Når du lancerer din lille virksomhed, er det vigtigt at holde styr på de regnskabsopgaver, som er en unægtelig del af det at eje en forretning. Selvom regnskab måske ikke er den mest spændende aktivitet i din virksomhed, er det afgørende at komme godt fra start.
I denne guide fortæller vi dig alt, hvad du behøver at vide om regnskab for små virksomheder, og kommer med anbefalinger til nogle af de bedste regnskabsprogrammer.
Hvad omfatter regnskab for små virksomheder?
Regnskab for små virksomheder omfatter en række finansielle aktiviteter relateret til sporing, måling og organisering af virksomhedens økonomi. Konkrete eksempler på disse aktiviteter er registrering af transaktioner, afstemning af kontoudtog, administration af lønninger og lagerbeholdning samt momsindberetning.
Sådan fører du regnskab i din lille virksomhed
Regnskab er noget, du enten skal lære eller outsource, når du driver en virksomhed. Heldigvis er det muligt at lære at håndtere dit eget regnskab, og der er flere fordele ved at gøre det selv. Læs vores guide herunder for at blive klogere på regnskab for små virksomheder, og få styr på din virksomheds økonomi.
1. Åbn en erhvervskonto
En separat bankkonto til virksomheden beskytter dine personlige aktiver i tilfælde af konkurs, retssager eller revision. Hvis du ønsker finansiering fra kreditorer eller investorer senere, kan stærke finansielle optegnelser øge chancerne for at blive godkendt.
Start med at åbne en brugskonto, efterfulgt af eventuelle opsparingskonti, der kan hjælpe dig med at organisere pengestrømme og tilsidesætte skat og moms. For eksempel kan du oprette en opsparingskonto og lægge en procentdel af hver betaling til side til moms- og skattemæssige formål.
Bemærk, at det ikke er lovpligtigt for alle virksomhedstyper i Danmark at have en erhvervskonto. ApS- og A/S-selskaber er forpligtet til at have en erhvervskonto, men det er enkeltmandsvirksomheder ikke – det anbefales dog kraftigt at oprette en alligevel.
Næste skridt som virksomhedsejer er at overveje at få et firmakort, der lader dig opbygge kredit. Kredit er vigtig for at sikre finansiering til f.eks. store indkøbsordrer i fremtiden. Uanset virksomhedens størrelse er det altid en god idé at bruge et separat firmakort for at undgå sammenblanding af personlige og forretningsmæssige transaktioner.
Afhængigt af de typer forretningstransaktioner, du vil lave, kommer forskellige firmakort med forskellige fordele. Hvis du planlægger at bruge meget på rejser, kan det være en god idé at vælge et firmakort, der tilbyder bonuspoint ved køb af rejser.
For at åbne en erhvervskonto skal du bruge et CVR-nummer. Tjek også med hver bank, hvilke andre krav og gebyr der gælder.
2. Vælg en regnskabsmetode til din virksomhed
Regnskab for små virksomheder indebærer bl.a. den daglige proces med at registrere transaktioner, kategorisere dem og afstemme bankudtog. Det handler også om at forstå din forretnings udvikling ved at analysere de data, du kan udlede af dit regnskab. Som ny iværksætter skal du beslutte, hvordan du vil håndtere dit regnskab:
- Vælg gør-det-selv-vejen, og brug programmer som Dinero eller e-conomic. Alternativt kan du bruge et simpelt Excel-regneark.
- Hyr en bogholder (enten på fuldtid eller deltid efter behov).
Med mange betalte og gratis regnskabsprogrammer derude, er der helt sikkert en løsning, der passer til din virksomheds behov.
Derudover bør små erhvervsdrivende forholde sig til, hvilket regnskabsprincip de vil følge:
- Regnskabsprincip baseret på kasseregnskab: Indtægter og udgifter registreres på det tidspunkt, de faktisk modtages eller betales.
- Periodisering: Indtægter og udgifter registreres, når transaktionen finder sted (selv hvis pengene ikke er i banken endnu). Dette kræver overvågning af tilgodehavender og gæld.
