Ottenere nuovo lavoro può essere entusiasmante per molte imprese, ma è facile trascurare una delle sfide che ne derivano: la gestione dei progetti. Qui entra in gioco il software di gestione impegni. Utilizzando un'app di gestione impegni, puoi creare compiti, assegnarli ai membri del team, impostare scadenze e monitorare i progressi del progetto. Ecco come trovare e utilizzare le app di gestione delle attività per gestire progetti semplici e complessi.
Cosa sono le app di gestione impegni?
Le app di gestione impegni sono strumenti organizzativi che aiutano le persone e i team a completare obiettivi e traguardi in modo efficace e tempestivo. Anche se ogni strumento di gestione impegni ha un set unico di funzionalità, in genere ti consentono di avere più produttività grazie a funzionalità di programmazione e sincronizzazione su tutti i tuoi dispositivi. Alcune app sono gratuite, ma i costi variano in base ai tipi di account e al numero di utenti.
9 caratteristiche delle app gestione impegni
- Generare e organizzare impegni e attività
- Assegnare impegni e attività ai membri del team
- Prioritizzare impegni e attività in base alle esigenze del progetto
- Gestire impegni e attività dalla creazione al completamento
- Pianificare impegni e attività ricorrenti
- Tracciare le ore di progetto
- Inviare notifiche di scadenza
- Rivelare quale attività dipende da altre
- Consentire l'accesso alla clientela
Le app di gestione degli impegni e delle attività sono strumenti di produttività che possono aiutarti a gestire meglio i tuoi progetti nei seguenti nove modi:
1. Generare e organizzare impegni e attività
Questa funzione ti consente di determinare quali attività richiede un progetto e di organizzarle per team o dipartimenti.
2. Assegnare impegni e attività ai membri del team
Questo ti permette di indirizzare attività specifiche alle persone o ai team più adatti a completarle.
3. Prioritizzare impegni e attività in base alle esigenze del progetto
Puoi designare attività importanti e spostarle in alto nella lista delle cose da fare di una persona.
4. Gestire impegni e attività dalla creazione al completamento
Molte app offrono funzionalità di gestione delle attività che ti consentono di monitorare il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi verificare se una persona della direzione marketing ha approvato un budget per una campagna e, successivamente, controllare se qualcun altro del team marketing ha utilizzato quei fondi per avviare formalmente la campagna.
5. Pianificare impegni e attività ricorrenti
Una soluzione di gestione delle attività può pianificare automaticamente le attività che si ripetono nel tempo.
6. Tracciare le ore di progetto
Alcune app di gestione delle attività offrono strumenti di tracciamento del tempo, spesso tra le loro funzionalità avanzate, come integrazioni senza soluzione di continuità con altre piattaforme e notifiche in tempo reale. Questi strumenti consentono a manager e dipendenti di tenere traccia delle ore dedicate a un progetto.
7. Inviare notifiche di scadenza
Le app di gestione delle attività possono ricordare alle persone le scadenze in qualsiasi fase del processo.
8. Rivelare quale attività dipende da altre
Una dipendenza tra attività si verifica quando l'esecuzione di un'attività dipende dal completamento di un'altra (ad esempio, l'acquisizione di forniture non può iniziare fino a quando non è stato stabilito un budget). Un'app di gestione delle attività può aiutarti a gestire le attività dipendenti collegando attività correlate in modo che l'intero team abbia una visione d'insieme delle fasi fino al completamento.
9. Consentire l'accesso ai clienti
In alcuni casi, potresti voler includere un cliente nel processo di gestione delle attività. Alcune app di gestione delle attività forniscono aggiornamenti alla clientela e accesso in sola lettura, consentendo comunque ai team di gestione dei progetti di guidare il lavoro effettivo.
4 vantaggi delle app gestione impegni
Le app di gestione di impegni aiutano aziende di tutte le dimensioni, dalle grandi aziende internazionali a persone freelance che gestiscono i propri negozi online. Le persone nel campo dell’imprenditoria traggono numerosi vantaggi da questi strumenti di gestione delle attività, tra cui:
1. Aumento della produttività
Le migliori app di gestione delle attività e degli impegni ti consentono di pianificare compiti e sono personalizzabili per le esigenze uniche del tuo team. Anche i promemoria di follow-up sono automatizzati, in modo da consentire al team di concentrarsi su altre attività.
2. Collaborazione
Le app di gestione impegni possono abbinare più membri del team allo stesso progetto, i quali possono confermare quando le singole attività sono in corso o completate, evitando così sovrapposizioni di lavoro.
3. Trasparenza
Le app di gestione impegni consentono a tutti gli stakeholder di vedere lo stato di un'attività specifica o di un progetto complessivo e di avere un'idea di quando potrebbe essere completato.
4. Convenienza
Molti strumenti di gestione impegni forniscono modelli di progetto che semplificano la creazione, l'assegnazione e la pianificazione delle attività. E poiché queste app memorizzano i dati nel cloud, l’utente può accedere da qualsiasi luogo, sia da desktop che da dispositivi mobili, per vedere o aggiornare lo stato di un'attività.
