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La tua piccola impresa online che vende caffè gourmet sta decollando e le vendite sono raddoppiate nell'ultimo anno. Il successo ti ha preso alla sprovvista e sei in ritardo con la documentazione. La tua scrivania è piena di fatture e ricevute e negli ultimi tre mesi non hai esaminato i conti o gli estratti conto bancari dell'azienda. È ora di prendere in mano la contabilità e la gestione delle registrazioni: ecco alcuni suggerimenti per farlo.
Cos'è la contabilità?
La contabilità è il processo di raccolta e presentazione dei dati finanziari di un'azienda. Viene utilizzata per analizzare la salute finanziaria di un'azienda, monitorare le operazioni e prendere decisioni su espansioni, assunzioni, reinvestimenti, prestiti o ricerca di investimenti.
La gestione delle registrazioni fornisce gran parte del materiale utilizzato nella contabilità. È il processo di raccolta di fatture, ricevute, stipendi e pagamenti fiscali, e di registrazione dei dati finanziari contenuti in questi documenti. Una contabilità e una gestione delle registrazioni accurate e aggiornate aumentano le probabilità di successo di una piccola impresa.
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10 consigli di contabilità per piccole imprese
I consigli sulla contabilità per l'ecommerce per chi gestisce di piccole imprese potrebbero riempire un libro; i seguenti suggerimenti sono un buon punto di partenza.
- Separare le spese aziendali da quelle personali
- Utilizzare software di contabilità
- Creare un budget
- Tenere registri dettagliati
- Comprendere le leggi sull'IVA
- Gestire il flusso di cassa
- Mantenere l’organizzazione e sistemare i registri
- Scegliere un metodo contabile
- Automatizzare la fatturazione
- Pianificare in anticipo per le tasse, rispettare le scadenze
1. Separare le spese aziendali da quelle personali
Apri un conto bancario aziendale separato per evitare la confusione derivante dalla mescolanza di fondi personali e transazioni aziendali. Questo facilita la raccolta e la verifica delle spese aziendali per le detrazioni fiscali; inoltre, mantenere i fondi aziendali separati aiuta a limitare la responsabilità legale potenziale in caso di debiti aziendali. Chi lavora in autonomia può utilizzare il proprio codice fiscale per aprire conti aziendali, mentre chi ha dipendenti può utilizzare numeri di identificazione del datore di lavoro.
Evita di utilizzare la tua carta di credito personale per spese aziendali e adotta una carta di credito aziendale: in questo modo potrai coprire temporanee carenze di liquidità e stabilire un punteggio di credito aziendale, assicurando al contempo che il tuo punteggio di credito personale non venga influenzato dalle finanze aziendali.
2. Utilizzare software di contabilità
Tenere traccia delle entrate e delle spese è essenziale per una buona contabilità. I software di contabilità e gestione delle registrazioni possono automatizzare molte attività manuali dispendiose in termini di tempo, come l'invio e il monitoraggio delle fatture, la classificazione delle spese e il pagamento di dipendenti. Il software aiuta anche a ridurre gli errori.
3. Creare un budget
Chi possiede una piccola impresa dovrebbe avere un budget per le entrate e le spese previste, controllandolo periodicamente rispetto ai risultati reali. Il budgeting aiuta le piccole imprese ad analizzare le operazioni per migliorare l'efficienza dei costi e a individuare possibili opportunità di espansione.
È importante creare un budget e le aziende che lo fanno generalmente riportano risultati finanziari migliori, secondo vari studi governativi e della Banca Centrale. Quelle senza un budget potrebbero non rendersi conto di un problema fino a quando non si verifica una crisi di liquidità.
4. Tenere registri dettagliati
Registri accurati aumentano le possibilità di successo di una piccola impresa. I registri sono anche fondamentali durante il periodo fiscale, quando un'azienda deve documentare eventuali spese deducibili. Le normative fiscali richiedono alle aziende di mantenere i registri per almeno tre anni; i contabili raccomandano sette anni.
Come primo passo, una piccola impresa può creare cartelle per le ricevute cartacee in base al tipo di spesa, fornitore o venditore. Alcuni servizi software aziendali consentono all’utente di scansionare elettronicamente le ricevute con dispositivi mobili, quindi di ordinarle e classificarle nel sistema di contabilità online dell'azienda.
5. Comprendere le leggi sull'IVA
Chi possiede un'azienda deve rimanere al passo con le leggi relative all'IVA negli stati in cui opera o vende. Chi gestisce piccole imprese, in particolare le attività ecommerce che operano in molti stati, può valutare un consulto con un commercialista o un avvocato fiscale riguardo all'implementazione di un programma che rispetti le leggi statali.
6. Gestire il flusso di cassa
Il flusso di cassa di un'azienda indica la liquidità, ossia quanto denaro c'è per pagare immediatamente le spese. Molte piccole imprese falliscono perché non producono abbastanza flusso di cassa.
Una piccola impresa può creare un rendiconto di flusso di cassa per valutare il momento in cui il denaro entra rispetto a quello che esce. Alcuni modi per migliorare il flusso di cassa potrebbero includere:
- Tempistiche. Accorciare i termini di pagamento, ad esempio da 60 giorni a 30, allungando i tempi di pagamento ai fornitori, da 30 giorni a 60.