I Danmark er det et krav at anvende periodiseringsmetoden, hvis man er underlagt et krav om at udarbejde et årsregnskab. Det giver samtidig et mere præcist billede af virksomhedens økonomi. Du kan forenkle tingene ved at føre et kasseregnskab i løbet af året og derefter lave en justering ved årets afslutning for at tage højde for udestående tilgodehavender og gæld.
3. Hold styr på dine udgifter
Grundlaget for at føre et solidt regnskab er at have en effektiv og præcis udgiftshåndtering. Dette kan hjælpe dig med at overvåge virksomhedens vækst, oprette årsregnskaber, spore fradragsberettigede udgifter og udarbejde nøjagtige selvangivelser. Ved at registrere alle udgifter, får du med andre ord et bedre overblik over din virksomheds økonomiske tilstand.
Du bør fra starten få dig et regnskabssystem til organisering af kvitteringer og andre vigtige optegnelser. Du kan f.eks. bruge en tjeneste som Pleo til din udgiftshåndtering. Vær opmærksom på, at virksomheder i Danmark skal gemme kvitteringer i fem år (de må gerne opbevares digitalt).
Der er fem typer kvitteringer, du skal være særlig opmærksom på:
- Mad og underholdning. At afholde et forretningsmøde i en café eller restaurant er en god mulighed – husk blot at dokumentere det. På bagsiden af kvitteringen skal du notere, hvem der deltog, og formålet med måltidet eller udflugten.
- Rejser. Gem kvitteringer for at dokumentere forretningsaktiviteter, mens du rejser – skattevæsenet er ekstra opmærksomme på rejseudgifter.
- Transportudgifter. Noter, hvornår du har brugt dit køretøj til erhvervsmæssig kørsel, samt hvorfor. Du kan få kørselsgodtgørelse, hvis du fører en detaljeret kørebog over dine forretningsrejser, herunder hvor du rejser hen og med hvilket formål, antal kilometer, kørselsdato mm.
- Gavekvitteringer. Ved gaver, såsom billetter til en koncert, er det vigtigt, om gavegiveren deltager i arrangementet med modtageren. Hvis dette er tilfældet, vil udgiften blive kategoriseret som underholdning snarere end en gave. Noter disse oplysninger på kvitteringen.
- Kvitteringer for dit hjemmekontor. At starte din virksomhed hjemme er en god måde at holde omkostningerne nede på, og du kvalificerer dig samtidig til at få en række unikke skattefradrag. Telefon og internet er fuldt fradragsberettiget, og du kan trække udgifter til dit hjemmekontor fra, såfremt du kan fremvise dokumentation på, at du bruger udstyret i virksomheden.
4. Opsæt et lønsystem
Mange online butikker starter som en enkeltmandsvirksomhed. Men som lille erhvervsdrivende vil du før eller senere få brug for en, der kan hjælpe dig og som har erfaring med at føre regnskab for små virksomheder. I denne sammenhæng skal du først beslutte dig for, om du vil ansætte folk eller samarbejde med uafhængige entreprenører (freelancere).
Hvis du vil ansætte folk, skal du opsætte en lønningsliste og sikre, at du tilbageholder de korrekte skatter. Der er mange tjenester, der kan hjælpe med dette, og mange regnskabsprogrammer tilbyder et integreret lønsystem.
Hvis du hellere vil samarbejde med freelancere, skal du sørge for at holde styr på, hvor meget du betaler og til hvem – gem kontaktoplysninger til skatteformularer. Sørg også for at have en skriftlig kontrakt på jeres samarbejde, hvori alle relevante forhold behandles, så der ikke opstår tvivl eller uenighed undervejs.
5. Undersøg importafgifter
Afhængigt af din forretningsmodel planlægger du måske at købe og importere varer fra andre lande, som du kan sælge i din butik. Når du importerer produkter fra et land uden for EU, vil du sandsynligvis være underlagt afgifter og told, hvilket er værd at bemærke, hvis du driver en dropshipping-virksomhed.
Besøg Toldstyrelsens hjemmeside for at få flere oplysninger om importafgifter.
6. Få styr på indberetning af moms
Danske butiksejere skal momsregistreres, når de forventer en omsætning på 50.000 kr. eller mere inden for et kalenderår. Du kan indberette og betale moms i TastSelv Erhverv. Det er vigtigt, at momsen indberettes inden fristen – også selvom du ikke har solgt momspligtige varer inden for kalenderåret.