8 migliori app gestione impegni
La migliore app di gestione delle attività per la tua azienda dipenderà dalla natura del tuo lavoro, dalla dimensione del tuo team e dal tuo budget. Ecco otto delle migliori app di gestione delle attività che si adattano a una varietà di casi d'uso.
1. Trello
Trello è ideale per le startup con un budget limitato e portafogli di attività relativamente semplici. Tra le sue caratteristiche principali ci sono un flusso di lavoro intuitivo per la creazione di impegni e attività, schede di progetto drag-and-drop e la possibilità di lasciare commenti su ciascun elemento.
- Pro: Trello è specializzato in visualizzazioni di progetto facilmente comprensibili, grazie al suo design Kanban che utilizza schede, colonne, swimlane e limiti di lavoro in corso.
- Contro: L'interfaccia utente semplice di Trello rende difficile monitorare più progetti contemporaneamente.
- Costo: Gli abbonamenti partono da 5€ per utente al mese. Trello offre anche un piano gratuito con funzionalità limitate che consente di includere membri illimitati del team.
2. Todoist
Todoist funziona bene per individui o piccoli team che necessitano di soluzioni di gestione delle attività e degli impegni a prezzi accessibili. Le sue molteplici opzioni di visualizzazione includono liste, calendari e schede Kanban. Uno strumento di programmazione intelligente suggerisce i momenti migliori della giornata per affrontare i compiti, mentre i diagrammi di Gantt rappresentano graficamente le dipendenze delle attività.
- Pro: Todoist si distingue per la sua interfaccia visivamente semplificata, gli strumenti di collaborazione e il piano gratuito ricco di funzionalità.
- Contro: L'app non offre tracciamento del tempo e potrebbe essere funzionalmente limitata per una gestione completa dei progetti che coinvolge budgeting e accesso alla clientela.
- Costo: Gli abbonamenti partono da 4€ per utente al mese, oppure puoi optare per il piano gratuito.
3. Airtable
Airtable potrebbe attrarre team di progetto ben finanziati che apprezzano l'aspetto e la sensazione di fogli di calcolo condivisi. Il suo backend ricorda Microsoft Excel e Google Sheets. Tuttavia, Airtable offre molteplici modi per visualizzare i dati, come un calendario o un Kanban, oltre alla possibilità di creare "interfacce" che ti consentono di personalizzare i flussi di lavoro per ogni utente.
- Pro: Airtable offre una soluzione ricca di funzionalità e visivamente flessibile che ricorda Excel, un aspetto già conosciuto. Le sue molteplici visualizzazioni di progetto includono diagrammi di Gantt e cronologie di progetto. La sua vasta capacità grafica presenta i dati del team in un formato facilmente comprensibile.
- Contro: Airtable è leggermente più costoso rispetto a molti concorrenti, anche se i team con massimo cinque membri potrebbero non aver bisogno del piano a pagamento.
- Costo: I prezzi partono da 10€ per utente al mese. Un piano gratuito potrebbe essere sufficiente per individui o piccoli team.
4. Asana
Asana offre strumenti per l'assegnazione di ruoli (come manager, programmatore o referente cliente), budgeting e programmazione, e le sue molteplici visualizzazioni di progetto attiranon una clientela diversificata.
- Pro: La piattaforma Asana può ospitare team di qualsiasi dimensione, da freelance a tutti i membri di una grande azienda. Le sue opzioni di visualizzazione includono diagrammi di Gantt e cronologie. Il software si integra facilmente con Slack, Google Drive e Microsoft Teams.
- Contro: Asana ha un prezzo superiore rispetto a molti dei suoi concorrenti. La sua interfaccia orientata alle attività potrebbe non essere adatta a tutti i progetti o team.
- Costo: Gli abbonamenti partono da 10,99€ per utente al mese. Asana offre anche un piano gratuito per team ristretti.
5. Basecamp
Basecamp è per i team che lavorano su progetti con alte dipendenze tra impegni e attività (come il design di un sito web che dipende da deliverables di un team grafico), così come per i team con clienti attivamente coinvolti che desiderano accedere ai progressi di un progetto.
- Pro: Basecamp offre alcuni dei migliori strumenti di gestione delle attività orientati al team nel settore. La sua interfaccia utente centrata sul team include Hill Charts proprietari di Basecamp, check-in automatici, assegnazione di ruoli, strumenti di budgeting e molteplici visualizzazioni di progetto. Offre anche visualizzazioni di accesso ai clienti per la trasparenza del progetto.
- Contro: Basecamp potrebbe essere piuttosto costoso e le sue ampie funzionalità potrebbero risultare superflue per operatori solitari o piccoli team.
- Costo: I piani partono da 89€ al mese per team di 10 persone. Esiste anche un piano gratuito per insegnanti e studenti, ma non per le aziende. Basecamp offre una prova gratuita di 30 giorni.
6. ClickUp
ClickUp è una scelta forte per team di medie e grandi dimensioni che apprezzano potenza e versatilità nella loro soluzione di gestione impegni.