- Margine di errore. Costruire un margine di errore nelle proiezioni di flusso di cassa.
- Fondi di emergenza. Stabilire una riserva di liquidità per i periodi in cui il flusso di cassa fluttua.
- Linea di credito. Ottenere una linea di credito aziendale o una carta di credito da utilizzare in caso di necessità.
7. Mantenere l’organizzazione e sistemare i registri
Una contabilità e una gestione delle registrazioni organizzate significano meno tempo speso a cercare documenti invece di far crescere l'azienda. Significano anche un'analisi e una decisione più facili per l'azienda quando si considera un'espansione o assunzioni.
8. Scegliere un metodo contabile
Una piccola impresa deve scegliere uno dei due metodi contabili: contabilità per cassa o per competenza.
- La contabilità per cassa è solitamente più semplice per una startup o un'azienda giovane: le vendite e le spese vengono registrate solo al momento del pagamento.
- La contabilità per competenza è più complessa. Una vendita o una spesa viene registrata nel momento in cui si verifica, anche se i pagamenti potrebbero non avvenire fino a settimane o mesi dopo. Il metodo per competenza offre una visione a lungo termine dell'azienda su più periodi ed è lo standard tra le aziende più grandi e le istituzioni finanziarie.
Anche gli standard contabili sono importanti. Le aziende quotate in borsa negli Stati Uniti e in Canada devono utilizzare un insieme di standard chiamati principi contabili generalmente accettati, o GAAP. Anche se le aziende private non devono attenersi a queste regole, possono essere utili per comunicare con contabili e gestori delle registrazioni. Le regole sono monitorate e applicate da enti governativi. La maggior parte degli altri paesi sviluppati utilizza gli International Financial Reporting Standards (IFRS). A differenza dei GAAP, gli IFRS sono linee guida, raccomandate ma non obbligatorie. La Cina e l'India, tra gli altri paesi, non aderiscono agli IFRS.
9. Automatizzare la fatturazione
Inviare fatture automaticamente può semplificare la fatturazione e risparmiare tempo e risorse. Ad esempio, potresti impostare un programma utilizzando software di fatturazione per inviare automaticamente una fattura entro 48 ore dalla vendita, seguita da promemoria di pagamento e avvisi di scadenza se necessario.
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10. Pianificare in anticipo per le tasse, rispettare le scadenze
Una piccola impresa dovrebbe stimare le proprie tasse sul reddito durante l'anno in base alla crescita e al reddito ante imposte previsto. Le piccole imprese, comprese quelle online, di solito effettuano pagamenti fiscali federali stimati trimestrali se si aspettano di dover pagare più di 1000 euro per l'anno. Il pagamento in ritardo o il pagamento insufficiente delle tasse stimate possono comportare multe e interessi sui pagamenti in ritardo.
Consigli di contabilità: domande frequenti
Come posso rimanere conforme alle leggi sull'IVA?
Dovresti assicurarti di essere a conoscenza delle leggi sull'IVA nel tuo stato di residenza e per ogni stato in cui vendi, ottenendo copie delle normative fiscali dal dipartimento delle tasse o delle entrate dello stato. Puoi anche utilizzare software specializzati nella gestione dell'IVA per piccole imprese, in particolare per quelle ecommerce che vendono in molti stati.
Come posso gestire il flusso di cassa?
Alcuni modi per gestire e migliorare il flusso di cassa includono:
- Rimanere al passo. Rivedere e analizzare le spese settimanalmente.
- Tempistiche. Sincronizzare i pagamenti delle spese con i pagamenti della clientela.
- Incentivi. Offrire alla clientela che paga in anticipo uno sconto o un mese gratuito sulle vendite in abbonamento.
Con quale frequenza dovrei riconciliare il mio conto bancario?
La riconciliazione è quando si confrontano i registri aziendali con il conto bancario. Effettuare questa operazione almeno una volta al mese ha senso perché gli estratti conto mensili aiutano nel processo di riconciliazione. La riconciliazione consente di verificare il flusso di cassa, individuare discrepanze o fondi mancanti e prevenire frodi.
Quali sono alcune comuni detrazioni fiscali per chi gestisce piccole imprese?
Negli Stati Uniti, ad esempio, molte spese possono essere dedotte dalle tasse sul reddito federali, in tutto o in parte, a seconda delle circostanze della tua azienda. Le detrazioni comuni includono affitto e utenze per uffici, computer e software, forniture per ufficio, ammortamento delle macchine, spese telefoniche e internet aziendali, spese per auto e chilometraggio aziendali, viaggi di lavoro, tasse locali sulla proprietà e costi per assicurazioni aziendali e sanitarie.
È necessario assumere un commercialista professionista per la mia piccola impresa?
Spesso, chi possiede una piccola impresa è in grado di gestire la contabilità in autonomia, a seconda del tipo di azienda e delle sue dimensioni. Tuttavia, le aziende più grandi e complesse assumono quasi sempre contabili professionisti.