Du kan læse mere om, hvordan du indberetter og betaler din moms korrekt på SKATs hjemmeside her: Sådan indberetter du moms.
7. Kend dine skatteforpligtelser og -ordninger
Når du driver en personligejet virksomhed i Danmark, har du mulighed for at betale skat efter tre forskellige skatteordninger: skat efter personskatteloven, skat efter virksomhedsordningen eller skat efter kapitalafkastordningen. Førstnævnte er den mest simple skatteordning, hvor du ganske enkelt betaler skat af overskuddet i din virksomhed. Du betaler din skat løbende via TastSelv.
Hvis du nogensinde er i tvivl om dine skattemæssige forpligtelser, er det klogt at søge rådgivning hos en skattesagkynding. På trods af omkostningerne kan det spare dig for meget tid og penge senere. Læs eventuelt mere om skatteordningerne på SKATS hjemmeside her: Skat af egen virksomhed.
8. Bestem, hvordan du vil tage imod betalinger
Inden salget begynder at rulle ind, skal du kunne tage imod betalinger. Danske butiksejere på Shopify kan bruge Shopify Payments til at acceptere debet- eller kreditkort. Dette sparer dig samtidig for besværet med at opsætte en tredjepartsbetalingsløsning.
Hvis du overvejer at bruge en tredjepartsbetalingsløsning vil du se varierende gebyrer. Nogle betalingsudbydere opkræver et gebyr på typisk omkring 2,9 %, og 2,1 kr. pr. transaktion, mens andre tilbyder en månedlig medlemsmodel med ubegrænsede transaktioner. Se eventuelt vores liste over betalingsgateways for at finde en betalingsudbyder i dit land.
9. Beregn bruttoavance
Regnskab for små virksomheder indebærer også at kende sin bruttoavance, dvs. hvor mange penge der er tilbage efter dine produktionsomkostninger. Det betyder altså, at for at beregne bruttoavancen skal du vide, hvilke omkostninger der er forbundet med at producere dit produkt. For bedre at forstå dette, så lad os hurtigt definere både kostpris for solgte varer (COGS) og bruttoavance:
- Kostpris for solgte varer (COGS): de direkte omkostninger, der er forbundet med at producere de produkter, der sælges af en virksomhed. Dette inkluderer både materialer og arbejdskraft.
- Bruttoavance: den samlede salgsindtægt, der er tilbage, efter at virksomheden har afholdt alle direkte omkostninger, der er forbundet med at producere produktet eller tjenesten.
Du kan beregne din bruttoavance således: Bruttoavance (%) = (omsætning - COGS) / omsætning).
Forskellen mellem, hvor meget du sælger et produkt for, og hvor meget virksomheden faktisk får hjem i sidste ende, er det, der virkelig afgør, om virksomheden vil bære frugt.
10. Ansøg om finansiering til små virksomheder
Du kan opleve et uventet fald i salget på grund af uforudsigelige eksterne omstændigheder, eller måske har du brug for et økonomisk boost i perioder med lavvande, f.eks. hvis du er en sæsonafhængig virksomhed. Brands med store vækstmål har ofte brug for finansiering til at kunne investere i nye produktudviklinger, lagerbeholdning, butikker, ansættelser og mere.
Husk, at for at få et lån til små virksomheder, skal du sandsynligvis fremlægge regnskabsrapporter, herunder en balance og resultatopgørelse som minimum, og muligvis også en pengestrømsopgørelse.
Før du optager et lån, er det vigtigt at beregne dit forventede investeringsafkast (ROI) med udgangspunkt i alle dine forventede udgifter, den potentielle nye omsætning og de samlede renteomkostninger. Den endelige ROI for en investering kan du beregne således: (Fortjeneste – Investering) / Investering x 100.
11. Find kvalitets regnskabspartnere til at føre regnskab for små virksomheder
Når det kommer til regnskab for små virksomheder, er det en god idé, at du som virksomhedsejer har kendskab til grundlæggende regnskabsprincipper (GAAP). Dette er ikke et krav, men det hjælper dig med at tage temperaturen på samt at forstå din virksomheds økonomi.
