Zahájení vašeho malého podnikání s sebou přináší také nové účetní povinnosti. Ačkoliv správa financí jistě není tou nejzajímavější částí provozování vašeho obchodu, je zásadní pro dlouhodobý úspěch.
Dobře vedené účetnictví vám pomůže sledovat příjmy i výdaje vašeho podnikání, vypočítat daně a podávat přiznání včas. Pochopení vašich financí vám umožní činit informovanější rozhodnutí, která zvýší vaše zisky.
Tento průvodce vám ukáže, co potřebujete vědět o účetnictví malých podniků. Představí vám nejlepší účetní nástroje, které vám pomohou efektivně spravovat vaše finance.
Co je účetnictví pro malé firmy?
Účetnictví pro malé firmy zahrnuje sledování, měření a správu finančních prostředků podnikání. Tyto aktivity zahrnují zaznamenávání transakcí, vyrovnávání bankovních výpisů, správu mezd a inventáře a zpracování daní.
Jak provádět účetnictví pro malé firmy ve 13 krocích
- Otevřete si bankovní účet pro malé podnikání
- Vytvořte si kreditní historii pro podnikání
- Vypracujte účetní systém pro malé podnikání
- Sledujte výdaje vašeho podnikání
- Nastavte systém mezd pro malé podnikání
- Prozkoumejte dovozní daně
- Zvolte si platební metody
- Nastavte postupy pro daň z prodeje
- Seznamte se svými daňovými povinnostmi
- Vypočítejte hrubou marži
- Zajistěte financování pro podnikání
- Spolupracujte s kvalitními účetními partnery
- Pravidelně revidujte vaše účetní metody
1. Otevřete si bankovní účet pro malé podnikání
Oddělený bankovní účet pro vaše podnikání chrání váš osobní majetek v případě bankrotu, žalob nebo auditů. Přehledné finanční záznamy vám také usnadní získání financování od věřitelů nebo investorů.
Pro otevření bankovního účtu pro podnikání budete potřebovat:
- Registrovaný název podnikání (firmy)
- Státní nebo regionální registraci (pokud je vyžadována)
- Platné podnikatelské licence
- Další dokumenty (podle vaší vybrané banky)
Začněte s běžným účtem a poté přidejte spořicí účty, které vám pomohou lépe řídit cash flow a plánování daní.
2. Vytvořte si kreditní historii pro podnikání
Jako novému majiteli podniku vám kreditní karta pro podnikání pomůže vybudovat finanční historii, což budete potřebovat pro budoucí financování nebo financování velkých objednávek. Pokud provozujete korporaci nebo s.r.o., je nutné používat oddělenou kreditní kartu, abyste se vyhnuli míchání osobních a podnikatelských financí.
Vyberte si kreditní kartu, která odpovídá vašim podnikatelským potřebám. Pokud často cestujete, hledejte karty s cestovními odměnami. Některé karty, například Shopify Credit, nabízejí cashback na vaše nejvyšší výdaje.
3. Vypracujte účetní systém pro malé podnikání
Účetnictví pro malé firmy vám pomůže lépe porozumět finančnímu vývoji vašeho podnikání analýzou údajů z finančních výkazů. Pro vedení účetnictví máte dvě hlavní možnosti:
- Spravujte ho sami pomocí softwaru, jako jsou QuickBooks, Wave nebo tabulky
- Spolupracujte s účetním nebo účetní firmou (na plný úvazek nebo na smlouvu)
Také si budete muset vybrat mezi dvěma účetními metodami:
- Hotovostní metoda: Zaznamenejte příjmy a výdaje, když peníze skutečně změní majitele
- Akruální metoda: Zaznamenejte transakce v okamžiku, kdy k nim dojde, i když peníze ještě nezměnily majitele – toto vyžaduje sledování pohledávek a závazků
Podniky v České republice s příjmy nižšími než 5 milionů dolarů (cca 115 milionů korun) mohou používat obě metody. Větší podniky musí používat akruální účetnictví.
4. Sledujte výdaje vašeho podnikání
Sledování výdajů vám pomůže monitorovat růst podnikání, sestavovat finanční výkazy, uplatňovat daňové odpočty a připravovat přesná daňová přiznání. Uchovávání záznamů o všech výdajích vám poskytne jasnější přehled o finančním zdraví vašeho podnikání.
Udržujte podrobné záznamy o těchto pěti důležitých typech výdajů:
- Jídlo a zábava: Při obchodním setkání v restauraci si poznamenejte, kdo se zúčastnil a účel schůzky na účtence.
