziendale. In questo modo si dimostra a tutta l'azienda che i contributi dei dipendenti sono presi sul serio e possono portare a cambiamenti reali all'interno dell'organizzazione.
Strumenti per la gestione delle idee
Un software per la gestione delle idee può aiutare le aziende che desiderano promuovere uno spirito di innovazione a semplificare tale processo. Spesso comprendono portali per inviare idee, collaborare al brainstorming e monitorare le idee.
Prendi in considerazione la possibilità di adottare questi strumenti per aiutarti a gestire le idee:
- IdeaScale è una piattaforma di gestione delle idee che facilita l'innovazione crowdsourced consentendo alle organizzazioni di raccogliere, valutare e implementare idee di dipendenti, clienti e stakeholder.
- Ideanote consente agli utenti di inviare, categorizzare e sviluppare idee facilmente. Puoi provarlo gratuitamente senza dover fornire i dati della tua carta di credito.
- Brightidea è una piattaforma di gestione dell'innovazione che aiuta a organizzare la generazione, la selezione e l'esecuzione delle idee. Richiedi una demo per capire come gli strumenti possono aiutarti a valutare, monitorare e implementare idee innovative.
- Qmarkets fornisce funzionalità come l'invio di idee, la valutazione e aree di collaborazione per promuovere l'innovazione e migliorare il processo decisionale. Dispongono di strumenti aggiuntivi per aiutarti a individuare tendenze e scoprire nuove tecnologie.
- Idea Drop si concentra sulla cattura e la condivisione rapida delle idee consentendo ai team di inviare, commentare e votare facilmente per le idee.
Gestione delle idee: domande frequenti
Qual è lo scopo della gestione delle idee?
Lo scopo della gestione delle idee è raccogliere, valutare e implementare sistematicamente idee per promuovere l'innovazione, risolvere problemi e migliorare i processi all'interno di un'organizzazione o di una comunità.
Qual è la differenza tra gestione delle idee e gestione dell'innovazione?
La gestione delle idee si concentra sulla generazione e valutazione delle idee, mentre la gestione dell'innovazione comprende il processo più ampio di sviluppo, commercializzazione e implementazione sul mercato di tali idee.
La gestione delle idee può essere applicata in qualsiasi settore?
Sì, la gestione delle idee può essere applicata in qualsiasi settore, in quanto si tratta di un approccio versatile per sfruttare la creatività e la risoluzione dei problemi in vari settori, tra cui quello tecnologico, sanitario, manifatturiero e dei servizi.