Hvis du har brug for lidt ekstra finansiel planlægning eller vejledning, kan revisorer og skattefagfolk hjælpe dig med at få mere kontrol over dine penge. Her er nogle personer, du kan overveje at alliere dig med:
- Statsautoriseret revisor. Hvis du står overfor en revision, så er statsautoriserede revisorer de eneste fagfolk, der er juridisk kvalificerede til at revidere dine regnskaber.
- Bogholder. Bogholderen håndterer de daglige optegnelser, afstemmer konti regelmæssigt, kategoriserer udgifter og administrerer tilgodehavender/gæld.
- Skattemedarbejder. En skattemedarbejder udfylder nødvendige moms- og skatteformularer og kan indberette dem på dine vegne.
12. Evaluér dine metoder løbende
I starten kan du sagtens bruge et simpelt regneark til at administrere dit regnskab, men efterhånden som forretningen vokser, vil virksomhedens årsregnskaber naturligt blive mere komplekse. Derfor bør du med tiden overveje at skifte over til mere avancerede regnskabsprogrammer.
Husk også at vurdere, hvor meget tid du bruger på dit regnskab løbende, og hvor meget den tid koster din virksomhed. Det er væsentligt at lære grundlæggende regnskabsprincipper, selvom du ikke har til hensigt altid at lave regnskabet selv.
Med den rette bogføringsløsning kan du investere mere tid i virksomheden og potentielt spare penge på den lange bane.
De bedste programmer til regnskab for små virksomheder
Enhver virksomhedsejer har brug for et godt regnskabsprogram til at registrere finansielle transaktioner og spare tid. Programmer til regnskab for små virksomheder er noget, du kan bruge til hurtigt og nemt at tilgå finansielle oplysninger. Når du forbinder et regnskabsprogram med dine bankkonti, kategoriserer det automatisk transaktioner og viser dem i din kontoplan. Du kan tjekke saldi, forstå indtægter og omkostninger, estimere overskud og planlægge skat.
Når du vælger et regnskabsprogram, skal du kigge efter følgende:
- Platformsintegrationer. Dit regnskabsprogram skal kunne integreres med din e-handelsplatform, samt understøtte tredjepartsapp-integrationer.
- Omfattende rapportering. De fleste regnskabsprogrammer tilbyder grundlæggende rapportering og giver avancerede indsigter i f.eks. lagerbeholdning og udgifter, så du nemt kan følge med i din virksomheds økonomi.
- Funktioner til håndtering af moms og skat. At holde styr på moms og skat kan være forvirrende. Det bedste regnskabsprogram hjælper dig med, hvornår du skal betale hvad og hvor meget.
- Pålidelig kundesupport. Tjek anmeldelser og kundebedømmelser for at se, hvordan en softwarevirksomheds kundesupport er. Gå efter udbydere, der tilbyder 24/7-kundesupport og som har deres egen selvbetjening.
Der findes mange brugervenlige programmer til regnskab for små virksomheder – fra gratis løsninger til betalte programmer. Nedenfor finder du eksempler på programmer, du kan bruge til at administrere virksomhedens regnskaber.
E-conomic
E-conomic er et cloud-baseret regnskabsprogram for små og mellemstore virksomheder, der kan tilgås fra enhver enhed. Derudover kan du give din revisor adgang, så I begge kan tilgå de samme tal og bedre kan samarbejde.
Fordele:
- Overholder bogføringsloven
- Overkommelige priser
- Kan synkroniseres med større banker
- Opret og send fakturaer helt enkelt
- Nem indberetning af moms direkte til SKAT
- Timeregistrering på projekter
- Mobilapp
- Diverse partnerintegrationer
- Adgang til gratis hjælp og vejledning via telefon, chat og mail
Dinero
Dinero er et regnskabsprogram, som er særligt populært blandt iværksættere. Du kan bruge det til at holde styr på dine indtægter og udgifter, bogføre bilag og meget mere. Dinero er gratis at bruge, indtil din omsætning overstiger 100.000 kr., og så kan det integreres med Shopify.