- Cestování mimo město: Uchovávejte účtenky jako doklady o obchodních aktivitách během služebních cest – daňové úřady pečlivě zkoumají cestovní výdaje.
- Použití vozidla: Zaznamenejte, kdy a proč jste použili vaše vozidlo pro podnikání. Náklady na palivo jsou plně odpočitatelné, pokud si vedete podrobné záznamy o obchodních cestách, včetně destinací a účelů.
- Obchodní dary: Pokud darujete například vstupenky na akci, poznamenejte, zda jste se jí sami zúčastnili. To určuje, zda je výdaj klasifikován jako zábava, nebo dar.
- Domácí kancelář: Zahájení podnikání z domova je skvělý způsob, jak snížit náklady. Můžete odečíst část nákladů odpovídající procentu plochy vašeho domova využívané pro podnikání, stejně jako část výdajů za internet, telefon či dopravu související s prací.
5. Nastavte systém mezd pro malé podnikání
Jakmile váš obchod poroste, možná budete potřebovat externí pomoc. Nejprve si ujasněte, zda chcete najmout zaměstnance, nebo nezávislé dodavatele.
Pro zaměstnance:
- Vytvořte plán mezd
- Nastavte srážky na daně
- Zvažte využití mzdového softwaru nebo služby (mnoho účetních nástrojů tuto funkci nabízí)
Pro nezávislé dodavatele:
- Pečlivě sledujte platby
- Uchovávejte kontaktní údaje pro daňové formuláře
- Vykazujte prostřednictvím daňového systému, zejména pokud platby přesáhnou určitou hranici
6. Prozkoumejte dovozní daně
Pokud dovážíte produkty nebo prodáváte mezinárodně, budete muset řešit daně a cla. To je obzvlášť důležité pro dropshippingové podniky. Se Shopify Markets můžete:
- Odhadovat dovozní poplatky
- Vypočítat cla při placení
- Vytvořit potřebné záznamy pro celní úřady
- Pomoci zákazníkům předejít nepříjemným překvapením s dodatečnými poplatky
7. Zvolte si platební metody
Jakmile začnou přicházet objednávky, budete potřebovat spolehlivý způsob, jak přijímat platby. Shopify Payments umožňuje českým obchodníkům přijímat kreditní a debetní karty bez nutnosti nastavovat samostatné zpracování plateb.
Pokud používáte jiné poskytovatele plateb, porovnejte jejich struktury poplatků:
- Procento plus pevný poplatek (typicky 2,9 % + 30 Kč za transakci)
- Pevné poplatky za transakce
- Měsíční předplatné pro neomezené transakce
Se Shopify Payments můžete provádět online platby nebo prodávat osobně prostřednictvím Shopify POS. Nabídněte bezkontaktní platby, digitální peněženky a dokonce bezúročné splátky se Shop Pay. Všechna data jsou k dispozici v administraci Shopify pro snadné účetnictví pro malé firmy.
„Shop Pay Installments nyní tvoří 6,5 % našeho GMV [hrubého objemu zboží],“ říká Will Beck, ředitel rozvoje podnikání ve Pillow Cube. „Také jsme zaznamenali stabilní nárůst našeho průměrného objemu objednávek.“
8. Nastavte postupy pro daň z prodeje
Pravidla pro daň z prodeje se liší mezi online a osobními prodeji. Kamenné obchody účtují daň na základě místa svého podnikání, zatímco online obchody účtují daň na základě místa, kde jejich zákazník žije.
Podniky v Česku musí začít vybírat daň z přidané hodnoty (DPH) po dosažení obratu 1 milionu korun během 12 měsíců. Tyto vybrané daně mohou platit ve splátkách.
Prodej mezinárodním zákazníkům může být jednodušší než domácí daň, ale pravidla se liší podle regionu. Doporučuje se konzultovat s vaším účetním tyto předpisy určené pro vaši lokalitu.
9. Seznamte se svými daňovými povinnostmi
Vaše daňové povinnosti závisí na struktuře vašeho podnikání. Pokud jste samostatně výdělečně činní prostřednictvím živnostenského oprávnění, s.r.o. nebo partnerství, příjmy z podnikání uvedete ve vašem osobním daňovém přiznání, které je nutné podávat do stanoveného termínu. Korporace podávají daně odděleně od vlastníků, protože jsou považovány za samostatné daňové entity. Musíte zaplatit daň z příjmů právnických osob do 15. dne čtvrtého měsíce po skončení daňového roku, a jakýkoli osobní příjem z korporace (např. mzdu) budete hlásit jako zaměstnanec. Spolupráce s daňovým poradcem vám může ušetřit čas a peníze v dlouhodobém horizontu, zejména pokud si nejste jisti vašimi daňovými povinnostmi.
