Un e-commerçant d'accessoires de golf qui vend des chaussures, des gants et des sacs de clubs est en pleine croissance. L'entreprise emploie cinq salariés à temps plein, et le dirigeant s'inquiète des erreurs potentielles concernant les fiches de paie, les retenues fiscales et la couverture des avantages sociaux des employés. Il faut organiser la comptabilisation de la paie dans les meilleurs délais.
Voici comment mettre en place le système tout en respectant les meilleures pratiques en matière de comptabilité pour l’e-commerce.
Qu'est-ce que la comptabilisation de la paie ?
La comptabilisation de la paie est le processus de calcul, d'enregistrement et de paiement des employés, ainsi que des dépenses associées. Cela inclut les impôts sur le revenu retenus sur les salaires des employés, les cotisations sociales, les avantages sociaux ainsi que les contributions de l'employeur à un plan épargne retraite.
Les entreprises ont besoin de systèmes de comptabilisation de la paie pour comprendre le coût total de chaque employé et pour s'assurer qu'elles respectent leurs obligations fiscales et légales en tant qu'employeur. Étant donné que les salaires représentent souvent l'une des plus grandes dépenses d'une entreprise, connaître ces coûts peut aider un entrepreneur à décider d'embaucher des employés à temps plein, des travailleurs à temps partiel ou des prestataires.
Meilleures pratiques en matière de comptabilisation de la paie
- Utilisez un logiciel de gestion de la paie
- Tenez des registres précis
- Respectez les lois et réglementations en vigueur
- Classifiez correctement les employés
- Établissez des périodes de paiement régulières
Les petites entreprises doivent établir un système de paie fiable pour gérer correctement la comptabilité. Voici une liste succincte de meilleures pratiques pour vous aider à démarrer :
Utilisez un logiciel de gestion de la paie
Un logiciel automatise et organise de nombreuses activités manuelles qui sont source d’erreurs. C'est probablement la meilleure chose qu'une entreprise puisse faire pour gérer la paie, car cela permet de gagner du temps et de l'argent. Le logiciel peut vous aider à organiser un système de paie en fonction de la taille des opérations de l'entreprise et du nombre d'employés.
Tenez des registres précis
Des dossiers de paie bien organisés permettent aux chefs d’entreprise de passer moins de temps à chercher ou à traiter des documents. Cela leur permet de consacrer plus de temps à la recherche de nouveaux clients et à la croissance de leur activité. Les dossiers peuvent être stockés en ligne en étant cryptés ou dans des dossiers en carton physiques. Les premiers sont plus sécurisés et plus faciles à gérer pour les petites entreprises.
Respectez les lois et réglementations en vigueur
Assurez-vous de respecter les lois qui s’appliquent. Les employeurs doivent garantir aux travailleurs un salaire minimum. La loi impose aussi aux employeurs de cotiser à l’assurance chômage.
Classifiez correctement les employés
Catégoriser les employés en tant que temps plein, temps partiel ou sous-traitant est essentiel, car des erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences. Par exemple, si vous décidez de traiter des travailleurs à temps plein comme des sous-traitants indépendants, sans retenir d'impôts sur le revenu, votre entreprise pourrait se retrouver à devoir des arriérés d'impôts, des intérêts et des pénalités, ainsi que des amendes pour classification incorrecte des travailleurs.
Établissez des périodes de paiement régulières
Mettez en place un calendrier régulier pour le versement des salaires des employés, ainsi que des délais pour soumettre les retenues d'impôts sur le revenu des employés. Gardez en tête que vous devez mettre de côté suffisamment de liquidités pour respecter vos obligations de paie de manière précise et en temps voulu. Les comptables recommandent généralement que les dépenses de paie ne dépassent pas 30 % du chiffre d'affaires brut d'une entreprise. Le paiement de la paie par virement bancaire élimine les tâches manuelles de rédaction et d'envoi de chèques, et évite le risque de perte de chèques.
3 éléments à considérer lors de la mise en place de la comptabilisation de la paie
- Restez à jour de la réglementation fiscal
- Choisissez un logiciel de paie
- Comprenez le fonctionnement de la DSN
Voici des conseils pour faciliter le processus d’implantation d’un système de comptabilisation de la paie.