- Pro: È difficile superare ClickUp in termini di numero di opzioni disponibili. Tra le sue caratteristiche ci sono attività personalizzabili, organizzazione in stile cartella, oltre 50 opzioni di automazione per tutto, dalla programmazione all'assegnazione di ruoli, oltre 1000 integrazioni software, reportistica di progetto in tempo reale, gestione del tempo e strumenti di budgeting.
- Contro: Con così tante funzionalità, ClickUp potrebbe risultare opprimente per imprenditori solitari o piccoli team che non possono dedicare molto tempo alla programmazione di un'app di gestione delle attività.
- Costo: I prezzi partono da 5€ per utente al mese. ClickUp offre anche un piano gratuito, ma è piuttosto limitato rispetto alla concorrenza.
7. Google Tasks
L’app gratuita ma limitata Google Tasks potrebbe attrarre freelance con un budget ristretto o utenti esperti di Google che desiderano promemoria per le attività integrati negli strumenti che già utilizzano.
- Pro: L'app offre integrazione totale con i prodotti esistenti di Google Workspace (inclusi Gmail, Google Calendar e Google Drive), programmazione altamente intuitiva e promemoria ricorrenti per attività in corso. Funziona anche come app autonoma per dispositivi mobili.
- Contro: Lo strumento è limitato dal punto di vista delle funzionalità e può essere utilizzato solo da un singolo utente. Google Tasks non è una soluzione per team con più persone.
- Costo: Gratuito.
8. TickTick
TickTick è per freelance o membri del team che cercano strumenti affidabili per la gestione delle attività personali. TickTick offre numerosi strumenti di gestione del tempo, liste intelligenti e filtri, molteplici visualizzazioni del calendario e timer Pomodoro.
- Pro: TickTick combina le funzionalità di un'app gestione impegni con un’app di produttività. È indicato per le persone che lavorano con la tecnica Pomodoro che suddivide il lavoro in intervalli (di solito di 25 minuti) o il metodo Getting Things Done (GTD), che prevede la registrazione esterna di ciascun compito e la trasformazione in elementi di lavoro con limiti di tempo definiti.
- Contro: TickTick è progettato per la gestione delle attività individuali piuttosto che per il lavoro di squadra. Pensalo come una versione potenziata di Google Tasks.
- Costo: Gratuito, con opzione premium per 28€ all'anno.
Come scegliere il miglior software gestione impegni e attività per la tua azienda
Scegliere il giusto strumento di gestione delle attività e degli impegni per la tua azienda si riduce a cinque considerazioni chiave:
1. Dimensione del team
Un’unica persona potrebbe aver bisogno di uno strumento di gestione impegni e attività focalizzato sulla propria produttività personale, mentre team integrati potrebbero necessitare di strumenti progettati per la collaborazione.
2. Budget
In generale, il software di gestione impegni e attività più potente ha un costo più elevato. La maggior parte addebita in base al numero di utenti, quindi la dimensione del tuo team influenzerà anche il budget.
3. Dipendenze degli impegni e delle attività
Le attività della tua azienda potrebbero essere altamente interdipendenti, il che significa che un'attività non può essere eseguita fino al completamento di un'altra. In tal caso, cerca una soluzione di gestione impegni progettata per compiti interdipendenti.
4. Coinvolgimento della clientela
Se la clientela desidera monitorare i progressi del team a proprio piacimento, scegli un'app di gestione impegni con una modalità di visualizzazione per la clientela.
5. Relazione con il software di gestione impegni
Vuoi una soluzione di gestione impegni incredibilmente semplice da configurare e gestire? O preferisci un software con tante funzionalità che potrebbe richiedere più programmazione e manutenzione? In molti casi, dovrai scegliere tra la semplicità di uno strumento e la sua potenza complessiva.
App gestione impegni: domande frequenti
Le app di gestione impegni migliorano la produttività?
Le app di gestione impegni e attività migliorano la produttività inviando promemoria, consentendo ai team di comunicare sullo stato delle attività, mostrando rappresentazioni grafiche dei progressi del team, integrandosi con altri software lavorativi come Google Drive e Slack, e fornendo strumenti di tracciamento del tempo.
Puoi usare un'app di gestione impegni per scopi personali e professionali?
Sì, puoi utilizzare la stessa app sia per i tuoi compiti personali che per il tuo lavoro professionale. Puoi anche scegliere di utilizzare un'app di gestione delle attività e degli impegni relativamente semplice come Google Tasks o TickTick per la tua lista di cose da fare personale e uno strumento più ricco di funzionalità come ClickUp o Asana per il lavoro professionale.
Il software di gestione impegni vale il costo?
I team di medie e grandi dimensioni con impegni e attività interconnessi potrebbero scoprire che il software di gestione impegni si ripaga da solo migliorando le comunicazioni e la gestione del tempo. Le persone freelance e i piccoli team potrebbero trovare funzionalità sufficienti nei piani gratuiti offerti da aziende come Trello e Todoist.
Qual è la migliore app gestione impegni per collaborare con i team?
Alcune app di gestione impegni sono specificamente progettate per la collaborazione di team. Queste includono Basecamp, Asana, Airtable, monday.com, ClickUp e Jira di Atlassian.