10. Vypočítejte hrubou marži
Hrubá marže ukazuje, kolik peněz si ponecháte po zaplacení přímých nákladů na výrobu vašeho produktu nebo služby. Tento klíčový ukazatel vám pomůže zjistit, zda je vaše podnikání finančně udržitelné.
Abyste zjistili procento hrubé marže, odečtěte náklady na prodané zboží (COGS) od vašich příjmů a poté výslednou hodnotu vydělte příjmy. COGS zahrnuje jak materiál, tak přímé náklady na práci.
Hrubá marže (%) = (příjem - náklady na prodané zboží) / příjem
💡 Tip: Použijte náš bezplatný kalkulátor hrubé marže, abyste rychle provedli tyto výpočty.
11. Zajistěte financování pro podnikání
Růst vašeho podnikání často vyžaduje další financování. Můžete potřebovat kapitál na vývoj nových produktů, nákup zásob, otevření maloobchodních míst, najímání zaměstnanců nebo správu sezónních změn a neočekávaných poklesů prodeje.
Většina věřitelů vyžaduje finanční výkazy, včetně rozvahy, výkazu zisku a ztráty a někdy i výkazu cash flow. Shopify Capital nabízí jednodušší možnost pro obchodníky Shopify, jak zajistit financování, a to na základě historie prodeje vašeho obchodu, se splátkami prováděnými prostřednictvím budoucích prodejů.
Před tím, než si vezmete jakýkoli úvěr, vypočítejte si návratnost investice porovnáním očekávaných nákladů na financování, předpokládaných nových příjmů a úrokových nákladů. Můžete použít náš kalkulátor podnikatelského úvěru, abyste zajistili, že bude financování pro vaše podnikání v dlouhodobém horizontu přínosné.
12. Spolupracujte s kvalitními účetními partnery
Zkušený finanční plánovač vám může pomoci lépe spravovat vaše peníze a plánovat růst. Zvažte spolupráci s následujícími odborníky:
- Certifikovaný auditor je nezbytný, pokud čelíte auditu. Jsou to jediní profesionálové, kteří jsou zákonně kvalifikováni k přípravě auditovaných finančních výkazů.
- Účetní se stará o vaše každodenní záznamy, vyrovnává účty, kategorizuje výdaje a spravuje pohledávky a závazky.
- Daňoví profesionálové přicházejí ve dvou formách: přípravci, kteří podávají vaše daňová přiznání a nastavují odhadované platby, a plánovači, kteří pomáhají snížit vaši daňovou zátěž před podáním přiznání.
💡 Tip: Shopify Partners vás spojuje s experty na daň z prodeje, aby zjednodušili váš účetní proces.
13. Pravidelně revidujte vaše účetní metody
Můžete začít s jednoduchou tabulkou pro správu vašich knih, ale jak vaše podnikání roste, vaše finanční potřeby se budou jistě vyvíjet. Pokud se rozrůstáte, zvažte pokročilejší řešení, jako je QuickBooks nebo Bench.
Pravidelně vyhodnocujte, kolik času trávíte účetnictvím a jaké to má náklady pro vaše podnikání. Správné řešení vám může ušetřit čas a potenciálně snížit náklady.
Nejlepší účetní software: účetnictví pro malé firmy
Dobrý účetní software pro malé podniky vám pomůže efektivně sledovat vaše finance. Jakmile se propojí s vašimi bankovními účty, automaticky kategorizuje transakce a zobrazuje je ve vašem účetním plánu. Můžete kontrolovat zůstatky, sledovat příjmy a náklady, odhadnout zisky a plánovat daně.
Při výběru účetního softwaru hledejte:
- Integrace s vaší e-commerce platformou a třetími stranami
- Pokročilé reporty pro inventář a výdaje, které pomůžou sledovat finanční zdraví
- Nastavení daně z prodeje pro pomoc s vybíráním a platbami
- Spolehlivou zákaznickou podporu, včetně možností a zdrojů pro samoobsluhu, která je dostupná nepřetržitě během dne
Najdete jistě mnoho uživatelsky přívětivých možností v obchodě s aplikacemi Shopify, které se bezproblémově integrují s vaším obchodem. Zde jsou některé populární volby:
Xero
Xero je cloudový účetní systém navržený pro malé a rostoucí podniky. Umožňuje vám se spojit s důvěryhodnými poradci a získat přehled o vašem finančním zdraví z jakéhokoli zařízení. Jeho pokročilé funkce vám pomáhají sledovat cash flow, transakce a další klíčová finanční data.