1. Restez à jour de la réglementation fiscale
En gestion des ressources humaines, la fiscalité des entreprises évolue constamment. Les responsables RH doivent rester informés de ces modifications, notamment lorsqu'ils administrent les salaires des employés. C’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour l’externalisation de la gestion de la paie.
2. Choisissez un logiciel de paie
Un logiciel peut automatiser des processus fastidieux, dont beaucoup sont sujets à des erreurs humaines. Vous pouvez rechercher un logiciel qui, entre autres, planifie les paiements aux employés et à l’État, coordonne l'administration des avantages sociaux des employés, et rend les informations sur les travailleurs à temps plein, à temps partiel et sous contrat facilement accessibles. Certains fournisseurs de logiciels proposent aussi des programmes de paie internationaux adaptés aux normes du travail et des avantages dans d'autres pays.
3. Comprenez le fonctionnement de la DSN
La DSN (Déclaration sociale nominative) est une déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie. Il est essentiel de vérifier les données saisies dans le logiciel de paie, puisqu’elles influencent directement les déclarations sociales générées par la DSN.
La DSN assure la transmission des informations aux différents organismes concernés par le dossier, ce qui requiert des déclarations exactes.
FAQ sur la comptabilisation de la paie
Quel est le processus de comptabilisation de la paie ?
Le processus comporte plusieurs étapes :
- Calculer la rémunération totale de chaque employé, y compris les avantages.
- Calculer les déductions fiscales en fonction des informations personnelles fournies par chaque employé.
- Estimer les dépenses accumulées pour les paiements futurs, y compris pour les congés et les vacances.
- Saisir tous les calculs dans les registres financiers de l'entreprise.
- Sur la base de ces calculs, effectuer les paiements aux employés, aux gouvernements pour les impôts retenus, et aux tiers tels que les administrateurs de plans retraite et santé.
Quelles sont les responsabilités d'un employeur en matière de retenue et de paiement des charges sociales ?
Enregistrez toutes les cotisations prélevées sur le salaire puis versées aux organismes sociaux. Par exemple, la Sécurité sociale et la mutuelle.
Par ailleurs, il faut aussi enregistrer les cotisations patronales, comme celles versées à l’URSSAF.
Quelles sont les meilleures pratiques pour maintenir des registres précis et à jour en comptabilisation de la paie ?
La liste des bonnes pratiques en matière de paie pour les petites entreprises est longue, mais elle pourrait inclure :
- Logiciel : choisissez un outil en ligne qui gère la paie des petites entreprises ; vous gagnerez du temps et de l’argent.
- Classification : classifiez correctement les employés.
- Calendrier : établissez un calendrier automatisé pour le paiement des employés et pour effectuer les paiements requis pour les avantages sociaux fournis par l'entreprise.
- Financement : assurez-vous de disposer de fonds suffisants pour les dépenses de paie.
La paie est-elle une responsabilité des ressources humaines ou de la comptabilité ?
Les petites entreprises peuvent trouver plus pratique que le service des ressources humaines supervise les fonctions de paie. À l’inverse, dans les grandes entreprises, il est courant qu’un comptable s’en charge. Le choix peut dépendre du nombre de travailleurs qu'une entreprise a, et s'il s'agit d'employés à temps plein, à temps partiel ou de sous-traitants.
Quelles sont les principales réglementations en matière de comptabilisation de la paie dont un employeur doit être conscient ?
Les principales obligations liées à la paie sont :
- Plan Comptable Général (PCG) : la comptabilisation de la paie doit respecter le PCG.
- Écriture comptable de la paie : chaque mois, l'entreprise doit enregistrer la paie avec des écritures.
- Établissement du bulletin de paie : celui-ci doit faire contenir des mentions obligatoires, comme le salaire brut et les cotisations.
- Déclaration Sociale Nominative (DSN) : elle doit être transmise chaque mois aux organismes sociaux.
- Prélèvement à la source : l’employeur doit collecter l’impôt sur le revenu des salariés et le reverser à l’administration fiscale chaque mois.