Fordele:
- Brugervenlig grænseflade
- Lønsystem
- Funktioner til skatteregnskab og årsopgørelse
- Kan forbindes med mange andre systemer
- Opret og send fakturaer
- Rykker-modul
- Modtag betaling via MobilePay
- Mobilapp
- Overskuelige prispakker
Billy
Billy er en regnskabsløsning, som er bygget til alle typer af virksomheder, små og store virksomheder såvel som freelancere. Du kan let forbinde dit regnskab med din bank og overføre dine bankposteringer automatisk til regnskabsprogrammet. Derudover kan Billy nemt integreres med Shopify og adskillige partnerapps.
Fordele:
- Simpelt og intuitivt regnskabsprogram
- Ubegrænsede posteringer og omsætning
- Momsindberetning
- Fakturering
- Mobilapp
- Resultatopgørelse
- Få hjælp til at finde en revisor/bogholder
- Integreret lønsystem
- Gratis version
Selvom der ikke mangler programmer til regnskab for små virksomheder, er det vigtigt, at du vælger et værktøj, du føler dig tryg ved at bruge, og som du har til hensigt at bruge i lang tid. Du kan selvfølgelig altid skifte det ud senere – flere af ovennævnte regnskabsplatforme tilbyder endda at hjælpe med at flytte dit regnskab fra den ene platform til den anden – men det kan alligevel være en tidskrævende proces, så sørg for at sætte dig grundigt ind i regnskabsprogrammets funktioner, inden du beslutter dig.
Få styr på regnskabet, og vækst din virksomhed
At starte en virksomhed kan være en overvældende proces. Ved at gøre dit forarbejde og blive klogere på alt fra bankforhold og transaktionsstyring til fundraising og andre regnskabsemner er der større chance for, at du får succes med at opretholde en sund økonomi i virksomheden fra starten af. Hver økonomisk beslutning er med til at forme din virksomheds fremtid – fra valg af det rigtige firmakort til beregning af omsætning pr. produkt.
Oftest stillede spørgsmål om regnskab for små virksomheder
Hvordan fører jeg et regnskab for min lille virksomhed?
Du kan opsætte grundlæggende regnskaber for små virksomheder i et regneark, selvom dette er mere besværligt. Risikoen for manuelle fejl er større, og det er mere tidskrævende end at bruge et avanceret regnskabsprogram til små virksomheder. Det kan anbefales, at du som minimum holder styr på udgifter og indtægter på en sikker cloud-baseret platform.
Hvor meget koster det at få en revisor til at føre regnskab for små virksomheder?
Revisorer fastsætter selv deres priser, som ofte varierer meget, og det kan derfor være svært at komme med en helt præcis pris. Den samlede pris for en revisor afhænger dermed af, hvilken type ydelse der ønskes – f.eks. hjælp til årsregnskab og selvangivelse – samt hvor lang tid opgaven tager. En registreret revisor kan koste mellem 600-900 kr. i timen, mens en statsautoriseret revisor ofte ligger på omkring de 1.200-1.800 kr. i timen.
Hvad kan en revisor hjælpe små erhvervsdrivende med?
En revisor kan hjælpe små erhvervsdrivende med mange ting, herunder følgende:
- Oprettelse af virksomhed
- Udformning af forretningsplan
- Revision af pengestrømme
- Hjælp til omkostningsbesparelser
- Rådgivning om forretningsstrategi
- Administration af gæld
- Indhentning af betalinger
- Udformning og indsendelse af låneansøgninger
- Planlægning af budgetter
- Opsætning af regnskabsprogram
- Åbning af nye bankkonti
- Lønadministrering
- Årsrapportering
- Rådgivning om privatøkonomi
Hvad kan en bogholder hjælpe små erhvervsdrivende med?
Bogholdere håndterer løbende administrative opgaver for små virksomheder, herunder:
- Afstemning af konti
- Registrering af transaktioner
- Administration af tilgodehavender og gæld
- Forberedelse af årsregnskaber
- Afsendelse af fakturaer
- Opsættelse og administration af teknologi og værktøjer
- De sørger for, at din virksomhed overholder gældende love og regler
- Lønadministrering
- De samarbejder med din revisor eller skattemedarbejder