Výhody:
- Správa inventáře a zásob
- Výhodné ceny
- Propojení s hlavními bankami
- Snadné zobrazení a přizpůsobitelné reporty
- Databáze kontaktů a segmentace
- Mzdy
- Mobilní aplikace
- Vyrovnání bankovních účtů
- Integrace se Shopify
QuickBooks Online
QuickBooks Online od společnosti Intuit vám pomáhá sledovat příjmy a výdaje při správě účtenek a faktur. Zobrazuje všechny vaše náklady, jako je inventář a údržba, vedle vašich prodejů v průběhu času. Software automaticky aktualizuje vaše prodeje a náklady na inventář pomocí perpetuálního sledování inventáře a integruje se se Shopify, aby udržel vaše data organizovaná.
Výhody:
- Mobilní aplikace
- Cloudové řešení
- Sledování kilometrů
- Správa dodavatelů
- Sledování inventáře
- Oddělení podnikatelských a osobních výdajů
- Integrace se Shopify
Wave
Wave je webové účetní řešení navržené pro malé podniky. Propojte vaše bankovní účty, účty PayPal a další zdroje dat, abyste mohli sledovat transakce v reálném čase. Platforma generuje důležité reporty včetně pohledávek, rozvah, výkazů zisku a ztráty a reportů o dani z prodeje.
Výhody:
- Konkurenceschopné poplatky za zpracování kreditních karet
- Bezplatné účetnictví pro malé firmy a skenování účtenek
- Transakce nebo fakturace bez limitů
- Neomezený počet uživatelů
- Mobilní aplikace
FreshBooks
FreshBooks je cloudový účetní a zároveň software pro správu faktur, který se zabývá výdaji a základním účetnictvím pro malé firmy.
Výhody:
- Snadné použití
- Jednoduché ceny
- Přizpůsobitelné faktury
- Podrobná podpora pro samoobsluhu
- Integrace se Shopify
Poznejte vaše čísla, abyste mohli růst
Ovládnutí financí vašeho podnikání od začátku vás připravuje na úspěch. Od výběru správné kreditní karty pro podnikání po výpočet příjmů z produktu. Každé finanční rozhodnutí ovlivňuje budoucnost vašeho podnikání. Věnování času pochopení bankovnictví, správy transakcí a získávání financí pomáhá vybudovat silný základ pro růst.
Často kladené otázky: účetnictví pro malé firmy
Jak dělat účetnictví pro malé firmy?
I když můžete sledovat základní účetnictví v tabulce, efektivnější je používat účetní software pro malé podniky. Minimálně sledujte svoje výdaje a příjmy v zabezpečené cloudové platformě, abyste se vyhnuli manuálním chybám a ušetřili čas.
Kolik byste měli zaplatit účetnímu pro vaše malé podnikání?
Interní účetní vydělávají přibližně 70 000 dolarů (cca 1 615 000 korun) ročně podle Úřadu pro statistiku práce. Outsourcované účetní služby se pohybují od několika stovek do několika tisíc dolarů (cca od několika tisíc do desítek tisíc korun) měsíčně, v závislosti na vašich potřebách.
Jaká je nejlepší metoda účetnictví pro malé firmy?
Hotovostní účetnictví pro malé firmy je ideální pro většinu malých podniků. Stačí pouze zaznamenávat příjmy a výdaje, když peníze přicházejí nebo odcházejí z vašeho bankovního účtu, což zjednodušuje vedení záznamů.
Co dělá účetní pro malé podnikání?
Účetní spravují každodenní účetní úkoly, jako je vyrovnávání účtů, zaznamenávání transakcí, správa pohledávek a závazků a příprava finančních výkazů. Často zajišťují mzdy, fakturaci a pomáhají udržovat vaše podnikání v souladu s finančními předpisy.
Jaké jsou běžné chyby, kterým se vyhnout v účetnictví pro malé firmy?
Mnoho nových podniků dělá chybu, když nevyužívá profesionální pomoc účetního softwaru nebo finančních poradců. Mezi další běžné chyby patří špatné vedení záznamů (včetně účtenek), zmeškané termíny pro daně nebo směšování osobních a podnikatelských financí.
